6.1. Банковский платежный документооборот

Банковский платежный документооборот является составной

частью межбанковской платежной системы. Любая банковская операция

должна быть подтверждена соответствующим документом. Для

кредитной организации документооборот является основой

деятельности. Это связано со спецификой ее работы. Большинство

банковских операций составляют операции по счетам физических и

юридических лиц, выполняемые по поручению клиентов. Помимо

операций со средствами клиентов банк осуществляет множество

операций с собственными средствами и по своей инициативе. Таким

образом, учитывая, что любая банковская операция документально

оформляется, документ может быть представлен в банк клиентом, в том

числе другим банком, вышестоящей контролирующей организацией, а

также может возникнуть внутри банка.

К платежным документам относятся все денежно–расчетные

документы кредитной организации. Платежные документы

формируются по внешним и внутренним проводкам банка. К таким

документам предъявляются особо жесткие требования по заполнению,

обработке, движению и хранению. Они проходят, как правило,

многоуровневый контроль. Платежные документы клиентов

принимаются к исполнению только при соблюдении всех требований их

заполнения и в строго определенное время, называемое операционным

днем банка.

Для анализа динамики прохождения банковских платежных

документов необходимо выделить основные потоки платежных

документов, направления и особенности их движения.

Рассмотрим поток входящих документов. Это, прежде всего,

следующие платежные операции и соответствующие им документы:

− платежи клиентов банка в безналичной форме оформляются

платежными поручениями установленного образца, например, оплата

лизингового договора с банком;

− платежи клиентов банка в наличной форме оформляются

приходными кассовыми ордерами, например, уплата процентов по

потребительскому кредиту;

− платежи сторонних клиентов, в том числе других банков

клиентам банка в безналичной форме оформляются также платежными

поручениями, например, оплата контрактов на поставку товаров или

услуг;

− платежи сторонних клиентов, в том числе других банков

клиентам банка в наличной форме оформляются приходными кассовыми

ордерами, например, коммунальные платежи;

− платежи сторонних лиц банку в безналичной форме

оформляются платежными поручениями, например, совершение

разового платежа по перечислению средств;

− платежи сторонних лиц банку в наличной форме оформляются

приходными кассовыми ордерами, например, оплата аналитического

исследования состояния финансового рынка.

Все перечисленные платежи дебетуют корреспондентский счет

банка и, следовательно, имеют направление «платежи на банк». Второй

поток платежных документов - документы, циркулирующие внутри

самого банка и используемые для оформления следующих операций:

− расчеты между клиентами банка оформляются платежными

поручениями и осуществляются только в безналичной форме. Расчеты

между предприятиями и организациями в наличной форме в Российской

Федерации разрешены только в пределах установленной суммы;

− внутренние платежи банка в наличной форме оформляются

соответствующими кассовыми и мемориальными ордерами и

препроводительными ведомостями, например, «подкрепление» кассы

обменного пункта;

− внутренние платежи банка в безналичной форме оформляются

мемориальными ордерами, например, перечисление остатков со счетов

доходов и расходов на прибыль (убытки) в конце квартала.

Эти платежи не затрагивают корреспондентский счет банка.

Экономический смысл таких операций состоит в перераспределении

активов и пассивов банка, в увеличении или уменьшении валюты

баланса. И, наконец, последний поток платежных документов –

исходящие платежи:

− перечисления средств по клиентским платежам в безналичной

форме оформляются платежными поручениями установленного образца,

например, налоговые платежи предприятий, обслуживающихся в

данном банке;

− платежи клиентам банка в наличной форме оформляются

расходными кассовыми ордерами, например, выплаты процентов по

депозитному договору;

− платежи банка сторонним лицам и организациям, в том числе

другим банкам в безналичной форме оформляются также платежными

поручениями, например, собственные платежи банка в бюджет;

− платежи банка сторонним лицам и организациям в наличной

форме оформляются расходными кассовыми ордерами, например,

оплата ремонтных работ.

Такие платежи, как правило, кредитуют один из корреспондентских

счетов банка и имеют направление «платежи из банка».

Все межбанковские документы можно разделить на две группы:

документы, отправляемые банком, или начальные документы и

документы, получаемые банком, или ответные документы. Как среди

начальных, так и среди ответных могут быть как дебетовые, так и

кредитовые документы.

Рассмотрим, в первую очередь, документы, отправляемые банком. В

течение операционного дня начальные документы регистрируются в

банковской системе по мере их приема к исполнению. В конце

операционного дня, в случае если используется электронный способ

обмена информацией, формируется файл с документами для передачи

его банку-корреспонденту. Если электронный способ обмена

информацией не используется, необходимо сформировать сводные

реестры или авизо. Формирование электронного файла и сводных

реестров называется выгрузкой документов.

При проведении платежей по поручению клиентов банк

осуществляет контроль на наличие необходимого остатка на счете

клиента. Если остаток больше чем сумма платежного документа банк

проводит этот платеж. Если же остаток на счете меньше банк помещает

этот документ на картотеку 90902 («Расчетные документы, не

оплаченные в срок»).

В некоторых случаях банк не проводит платеж по причине

отсутствия необходимого остатка на своем корреспондентском счете. В

этом случае документ помещается на картотеку 90901.

Необходимо отметить, что в некоторых случаях, банк может

провести клиентские документы даже при отсутствии необходимого

остатка на клиентском счете. Обычно это оговаривается в специальном

договоре на овердрафт. Банк проводит платежи клиента за счет

собственных средств и получает за это вознаграждение в виду ссудного

процента по предоставленному овердрафту.

В установленное время, как правило, на следующий день банк

получает выписку по корреспондентскому счету. В выписке содержатся

отправленные банком, начальные документы и полученные банком,

ответные документы. Полученная выписка соответствующим образом

обрабатывается. Возможны два варианта ее обработки: ручной и

автоматизированный. При ручной обработке выписки необходимо

ввести в банковскую систему ответные документы и сквитывать

начальные. При автоматизированной обработке электронный файл с

выпиской загружается в систему. В некоторых случаях кроме выписки

по корреспондентскому счету банк может получать дополнительно

электронный файл с ответными документами и с подтверждением

начальных документов. Этот файл может поступать в банк

непосредственно после передачи начальных документов.

Существует несколько способов обработки электронных

документов банком. При получении электронных документов банки

могут:

• Не дожидаясь бумажных подтверждений зачислить суммы на

счета клиента;

• До получения бумажного подтверждения зачислить поступление

на «счета невыясненных сумм». В этом случае клиент узнает о

поступлении на его счет денег только после получения банком

бумажных документов.

Зачислить сумму на счет клиента и заблокировать ее до получения

бумажного подтверждения. В этом случае клиент узнает о поступлении

денег на его счет из выписки, предоставленной ему банком, однако

воспользоваться этой суммой он не сможет вплоть до снятия

блокировки.

Банковский платежный документооборот является составной

частью межбанковской платежной системы. Любая банковская операция

должна быть подтверждена соответствующим документом. Для

кредитной организации документооборот является основой

деятельности. Это связано со спецификой ее работы. Большинство

банковских операций составляют операции по счетам физических и

юридических лиц, выполняемые по поручению клиентов. Помимо

операций со средствами клиентов банк осуществляет множество

операций с собственными средствами и по своей инициативе. Таким

образом, учитывая, что любая банковская операция документально

оформляется, документ может быть представлен в банк клиентом, в том

числе другим банком, вышестоящей контролирующей организацией, а

также может возникнуть внутри банка.

К платежным документам относятся все денежно–расчетные

документы кредитной организации. Платежные документы

формируются по внешним и внутренним проводкам банка. К таким

документам предъявляются особо жесткие требования по заполнению,

обработке, движению и хранению. Они проходят, как правило,

многоуровневый контроль. Платежные документы клиентов

принимаются к исполнению только при соблюдении всех требований их

заполнения и в строго определенное время, называемое операционным

днем банка.

Для анализа динамики прохождения банковских платежных

документов необходимо выделить основные потоки платежных

документов, направления и особенности их движения.

Рассмотрим поток входящих документов. Это, прежде всего,

следующие платежные операции и соответствующие им документы:

− платежи клиентов банка в безналичной форме оформляются

платежными поручениями установленного образца, например, оплата

лизингового договора с банком;

− платежи клиентов банка в наличной форме оформляются

приходными кассовыми ордерами, например, уплата процентов по

потребительскому кредиту;

− платежи сторонних клиентов, в том числе других банков

клиентам банка в безналичной форме оформляются также платежными

поручениями, например, оплата контрактов на поставку товаров или

услуг;

− платежи сторонних клиентов, в том числе других банков

клиентам банка в наличной форме оформляются приходными кассовыми

ордерами, например, коммунальные платежи;

− платежи сторонних лиц банку в безналичной форме

оформляются платежными поручениями, например, совершение

разового платежа по перечислению средств;

− платежи сторонних лиц банку в наличной форме оформляются

приходными кассовыми ордерами, например, оплата аналитического

исследования состояния финансового рынка.

Все перечисленные платежи дебетуют корреспондентский счет

банка и, следовательно, имеют направление «платежи на банк». Второй

поток платежных документов - документы, циркулирующие внутри

самого банка и используемые для оформления следующих операций:

− расчеты между клиентами банка оформляются платежными

поручениями и осуществляются только в безналичной форме. Расчеты

между предприятиями и организациями в наличной форме в Российской

Федерации разрешены только в пределах установленной суммы;

− внутренние платежи банка в наличной форме оформляются

соответствующими кассовыми и мемориальными ордерами и

препроводительными ведомостями, например, «подкрепление» кассы

обменного пункта;

− внутренние платежи банка в безналичной форме оформляются

мемориальными ордерами, например, перечисление остатков со счетов

доходов и расходов на прибыль (убытки) в конце квартала.

Эти платежи не затрагивают корреспондентский счет банка.

Экономический смысл таких операций состоит в перераспределении

активов и пассивов банка, в увеличении или уменьшении валюты

баланса. И, наконец, последний поток платежных документов –

исходящие платежи:

− перечисления средств по клиентским платежам в безналичной

форме оформляются платежными поручениями установленного образца,

например, налоговые платежи предприятий, обслуживающихся в

данном банке;

− платежи клиентам банка в наличной форме оформляются

расходными кассовыми ордерами, например, выплаты процентов по

депозитному договору;

− платежи банка сторонним лицам и организациям, в том числе

другим банкам в безналичной форме оформляются также платежными

поручениями, например, собственные платежи банка в бюджет;

− платежи банка сторонним лицам и организациям в наличной

форме оформляются расходными кассовыми ордерами, например,

оплата ремонтных работ.

Такие платежи, как правило, кредитуют один из корреспондентских

счетов банка и имеют направление «платежи из банка».

Все межбанковские документы можно разделить на две группы:

документы, отправляемые банком, или начальные документы и

документы, получаемые банком, или ответные документы. Как среди

начальных, так и среди ответных могут быть как дебетовые, так и

кредитовые документы.

Рассмотрим, в первую очередь, документы, отправляемые банком. В

течение операционного дня начальные документы регистрируются в

банковской системе по мере их приема к исполнению. В конце

операционного дня, в случае если используется электронный способ

обмена информацией, формируется файл с документами для передачи

его банку-корреспонденту. Если электронный способ обмена

информацией не используется, необходимо сформировать сводные

реестры или авизо. Формирование электронного файла и сводных

реестров называется выгрузкой документов.

При проведении платежей по поручению клиентов банк

осуществляет контроль на наличие необходимого остатка на счете

клиента. Если остаток больше чем сумма платежного документа банк

проводит этот платеж. Если же остаток на счете меньше банк помещает

этот документ на картотеку 90902 («Расчетные документы, не

оплаченные в срок»).

В некоторых случаях банк не проводит платеж по причине

отсутствия необходимого остатка на своем корреспондентском счете. В

этом случае документ помещается на картотеку 90901.

Необходимо отметить, что в некоторых случаях, банк может

провести клиентские документы даже при отсутствии необходимого

остатка на клиентском счете. Обычно это оговаривается в специальном

договоре на овердрафт. Банк проводит платежи клиента за счет

собственных средств и получает за это вознаграждение в виду ссудного

процента по предоставленному овердрафту.

В установленное время, как правило, на следующий день банк

получает выписку по корреспондентскому счету. В выписке содержатся

отправленные банком, начальные документы и полученные банком,

ответные документы. Полученная выписка соответствующим образом

обрабатывается. Возможны два варианта ее обработки: ручной и

автоматизированный. При ручной обработке выписки необходимо

ввести в банковскую систему ответные документы и сквитывать

начальные. При автоматизированной обработке электронный файл с

выпиской загружается в систему. В некоторых случаях кроме выписки

по корреспондентскому счету банк может получать дополнительно

электронный файл с ответными документами и с подтверждением

начальных документов. Этот файл может поступать в банк

непосредственно после передачи начальных документов.

Существует несколько способов обработки электронных

документов банком. При получении электронных документов банки

могут:

• Не дожидаясь бумажных подтверждений зачислить суммы на

счета клиента;

• До получения бумажного подтверждения зачислить поступление

на «счета невыясненных сумм». В этом случае клиент узнает о

поступлении на его счет денег только после получения банком

бумажных документов.

Зачислить сумму на счет клиента и заблокировать ее до получения

бумажного подтверждения. В этом случае клиент узнает о поступлении

денег на его счет из выписки, предоставленной ему банком, однако

воспользоваться этой суммой он не сможет вплоть до снятия

блокировки.