Глава V. Создание отдела по обработке данных

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62

В контору или, вернее, в ту часть компании, которая в настоящее время занимается обработкой данных, вторгаются не только машины, но и новая группа людей с техническим и научным образованием. Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин требует специалистов по анализу систем, программистов, операторов, а в компаниях, имеющих собственное оборудование, еще и инженеров. Многие компании набирают этих специалистов из своих сотрудников и ими (лицами, занимающимися новой деятельностью) часто являются специалисты, которые участвовали в исследованиях, проводившихся перед внедрением автоматизации.

Перед внедрением автоматизации компания во всех случаях должна провести необходимые исследования, чтобы решить вопрос о том, какую принять новую систему и какое установить оборудование. После установки дорогостоящая вычислительная машина не должна простаивать, пока люди будут думать, как ее использовать.

Многие компании проводят два вида исследований — исследование возможности приобретения оборудования и исследование в части его применения. Если компания решила купить или арендовать оборудование, исследование возможности не проводится, а исследовательская группа немедленно приступит к исследованию вопросов, связанных с его применением.

Исследование и исследовательская группа

Руководство исследовательской группой. За исследования почти всегда отвечает один из членов руководящего состава корпорации, занимающий высший управленческий пост. Одной из причин этого и, вероятно, основной является желательность поддержки со стороны высшего руководства и обеспечения в случае необходимости своевременного получения исследовательской группой требующейся ей информации. Некоторые компании обнаружили, что руководители и младшие управляющие, опасающиеся за свою работу, не всегда оказывают помощь в этом деле.

Таким ответственным сотрудником корпорации часто является контролер. Это назначение логично, потому что исторически он был тем членом руководящего состава корпорации, который ратовал за внедрение и эксплуатацию механического оборудования, а также ввиду того, что функции учета являются основными областями, в которых применяется обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин. Таким ответственным человеком может быть вице-президент или директор, отвечающий за административные службы, если в компании имеется такая должность. Реже им может быть вице-президент по административным вопросам, а в небольших компаниях — главный управляющий.

Ответственный член руководящего состава корпорации может подыскивать людей со специальным образованием и способностями по планировке и осуществлению проекта, связанного с вычислительной машиной, и набрать их из четырех источников: 1) персонала компании, 2) создателей машин, 3) консультантов и 4) других внешних источников. Число талантливых людей привлекаемых со стороны, обычно определяется количеством и качеством талантов, имеющихся в компании.

I>Использование консультантов. Преимущества консультантов в том, что они: 1) имеют широкие познания методов применения вычислительных систем в разнообразных условиях коммерческой деятельности, 2) обучены монтированию электронных установок, 3) более независимы, чем сотрудники компании, при столкновении с существующей организационной структурой, 4) объективны и независимы от личного влияния или влияния того или иного отдела, которые бессознательно или подсознательно могут привести к сомнительным выводам и 5) уменьшают зависимость от изготовителей оборудования.

С другой стороны, ориентация на консультантов имеет недостатки: 1) их следует обучить операциям клиентов, 2) они лучше знают технические функции оборудования, чем потребности компании, — положение, которое может привести к чрезмерному упору на «скобяные изделия» (оборудование) и технические аспекты, 3) они будут более оторваны от служащих компании, чем специалисты из числа служащих компании, и 4) уходя, они уносят с собой знания, которые могут потребоваться сотрудникам компании для обеспечения успеха проекта.

Использование представителей поставщиков. Компании, которые имели в прошлом хорошие отношения с поставщиком оборудования по обработке данных, могут иметь желание продолжать поддерживать с ним связи. В этом случае поставщик, который из прошлого опыта хорошо знаком с проблемами компании в области обработки данных, обычно может оказать значительную помощь. Это влияет на исследовательскую группу, а также облегчает изучение систем, поскольку возможности оборудования, которое будет использоваться, известны, и нет необходимости проводить продолжительные исследования другого конкурирующего оборудования.

Однако многие компании обсуждают с различными поставщиками требования, предъявляемые к оборудованию, и само предлагаемое оборудование и при этом ведут переговоры по конкретным условиям, которые те могут предложить. Грегори и Ван Хорн предлагают, чтобы «заявки посылались всем изготовителям оборудования, которые смогут выполнить эти требования. Возможно, что новый изготовитель сможет разработать более совершенное оборудование для системы, чем то, которое было разработано исследовательской группой покупателя. Новые фирмы в той или иной области иногда разрабатывают более современное и лучшее оборудование и соответствующие системы, чем уже известные в этом деле промышленники».

Кем не является представитель изготовителя? Вы можете и должны ожидать много от помощи представителя изготовителя. Однако существует предел этой помощи.

Не ожидайте, что представитель поставщика будет действовать как ваш консультант по управлению. Он не обязан подсказывать вам, как вести коммерческое дело и руководить им.

Не ожидайте, что он сам добудет информацию в вашей компании. Он только сообщит вам, какая информация необходима ему для оценки ваших систем и методов, а всю черновую работу вы должны поручить сотруднику вашего аппарата.

Не ожидайте, что он разработает детальные методы перевода вашей системы на машинную обработку данных, по крайней мере до тех пор, пока вы не решили вопроса о покупке его машин. Как только вы решили купить их, то подробно определите, какая вам потребуется помощь, и настаивайте на получении ее. Однако до подписания контракта не ожидайте, слишком многого.

Использование сотрудников компании. Компании, которые успешно вели у себя вычислительные системы, говорят, что исследовательская группа должна быть составлена таким образом, чтобы те же самые люди могли со временем овладеть окончательным планированием и принять основную ответственность за установку ЭВМ. Этот подход имеет здравый смысл, поскольку люди, входящие в исследовательскую группу, приобретают в процессе работы опыт и знания, необходимые для успешной работы на вычислительных машинах. В одном из исследований об установках вычислительных машин был сделан вывод, что «чрезмерная зависимость» от персонала, не являющегося персоналом компании, «вызывала» много проблем, связанных с необходимостью перестройки работы в некоторых изучаемых компаниях.

Некоторые компании начинают изучение с помощью небольшой исследовательской группы или звена из двух — четырех человек, а затем, если предварительное изучение, т. е. изучение возможностей, указывает на желательность введения системы обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, создается группа для детального изучения систем, методов и оборудования. Если предварительное исследование проводит группа из трех-четырех человек, то она может включать специалиста по системам, специалиста по обработке данных, бухгалтера и (или) одного технического работника.

Полная группа должна состоять из различных специалистов, чтобы установить тесную связь в рамках всей организации, понять проблему и дополнять друг друга. «Ведущим» должен быть начальник с достаточным знанием процесса обработки данных для того, чтобы направлять работу исследовательской группы, судить о качестве работы и вести исследования в соответствии с программой и в пределах выделенных средств.

Он должен быть либо человеком, работающим в компании и имеющим представление о системах или организации, знающим методы механизации и интересующимся или знающим вычислительные машины, либо он дол- жен быть лицом, специально нанимаемым компанией со стороны и обладающим вышеуказанными качествами, за исключением того, что в этом случае обращается большее внимание на знание им вычислительных машин. У него должны быть организаторские и административные способности и он должен быть решительным и целеустремленным. Ему обычно даются достаточные полномочия, с тем чтобы он имел возможность обращаться к руководящему составу в среднем и низшем звеньях и говорить с ними как с равными. Он должен иметь доступ к высшему руководству, докладывая ему через комитет по вопросам внедрения электроники, который может оказывать помощь в решении по крайней мере некоторых «деликатных ситуаций», существующих, по-видимому, почти в любой компании. Остальные члены группы, проводящей исследование по вопросам применения ЭВМ, составляют большинство специалистов, описываемых ниже.

Специалисты по анализу систем. Специалисты по системам лучше всего подготовлены для выполнения задачи по изучению существующих систем и разработки новых систем, необходимых для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин. Они должны подбираться по их техническим знаниям по крайней мере в одной из следующих областей, — учет, экономика, электроника, математика, производство или разработка систем. Достаточно иметь одного хорошего специалиста по системам, но он должен быть самым лучшим. При большом объеме работы потребуется несколько специалистов по анализу систем.

Специалисты по анализу проектов. Людям, которые будут заниматься специфическими вопросами анализа проектов, требуются меньшие знания и подготовка, чем специалистам по анализу систем. У них должны быть аналитические способности, личная инициатива и способность работать с техническим персоналом.

Технический персонал. Каждый человек, выбранный из оперативного и производственного управления, должен иметь хорошее общее представление о всех видах деятельности в его специфической области и иметь несколько лет солидного опыта работы в представляемых ими областях деятельности, быть живым и наблюдательным, иметь достаточное воображение для разработки улучшений и готовность принимать изменения, предлагаемые другими.

Бухгалтеры и ревизоры. Желательно иметь человека из управления контролера, с тем чтобы обеспечить надлежащий учет, а ревизионное управление будет заинтересовано в том, чтобы новая система включала необходимые элементы, дающие возможность проводить ревизии.

Специалист по обработке данных. Один человек в исследовательской группе должен ознакомиться с электронно-вычислительной техникой и современными коммерческими методами контроля. Хороший работник из отдела по обработке данных, использующий более традиционные машины, имеет солидные знания, часть которых может пригодиться.

Кадровик. В группу должен быть включен представитель отдела кадров для проверки и подготовки сотрудников, которые будут назначены на новую работу, согласования переводов и переаттестации остальных сотрудников и подбора новых технических работников, если они потребуются.

Технический отдел. При решении проблем размещения и монтажа может потребоваться сотрудничество с техническим отделом.

Программисты. Многие программисты в исследовательской группе, особенно сотрудники компании, отбираемые (после проверки) для изучения программирования, начинают с кодирования, используя схемы потоков информации, подготовленные специалистами по анализу. Почти 3/4 или даже более задач по подготовке программы заключается в анализе и вычерчивании поточных схем.

Из сотрудников компании, входящих в исследовательскую группу, в частности, специалистов по системам и анализу проекта, специалистов по обработке данных и программистов, будет укомплектован новый отдел или иная структурная единица по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники. Это специалисты, которые «обычно являлись резервом для выдвижения на должности младших руководителей или руководителей более высокого ранга или уже занимали эти должности. В случае если исследование покажет, что компания должна приступить к установке оборудования для обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, эта группа должна взять и в большинстве случаев берет на себя большую часть ответственности за эту установку».

Подразделение по обработке данных

При небольшой вычислительной установке. Для помощи в обработке своих данных компания «Анчор Серум Сент Джозеф», штат Миссури, использует небольшую вычислительную машину LGP-30. Подразделение, работающее на этой машине, является частью центральной конторы и состоит из подготовленного канцелярского персонала. Хотя компания является ведущей в этой области и самым крупным в мире производителем свиной сыворотки, она имеет скромные размеры. В ней работает 400 человек, а ее товарооборот составляет приблизительно 10 млн. долл. в год.

Необходимость в обработке данных является особенностью коммерческой деятельности этой компании. Контролер компании «Анчор Серум» перед установкой оборудования произвел исследования, чтобы определить, какое из имеющегося оборудования по обработке данных (включая систему перфорационного оборудования) лучше всего подходит для нужд компании. После выбора LGP-30 все подразделение по обработке данных было передано в подчинение управляющему конторы. Вычислительная машина настольного размера была установлена таким же образом, как и остальное конторское оборудование. Она не требовала специального монтажа и не вызывала потребности в кондиционировании воздуха.

Для того чтобы подготовить себя к новым и дополнительным обязанностям, управляющий конторой прошел двухнедельный курс обучения у изготовителя. Вначале он не только отвечал, но фактически сам производил все программирование и работал на вычислительной машине.

Впоследствии другой служащий компании был подготовлен в качестве оператора и программиста для работы на вычислительной машине и составления программ под руководством управляющего конторой.

Подразделение по обработке данных включает еще четверых служащих: двух операторов машины, обрабатывающей счета, оператора дополнительного перфоратора и оператора перфорационной машины, обрабатывающего данные о заработной плате. Кроме вычислительной машины, подразделение по обработке данных имеет следующее оборудование: быстродействующее читающее устройство и перфоратор, два флексорайтера, один из которых действует на линии, а другой — вне линии; два суммирующих перфорационных устройства компании «Нэшнл кэш реджистер» и счетную машину «Фриден» модели CTS.

Место в организационной структуре более крупного подразделения. Когда вычислительные машины впервые начали появляться в промышленных корпорациях, они почти неизменно находились в распоряжении главного должностного лица компании по финансовым вопросам. Причины подобного решения вполне очевидны: 1) контролер часто играл ведущую роль в изучении, которое предшествовало установке вычислительной машины; 2) во многих компаниях первоначально машины примерялись прежде всего для учета, а предварительное изучение сводилось главным образом к сравнению больших затрат на новое оборудование и ожидаемого сокращения затрат на учет и канцелярские расходы. Подобный финансовый анализ вполне естественно является функцией руководящего работника, отвечающего за финансовые вопросы; 3) вычислительная машина рассматривалась как сверхбыстродействующее усовершенствование обычного табулирующего оборудования, за которое он обычно отвечал, и мыслилось как средство более быстрой обработки тех же данных, которые подготавливались в прошлом.

Подчинение вычислительной машины главному должностному лицу по финансовым вопросам при определенных условиях оказалось приемлемым во многих компаниях (гл. II, рис. 12 и 16). Эти условия обычно связаны с личностью и интересами контролера или должностного лица, отвечающего за финансовые вопросы, с его положением в компании, характером коммерческой деятельности компании и характером функций, избранных для обработки на вычислительной машине.

В других компаниях оказалось, что передача вычислительной машины финансовой группе скорее затрудняла, а не облегчала эффективное ее использование. «Когда контролер ориентируется больше на учет, чем на управление, или когда он является подчиненным, а не равным руководителям других отделов, вполне вероятно, что вычислительная машина не будет использоваться наилучшим образом». Аналогичным образом, если применение машины в основном носит оперативный характер (а не финансовый) и если компания будет извлекать выгоды из обработки данных как научного, так и коммерческого характера, тогда «выгоды могут состоять в организационном подчинении вычислительной машины за пределами финансовой группы компании». Следовательно, первоначальное местонахождение вычислительной машины в организационной структуре не всегда оказывалось ее постоянным местонахождением.

Как отмечалось в гл. II, ряд корпораций изменил общую организационную структуру компаний, объединив под руководством высокопоставленного должностного лица обработку данных и другие административно-канцелярские операции, что непосредственно отразилось на всех сторонах деятельности компаний и что по своей природе действительно присуще корпорациям. Новую структурную единицу корпорации можно назвать административными службами, службами управления или какими-либо другими соответствующими названиями.

Независимо от местонахождения электронно-вычислительной машины обработка данных с ее помощью должна производиться в ключевой точке, вблизи высшего звена организационной структуры. Подразделение по обработке данных заслуживает того, чтобы находиться при высшем руководстве. Если вычислительная машина остается в рамках организации, подчиненной финансовому руководителю, то повышается по своей важности ответственность за услуги, оказываемые вычислительной машиной. Управляющий, отвечающий за обработку данных, обычно подчиняется непосредственно члену высшего руководства.

Обработка данных в компании по страхованию жизни «Пасифик Мьючэл»

В конце 1952 г. компания по страхованию жизни «Пасифик Мьючэл» начала изучать обработку данных с помощью электронно-вычислительных машин. Детальное исследование существующих систем было закончено к концу 1953 г., изучение возможностей применения — в апреле 1954 г. В сентябре того же года было отобрано оборудование, которое компания считала наиболее подходящим для ее потребностей, — «УНИВАК I». Вычислительная машина была поставлена в августе 1955 г. В августе 1958 г. модель «УНИВАК I» была заменена более современной, многосторонней и более быстрой системой— «УНИВАК II» (рис. 17).

Компания «Пасифик Мьючэл» является компанией среднего размера; она осуществляет страхование жизни на 2 3/4 млрд. долл. и имеет активы более чем на 600 млн. долл. Каждый год она выплачивает около 85 млн. долл. страхового вознаграждения. В компании работает около 1500 человек: почти 1000 в главной конторе и свыше 500 в местных отделениях.

Введенная компанией система обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины осуществляет обработку всех счетов, бухгалтерские операции и учет 350 тыс. полисов по индивидуальному страхованию жизни. Система, работающая полностью с использованием лент, действует с законченным ежедневным циклом. Это означает, что вся документация обрабатывается, приводится в соответствие с данными на последнюю дату и переписывается к концу каждого дня. Этот процесс позволяет компании быстро получать значительно больше сведений о любом полисе, чем раньше. В результате компания может предоставить лучшие услуги своим клиентам: например, легкая быстрая обработка вычислительной машиной учетных данных, которая в другом случае могла быть сложной, позволяет объединять для специфических потребностей самые различные объекты страхования в одном полисе. В I960 г. компания «Пасифик Мьючэл» перевела обработку счетов и учет почти по 23 тыс. ипотечным ссудам на электронно-вычислительную машину. Затем она перевела свою работу по групповому страхованию на учет с помощью электронной техники.

Обработка данных с помощью электронно-вычислительной машины в компании «Пасифик Мьючэл» ведется в двух подразделениях, называемых отделами, — отдел развития систем и отдел электронного учета. Оба этих отдела включены в службы, подчиненные административному комитету компании. Главы (управляющие) этих двух отделов (рис. 21 и 22) подчинены казначею, члену руководящего состава корпорации.

Разработка систем. Для разработки различных стадий программирования и анализа требуется более 30 человек. Все эти программисты работают в отделе развития систем, за исключением нескольких человек, находящихся в отделе электронного учета и отвечающих за программы, применяемые в машинах в настоящее время. Функция программиста состоит в том, чтобы изучать и анализировать детали каждой операции, выполняемой машиной. Затем он подготавливает кодированные инструкции, которые позволяют машине завершить максимально быстро операцию.

Первоначальная группа программирования, 2/3 состава которой было переведено из других подразделений компании, прошла трехмесячные курсы по технике программирования. Потребовалось от 6 до 12 месяцев опыта практической работы, прежде чем они полностью освоили свое дело. К лицам, занимающим высокие посты в работе по программированию, предъявляются повышенные требования, но они хорошо оплачиваются. Это один из высоких постов в коммерческой деятельности, который открыт для женщин.

Хотя начальник отдела развития систем должен иметь хорошую подготовку по программированию, его обязанности заключаются в руководстве и надзоре. Ему подчинены программисты различных категорий, включая главного программиста. Категории программистов и их обязанности следующие:

Старший программист (Ранг 9)

Под общим руководством начальника отдела анализирует и оценивает проблемы в целях определения возможности их обработки вычислительной системой и после консультаций подготавливает предложения о методах обработки информации. Определяет стоимость, время и необходимый персонал для программирования и кодирования новой задачи. В ходе работы консультируется с персоналом других подразделений в отношении вадач и промежуточных результатов. Подготавливает отчеты о ходе работ по проблемам. Руководит и контролирует работу персонала, необходимого для анализа, программирования и кодирования проблем.

Программист (Ранг 8)

Под руководством старшего программиста отвечает за полное программирование и кодирование новых проблем и разрабатывает методы, необходимые для выполнения этой работы. Помогает производить расчеты затрат, времени и персонала, необходимых для работы на вычислительной машине. Подготавливает инструкции о методах, необходимых для выполнения работы полностью. Подготавливает контрольные материалы и проверяет обычные операции на установке по обработке данных. Может проверять работу младшего персонала.

Младший программист (Ранг 6)

Под руководством программиста составляет программы и кодирует новые задачи. Помогает при подготовке контрольных материалов для программы, при подготовке инструкций о методах, необходимых для работы, при анализе новых проблем и разработке методов, необходимых для выполнения работы.

Практикант-программист (Ранг 5)

Под непосредственным наблюдением программиста изучает работу по программированию и кодированию, необходимую для обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины. Может быть использован для помощи в сборе информации для анализа, в составлении схем потоков информации и кодирования новых проблем.

Отдел электронного учета. Отдел электронного учета занимается использованием и уходом за оборудованием, обрабатывающим данные с помощью электронно-вычислительной машины. Он обрабатывает всю вводимую и выдаваемую информацию и отвечает за качество обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники. Этот отдел, возглавляемый управляющим, имеет четыре подотдела (рис. 22).

1. Большинство компаний, использующих электронно-вычислительные системы, зависит от поставщика в отношении технической эксплуатации. Однако компания «Пасифик Мьючэл» имеет свой собственный персонал для профилактического ремонта, включающий 9 человек, работающих в три смены. Эту группу возглавляет инженер с высшим образованием, и его штат состоит из старших техников и учеников следующих категорий: старший инженер, инженер, старший техник, техник и техник-практикант. Одна из функций техника-практиканта заключается в поддержании чистоты и в уходе за лентами вычислительной машины.

2. Операционный подотдел отвечает за работу вычислительной машины, выполнение оперативных программ, содержание библиотеки программ и картотек лент и т. п. Штат состоит из 8 человек, включая главного оператора. Они работают на оборудовании в три смены. Операторы, говорит Уисли С. Багби, «занимаются прежде всего выполнением работы и больше интересуются продукцией системы, чем ее теорией. Очень трудно требовать от хорошего оператора особых навыков. Главным оператором обычно является инженер или математик с высшим образованием, имеющий опыт работы с системой машин определенного вида. Остальной его персонал представляет собой способных к механике производственных рабочих, для которых необходимы шестимесячная официальная подготовка и обучение в ходе работы. Хотя не существует определенного соотношения между способными операторами перфорационных машин и операторами вычислительных систем, в компании «Пасифик Мьючэл» трое были ранее высококвалифицированными операторами табулирующего оборудования».

Категории работ и описание работы персонала оперативного управления следующие:

Старший оператор (Ранг 8)

Под руководством начальника управления отвечает за работу всех устройств оборудования и контроль за работой операционного персонала. Разрабатывает методы и технику выполнения операций и вносит рекомендации по их совершенствованию. Подготавливает и накапливает необходимые оперативные отчеты и доклады. Хранит библиотеки программ. Имеет запас форм и всего необходимого для работы в соответствии с установившейся практикой хранения. Отвечает за обучение операторов.

Оператор (Ранг 7)

Под общим наблюдением старшего оператора работает на всех видах оборудования по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники и остальных периферических устройствах. Осуществляет оперативный учет, ведет библиотеки программ и хранит картотеки дел. Информирует о компонентах запрограммированных систем и библиотек программ, знакомится с основами навыков программирования и кодирования. Может руководить персоналом, необходимым для работы вычислительной системы, и помогает в обучении операторов.

Оператор-практикант (Ранг 5)

Под непосредственным наблюдением оператора изучает и работает на всех устройствах по вводу ленты и на остальных периферических устройствах,

Помощник оператора (Ранг 3)

Под наблюдением оператора помогает собирать, разбирать, обрабатывать и маркировать картотеки лент. Содержит в надлежащем порядке формы, запасные материалы и картотеки лент. Изучает периферическое оборудование и работает на нем.

3. В подотделе преобразования данных требуется 13 служащих для перевода данных в форму, подходящую для обработки на машине. Большинство из них — опытные машинистки, не требующие специальной подготовки. Основное требование к этой работе — точность и быстрота.

4. Четвертый подотдел (по программированию) включает несколько программистов, назначенных в это управление. Их функции состоят в том, чтобы модифицировать и улучшать библиотеки, содержащие инструкции для программ, и разрабатывать специальную информацию, содержащуюся на магнитных лентах.

Система обработки данных с помощью электронно-вычислительной машины, обслуживаемой этими сотрудниками, привела не только к экономии долларов и центов, но также и к другим выгодам. К концу первых пяти лет ее работы Уисли С. Багби суммировал опыт компании «Пасифик Мьючэл» следующим образом: «...Наши затраты по переходу на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины были значительно выше, чем мы ожидали. Несмотря на это, все наши капиталовложения в размере 2,5 млн. долл. были покрыты за счет экономии расходов на канцелярские операции к концу пятилетнего срока... Конечно, эта экономия на канцелярских операциях будет продолжаться в каждый последующий год, поскольку мы уже амортизировали все наши капиталовложения на электронно-вычислительное оборудование и затраты по переводу обработки данных на эту систему в течение первых пяти лет.

Наша электронно-вычислительная установка сделала значительно больше, чем только окупила себя. Она позволила нам полнее использовать квалификацию наших сотрудников путем повышения уровня работы во всей конторе. Она заменила собой скучную конторскую работу, состоявшую из повторяющихся, скучных, монотонных задач по сортировке, регистрации, проверке, контролю и отправке документов. Поскольку наша настоящая работа более интересна, то после перевода на эту систему обработки данных у нас сократилась текучесть кадров.

Помимо того что электронно-вычислительная установка позволила нам выполнять значительно больший объем работы без увеличения штата, она улучшила обслуживание наших держателей полисов и агентов. Все наши отчеты сводятся ежедневно. Мы можем быстро получать значительно больше информации о любом отдельном полисе, чем это имело место, когда нам приходилось искать ее в 7 различных самостоятельных отделах (что было необходимо при старых методах), так что теперь, мы можем предоставить нашим клиентам «немедленные услуги».

Наши методы обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники привели к значительному улучшению работы по привлечению клиентов. Вследствие легкости машинной обработки, что раньше было бы затруднено из-за существовавшей организации учета, наши агенты могут объединять различные виды страхования: жизни, от несчастного случая, здоровья в один договор страхования, приспособленный к индивидуальным потребностям каждой данной семьи.

Имеется другое очень ощутимое улучшение в нашей работе, которое можно отнести за счет нашей электронно-вычислительной установки. Когда был завершен переход на эту систему и более 100 рабочих мест со столами, картотеками и т. п. были ликвидированы, мы впервые в истории нашей конторы имели в здании достаточно места, для того чтобы разместить наших людей... Мы смогли реорганизовать наши оперативные подотделы на подлинно функциональной основе, расположив их в освободившихся помещениях таким образом, чтобы уменьшить до минимума проблему потоков работы между подотделами. Все это имело очень благоприятное воздействие на моральный дух служащих, а также на эффективность их работы.

Все эти выгоды являются очень реальными, и они уже достигнуты. Кроме того, у нас теперь имеется обширная информация о наших владельцах полисов и характере их страховок, что помогает нам быстрее и лучше принимать решения».

В компании «Проктер и Гамбл»

В 1954 г. компания «Проктер и Гамбл» создала в своих главных конторах в Цинциннати управление, называвшееся в то время Управлением планирования методов конторской работы, в котором были один управляющий, два специалиста по анализу методов и секретарь. В настоящее время каждая основная область деятельности компании, является ли это продажами или строительством, производством или закупками, рекламой и исследованиями, от Цинциннати до Филиппинских островов включена в системы обработки данных, которые используют средства общего вычислительного центра компании, являющегося подразделением управления системами по обработке данных компании.

Новое управление было первоначально создано в качестве орудия для группы контролеров, и его функции касались всех управлений. Позднее компания «осознала растущие выгоды, которые можно получить из обработки как научных, так и коммерческих данных», и «начала вводить все больше и больше вычислительной техники» в коммерческие системы. В результате в 1958 г. компания возложила ответственность за обработку данных на вице-президента по вопросам производства1.

Рис. 23 представляет собой функциональную диаграмму организационной структуры компании, показывающую отношение общего управления к остальным структурным подразделениям компании. Управление функционирует в соответствии с положением и под надзором административного комитета, состоящего из председателя совета директоров корпорации, президента, вице-президента по общей деятельности и других руководителей, отвечающих за производство основных продуктов, штаты и (или) финансовые управления компании.

Что касается организации обработки данных, то характер ее развития планировался, проверялся, оценивался и пересматривался в соответствии с получаемыми указаниями. Как будет видно из замечаний, приводимых ниже, управление системами обработки данных было и остается растущей структурной единицей, а планы уже предсказывают ее расширение, которое будет означать организацию крупных обслуживающих центров в нескольких местах и увеличение штата более чем до 200 человек.

функции управления можно кратко изложить следующим образом:

1. Проводит изучение систем обработки данных в масштабах всей компании.

2. Руководит установкой оборудования и переходом на новые системы обработки данных.

3. Руководит работой сети центров по обработке данных.

4. Разрабатывает и вносит улучшения в системы, действующие в масштабах всей компании.

5. Проводит исследования нового оборудования и методов обработки данных.

6. Организует выполнение программ по ознакомлению и изучению оборудования по обработке данных, вычислительного оборудования и оборудования связи.

7. Осуществляет координацию и консультации по:

а) изучению методов обработки данных внутри управлений и отделов;

б) комплексной обработке данных;

в) аренде или покупке нового оборудования для обработки данных;

г) вычислительным машинам, программированию и вычислительной технике;

д) разработке форм и отчетов;

е) использованию консультантов со стороны.

Организационная структура управления. Управление состоит из шести подразделений: анализа систем по обработке данных, применения систем по обработке данных, главного центра по обработке данных корпорации, регионального центра по обработке данных Восточного побережья, научно-исследовательской работы по обработке данных и технического обслуживания. Во главе каждого стоит управляющий. Кроме того, управляющие возглавляют секцию ремонта систем, региональный центр по обработке данных в Балтиморе и региональный центр по обработке данных в Бостоне. Роль этих структурных подразделений управления следующая.

Группа анализа систем по обработке данных отвечает за проведение исследований. Штат этой группы осуществляет широкий круг исследований, которые охватывают любую или все коммерческие функции и связаны только с некоторыми или со многими отделами и управлениями. Исследование считается законченным только после того, как будет разработана основная система (применение), определены предстоящие затраты и выгоды и соответствующие отделы назначат представителей (называемых членами «бригады» по установке) для помощи в разработке и внедрении новой системы.

Группа применения систем по обработке данных координирует работу по введению системы. Каждая разработка применения возглавляется руководителем проекта. Ему непосредственно подчинено достаточное количество программистов. Дополнительную поддержку он получает от членов «бригады» из других подразделений, которые связаны со «старой» или «новой» системой. Организационная структура «бригады», производящей изучение обработки данных в масштабах всей компании, показана на рис. 25. На диаграмме видна не только подчиненность, но и задачи членов группы. Вычислительные установки, монтируемые этой группой, становятся производственной программой завтрашнего дня для главных, региональных и внутриуправленческих установок.

Главный центр по обработке данных является стержнем всех систем обработки данных компании, а также центром исследовательской работы по общей системе и оборудованию. Этот центр используется как бюро обслуживания для отделов компании, не имеющих установок или нуждающихся в больших «мощностях» по обработке данных, чем они у себя имеют. Сосредоточение в одном месте обработки многих коммерческих данных, а также обработки научной информации и соединение математической и коммерческой обработки позволяют компании оснастить центр довольно сложным оборудованием. Центр имеет несколько секций.

Вычислительная секция имеет вычислительные машины «ИБМ 1401», «ИБМ 1410» и «ИБМ 705» (модель III) со скоростными лентами. Кроме того, эта секция использует электронную автоматическую установку (ЭАУ), телеинформацию и оборудование по обработке форм. Секция ввода данных и обслуживания выполняет разнообразные функции, связанные с подготовкой данных для ввода, составлением программы работы и обслуживанием. Секция эксплуатации систем «патронирует» над все возрастающим комплексом систем обработки данных, касающихся производства, каждая из которых может нуждаться в изменении цен, добавлении новых свойств и удалении устаревших частей. Балтиморский региональный центр обработки данных, работающий с января 1961 г., является небольшим специализированным центром. Он использует лишь ограниченное перфорационное оборудование и передатчики, связан с главным центром в Цинциннати и зависит от Цинциннати в отношении обслуживающего персонала. Балтиморский центр обслуживает несколько отделов, «группирующихся» вокруг него, например, торговую контору, подчиненную отделу периферийных контор, и контору планирования отгрузок, подчиненную Балтиморскому заводу.

Научно-исследовательская группа обработки данных занимается разнообразной деятельностью. Ее персонал изучает оборудование по обработке данных — вычислительные машины, связь, ввод и выдачу данных, обработку документов, чтение сведений, записанных магнитными чернилами и другими чувствительными средствами, и т. п. Методы программирования, математические средства, моделирование и контроль за ходом процесса обработки данных — все это требует внимания

Группа технического обслуживания разделяет с оперативными и и управленческими подразделениями компании знания, разработанные или разрабатывающиеся в Управлении обработки данных. Эта группа имеет троякое назначение: координировать увязку систем, имеющихся в управлениях с системами, общими для всей компании, помогать и давать консультации управлениям о наилучших методах для использования при изучении, конструировании и установке систем обработки данных, а также дает советы по выбору оборудования.

Региональный центр по обработке данных Восточного побережья включает и другой центр в Бостоне, который был открыт в 1962 г. Он также оказывает услуги оперативном и административным отделам. Г-н Свенсон так объясняет причину создания региональных центров по обработке данных:

«Для того чтобы обслуживать наилучшим образом потребности бизнеса и уменьшить опасность слишком большой централизации, мы запланировали другие центры по обработке данных в местах, удаленных от главного центра нашей корпорации. Эти региональные центры по обработке данных могут быть большими или небольшими в зависимости от оборудования, в котором нуждается каждый из них. Они будут связаны друг с другом и с главным центром по обработке данных телеграфом или другими средствами для обеспечения быстроты обработки, телеинформации и поддержки друг друга. Вся сеть будет работать под руководством Управления системами обработки данных».

Региональный центр по обработке данных Восточного побережья является «большим» центром, оснащенным крупным вычислительным оборудованием, в то время как Бостонский центр является «небольшим» центром, имеющим менее мощное оборудование и зависящим от регионального центра Восточного побережья. Планируется создать другие .«крупные» или «небольшие» центры, охватывающие сферу деятельности от одного побережья до другого, для обслуживания заводов и контор различных подразделений компании «Проктер и Гамбл».

Эти подразделения пользуются услугами персонала группы операций и планирования и привлеченных консультантов. В функции группы операций и планирования входит помощь руководителю управления системами обработки данных и всем остальным группам путем координации таких общих для них функций, как набор служащих, выполнение программ подготовки кадров, обучение, повышение квалификации и передвижение персонала. Привлеченные консультанты, включая представителей изготовителей оборудования и фирм, размещаются в конторах компании «Проктер и Гамбл» вместе с обычным персоналом. Их услугами пользуются не только Управление системами обработки данных, но также и другие группы отделов и управлений компании.

Внутриуправленческие центры обработки данных. Не все данные нуждаются в обработке общими центрами. Многие операции могут более эффективно обрабатываться в рамках производственных или административных подразделений. Например, отдел рекламы компании «Проктер и Гамбл» имеет достаточно машин для обработки миллионов экземпляров рекламных купонов, которые используются для продвижения товаров. Перфорированный купон размером в 1/3 перфокарты был впервые применен компанией «Проктер и Гамбл» в середине 50-х годов. В настоящее время разрабатываются планы по обработке этих купонов с помощью небольшой стационарной вычислительной машины, поставленной в центре по оплате купонов. Отдельные управления несут полную ответственность за работу своих собственных вычислительных центров. Они могут обращаться к управлению системами обработки данных компании за советом, руководством и консультацией.

Человек, который должен возглавлять управление по обработке данных

Как уже указывалось, руководитель Управления по обработке данных с помощью электронно-вычислительных машин часто, если не обычно, является членом группы, которая проводила обследование. Возможно, этим и объясняется, почему так мало информации имеется в отношении качеств, которыми он должен обладать. Дуглас Д. Хаббард, специалист по обработке данных и призер конкурса на лучший очерк, организованного газетой «Нью-Йорк таймс», детально описывает эти качества:

«Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его выдумывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи.

Руководитель обработки данных должен проявлять большое любопытство ко всему, что происходит вокруг него. Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом, непосредственном «почему»? Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко. Он должен удивляться, почему ручная работа, с трудом выполняемая в другом управлении, не переведена на машины и почему очень небольшая работа со множеством машинных этапов выполняется на машинах. Он должен иметь ненасытное любопытство, настолько поглощающее, что оно заставляет его активно изучать, пробовать, улучшать. Однако закрепленные за ним обязанности и задачи не должны игнорироваться в его погоне за дополнительными фактами... Он не должен переходить границы и вместе с тем всегда отстаивать свои права. Он должен серьезно волноваться за недостатки своего управления, но преодолевать их. Он должен уметь не соглашаться, не будучи неприятным Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи и достижения, но не давать им уводить себя в сторону. Он должен быть достаточно энергичным для того, чтобы ежечасно и ежеминутно жить своей работой, и достаточно не энергичным, чтобы чувствовать, что каждый в этом мире работает упорнее, чем он.

Когда его машины становятся его друзьями и он может добиться от них оптимальных результатов..., тогда он — руководитель обработки данных».

При обсуждении деятельности управления по обработке данных упор делается на далеко идущее воздействие автоматизации. Поскольку централизация канцелярской работы является основой для комплексной обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин, то она затрагивает все управления компании. Руководители, а также управляющие низшего и среднего звеньев в производственных торговых и оперативных отделах компании получают новый отдел или подразделение, обслуживающее их, и освобождаются от задачи выполнения большой учетной и канцелярской работы.

Если компания не очень маленькая, то управляющие низшего звена будут проводить или помогать проводить исследования, предшествующие установке вычислительной техники. Большинство компаний укомплектовывают свои отделы по обработке данных с помощью электронно-вычислительной техники персоналом, отобранным из числа своих собственных сотрудников. Во главе же отдела или подразделения ставится человек, который начал свою карьеру членом бригады по изучению или возможно возглавлял ее.