1.5. Инвентаризация как способ обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета. Основными целями инвентаризации, согласно п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания), являются:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.

При этом под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе:

- председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя;

- членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе:

- председателя комиссии - представителя руководителя организации, назначившей инвентаризацию;

- членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Пример.

Приказ N 224

(постановление, распоряжение)

по ЗАО "Амелия"

--------------------------

(наименование организации)

15  декабря    8

от "--" ------- 200- г.

Для проведения инвентаризации в организации назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

1. Председатель - коммерческий директор Саврасов Николай Иванович.

старший  бухгалтер Фролова Марина Петровна, старший

2. Члены комиссии: ----------------------------------------------------

менеджер   Панов   Сергей   Викторович,   администратор   Макарова  Людмила

---------------------------------------------------------------------------

Александровна.

---------------------------------------------------------------------------

основные средства, товары на складе, денежные

Инвентаризации подлежат: ----------------------------------------------

(имущество и финансовые обязательства)

средства в кассе организации, финансовые обязательства и резервы.

---------------------------------------------------------------------------

17 декабря 2008 г.

К инвентаризации приступить ------------------

(дата)

24 декабря 2008 г.

и окончить                  ------------------

(дата)

подготовка к составлению годовой отчетности.

Причина инвентаризации: ---------------------------------------------------

(контрольная проверка, смена материально

ответственных лиц, переоценка и т.д.)

29 декабря 2008 г.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию ------------------

Генеральный директор В.В. Никифоров.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

- проводят инструктаж рабочих комиссий;

- осуществляют контрольные проверки;

- рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу.

Рабочие комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию ТМЦ и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии в период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

- подготовительный этап;

- натуральная и документальная проверка;

- таксировочный этап;

- сравнительно-аналитический этап;

- заключительный этап.

Материалы инвентаризации передаются в бухгалтерию.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Инвентаризационные разницы (выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета) регулируются в следующем порядке:

1) основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

2) убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;

3) убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

4) недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц или заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Пример. В результате проведения инвентаризации организацией обнаружены излишки 20 м ткани. Рыночная стоимость 1 м данной ткани составляет 5000 руб.

Выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации (пп. "а" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Оприходование ткани, оказавшейся в излишке, отражается в бухгалтерском учете организации по дебету счета 41 "Товары" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".

Для целей налогообложения прибыли доход в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается прочим доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ).

При определении стоимости излишка товара, выявленного в результате инвентаризации, следует руководствоваться положениями п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ, то есть стоимость определяется исходя из рыночной стоимости данного товара.

Бухгалтерские записи по отражению результатов инвентаризации представлены в табл. 1.14.

Таблица 1.14

Бухгалтерские записи по отражению результатов

инвентаризации

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета. Основными целями инвентаризации, согласно п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания), являются:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.

При этом под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе:

- председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя;

- членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе:

- председателя комиссии - представителя руководителя организации, назначившей инвентаризацию;

- членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Пример.

Приказ N 224

(постановление, распоряжение)

по ЗАО "Амелия"

--------------------------

(наименование организации)

15  декабря    8

от "--" ------- 200- г.

Для проведения инвентаризации в организации назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

1. Председатель - коммерческий директор Саврасов Николай Иванович.

старший  бухгалтер Фролова Марина Петровна, старший

2. Члены комиссии: ----------------------------------------------------

менеджер   Панов   Сергей   Викторович,   администратор   Макарова  Людмила

---------------------------------------------------------------------------

Александровна.

---------------------------------------------------------------------------

основные средства, товары на складе, денежные

Инвентаризации подлежат: ----------------------------------------------

(имущество и финансовые обязательства)

средства в кассе организации, финансовые обязательства и резервы.

---------------------------------------------------------------------------

17 декабря 2008 г.

К инвентаризации приступить ------------------

(дата)

24 декабря 2008 г.

и окончить                  ------------------

(дата)

подготовка к составлению годовой отчетности.

Причина инвентаризации: ---------------------------------------------------

(контрольная проверка, смена материально

ответственных лиц, переоценка и т.д.)

29 декабря 2008 г.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию ------------------

Генеральный директор В.В. Никифоров.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

- проводят инструктаж рабочих комиссий;

- осуществляют контрольные проверки;

- рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу.

Рабочие комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию ТМЦ и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии в период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

- подготовительный этап;

- натуральная и документальная проверка;

- таксировочный этап;

- сравнительно-аналитический этап;

- заключительный этап.

Материалы инвентаризации передаются в бухгалтерию.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Инвентаризационные разницы (выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета) регулируются в следующем порядке:

1) основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

2) убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;

3) убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

4) недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц или заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Пример. В результате проведения инвентаризации организацией обнаружены излишки 20 м ткани. Рыночная стоимость 1 м данной ткани составляет 5000 руб.

Выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации (пп. "а" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Оприходование ткани, оказавшейся в излишке, отражается в бухгалтерском учете организации по дебету счета 41 "Товары" в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".

Для целей налогообложения прибыли доход в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается прочим доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ).

При определении стоимости излишка товара, выявленного в результате инвентаризации, следует руководствоваться положениями п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ, то есть стоимость определяется исходя из рыночной стоимости данного товара.

Бухгалтерские записи по отражению результатов инвентаризации представлены в табл. 1.14.

Таблица 1.14

Бухгалтерские записи по отражению результатов

инвентаризации