1.4. Трудовые книжки. Оформление и учет

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется, в случае если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Такие правила предусмотрены ст. 65 Трудового кодекса РФ.

Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Об этом сказано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).

Имейте в виду, каких-либо сокращений слов в трудовой книжке не допускается.

Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, об изменениях в наименовании должностей, о награждении за успехи в работе, об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:

- фамилия, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;

- дата рождения (число, месяц и год);

- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:

- основное общее (окончены девять классов);

- среднее общее (окончены 11 классов);

- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);

- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);

- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);

- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, "неоконченное высшее". Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.

После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).

Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Пример. Сидоров Иван Николаевич впервые принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел продаж ООО "Вектор". Работнику была заведена трудовая книжка, которую заполнила работник кадровой службы Николаева А.С.

Пример заполнения трудовой книжки (фрагмент)

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК N 0108763

Сидоров

Фамилия ----------------------------------------------------------

Иван

Имя --------------------------------------------------------------

Николаевич

Отчество ---------------------------------------------------------

01 февраля 1980 г.

Дата рождения ----------------------------------------------------

(число, месяц, год)

Высшее профессиональное

Образование ------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

экономист

Профессия, специальность -----------------------------------------

15 августа 2011 г.

Дата заполнения --------------------------------------------------

(число, месяц, год)

Сидоров

Подпись владельца книжки -----------------------------------------

М.П.                   Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек

Николаева

---------------------------------------

(разборчиво)

Сведения о работе

Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Это установлено п. 21 Правил N 225. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.

Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился). Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.

Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, как сказано в п. 29 Правил N 225, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.

А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Такой вывод можно сделать на основании п. 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, и п. п. 16, 28 Правил N 225. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.

В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки. Это предусмотрено п. 47 Правил N 225.

Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".

Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:

- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;

- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;

- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить не законно.

Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.

В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении. Такие правила следуют из положений п. п. 34 и 48 Правил N 225.

Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Этому посвящен разд. VI Правил N 225. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.

Пример. Сидоров Иван Николаевич при приеме на работу в ООО "Вектор" представил трудовую книжку. Документ принял работник кадровой службы Зайцева А.В., которая и сделала запись в книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. с. 30).

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).

Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в п. 42 Правил N 225.

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется, в случае если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Такие правила предусмотрены ст. 65 Трудового кодекса РФ.

Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Об этом сказано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).

Имейте в виду, каких-либо сокращений слов в трудовой книжке не допускается.

Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, об изменениях в наименовании должностей, о награждении за успехи в работе, об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:

- фамилия, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;

- дата рождения (число, месяц и год);

- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:

- основное общее (окончены девять классов);

- среднее общее (окончены 11 классов);

- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);

- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);

- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);

- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, "неоконченное высшее". Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.

После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).

Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Пример. Сидоров Иван Николаевич впервые принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел продаж ООО "Вектор". Работнику была заведена трудовая книжка, которую заполнила работник кадровой службы Николаева А.С.

Пример заполнения трудовой книжки (фрагмент)

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК N 0108763

Сидоров

Фамилия ----------------------------------------------------------

Иван

Имя --------------------------------------------------------------

Николаевич

Отчество ---------------------------------------------------------

01 февраля 1980 г.

Дата рождения ----------------------------------------------------

(число, месяц, год)

Высшее профессиональное

Образование ------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

экономист

Профессия, специальность -----------------------------------------

15 августа 2011 г.

Дата заполнения --------------------------------------------------

(число, месяц, год)

Сидоров

Подпись владельца книжки -----------------------------------------

М.П.                   Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек

Николаева

---------------------------------------

(разборчиво)

Сведения о работе

Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Это установлено п. 21 Правил N 225. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.

Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился). Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.

Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, как сказано в п. 29 Правил N 225, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.

А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Такой вывод можно сделать на основании п. 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, и п. п. 16, 28 Правил N 225. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.

В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки. Это предусмотрено п. 47 Правил N 225.

Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".

Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:

- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;

- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;

- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить не законно.

Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.

В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении. Такие правила следуют из положений п. п. 34 и 48 Правил N 225.

Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Этому посвящен разд. VI Правил N 225. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.

Пример. Сидоров Иван Николаевич при приеме на работу в ООО "Вектор" представил трудовую книжку. Документ принял работник кадровой службы Зайцева А.В., которая и сделала запись в книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. с. 30).

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).

Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в п. 42 Правил N 225.