Как сверить наличность в кассе и денежные документы

При проведении инвентаризации кассы надо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги.

Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д. Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

- удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

- списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду, что не только недостача, но и излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

Акт может быть оформлен так, как показано на с. 50.

Унифицированная форма N ИНВ-15

┌──────────┐

│    Код   │

├──────────┤

Форма по ОКУД │  0317013 │

ООО "Агрегат"                          ├──────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация                          ├──────────┤

-                            │          │

-------------------------------------------------------- │          │

структурное подразделение                  ├──────────┤

________________________________________________________ │          │

├──────────┤

Вид деятельности │     -    │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения         приказ,          │номер │    37    │

инвентаризации:     -постановление, распоряжение- │      │          │

------------------------------├──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть     │дата  │29.12.2011│

└──────┼──────────┤

Вид операции │    12    │

└──────────┘

┌─────────┬───────────┬─────────┐

│  Номер  │   Дата    │         │

│документа│составления│         │

├─────────┼───────────┼─────────┤

АКТ                │    14   │ 29.12.2011│         │

ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ      └─────────┴───────────┴─────────┘

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ

29  декабря 2011

НА "--" ------- ---- Г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные  и  приходные

документы на денежные средства сданы в бухгалтерию  и все денежные

средства,  разные  ценности  и  документы,  поступившие   на   мою

ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

Кассир            Петрова          Петрова В.И.

----------------   --------------  ----------------------

должность          подпись       расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

7560          20

1) наличных денег ----------- руб. ---- коп.

-             -

2) марок          ----------- руб. ---- коп.

-             -

3) ценных бумаг   ----------- руб. ---- коп.

-             -

4)                ----------- руб. ---- коп.

-             -

5)                ----------- руб. ---- коп.

7560           20

Итого фактическое наличие на сумму ------------ руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

20

___________________________________________________ руб. ---- коп.

7560               20

По учетным данным на сумму -------------------- руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

20

___________________________________________________ руб. ---- коп.

-             -

Результаты инвентаризации: излишек ------------ руб. ---- коп.

-             -

недостача ----------- руб. ---- коп.

83

Последние номера кассовых ордеров: приходного N -------------,

174

расходного N --------------

Директор Аксаков      Аксаков А.Н.

Председатель комиссии --------- ------- ----------------------

должность подпись   расшифровка подписи

Бухгалтер Симонова     Симонова А.Ю.

Члены комиссии:       --------- -------- ---------------------

должность  подпись  расшифровка подписи

Зав.

складом  Горбунков    Горбунков В.А.

--------- --------- --------------------

должность  подпись   расшифровка подписи

Начальник

цеха   Иващенко     Иващенко А.П.

--------- -------- ---------------------

должность  подпись  расшифровка подписи

Подтверждаю,  что  денежные  средства,  перечисленные  в акте,

находятся на моем ответственном хранении.

Кассир  Петрова  Петрова В.И.

Материально ответственное лицо --------- ------- -------------

должность подпись  расшифровка

подписи

29      декабря    2011

"--" -------------- ---- г.

При проведении инвентаризации кассы надо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги.

Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д. Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

- удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

- списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду, что не только недостача, но и излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

Акт может быть оформлен так, как показано на с. 50.

Унифицированная форма N ИНВ-15

┌──────────┐

│    Код   │

├──────────┤

Форма по ОКУД │  0317013 │

ООО "Агрегат"                          ├──────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация                          ├──────────┤

-                            │          │

-------------------------------------------------------- │          │

структурное подразделение                  ├──────────┤

________________________________________________________ │          │

├──────────┤

Вид деятельности │     -    │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения         приказ,          │номер │    37    │

инвентаризации:     -постановление, распоряжение- │      │          │

------------------------------├──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть     │дата  │29.12.2011│

└──────┼──────────┤

Вид операции │    12    │

└──────────┘

┌─────────┬───────────┬─────────┐

│  Номер  │   Дата    │         │

│документа│составления│         │

├─────────┼───────────┼─────────┤

АКТ                │    14   │ 29.12.2011│         │

ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ      └─────────┴───────────┴─────────┘

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ

29  декабря 2011

НА "--" ------- ---- Г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные  и  приходные

документы на денежные средства сданы в бухгалтерию  и все денежные

средства,  разные  ценности  и  документы,  поступившие   на   мою

ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо:

Кассир            Петрова          Петрова В.И.

----------------   --------------  ----------------------

должность          подпись       расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

7560          20

1) наличных денег ----------- руб. ---- коп.

-             -

2) марок          ----------- руб. ---- коп.

-             -

3) ценных бумаг   ----------- руб. ---- коп.

-             -

4)                ----------- руб. ---- коп.

-             -

5)                ----------- руб. ---- коп.

7560           20

Итого фактическое наличие на сумму ------------ руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

20

___________________________________________________ руб. ---- коп.

7560               20

По учетным данным на сумму -------------------- руб. ---- коп.

цифрами

Семь тысяч пятьсот шестьдесят

------------------------------------------------------------------

прописью

20

___________________________________________________ руб. ---- коп.

-             -

Результаты инвентаризации: излишек ------------ руб. ---- коп.

-             -

недостача ----------- руб. ---- коп.

83

Последние номера кассовых ордеров: приходного N -------------,

174

расходного N --------------

Директор Аксаков      Аксаков А.Н.

Председатель комиссии --------- ------- ----------------------

должность подпись   расшифровка подписи

Бухгалтер Симонова     Симонова А.Ю.

Члены комиссии:       --------- -------- ---------------------

должность  подпись  расшифровка подписи

Зав.

складом  Горбунков    Горбунков В.А.

--------- --------- --------------------

должность  подпись   расшифровка подписи

Начальник

цеха   Иващенко     Иващенко А.П.

--------- -------- ---------------------

должность  подпись  расшифровка подписи

Подтверждаю,  что  денежные  средства,  перечисленные  в акте,

находятся на моем ответственном хранении.

Кассир  Петрова  Петрова В.И.

Материально ответственное лицо --------- ------- -------------

должность подпись  расшифровка

подписи

29      декабря    2011

"--" -------------- ---- г.