Полная инвентаризация товарно-материальных ценностей

В некоторых случаях для выявления возможных злоупотреблений, хищений и иных негативных проявлений необходимо провести полную инвентаризацию хранящихся на складе товарно-материальных ценностей.

Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.

Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Во-вторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе. В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь именно он является инициатором проведения инвентаризации).

Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности – полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).

По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения материально ответственных лиц.

Внимательный читатель наверняка обратил внимание, что перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.

Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).

В некоторых случаях для выявления возможных злоупотреблений, хищений и иных негативных проявлений необходимо провести полную инвентаризацию хранящихся на складе товарно-материальных ценностей.

Следует отметить, что в законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально ответственных лиц, окончании календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.). Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.

Порядок проведения полной инвентаризации отличается от проведения внезапных или тематических проверок. Во-первых, руководитель должен издать соответствующий приказ. Во-вторых, необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отразить в приказе. В рассматриваемом случае в качестве председателя комиссии следует назначить директора (ведь именно он является инициатором проведения инвентаризации).

Далее следует поручить бухгалтеру подготовку инвентаризационной ведомости. Форма этой ведомости утверждена законодательно. В инвентаризационной ведомости указывается состав комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности – полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток – записал в ведомость»).

По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также фиксируются объяснения материально ответственных лиц.

Внимательный читатель наверняка обратил внимание, что перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно сверять складские ордера с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Выполнение такой сверки по всей номенклатуре – слишком трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому сначала нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что будут найдены какие-либо несоответствия.

Обычно о проведении полной инвентаризации информируют заведующего складом. Это необходимо для того, чтобы в день инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако о внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какой-то товар был принят на склад или отпущен в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).