Проведение выборочной проверки

Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.

Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки следующих категорий товарно-материальных ценностей:

– наиболее ходовые и востребованные у покупателей;

– являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;

– эксклюзивные;

– сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.

Допустим, вы определились, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить и какой период времени должна охватывать эта проверка. В первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.

В первую очередь нужно проверить соответствие данных первичных документов. Самое основное – это чтобы количество в накладной (или в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также чтобы единицы измерения в этих документах были идентичными: не исключено, что в накладной указано, например, семь «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру семь «штук». При обнаружении расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных объяснений.

Далее нужно сверить соответствие дат в накладных (актах на списание) и складских ордерах. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации.

Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а именно тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует уделить соответствию подписей.

После того как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите бухгалтера предоставить вам заверенную его подписью ведомость, отражающую движение и остатки проверяемых товарно-материальных ценностей. В этой ведомости должны быть указаны остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно должна быть уточнена единица измерения каждой товарно-материальной ценности. Как вы знаете, несоответствие единиц измерения в ведомости и в документе создает благоприятную почву для мошенничества.

Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.

При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.

После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).

Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.

На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.

Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.

В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.

Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.

После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.

Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.

В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.

Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.

Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки следующих категорий товарно-материальных ценностей:

– наиболее ходовые и востребованные у покупателей;

– являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;

– эксклюзивные;

– сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.

Допустим, вы определились, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить и какой период времени должна охватывать эта проверка. В первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.

В первую очередь нужно проверить соответствие данных первичных документов. Самое основное – это чтобы количество в накладной (или в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также чтобы единицы измерения в этих документах были идентичными: не исключено, что в накладной указано, например, семь «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру семь «штук». При обнаружении расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных объяснений.

Далее нужно сверить соответствие дат в накладных (актах на списание) и складских ордерах. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации.

Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а именно тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует уделить соответствию подписей.

После того как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите бухгалтера предоставить вам заверенную его подписью ведомость, отражающую движение и остатки проверяемых товарно-материальных ценностей. В этой ведомости должны быть указаны остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно должна быть уточнена единица измерения каждой товарно-материальной ценности. Как вы знаете, несоответствие единиц измерения в ведомости и в документе создает благоприятную почву для мошенничества.

Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.

При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.

После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).

Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.

На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.

Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.

В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.

Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.

После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.

Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.

В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.