Как оформить результаты инвентаризации

После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если у вас по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений занесите в сличительные ведомости. Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме N ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме N ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д.

Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается в бухгалтерии;

- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.

Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.

В некоторых случаях вы можете покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Иногда при пересортице можно провести взаимозачет излишков и недостач. Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отразите зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую излишками.

Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, некоторые из них не были оприходованы. В этой ситуации разницу между учетными данными и результатами инвентаризации отразите в графе "Отрегулировано за счет уточнения записей в учете". Такая графа есть в сличительной ведомости N ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.

Сличительная ведомость может быть заполнена так (см. с. 54).

Унифицированная форма N ИНВ-19

┌──────────┐

│    Код   │

├──────────┤

Форма по ОКУД │  0317017 │

ООО "Агрегат"                          ├──────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация                          ├──────────┤

Складское хозяйство N 2                 │          │

-------------------------------------------------------- │          │

структурное подразделение                  ├──────────┤

Вид деятельности │    -     │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения          приказ,         │номер │    17    │

инвентаризации:     -постановление, распоряжение- │      │          │

------------------------------├──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть     │дата  │26.12.2011│

└──────┼──────────┤

Дата начала инвентаризации │27.12.2011│

├──────────┤

Дата окончания инвентаризации │30.12.2011│

├──────────┤

Вид операции │    85    │

└──────────┘

┌─────────┬──────────────┐

│  Номер  │     Дата     │

│документа│  составления │

├─────────┼──────────────┤

│    15   │  27.12.2011  │

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ           └─────────┴──────────────┘

РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО -

МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Проведена инвентаризация   фактического   наличия   ценностей,

находящихся на ответственном хранении

Кладовщика                Сомова Андрея Михайловича

------------------------ -----------------------------------------

должность                    фамилия, имя, отчество

________________________ _________________________________________

должность                    фамилия, имя, отчество

30   декабря  2011

по состоянию на "--" --------- ---- г.

При инвентаризации установлено следующее:

2-я страница формы N ИНВ-19

Куликовская      Куликовская И.А.

Бухгалтер ----------- --------------------------

подпись      расшифровка подписи

3-я страница формы N ИНВ-19

С результатами сличения ознакомлен:

Материально                Кладовщик  Сомов       Сомов А.М.

ответственное(ые) лицо(а) ---------- ------- -------------------

должность подпись расшифровка подписи

_________ _______ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Внимание! На ценности, которые находятся у вас на ответственном хранении или в аренде, составьте отдельные сличительные ведомости.

На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет. Излишки оприходуйте, недостачи взыщите с материально ответственных лиц или спишите.

После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если у вас по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений занесите в сличительные ведомости. Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме N ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме N ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д.

Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается в бухгалтерии;

- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.

Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.

В некоторых случаях вы можете покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Иногда при пересортице можно провести взаимозачет излишков и недостач. Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отразите зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую излишками.

Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, некоторые из них не были оприходованы. В этой ситуации разницу между учетными данными и результатами инвентаризации отразите в графе "Отрегулировано за счет уточнения записей в учете". Такая графа есть в сличительной ведомости N ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.

Сличительная ведомость может быть заполнена так (см. с. 54).

Унифицированная форма N ИНВ-19

┌──────────┐

│    Код   │

├──────────┤

Форма по ОКУД │  0317017 │

ООО "Агрегат"                          ├──────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ 40062011 │

организация                          ├──────────┤

Складское хозяйство N 2                 │          │

-------------------------------------------------------- │          │

структурное подразделение                  ├──────────┤

Вид деятельности │    -     │

┌──────┼──────────┤

Основание для проведения          приказ,         │номер │    17    │

инвентаризации:     -постановление, распоряжение- │      │          │

------------------------------├──────┼──────────┤

ненужное зачеркнуть     │дата  │26.12.2011│

└──────┼──────────┤

Дата начала инвентаризации │27.12.2011│

├──────────┤

Дата окончания инвентаризации │30.12.2011│

├──────────┤

Вид операции │    85    │

└──────────┘

┌─────────┬──────────────┐

│  Номер  │     Дата     │

│документа│  составления │

├─────────┼──────────────┤

│    15   │  27.12.2011  │

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ           └─────────┴──────────────┘

РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО -

МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Проведена инвентаризация   фактического   наличия   ценностей,

находящихся на ответственном хранении

Кладовщика                Сомова Андрея Михайловича

------------------------ -----------------------------------------

должность                    фамилия, имя, отчество

________________________ _________________________________________

должность                    фамилия, имя, отчество

30   декабря  2011

по состоянию на "--" --------- ---- г.

При инвентаризации установлено следующее:

2-я страница формы N ИНВ-19

Куликовская      Куликовская И.А.

Бухгалтер ----------- --------------------------

подпись      расшифровка подписи

3-я страница формы N ИНВ-19

С результатами сличения ознакомлен:

Материально                Кладовщик  Сомов       Сомов А.М.

ответственное(ые) лицо(а) ---------- ------- -------------------

должность подпись расшифровка подписи

_________ _______ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Внимание! На ценности, которые находятся у вас на ответственном хранении или в аренде, составьте отдельные сличительные ведомости.

На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет. Излишки оприходуйте, недостачи взыщите с материально ответственных лиц или спишите.