Глава II. Рациональное использование времени — решающий фактор управления.

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62

Как однажды сказал Джеймс А. Фарли, выполнять работу лучше и в более сжатые сроки — значит работать более разумно, а не более напряженно.

Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем у вас есть в данный момент, для того чтобы работать значительно быстрее. Все, что вам нужно сделать, это усовершенствовать ваши хорошие навыки в работе и устранить плохие. С теми трудовыми навыками, которыми вы уже обладаете, вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Вы можете сэкономить дополнительную минуту работы в каждые полчаса и чувствовать при этом, что вы экономите время. Но если вы собираетесь достигнуть значительно больших и лучших результатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых привычек и изменить некоторые из них.

В этой главе намечена в общих чертах программа, как работать быстрее, лучше используя время. Следуйте этой программе и наблюдайте как ваши результаты будут улучшаться.

Спросите какого-либо управляющего, как он работает. Девять из десяти скажут вам, если они пожелают ответить на этот вопрос, что они «просто работают и все». Они могут сказать вам, чего они добиваются; почти каждый из них точно знает, сколько продукции произвел в прошлом месяце его отдел, а также затраты на единицу продукции с точностью до одной десятой цента. Но спросите, как они достигли этих результатов, и они скажут вам, что «просто работали».

Как вы работаете? Это вопрос, на который вы должны ответить, прежде чем сможете улучшить ваши трудовые привычки, потому что вы не можете улучшить их, пока не знаете, каковы они. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы должны делать, чтобы выполнять свою работу? Можете ли вы описать, как вы решаете каждую из задач, которые встают перед вами? Можете ли вы объяснить, почему выполняете каждую из них именно таким образом, как вы это делаете? Конечно, не можете. Но это с вас и не спрашивается, по крайней мере сейчас.

Вы сможете сделать это через месяц, если будете придерживаться практики, рекомендуемой в данной главе. К тому времени, когда вы сможете это сделать, вы будете уже работать лучше и быстрее, потому что вы будете все время учиться.

— Как изучать ваши трудовые навыки?

— Как оценивать, насколько рационально вы используете время?

— Как составить бюджет вашего времени и не нарушать его?

Как изучать ваши трудовые навыки?

Почему следует изучать трудовые навыки? Когда вы знаете все о том, что вы делаете, как и почему вы это делаете, вы можете оценить ваши плохие трудовые навыки такими, как они есть, и начать их исправлять. У вас нет никаких плохих трудовых привычек? Откуда вы знаете? Даже если вы выполняете каждый день разную работу и нельзя найти и двух дней недели, хотя бы слегка напоминающих друг друга, то все равно вы работаете так, как привыкли работать.

Как часто приходится вам решать снова и снова одни и те же задачи и одним и тем же старым способом? Это конечно, не относится к вашей рабочей характеристике, но не начинаете ли вы бриться с одной и той же стороны вашего лица каждое утро? Всегда ли вы бреетесь перед тем, как принять душ, или наоборот? Предполагали ли вы когда-нибудь изменить процедуру, чтобы посмотреть, не будет ли проще и быстрее делать это наоборот? Это, понятно, примеры, не связанные с вашей работой, но они показывают, как у вас развиваются привычки и как вы придерживаетесь их, даже не задумываясь над тем, хорошие они или нет. Вы просто «делаете это таким образом, вот и все».

Как не надо начинать? Вы не сможете получить ясной картины обо всех ваших трудовых навыках, стараясь лишь вспомнить их. Многие из них теперь — ваша вторая натура. Вы следуете им, не думая о них. Поэтому вы не можете помнить их во всех деталях. И как бы вы ни старались вспомнить, что побудило вас заниматься тем, чем вы занимались в течение последних шести месяцев, — даже наиболее важных дел — вы не сможете этого сделать, этого не осталось в вашей памяти. Для того чтобы вспомнить все это в деталях, если бы вы смогли это сделать, потребовалось бы значительно больше времени, чем пошло на то, чтобы сделать все, что вы сделали.

Ведите учет того, как вы используете время. Нет быстрого способа составить перечень всех ваших трудовых навыков, но есть очень простой способ. Ведите систематический учет того, как вы расходуете время в течение периода, достаточно длительного, чтобы дать вам действительно характерную картину ваших трудовых навыков. Для этого может потребоваться всего лишь три недели или месяц. Может понадобиться и значительно большее время. Во всяком случае уже к концу месяца вы сможете увидеть общие контуры своих трудовых навыков.

Простой метод для того, кто постоянно работает за своим письменным столом. Если вы выполняете всю вашу работу в учреждении, вы можете вести все записи, необходимые для изучения ваших трудовых навыков, в маленькой записной книжке или поручить вашему секретарю вести точную регистрацию времени, которое вы тратите на различные дела. Питер Друкер, который признает, что он считает чрезвычайно трудным вести точную регистрацию своего времени (кстати, большинство людей так считают), сказал недавно в своей речи: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (и она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть: я знаю, что я теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!».

Если вы проводите часть дня вне учреждения, подобный учет мало поможет вам. Вы тратите много времени на дела, о которых ваш секретарь не может знать. Если вы должностное лицо среднего ранга, то добрых 40% вашего времени тратится за стенами вашего кабинета и ваш секретарь не имеет возможности оценить, как вы используете время, которое уходит на такую работу. Даже если вы проводите в учреждении 40 или 50 час., есть возможность сберечь больше времени: работать дома или в библиотеке, а не в условиях напряженного графика работы в конторе.

Ведите журнал — это приносит большие выгоды. Наиболее эффективный метод учета того, как вы используете время, — это вести дневник. Именно дневник. Не считайте, что ведение дневника — это дело только девиц 16-летнего возраста. Называйте его журналом, если вам это больше нравится, но сделайте его всеобъемлющим отчетом о вашей профессиональной деятельности. Он будет иметь огромную ценность для вас в течение многих лет по причинам далеко не сентиментального характера. Он будет:

заставлять вас трезво смотреть на ваши цели и планы;

давать выход некоторым из ваших разочарований;

помогать вам вести себя естественно;

показывать вам, какими мелкими на самом деле оказываются ваши «крупные» проблемы;

показывать вам, как можно научиться предвидеть ошибки и избегать их;

помогать вам запоминать имена и лица;

делать продвижение ваших подчиненных легким и естественным, потому что даст вам возможность увидеть, на что способен каждый из них;

порождать эффективные идеи и действия;

не отступать перед трудностями и преодолевать их;

отделять важное от несущественного;

эффективно руководить. P>Но все это побочные выгоды, так сказать, премии, поскольку дело касается экономии времени. Все они уже обсуждались в других местах этой книги.

Непосредственная выгода, получаемая от ведения журнала, заключается в том, что он даст вам возможность получить точную опись ваших рабочих привычек и позволит объективно увидеть ваше профессиональное Я, возможно, в первый раз в вашей жизни.

Когда делать ваши записи? Вы спрашиваете, когда же заниматься записями в этот журнал? День уже настолько заполнен, что, если втиснуть в него еще хотя бы минуту, это выбьет из колеи. Да, это потребует времени. Но ведь вы должны положить деньги в банк, прежде чем сможете начать выписывать чеки; так вот вы должны затратить известное время, чтобы изучить, как вы его сейчас используете, прежде чем сможете использовать его лучше.

Выберите время дня, когда меньше всего вероятно, что вас прервут. Последние несколько минут перед уходом из учреждения — подходящее время. Если вам неудобно записывать свои мысли в кабинете или если вас смущает, что ваш секретарь или ваш начальник узнают ваш «секрет», делайте это дома. Одно предостережение: если вы заполняете журнал дома, расскажите жене, что вы делаете и почему. Дайте ей прочитать его, если она хочет (предпочтительнее, чтобы она сделала это, когда вас нет дома). Если же вы попытаетесь спрятать ваш дневник от нее, она будет подозревать самое худшее и может автогеном сжечь дверь от вашего стенного сейфа, чтобы добраться до дневника.

Удобное время для заполнения журнала — время перед сном. В доме, по всей вероятности, будет тихо, и вы сможете объективно судить о том, что сделали в течение дня. Но не заботьтесь о том, чтобы быть объективным; будьте просто честным. Вы ведете эту запись только для ваших собственных целей и хотите, чтобы образ, который отражается в ней, был вашим точным отражением. Через три недели или через месяц вы сможете просмотреть то, что написали, и увидеть, в чем вы не были объективны.

Что записывать в вашем журнале? Записывать в профессиональный журнал нужно все, что вы делаете на работе, как вы это делаете и почему вы делаете это так, а не иначе. Не беспокойтесь, это не займет всю ночь. Когда вы начнете это делать, вы, вероятно, очень удивитесь, как несколькими словами вы сможете суммировать свои дневные впечатления. Сначала вам нужно сделать заметки по ходу дела и обращаться к ним тогда, когда вы начнете анализировать ваш день и вверять его истории. Календарь-блокнот или карманный график назначенных встреч явится хорошим отправным пунктом. Используйте эти ежедневные напоминания, но не полагайтесь на них полностью. Малозначащие дела, которые никогда не затрагивают вашего «графика», часто оказываются наиболее важными событиями дня. Кого из новых коллег вы встретили? Какое впечатление они на вас произвели? Какие непредвиденные случаи произошли и как вы действовали? Что вы узнали, чего вы не ожидали узнать о других или о себе? Восстановите ваш рабочий день настолько полно, насколько можете. При этом не забывайте спрашивать себя в отношении каждого результата, которого вы достигли в течение дня: «Почему я делал это именно таким образом?». Не пренебрегайте привычными мелочами: недостатки вашей работы могут корениться именно в выполнении обычных, будничных мелочей, к которым вы так привыкли, что не думаете о них, когда ими занимаетесь.

Вы не должны ждать результатов до тех пор, пока не вырисуются , контуры ваших навыков в работе. Еще до этого вы обнаружите большое количество деталей, загромождающих ваш день, на которые попусту тратится время. Начинайте избавляться от них, как только вы их обнаружите.

К концу месяца вы убедитесь, что ведение дневника — лучший способ дать себе отчет в том, как вы используете время.

Пусть ваш календарь-блокнот станет вашим помощником. Хорошим приложением к вашему журналу явится кодированный календарь назначенных встреч. Для того чтобы вести его, практически не требуется времени, если вы однажды создали и запомнили вашу собственную «систему». Пользуйтесь вашим настольным или карманным календарем, чтобы отметить для себя, насколько хорошо или плохо вы выполнили каждую из поставленных вами задач или провели намеченную встречу. Символ, которым вы отмечаете каждое дело, означает достигнутые результаты и вашу немедленную оценку этих результатов.

Чтобы сделать это, вы просто придумываете несколько символов, имеющих особое значение для вас, поскольку вы не хотите, чтобы каждый, кто смотрит в календарь, знал, что вы фиксируете всякую мелочь. Здесь для ясности приводится очень простой код (настолько простой, что он даже не введет в заблуждение и уборщицу). Мы его приводим лишь для того, чтобы показать, как это легко сделать.

— Прямая линия, проходящая по названию указанной в вашем графике задачи, говорит о том, что вы считаете эту задачу хорошо выполненной и цель достигнутой.

— Слегка волнистая линия, проведенная по записи, свидетельствует о том, что вы сделали работу, но не слишком довольны тем, как использовали время, чтобы ее выполнить.

— Очень волнистая линия показывает, что вы сделали работу и достигли результатов, которых добивались, но вы напрасно тратили свое время: вам следовало бы поручить это дело кому-либо другому или затратить на него менее половины того времени, которое вы потратили.

— «X», поставленный на записи, означает, что вы ничего не достигли: другая сторона не приняла того, что вы предложили, или наоборот. Дело закончилось безрезультатно.

— Кружок вокруг записи означает, что вы не достигли цели и должны попытаться это сделать еще раз. Дело должно быть запланировано на другое время.

Подробные записи в календаре говорят вам о том, что произошло, но не отвечают на вопрос, почему это произошло. Для вас не составит труда добавить кодированный ответ на этот вопрос. Но для этого вам понадобится комбинированный код, с помощью которого можно показать, какие факторы и в какой мере сделали результаты вашей деятельности такими, какие они есть.

Для обозначения «сколько» или «насколько хорошо» можно использовать следующий набор символов:

О — отлично или очень много;

X — хорошо или выше среднего;

П — плохо или примерно средне;

Пм — плохо или меньше, чем ожидалось;

Р=0 —результат равен нулю.

Вам потребуется несколько больший набор условных обозначений, чтобы выразить все факторы («что»), которые влияют на результаты, — такие, как планирование, связь, подготовительная работа, болтовня, личное вмешательство, политика и т. д.

Нв — начальство (вышестоящее);

С — связь;

Б — болтовня;

Пр — подготовительная работа;

Н — невежество;

И — информация;

Нс — наведение справок;

Вф— внешние факторы;

Лв — личное вмешательство;

П — политика;

Пл — планирование;

По — подчиненный.

Вы можете начать с очень небольшого количества условных обозначений и увеличить его, когда в этом возникнет необходимость. Возможности бесконечны. Почти в каждой записи вашего календаря будет четко обозначено то или иное лицо («кто»), которое повлияло на достигнутые результаты.

Вы можете свободно использовать инициалы или имена, если ваш код надежен, а люди, о которых вы пишете, не увидят ваш календарь. У вас нередко будет желание одобрить или осудить метод, с помощью которого выполнялась данная задача. Чтобы не забыть одобрить деятельность лица, ответственного за определенные результаты, или сделать ему выговор, обведите кружком кодированную запись, следующую за временем встречи с этим работником.

Посмотрите еще раз на листок календаря.

Назначенная на 4.00 встреча с мистером Макиоком прошла гладко, именно так, как вы надеялись, и все это благодаря отличной подготовительной работе, которую сделал по вашему плану Том С. Вы обвели кружком кодированную запись, чтобы не забыть выразить благодарность Тому С. Когда вы сделаете это письменно или устно, вы вычеркиваете кодированную запись.

Этот метод поможет вам только в отношении тех дел, которые внесены в ваш календарь, но уже одних только этих пунктов может оказаться достаточно, чтобы значительно улучшить ваши трудовые навыки. С помощью этого метода вы можете получить хорошее представление (по истечении нескольких недель) о том, сколько времени вы тратите на ненужную работу, и сможете понять, почему много работы вы делаете впустую. Если П, Пл систематически появляется в вашем календаре, вы начнете лучше планировать свою работу.

Если Р = оБ показывает, что вы потратили полчаса на болтовню то в одном, то в другом месте, вам станет стыдно за себя и вы будете стараться лучше использовать свое время.

Вы будете видеть условные обозначения «непредвиденных случаев» в своих каждодневных записях. Когда вы обнаружите, что одни и те же условные обозначения появляются вновь и вновь, что означает непредвиденную потерю времени, то вы сможете при планировании распорядка дня учесть эти непредвиденные случаи как нечто связанное с установившейся практикой, чем они в действительности и являются.

Как определить и исправлять ваши трудовые навыки?

Через короткий промежуток времени с помощью журнала и кодированного календаря вы сможете реалистически определить эффективность вашей работы. Простые арифметические расчеты подскажут вам, какой процент вашего времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам. Вам нетрудно будет определить пропорцию, в какой расходуется время:

на получение необходимой информации;

на определение очередности и составление графика работ для достижения определенных результатов;

на распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;

на то, чтобы давать нужные советы и оказывать помощь подчиненным;

на подготовку докладов (официальных и неофициальных) руководству;

на разрешение проблем, возникающих у подчиненных;

на прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, вы сможете сказать, сколько времени вы тратите на каждый из вышеназванных видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые, решающие действия, собственно административную работу.

Вы начинаете пожинать плоды своих наблюдений. Теперь вы готовы пожать плоды вашей работы по учету времени. Оценивая незапланированные одноразовые задачи, вы будете избегать ошибок, учиться на них. У вас запись не только того, что вы сделали, но и того, какие идеи были осуществлены и какие нет, а также анализ причин, вызвавших это.

Вы сможете выявить причины ваших успехов и неудач. Вы сможете действительно начать учиться на опыте. Просматривая время от времени ваш журнал, вы сможете проверять свое суждение о людях и идеях. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые успехи и неудачи, когда вам понадобится.

Разумное использование времени повышает эффективность вашего руководства, но не дает существенного выигрыша во времени. Вы должны изыскивать добавочное время, нужное вам для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях. После того как вы проанализируете всю свою каждодневно повторяющуюся работу и постигнете характер каждой операции (в большинстве случаев вы обнаружите, что выполнение этих операций вошло у вас в привычку), вы сможете найти тысячи путей для экономии времени. Вы, возможно, придете к выводу, что половину обычно выполняемой вами работы можно благополучно перепоручить вашему секретарю или другим служащим. Предварительно ознакомившись с общим характером всех каждодневных задач и осторожно меняя установившуюся практику их решения, вы вполне сможете на 75% сократить время, затрачиваемое на выполнение многих из них. Вы должны суметь сократить во времени все выполняемые вами операции по крайней мере на 25%, а половину из них — на 50%.

Если вы типичный управляющий среднего ранга довольно крупной компании, то тратите 60% времени на каждодневно повторяющуюся работу. Иными словами, если вы работаете в среднем 44 часа в неделю, то на каждодневно повторяющуюся работу у вас уходит 26,4 часа.

Если вам удастся сократить обычно выполняемую вами работу наполовину, то вы сможете выкроить 13,2 часа в неделю для повышения своей квалификации. Несомненно, стоящий проект!

Измените вашу каждодневную практику, чтобы улучшить ее. Проанализируйте типичную схему вашей каждодневной работы. Не делаете ли вы некоторые из выполняемых вами работ ежедневно в том же самом порядке и важна ли эта последовательность для результатов их выполнения? Не тратите ли вы первый утренний час работы на решение тех же самых задач вне зависимости от того, когда в течение дня вам потребуются их результаты. Умеете ли вы подождать с выполнением очередной каждодневной работы до тех пор, пока не выполните какую-то нужную специальную работу? Вы удивитесь, когда обнаружите, что, сами того не замечая, вы парализовали в себе способность приступить к следующей работе, пока не завершена предыдущая.

Один вашингтонский администратор недавно признался, что он каждое утро терял 15 мин., составляя детальный прогноз местной погоды: он привык это делать в течение нескольких лет. Он звонил в бюро погоды, чтобы получить самые последние сведения, и внимательно заносил их на специальную карту погоды, которую он разработал для себя, и потом размножал ее в нескольких экземплярах. Прежде чем он брался за работу, у него в голове была ясная картина возможной погоды в послеобеденное время в пригородных районах города.

Однажды утром он пролил кофе на свою карту погоды и когда он старался ее просушить, чтобы ею можно было пользоваться, он спросил себя, почему он этим занимается. Поразмыслив немного, он понял, что пять лет назад, когда он был младшим бухгалтером в фирме, он должен был в течение недели проверять счета примерно в дюжине магазинов-филиалов в близлежащих округах, выбирая наугад один из магазинов. Он очень внимательно изучал погоду, с тем чтобы запланировать свои визиты в каждый филиал на то время, когда погода там была благоприятной. Он составлял прогноз погоды и продолжал это делать долго после того, как это потеряло всякую практическую пользу для его работы.

Среди своих мелких привычек, связанных с заведенным порядком, вы также можете найти такого же пожирателя времени. Оцените каждую из работ, которую вам надо делать в течение дня, и посмотрите, нет ли у вас подобной привычки. Вы будете радоваться каждый раз, когда вам удастся избавиться от какого-либо занятия, которое вам ничего не дает.

Устраните ненужные «привески» из ежедневной работы. Подготовив перечень обычно выполняемых вами работ, вы можете начать составлять план по их рационализации. В каждой из выполняемых работ вы, несомненно, имеете возможность, полностью устранить действия, которые вы делаете просто по привычке. Вы сможете выполнять более эффективно остальные работы, если четко уясните себе следующее:

— Какова действительная цель этой работы? И нужна ли она вообще? Кому нужны результаты? Не будет ли более простой метод (например, написание от руки записки вместо печатания доклада на машинке) столь же или более эффективным?

— Насколько важна данная работа? Нельзя ли исключить некоторые виды работ, укоренившиеся в каждодневной практике?

— Должен ли я сам делать всю эту работу? Может ли мой секретарь или подчиненный представить ее мне в законченном виде? Не мог ли бы я за короткое время научить кого-нибудь другого делать данный вид работы?

Когда вы проверили с этой точки зрения всю вашу каждодневную работу, вы можете начать планировать ее значительно более эффективным образом. Вам следует в первую очередь делать самую важную работу и использовать свое время наиболее продуктивно для решения действительно важных задач.

Используйте «легкую работу» в качестве передышки. Определите, какие виды работ вы делаете лучше всего, т. е. те, которые приносят наибольший результат с наименьшими усилиями. Эту работу вы можете запланировать на наименее продуктивное время вашего дня и оставить действительно продуктивное время на решение задач, над которыми вам придется как следует поломать голову. Если вы переутомитесь, выполняя работу, которая вам нравится, вы вряд ли будете в состоянии добиться лучших результатов, делая вещи, которые вам не нравятся, а это уменьшает вероятность того, что вы сделаете эффективный вклад в тех областях, где вам нужнее всего показать, на что вы способны.

Помните, что вы работаете с другими людьми. Когда вы меняете установившийся порядок своей работы, непременно добейтесь полного взаимодействия с вашими начальниками и подчиненными. Когда вы меняете привычки в работе, вы затрагиваете твердо установившиеся трудовые привычки других и вам, возможно, придется прибегнуть к дипломатическим маневрам, чтобы привести в соответствие с вашим рационализированным графиком работу других.

Начальник редко будет возражать против изменений, которые ведут к получению лучших результатов с меньшей затратой времени. Однако, когда вы предлагаете изменить установившуюся практику, вы должны быть готовы показать, как и за счет чего вы можете улучшить результаты.

Как составить бюджет вашего времени и не нарушать его?

Вполне естественно, что вы исправляете свои плохие привычки по мере их обнаружения и таким образом изыскиваете для себя дополнительное полезное время. Но в действительности дополнительно полезным это время становится только тогда, когда вы его разумно используете или готовы разумно использовать, как только получите его в свое распоряжение. Поэтому вам следует не только исправлять свои плохие привычки, чтобы обращаться со временем так, как оно этого заслуживает, но вы должны также усовершенствовать свои хорошие привычки.

Вам нужен реальный план разумного использования своего производительного рабочего времени, который предусматривал бы дополнительные цели на случай, если первоначальные наметки будут выполнены или сорваны. Вы сможете составить реальный бюджет производительного рабочего времени и не нарушать его, если вы:

будете планировать свое время, а составляемый план сделаете гибким;

ограничите свою «политику открытых дверей»;

ограничите количество своих решений практическими вопросами;

заставите оргтехнику работать на вас;

не позволите, чтобы неуместная церемонность отнимала у вас и у других людей драгоценное время;

прекращаете любую работу сразу же после ее выполнения.

Планируйте свое время, а составляемый план делайте гибким. Планирование использования собственного времени вовсе не означает, что вы должны составить строгое расписание, в котором все будет распланировано, вплоть до последней минуты. Это не означает также и того, что вы обязаны строго придерживаться этого плана даже в том случае, если разверзнется земля. Совсем наоборот. Определенные моменты вашей каждодневной программы должны быть внесены в ваш распорядок дня. Среди них, видимо, будут: прием посетителей, регулярные совещания, периодические отчеты вышестоящему руководству и постоянные обходы подчиненных. Такие моменты вам следует планировать заранее и строго придерживаться плана, так как здесь дело касается не только вашего личного времени, но также времени других. Но выполнение задач, которые решаете только вы и подчиненный вам аппарат, не следует строго регламентировать.

На отдельном листке бумаги перечислите эти задачи по степени их важности и старайтесь их выполнять каждый день при первой же возможности в том же самом порядке, и вы, вероятно, очень скоро обнаружите, что выполнение всех ваших обычных каждодневных задач стало отнимать меньше времени. Сорвавшаяся встреча или неожиданно отмененное совещание не застигнут вас врасплох, так как теперь вы не будете сидеть и мучительно думать, что же делать дальше.

Жесткое регламентирование каждодневной работы приводит к тому, что часть времени тратится на праздное времяпрепровождение. Если, например, на 2 часа дня у вас запланирована какая-то небольшая работа, а сейчас половина второго, то оставшиеся полчаса теряются в праздном ожидании.

Принимайте во внимание вероятные, пока еще не известные события. Большинство управляющих среднего и низшего ранга чувствуют, что их время находится под строгим контролем со стороны руководства, хотя фактически большинство из них проводит лишь незначительную часть времени под его непосредственным присмотром. Существует почти всегда ясно различимый ритм в этих ежедневных контактах. Установите этот ритм. Если, скажем, первую часть рабочего дня вы чаще всего проводите у начальства, тогда в своих планах предусмотрите наиболее напряженную работу во второй половине дня и загрузите себя до предела в эти часы. Если вы решаете каждодневные задачи в порядке их важности, то при появлении свободного времени вы можете изменить расписание и заняться решением очередной задачи. Так же и в отношении времени, которое должны проводить у руководства.

Делайте передышки тогда, когда это нужно, а не тогда, когда у вас появится возможность. Пусть для вас станет правилом делать передышки тогда, когда вам нужно расслабиться. Возможно, что каждый час вы сможете выкраивать не более 2 мин. для того, чтобы глубоко подышать и отключиться от всего на свете, разгрузить свой мозг и освежить свои силы. Если же вы все это будете откладывать до тех пор, пока не появится возможность сделать передышку, то изнурите себя до предела или же станете изыскивать для передышки каждую свободную минуту — и постепенно вы примиритесь с любой отговоркой, с любым оправданием, которое вам удастся придумать для выискивания таких свободных минут,

Ограничьте до предела свою «политику открытых дверей». Хорошим управляющим часто считается человек, двери которого постоянно широко открыты для своих подчиненных. Они идут к нему консультироваться по любому вопросу. «Политика открытых дверей», как правило, ведет к неразумному разбазариванию времени. Поэтому управляющий, которому требуется больше времени, может оказаться вынужденным ограничить свою «политику открытых дверей» строго установленными часами приема. Если вы стоите перед той же проблемой, то дайте знать своим сотрудникам (и секретарю в том числе), что ваши двери всегда открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими вопросами пусть к вам обращаются только в установленные часы приема.

Когда вы назначаете встречи со своими подчиненными (во многих случаях это единственный путь для решения запутанных вопросов), то каждому из них заранее дайте знать, по какому вопросу вы их вызываете. Это позволит им подобрать необходимый материал, который, по их мнению, поможет осветить обсуждаемый вопрос. Одно только это даст вам возможность ежемесячно экономить многие часы.

Еще больше времени вы сможете сэкономить для себя и для своих подчиненных, если стандартизируете технику приема подчиненных и будете требовать, чтобы они обосновывали свои просьбы о помощи или принятии того или иного решения путем четкого изложения сути своих проблем. Пусть они твердо усвоят, что вы всегда их спросите:

В чем суть проблемы?

Какие препятствия на пути ее решения?

Что, по их мнению, может и должно устранить существующие препятствия?

Что конкретно они предлагают?

Почему?

Кто (или какие другие отделы организации) будут затронуты этим действием?

В приведенных вопросах вы найдете несколько здравых управленческих принципов, которым вы должны следовать сами и воспитать своих подчиненных в том же духе.

— Они заставляют думать каждого, кто ставит или формулирует какой-либо вопрос.

— Они побуждают человека к принятию на себя ответственности за действия и за результаты.

— Они способствуют передаче части своих полномочий, потому что, предлагая решение, подчиненный в действительности просит прав на принятие самостоятельных решений, касающихся его работы.

— Они порождают чувство коллективизма, всегда столь необходимого для настоящей коллективной работы, ибо когда подчиненный просит принять то или иное решение, то он представляет всю необходимую информацию, основываясь на которой руководитель может принять на месте и без промедления разумное решение.

Все эти положения будут детально разбираться в последующих главах.

Ограничьте количество своих решений практическими вопросами. Если через месяц после введения журнала вы сделаете тщательный обзор произведенных в нем записей о проделанной работе, то, несомненно, вскроете серьезные упущения в использовании своего времени в совершенно неожиданных местах. И если вы не являетесь действительно исключительным управляющим или исключительно ленивым управляющим, то обнаружите, что уйма времени у вас уходит на взвешивание не относящихся к делу фактов и на принятие никому не нужных решений. (Большинство управляющих, пытаясь доказать свою способность быстро все решать и делать, часто отвлекаются от исполнения своих обязанностей, для того чтобы решить любой возникающий, но не относящийся к делу вопрос.) Тщательно просмотрите свой журнал (или же любые сделанные вами записи, которые отражают ваши ежедневные занятия) и отберите решения, которые вы сделали преждевременно или непродуманно.

Может случиться и так, что ваш руководитель случайно обмолвился о возможности расширения вашей сферы управления и попросит вас «пошевелить мозгами» и дать ему свои соображения на этот счет. Вы будете работать как проклятый и дадите ему тщательнейший анализ всех возможностей для подобных изменений и того, что это может повлечь за собой. И когда, наконец, вы сдадите ему свое добросовестное исследование с глубоким анализом и безошибочными рекомендациями решительных действий, вдруг неожиданно выясняется, что ваш руководитель уже успел благополучно позабыть обо всем. Оказывается, он просил вас только «пошевелить мозгами», а не давать скрупулезного исследования по данному вопросу.

Случается и так, что стечение необычных происшествий, следующих одно за другим, создает впечатление, что приближается катастрофа. Вы смело бросаетесь к дамбе, запихиваете в брешь свою руку и ждете, ждете, ждете... Затем приятное потрясение. Вы узнаете, что уровень воды с другой стороны дамбы находится на несколько метров ниже той бреши, которую вы так героически прикрыли своим телом. В общем, старой поговорке придан новый смысл: «Лучше отложить до завтра то, что не нужно делать сегодня!».

Заставьте оргтехнику работать на вас. В продаже имеется великое множество предметов, помогающих управляющему использовать свое время эффективно и по своему усмотрению. Большинство из них являются общедоступными и дешевыми, поэтому многие управляющие считают это само собой разумеющимся и не пользуются ими. Но немного поразмыслив над тем, что они дают, вы поймете, что их применение может в огромной степени облегчить ваш труд.

Рационализируйте процесс прохождения бумаг.Начните со своего настольного ящика, куда секретарь кладет приходящую почту. Не являет ли он собой пример сумбура, где свежая почта положена сверху, а предыдущая корреспонденция находится снизу без учета важности бумаг? Не превратился ли он у вас в мусорный ящик, куда сваливают все в порядке поступления: письма, записки, меморандумы, циркуляры, внутреннюю и внешнюю переписку, докладные записки, журналы, газеты и вообще всевозможные бумаги? Неужели каждое утро вы тратите драгоценные минуты на просмотр содержимого этого ящика, чтобы выяснить, есть ли там что-нибудь ценное?

И если это так, то значит настало время перестроить свою работу и работу своего секретаря. Заставьте ее раскладывать всю почту по степени важности и только после этого приносить вам. Для сортировки почты можно использовать несколько видов хороших настольных конторок, имеющихся в продаже, для этой же цели удобно также использовать полдюжины цветных папок, вложенных в одну большую папку.

Прежде всего разделайтесь с наиболее важными бумагами. Никогда не возвращайтесь дважды к одной и той же бумаге, если только это не требуется по ходу дела. Пусть секретарь или кто-либо из сотрудников подготавливает для вас проекты ответов по всей текущей переписке. Когда же вы возвращаете их на доработку или переделку, то прикалывайте к ним и свои проекты ответов письма и бумаги. В том случае, если вы собираетесь что-нибудь видоизменить в корреспонденции перед тем как ее подписать, вы можете затребовать эти проекты обратно.

Сделайте своим рабом диктофон, а не секретаря. Хорошего секретаря трудно найти, и если вам все же удастся разыскать, то не растрачивайте попусту свое и ее время на стенографирование. В настоящее время в магазинах продается множество диктофонов различных типов и, без сомнения, среди них найдется такой, который полностью удовлетворит ваши потребности. Имеются даже миниатюрные диктофоны на полупроводниках, позволяющие вам диктовать в разных условиях — на самолете, в поезде, в такси, в приемной и в любом другом месте. Используйте высвободившееся время для записывания своих мыслей на пленку, где бы они ни пришли вам на ум.

Приглядитесь к своему телефону. Что это: ваш друг или враг? Фермера, отказавшегося отвечать на телефонный звонок только потому, что он установил у себя телефон с одной-единственной целью — звонить другим, можно заподозрить в непрактичности, но его нельзя назвать дураком. Этот фермер знает, как избежать помех в работе.

Телефон по праву можно назвать одним из величайших изобретений, которое содействует огромной экономии времени в современном мире. Даже счетно-решающие устройства могут иметь связь по телефону. Но когда им злоупотребляют, телефон может пожирать столько же времени, сколько он экономит. В настоящее время многие руководители предпочитают сами отвечать на телефонные звонки, чтобы избежать расточительных протокольных процедур, насаждаемых не в меру ретивыми секретарями. Но когда они это делают, то стараются не давать своих личных номеров телефонов тем, кто может этим злоупотреблять. Более того, зная, что телефонный звонок может прервать совещание или нарушить ход мысли, они сами пользуются телефоном только в исключительных случаях.

Должны быть установлены определенные часы, когда никто не должен беспокоить управляющего. Все телефоны на это время должны отключаться, а для внутренней телефонной связи между управляющими должна быть установлена отдельная система.

Выбросьте все, что тормозит вашу работу. Управленческая оргтехника, о которой здесь говорилось, — это только пример, который должен заставить вас задуматься о вспомогательных средствах, имеющихся в вашем распоряжении, и о возможностях их использования. Существуют сотни подобных вспомогательных средств, но многие из них, будучи полезными в самой разнообразной обстановке, могут оказаться для вас лишь пожирателями времени. Изучите каждое приспособление применительно к вашим условиям, и если какое-нибудь из них замедляет работу, избавьтесь от него. Сделайте для себя твердым правилом не покупать никаких приспособлений, помогающих другим, до тех пор, пока вы не убедитесь, что они полезны и для вас. Вот несколько практических советов, которые помогут превратить ваш кабинет в место, где можно хорошо и разумно использовать свое время:

— Расположите свои стол и кресло так, чтобы максимально использовать освещение, отопление и охлаждение. Если вы будете по 20 раз в день вскакивать, чтобы переставить термостат или передвинуть шторы, то вы не только будете попусту тратить время, но и растрачивать на раздражение энергию своей нервной системы.

— Если вам необходимы привычные украшения на ваш стол или в кабинет, чтобы уютнее чувствовать себя в хорошо знакомом окружении, постарайтесь сделать так, чтобы эти украшения вдохновляли вас на работу, а не навевали вам сладких грез.

— Если вы много курите, а пепельница на вашем столе не гасит сигарет, которые вы зажигаете и оставляете зажженными, достаньте другую, более совершенную. Поставьте в приемной хорошенькую пепельницу, выбранную женой (или декоратором), чтобы все могли ее видеть.

— Держите рабочие принадлежности в непосредственной близости. Не заставляйте себя каждый раз тянуться за телефоном или вышагивать через весь кабинет за понадобившимся вам справочником. Не оправдывайте это тем, что вам нужны движения, — выделите для занятий гимнастикой необходимое время, и именно тогда, когда вы сможете извлечь из нее максимальную пользу.

Не позволяйте, чтобы неуместная церемонность отнимала у вас и у других людей драгоценное время. Ваши подчиненные и руководители по достоинству оценят ваш здоровый интерес к их семьям и любимым увлечениям, но все это может навязнуть в зубах, если вы с неуемным рвением бесконечно будете их расспрашивать об этом. Когда вы говорите о бизнесе, то свое личное обаяние раскрывайте лишь настолько, насколько это необходимо для того, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно.

Один руководитель часто приводит следующую историю для иллюстрации опасности «мягко стелющих» людей:

«Моя бабушка — убежденная индивидуалистка, жившая у Голубого хребта, — во всем была самостоятельна и предприимчива. Она делала свое собственное мыло — вязкую и липкую смесь, состоявшую из кухонного жира и древесной щелочи, полученной из древесной золы. И вся эта вонючая мешанина сдабривалась ароматными корнями американского лавра.

Бабушка часто говаривала: «Мягкое мыло является сильнодействующим средством для грязных рук, но этим средством надо разумно пользоваться. Если вы берете слишком много мыла или трете слишком сильно, оно может снять и кожу вместе с грязью».

И надо было видеть, какие чертики бегали в ее глазах, когда она произносила слова «мягкое мыло»1. Она вкладывала в свои слова значительно больший смысл, чем вы могли услышать».

Прекращайте любую работу сразу же после ее выполнения. Не существует никаких правил, позволяющих определить момент завершения управленческой работы. Здравый смысл подсказывает, что улучшено может быть все, что ниже совершенства. Но совершенство трудно представить, и еще труднее его добиться. Устанавливать произвольное правило для управляющего о том, когда он может считать достигнутые результаты совершенными, столь же глупо, как и поучать художника, в какой момент его создание становится шедевром. Большинство критиков согласны, что любой великий художник — это ремесленник, который интуитивно чувствует завершенность, который знает, когда нужно остановиться, и который отказывается разрушать гармонию своего шедевра путем чрезмерного его рафинирования.

В искусстве управления, как и в любом другом искусстве, величие — в простоте и завершенности. Конечный результат не содержит в себе ничего лишнего; он включает в себя только то, что должно быть включено.

Научитесь отчетливо представлять себе практический результат, к которому вы стремитесь, для каждой конкретной задачи, решаемой вами. Не удовлетворяйтесь меньшим, не лезьте из кожи для достижения большего.