6.3. Документація та оперативний облік відпускання і витрачання матеріалів

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Матеріали витрачаються на потреби установи чи реалізуються як зайві та невикористовувані. Крім цього, може мати місце внутрішнє переміщення, тобто відпускання матеріалів одним підрозділом установи іншому.

Виходячи з особливостей і конкретних умов витрачання матеріалів їх відпускання може оформлятися різними документами. Доку­ментування витрачання матеріалів організовується так, щоб забезпечити ефективний контроль за їх відпусканням і використанням.

Перелік посадових осіб, яким надано право затребування та отримання матеріалів зі складу, встановлюється керівником уста­нови, зразки їх підписів повідомляються складам.

Видача матеріалів зі складу оформляється документами, затвердженими керівником установи. Такими документами є:

— накладна (вимога) ф. № 434 — застосовується для видачі матеріалів зі складу і при їх переміщенні всередині установи. Виписується в одному примірнику. Виписування разових вимог — досить трудомістка операція і потребує великої кількості первинних документів;

— відомість видачі матеріалів на потреби установи ф. № 410
є накопичувальним документом і призначена для видачі господарських матеріалів, матеріалів для наукових, навчальних та інших цілей протягом місяця;

— забірна карта ф. № 431 — застосовується як при щоденному відпусканні матеріалів і палива, так і через певні проміжки часу протягом місяця. Виписується в двох примірниках, один — для отримання, другий — для складу, на кожного отримувача на декілька найменувань матеріалів. Ліміт визначається виходячи з планової потреби в матеріалах і норм витрачання.

Відпускання матеріалів відображається фіксуванням затребуваного і відпущеного матеріалу в забірній карті, яка підписується комірником і отримувачем. При щоденному відпусканні карта виписується на 15 днів, а при періодичному — на місяць. Відпускання матеріалів понад встановленого ліміту здійснюється за накладними (вимогами). Застосування забірної карти значно скорочує обсяг облікової документації і забезпечує попередній конт­роль за витрачанням матеріалів.

Порядок списання витрачених матеріалів на потреби установи встановлюється керівником установи, причому особливо цінні та гостродефіцитні матеріали відповідно до затвердженого керівником установи списком відносяться в підзвіт матеріально відповідальних осіб і списуються на підставі затвердженого керівником установи акта про їх витрачення. Ремонтно-будівельні матеріали списуються за актами про їх витрачення з урахуванням норм витрат на фактичний обсяг робіт. Залишки невикористаних матеріалів здаються на склад і на їх вартість зменшуються фактичні видатки поточного року за відповідними статтями.

Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється на підставі дорожніх листів за фактичними витратами, але не вище норм, встановлених для окремих марок машин.

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Матеріали витрачаються на потреби установи чи реалізуються як зайві та невикористовувані. Крім цього, може мати місце внутрішнє переміщення, тобто відпускання матеріалів одним підрозділом установи іншому.

Виходячи з особливостей і конкретних умов витрачання матеріалів їх відпускання може оформлятися різними документами. Доку­ментування витрачання матеріалів організовується так, щоб забезпечити ефективний контроль за їх відпусканням і використанням.

Перелік посадових осіб, яким надано право затребування та отримання матеріалів зі складу, встановлюється керівником уста­нови, зразки їх підписів повідомляються складам.

Видача матеріалів зі складу оформляється документами, затвердженими керівником установи. Такими документами є:

— накладна (вимога) ф. № 434 — застосовується для видачі матеріалів зі складу і при їх переміщенні всередині установи. Виписується в одному примірнику. Виписування разових вимог — досить трудомістка операція і потребує великої кількості первинних документів;

— відомість видачі матеріалів на потреби установи ф. № 410
є накопичувальним документом і призначена для видачі господарських матеріалів, матеріалів для наукових, навчальних та інших цілей протягом місяця;

— забірна карта ф. № 431 — застосовується як при щоденному відпусканні матеріалів і палива, так і через певні проміжки часу протягом місяця. Виписується в двох примірниках, один — для отримання, другий — для складу, на кожного отримувача на декілька найменувань матеріалів. Ліміт визначається виходячи з планової потреби в матеріалах і норм витрачання.

Відпускання матеріалів відображається фіксуванням затребуваного і відпущеного матеріалу в забірній карті, яка підписується комірником і отримувачем. При щоденному відпусканні карта виписується на 15 днів, а при періодичному — на місяць. Відпускання матеріалів понад встановленого ліміту здійснюється за накладними (вимогами). Застосування забірної карти значно скорочує обсяг облікової документації і забезпечує попередній конт­роль за витрачанням матеріалів.

Порядок списання витрачених матеріалів на потреби установи встановлюється керівником установи, причому особливо цінні та гостродефіцитні матеріали відповідно до затвердженого керівником установи списком відносяться в підзвіт матеріально відповідальних осіб і списуються на підставі затвердженого керівником установи акта про їх витрачення. Ремонтно-будівельні матеріали списуються за актами про їх витрачення з урахуванням норм витрат на фактичний обсяг робіт. Залишки невикористаних матеріалів здаються на склад і на їх вартість зменшуються фактичні видатки поточного року за відповідними статтями.

Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється на підставі дорожніх листів за фактичними витратами, але не вище норм, встановлених для окремих марок машин.