2.3. Облік касових операцій

Для планомірної організації грошового обігу як госпрозрахункові підприємства та організації, так і бюджетні установи зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку і витрачають, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню, сти­пендій, авансів на відрядження, на господарські та інші витрати.

Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).

Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 335.

У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11–111/335–1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами до уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства вста­новлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.

Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється
тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, наприклад, у зв’язку із його відпусткою, виконання його обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним роз­писом не передбачено посади касира, виплата заробітної плати працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отри­мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решті установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі довіреності (рис. 2.12) чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.

ПТУ-52                       Бланк суворої звітності

підприємтво-одержувач і його адреса        Типова форма № М-2

Затверджена наказом Мінстату України

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ                 21.06.96 р. № 192

підприємтво-платник і його адреса

ПТУ-52                       Код за УКУД

рахунок 200075026 МФО

Відділення Державного казначейства        Довіреність дійсна до 1 листопада 1999 р.

(найменування банку)

Дата видачі 21 жовтня 1999 р.

Видано касиру Доценко Раїсі Вікторівні

(посада, прізвище, ім’я, по батькові)

Документ, що засвідчує особу Паспорт

серія IV–КЕ № 605105 від 7 жовтня 1980 р.

Виданий Решетилівським РВВС

(ким виданий документ)

На отримання від Відділення Державного казначейства

цінностей за договором № 15 від 30 вересня 1999 року

(№ і дата наряду)

Зворотний бік довіреності

Перелік цінностей, які належить отримати:

Підпис             засвідчую

(зразок підпису особи, що одержує довіреність)

Керівник підприємства

Головний бухгалтер

Місце печатки

До каси можуть надходити гроші і з інших джерел. В усіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при­бутковий касовий ордер № КО-1 з відривною квитанцією. Видача готівки з каси оформляється, як правило, видатковим касовим ордером № КО-2. Гроші можуть видаватися і за іншими оформленими документами, але з доданням видаткового касового ордера чи з накладанням на цих документах штампа, який замінює видатковий касовий ордер.

В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійсню­ватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов’язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заро­бітної плати.

Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.

Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.

Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.

Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 2.13, призначений активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій наведено в табл. 2.8.

Таблиця 2.8

Основні бухгалтерські проводки з обліку
касових операцій У національній валюті

З метою дотримання касової дисципліни не рідше одного разу в квартал проводиться раптова ревізія каси з повним переліком готівки і перевіркою цінностей, що знаходяться в касі. Для цього наказом керівника установи призначається комісія, яка за результатами перевірки складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення. На цю суму касир складає додатковий касовий звіт.

На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф. № 381), об’єднану з меморіальним ордером № 1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 2.14.

У разі автоматизації обліку руху грошових коштів у касі в установах за умови забезпечення повного зберігання документів аркуші касової книги формуються у вигляді машинограми «Вклад­ний аркуш касової книги». Водночас складається машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що складаються до початку наступного робочого дня, повинні мати однаковий текст і містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Машино­грама «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

Для планомірної організації грошового обігу як госпрозрахункові підприємства та організації, так і бюджетні установи зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку і витрачають, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню, сти­пендій, авансів на відрядження, на господарські та інші витрати.

Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).

Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 335.

У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11–111/335–1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами до уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства вста­новлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.

Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється
тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, наприклад, у зв’язку із його відпусткою, виконання його обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним роз­писом не передбачено посади касира, виплата заробітної плати працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отри­мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решті установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі довіреності (рис. 2.12) чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.

ПТУ-52                       Бланк суворої звітності

підприємтво-одержувач і його адреса        Типова форма № М-2

Затверджена наказом Мінстату України

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ                 21.06.96 р. № 192

підприємтво-платник і його адреса

ПТУ-52                       Код за УКУД

рахунок 200075026 МФО

Відділення Державного казначейства        Довіреність дійсна до 1 листопада 1999 р.

(найменування банку)

Дата видачі 21 жовтня 1999 р.

Видано касиру Доценко Раїсі Вікторівні

(посада, прізвище, ім’я, по батькові)

Документ, що засвідчує особу Паспорт

серія IV–КЕ № 605105 від 7 жовтня 1980 р.

Виданий Решетилівським РВВС

(ким виданий документ)

На отримання від Відділення Державного казначейства

цінностей за договором № 15 від 30 вересня 1999 року

(№ і дата наряду)

Зворотний бік довіреності

Перелік цінностей, які належить отримати:

Підпис             засвідчую

(зразок підпису особи, що одержує довіреність)

Керівник підприємства

Головний бухгалтер

Місце печатки

До каси можуть надходити гроші і з інших джерел. В усіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при­бутковий касовий ордер № КО-1 з відривною квитанцією. Видача готівки з каси оформляється, як правило, видатковим касовим ордером № КО-2. Гроші можуть видаватися і за іншими оформленими документами, але з доданням видаткового касового ордера чи з накладанням на цих документах штампа, який замінює видатковий касовий ордер.

В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійсню­ватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов’язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заро­бітної плати.

Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.

Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.

Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.

Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 2.13, призначений активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій наведено в табл. 2.8.

Таблиця 2.8

Основні бухгалтерські проводки з обліку
касових операцій У національній валюті

З метою дотримання касової дисципліни не рідше одного разу в квартал проводиться раптова ревізія каси з повним переліком готівки і перевіркою цінностей, що знаходяться в касі. Для цього наказом керівника установи призначається комісія, яка за результатами перевірки складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення. На цю суму касир складає додатковий касовий звіт.

На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф. № 381), об’єднану з меморіальним ордером № 1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 2.14.

У разі автоматизації обліку руху грошових коштів у касі в установах за умови забезпечення повного зберігання документів аркуші касової книги формуються у вигляді машинограми «Вклад­ний аркуш касової книги». Водночас складається машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що складаються до початку наступного робочого дня, повинні мати однаковий текст і містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Машино­грама «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.