Тематическая проверка

Основное отличие тематической проверки учета товарно-материальных ценностей от выборочной заключается в том, что товары для тематической проверки отбираются не в произвольном порядке, а только при соответствии определенному условию (теме). Например, можно проверить учет движения и остатков товарно-материальных ценностей, поступивших от определенного поставщика или предназначенных для конкретной цели (например, для изготовления одного и того же изделия).

Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период: договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание), копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.

Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера: например, можно использовать бар-коды (штрих-коды) или добавлять к названию товара наименование поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом», можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как «Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.

Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарно-материальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных ценностей, и если нет – то уточнить причины.

Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при проведении выборочной проверки (см. предыдущий раздел). При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью владеть ситуацией.

При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.

После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу складского ордера и карточке складского учета.

После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.

Основное отличие тематической проверки учета товарно-материальных ценностей от выборочной заключается в том, что товары для тематической проверки отбираются не в произвольном порядке, а только при соответствии определенному условию (теме). Например, можно проверить учет движения и остатков товарно-материальных ценностей, поступивших от определенного поставщика или предназначенных для конкретной цели (например, для изготовления одного и того же изделия).

Предположим, вы желаете проверить, каким образом отражаются в учете и отчетности движение и остатки товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика. В первую очередь следует потребовать в бухгалтерии соответствующие документы за проверяемый период: договор (контракт) с этим поставщиком, первичные документы (накладные и акты на списание), копии складских ордеров, ведомость движения и остатков по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период, заверенную подписью бухгалтера.

Далеко не все бухгалтеры ведут учет товаров указанным образом. Поэтому уже в самом начале работы предприятия нужно поставить бухгалтерии задачу: учет товарно-материальных ценностей должен вестись не только в разрезе номенклатуры, но и в разрезе поставщиков – ведь один и тот же товар может поступать от разных поставщиков. Как это сделать – проблема бухгалтера: например, можно использовать бар-коды (штрих-коды) или добавлять к названию товара наименование поставщика или какой-то символ, соответствующий ему. Например, ваше предприятие получает один и тот же товар – «Напиток Кока-Кола 1 л» – от двух поставщиков: ООО «Торговый дом» и ЗАО «Безалкогольные напитки». В этом случае товар, поступивший от ООО «Торговый дом», можно учитывать как «Напиток Кока-Кола 1 л ТД», а от ЗАО «Безалкогольные напитки» – как «Напиток Кока-Кола 1 л БН». И никакой путаницы не возникнет.

Затем нужно ознакомиться с условиями договора (контракта) на поставку проверяемых товарно-материальных ценностей. Если к договору приложена спецификация, то рекомендуется уточнить у бухгалтера, соблюдаются ли ассортимент и количество поставляемых товарно-материальных ценностей, и если нет – то уточнить причины.

Далее следует сверить данные копий складских ордеров с данными первичных документов и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это делается так же, как и при проведении выборочной проверки (см. предыдущий раздел). При возникновении расхождений, а также ситуаций, когда вам не все понятно, следует потребовать соответствующие объяснения у бухгалтера. Не стоит забывать, что для проведения проверки вы должны быть в курсе всех нюансов и полностью владеть ситуацией.

При проведении проверки нужно обращать особое внимание на соответствие контрагента в накладной, складском ордере и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей. Не забывайте, что вы проводите тематическую проверку товарно-материальных ценностей, поступивших от конкретного поставщика, и если в накладной указан один поставщик, а в складском ордере или в ведомости – другой, то это требует отдельного разбирательства.

После проверки копий складских ордеров, первичных документов и бухгалтерской ведомости нужно отправиться на склад, взяв эти документы с собой. Проверка на складе проводится в таком же порядке, как и при проведении выборочной проверки. Особое внимание следует уделять соответствию наименования поставщика в накладной, копии складского ордера, оригиналу складского ордера и карточке складского учета.

После завершения документальной проверки нужно вместе с заведующим складом пересчитать реальные остатки товара и сверить их с зафиксированными. Не исключено, что при получении одной и той же товарно-материальной ценности от разных поставщиков будет обнаружена пересортица. Это, конечно, лучше, чем недостача или излишек, однако следует разобраться в причинах возникновения пересортицы и предпринять меры по недопущению ее в дальнейшем.