ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ДЛЯ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ

Кто обязан сдавать отчетность в ФНС России

в электронном виде

В обязательном порядке отчитываются в электронном виде организации, если среднесписочная численность их работников превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Этот показатель определяется по итогам года. Все компании не позднее 20 января каждого года обязаны представить в инспекцию сведения о численности сотрудников за истекший календарный год по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приведены в Приложении к Письму ФНС России от 26 апреля 2007 г. N ЧД-6-25/353@.

Если численность сотрудников превышает 100 человек, то с момента подачи сведений бизнесмен не вправе подавать отчетность на бумаге. Это требование касается всех деклараций, оформляемых после сдачи сведений, в том числе и годовых отчетов за истекший год. Если лимит численности сотрудников превышен в середине года, переходить на электронную отчетность компания не обязана до окончания текущего года.

На основании ст. 80 НК РФ сдавать отчетность в электронном виде обязаны крупнейшие налогоплательщики, а также вновь созданные или реорганизованные компании, численность сотрудников которых больше 100 человек. Вновь созданные и реорганизованные фирмы подают сведения о численности сотрудников не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором компания была создана или реорганизована.

Налогоплательщики, не попавшие в категорию обязанных представлять отчетность в ФНС России в электронном виде, также могут пользоваться передовыми технологиями отправки документов через Интернет по собственному желанию.

Внимание! В Письме от 9 августа 2011 г. N 03-03-06/1/464 специалисты Минфина России поясняют, что если среднесписочная численность сотрудников по местонахождению головного офиса организации более 100 человек, то она обязана представлять в налоговые органы по месту своего нахождения и месту нахождения обособленного подразделения налоговые декларации по налогу на прибыль в электронном виде. Сдавать эти документы за филиал на бумаге, даже если численность сотрудников в нем менее 100 человек, организация не имеет права.

Как отправить файлы в инспекцию в электронном виде

В настоящее время существует два способа представления отчетности в налоговую инспекцию: через спецоператора связи и через сайт ФНС России.

Через спецоператора

Отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@. Налогоплательщик заключает договор обслуживания со спецоператором на оказание услуг по передаче отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в налоговые органы. Спецоператор отвечает за доставку отчета в ИФНС и фиксацию времени отправки.

Кроме того, для организации процесса отправки файлов с помощью ТКС компании необходимо иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную удостоверяющим центром (УЦ), входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров (ДУЦ) ФНС России. Их список представлен на сайте ФНС России (http://nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa/3778043/). Также нужно настроить на своем компьютере программы отправки документов.

Обычно поставщик услуги по отправке отчетности продает полный пакет программ и услуг, необходимых для сдачи отчетности:

- СКЗИ (средства криптографической защиты информации);

- ЭЦП;

- программу для подготовки и отправки отчетности;

- услуги спецоператора по транспортировке отчета от компьютера налогоплательщика до сервера инспекции, по фиксации времени отправки, по поиску "заблудившихся" отчетов и прочей технической поддержке, которая требуется при отправке отчета.

Поэтому налогоплательщик избавлен от поиска всех элементов, которые необходимы для передачи файлов в ИФНС. Он просто покупает пакет услуг и следует рекомендациям спецоператора по организации документооборота. После чего можно приступать к работе: формировать файлы, подписывать их ЭЦП и, зашифровав открытым ключом электронной цифровой подписи принимающей стороны, отправлять спецоператору.

Спецоператор в цепочке передачи информации выступает связующим звеном. Он получает отчет, формирует подтверждение даты отправки. Один экземпляр подтверждения направляется налогоплательщику, второй (вместе с отчетом) - в инспекцию. Такой порядок сводит на нет споры с налоговым органом, так как своевременность представления отчетности зафиксирована спецоператором.

Если ЭЦП выдана бухгалтеру, то к каждому отчету необходимо прикрепить доверенность. Спецоператоры уже отреагировали на эту необходимость: заполнить доверенность следует один раз, после чего она будет автоматически отправляться с каждым отчетом.

Первичная проверка отчета проходит в ИФНС в течение четырех часов. По ее итогам налогоплательщику отправляется через спецоператора извещение о получении. Это значит, что отчет инспекцией принят. Если в ответном письме содержится сообщение об ошибке, это говорит о том, что отчетность считается непредставленной. Налоговые органы обязаны разъяснить причины, по которым они не приняли документы. Руководствуясь этой информацией, налогоплательщик исправляет недочеты и заново отправляет файлы в инспекцию.

Инспекторы проводят детальную проверку представленных документов, по итогам которой формируют либо квитанцию о приеме, либо уведомление об ошибке.

После получения квитанции обязанность налогоплательщика по представлению отчетности в налоговые органы считается выполненной. Датой представления декларации считается та, что указана в подтверждении спецоператора связи.

Если же получено уведомление об ошибке, то необходимо исправить недочеты и выслать отчет заново.

Налогоплательщику, который получил квитанцию о приеме, необходимо дождаться от инспекции документа о результатах ввода данных отчета в базу данных ИФНС. После завершения загрузки отчета в свою базу налоговики высылают либо извещение о вводе, либо уведомление об уточнении.

Извещение о вводе означает, что информация из отчета полностью загружена в базу данных инспекции. Декларация принята, документооборот завершен.

Если налогоплательщик получил уведомление об уточнении, ему надо подготовить и отправить корректирующий отчет. Его необходимо нумеровать следующим номером корректировки.

Через сайт ФНС России

В данный момент ФНС России запустила пилотный проект по представлению отчетности через сайт налоговой службы. Результаты его проведения будут проанализированы, и налогоплательщики смогут на постоянной основе пользоваться сайтом для передачи отчетности в ИФНС.

Условия использования программного обеспечения для отправки файлов с помощью сайта ФНС России изложены в Порядке представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС России, утвержденном Приказом ФНС России от 15 июля 2011 г. N ММВ-7-6/443@. В частности, в этом документе поясняется, что для организации документооборота через сайт налогоплательщик должен иметь действующую ЭЦП, выданную УЦ, входящим в сеть ДУЦ ФНС России.

Компания должна обратиться в УЦ с просьбой обеспечить возможность представления отчетности через сайт налоговой службы. Если организация не имеет ЭЦП, она может заказать ее в любом УЦ. Чтобы налогоплательщик мог сдать отчетность через портал, удостоверяющий центр должен присвоить сертификату ЭЦП уникальный идентификатор и зарегистрировать его в налоговых органах.

Для отправки электронных файлов разработано программное средство ПК "Налогоплательщик ЮЛ". На сайте его можно найти по адресу http://www.nalog.ru/el_usl/no_software/prog_ur/3827656/. Налогоплательщику необходимо загрузить его и подготовить в программе файл транспортного контейнера:

1. Войти в режим "Сервис - Реестр выгруженных файлов".

2. Выбрать сформированный файл.

3. Нажать кнопку "Сформировать транспортный контейнер".

4. Ввести путь к папке, в которой после формирования будет расположен файл транспортного контейнера, сертификат ключа для подписи, идентификатор налогоплательщика (данные предоставляются удостоверяющим центром).

5. Нажать на кнопку "Сформировать".

Программа выдаст сообщение об успешном формировании транспортного контейнера.

Налоговый орган регистрирует файл и высылает налогоплательщику квитанцию о приеме. При регистрации фиксируется дата представления налоговой декларации по дате отправки, а поступления - по времени получения файла приемным комплексом налогового органа.

Квитанция о приеме налоговой декларации или уведомление об отказе (с описанием причин) высылаются не позднее следующего рабочего дня после отправки файла.

Путь документа, отправленного в инспекцию, состоит из нескольких этапов. Отчет отправляется на один общий сервер ФНС России, с которого пересылается в ту инспекцию, в которой состоит на учете налогоплательщик. Там документ проходит проверку, и ИФНС через сервер ФНС России высылает документы, фиксирующие результаты обработки отчета.

Какие документы можно отправить в ИФНС в электронном виде

Сегодня в инспекцию можно отправить бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также декларации по налогам. ФНС России стремится к тому, чтобы взаимодействие с налогоплательщиками полностью было переведено в электронный вид. Однако процесс этот идет медленно. Тормозит процесс нормативная база (где-то нет формы, где-то - формата) и готовность программного обеспечения. Единственный документ, по которому ФНС России вот-вот готова работать, - счета-фактуры.

Кроме того, в апреле этого года вступили в силу Приказы ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@, от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/169@ и от 9 декабря 2010 г. N ММВ-7-8/700@. В них речь идет о том, что согласно п. 2 ст. 93 НК РФ налогоплательщик вправе отправить по телекоммуникационным каналам связи документы по запросу налоговых служб на камеральную проверку, но только в установленных форматах. На данный момент НК РФ предусматривает таковые для счетов-фактур, книг продаж и покупок. Поэтому возможность проведения камеральной проверки с применением ТКС пока не реализована, но налоговики планируют устранить этот дефект закона в ближайшее время.

Пока действует следующее правило представления документов, составленных в электронном виде, не по установленным форматам. Минфин России в Письме от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521 подтвердил, что такие документы можно представлять на бумажном носителе. Для этого достаточно распечатать документ, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью.

Сегодня есть возможность подтвердить затраты компании электронными документами. Минфин России в Письме от 14 июня 2011 г. N 03-02-07/1-190 разъяснил, что первичные документы, оформленные в электронном виде и подписанные ЭЦП, могут подтвердить расходы организации при расчете налога на прибыль. При условии, что нет законодательного требования составлять тот или иной документ на бумаге.

Важно. При соблюдении требований действующего законодательства документы являются юридически значимыми и приравнены к бумажным аналогам, если соблюдены следующие принципы:

1. Все документы подписаны ЭЦП. Штамп времени цифровой подписи подтверждает, что документ был заверен в момент действия сертификата ЭЦП.

2. Сертификаты ключа подписи выданы доверенными удостоверяющими центрами.

3. Обмен документами ведется через оператора связи.

Типичные проблемы и пути их решения

Получение отрицательных протоколов

Если на отправку отчетности вам приходит сообщение "Файл с таким именем уже зарегистрирован" или "Документ с указанным "Видом документа" и/или "Номером корректировки" уже зарегистрирован", это означает, что данная ошибка связана с повторной загрузкой одного и того же документа в базу данных налоговой инспекции.

При отправке корректирующего отчета проверьте, что ранее не отправлялся файл с таким же номером. Если сообщение приходит на отчет, отправленный впервые, протокол следует считать положительным. При этом рекомендуется проверить наличие сданной декларации в базе инспекции. Это можно сделать, направив запрос через систему ИОН "Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году". Можно также лично обратиться в ИФНС с просьбой выслать подтверждение регистрации декларации или положительный протокол.

Протокол содержит ошибку "Файл xsd-схемы не найден"

Данное сообщение информирует о некорректной обработке файлов на приемном комплексе инспекции. Можно попробовать отправить файл повторно. Если же срок представления декларации истек, и налогоплательщик рискует получить штраф за несвоевременную сдачу документов, нужно проверить наличие декларации в базе инспекции. Если она не дошла, сообщить об этом в ИФНС письменно, приложив подтверждение спецоператора о своевременной отправке отчета.

Сообщение об ошибке

В течение четырех часов после получения файла налоговики проводят первичную проверку отчета и по ее итогам отправляют налогоплательщику через спецоператора либо извещение о получении, либо сообщение об ошибке. Ошибка чаще всего означает, что сведения о налогоплательщике по каким-то причинам не внесены в базу данных инспекции или внесены некорректно. Налогоплательщику необходимо связаться со спецоператором или инспекцией, исправить ситуацию и после этого повторно выслать отчет с тем же признаком документа. Поэтому налогоплательщикам лучше отправлять декларацию минимум за два дня до крайнего срока, чтоб иметь время на исправление ошибок.

Нет доверенности на сдачу отчетности

Если отчетность представляется через уполномоченного представителя, организация должна оформить доверенность на "обслуживающую бухгалтерию" о том, что доверяет ей представлять отчетность за себя. Отсутствие этого документа и вызывает ошибку. Если организация отчитывается сама за себя, то ЭЦП должна быть выдана на человека, имеющего право подписи, то есть на ее законного представителя. Если отправкой отчетности занимается сотрудник, не обладающий этим правом, на него должна быть оформлена доверенность. При этом доверенность должна быть представлена в инспекцию лично или прикреплена к отправленным файлам, если это позволяют сделать возможности спецоператора. Узнайте заранее, каким образом следует урегулировать вопрос доверенности с конкретной ИФНС и учетом услуг выбранного вами спецоператора.

Устаревший формат отчетности

Если налогоплательщик пользуется офлайн-системой, то есть формирует отчет непосредственно на своем компьютере, ему следует самостоятельно отслеживать изменение форматов и своевременно устанавливать обновления. В противном случае он рискует отправить в ИФНС файл устаревшего формата. Причем позиция судов по отношению к этой ошибке в последнее время складывается не в пользу компаний. Раньше, если электронная декларация была подана в ИФНС в срок, пусть даже по устаревшему формату, и есть подтверждение спецоператора о том, что отчетность направлена своевременно, налоговики не вправе были штрафовать налогоплательщика. Сейчас, если декларация будет представлена по устаревшему формату, налогоплательщик получит уведомление об отказе в приеме. Декларация считается непредставленной, ее надо выслать заново.

Внимание! Данная ошибка касается лишь тех, кто работает в офлайн-системе. Онлайн-система сама обновляет форматы документов, поэтому нет риска отправить декларацию в устаревшем формате.

Уточнение кода операции

Если вы отправили в инспекцию отчет по НДС, и если уведомление об уточнении констатирует: "Неправильно указан "Код операции", ошибка связана с тем, что неверно заполнены коды операций. Необходимо проверить, чтобы в строке 070 разд. 2 формы коды операций были выбраны из разд. IV "Операции, осуществляемые налоговыми агентами" Приложения 1 к Порядку заполнения декларации. Коды операций для строки 070 Приложения 1 к разд. 3 формы берутся из разд. V "Операции по объектам недвижимости" Приложения 1 к Порядку заполнения декларации.

Ошибки при формировании файлов по имуществу

Чаще всего при формировании файлов НД по имуществу, АП по имуществу в протоколе проверки отражается ошибка в реквизите "ДопСТ: не выполнены дополнительные требования".

В диалоговом окне "Список показателей раздела 2" выбран вид имущества 1 или 2. По формату для этих кодов должна быть заполнена строка 150 разд. 2 "Доля балансовой стоимости объекта недвижимого имущества на территории соответствующего субъекта Российской Федерации".

Как найти код налогового вычета в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ в разд. 3 заполняется код дохода, если он подлежит налогообложению не в полном объеме либо предусмотрены профессиональные налоговые вычеты.

Напоминаем: в разд. 4 справки заполняются данные по стандартным, имущественным и социальным вычетам, они даются на весь совокупный доход плательщика. Стандартные вычеты: 103, 104, 105, 108, 109, 110, 111, 112, 113. Имущественные вычеты: 311, 312, 318. Социальные вычеты: 319.

Какие документы можно получить из инспекции

в электронном виде

Пока количество документов, входящих в документооборот налогоплательщика и инспекции, невелико.

Справка о состоянии расчетов с бюджетом

Сегодня из инспекции можно получить справку о состоянии расчетов с бюджетом. Налогоплательщики, которые сдают отчетность в электронном виде, имеют возможность получать этот документ через сервис ИОН (информационное обслуживание налогоплательщика). Но такие справки не являются юридически значимым документом. Из них можно узнать о наличии задолженности, но невозможно предъявить их, к примеру, для участия в тендере или при получении кредита в банке. Поправка, внесенная в пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ, должна изменить ситуацию. Но на данный момент нет порядка ее направления и формата. Когда их примут, справку можно будет получить с помощью системы для отправки налоговой отчетности, и она станет аналогом бумажному документу по юридической значимости.

Акт сверки с налоговой инспекцией

Для проведения совместной сверки в электронном виде налоговая служба разработала соответствующий Порядок (Приказ ФНС России от 29 декабря 2010 г. N ММВ-7-8/781@). Участники информационного обмена в процессе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи обмениваются актом совместной сверки расчетов и извещением о получении электронного документа по форме и утвержденному формату. Акт считается принятым налогоплательщиком, если в налоговый орган поступило извещение о его получении. Вся нормативная база по этому документу готова, проблема состоит в отсутствии программного обеспечения на стороне налогового органа и на стороне налогоплательщика. Есть информация, что ПО для обмена актом сверки будет установлено после запуска работы с электронными счетами-фактурами.

Требование об уплате налога

Еще один документ, по которому есть вся нормативная база, но не хватает программного обеспечения, - требование об уплате налога. Соответственно, отправка требований может быть запущена в ближайшее время.

При обнаружении недоимки инспекция будет высылать требование об уплате налога в электронном виде по ТКС. Оно должно быть исполнено в течение восьми дней (если в самом требовании не указан иной срок), или ИФНС сможет приостановить операции по счетам налогоплательщика (п. 2 ст. 76 НК РФ).

Технология работы с требованием будет выглядеть следующим образом.

Налоговики готовят бумажное требование, подписывают и регистрируют в установленном порядке. Не позднее следующего дня они формируют соответствующий электронный документ и направляют его налогоплательщику. Спецоператор связи высылает инспекции подтверждение даты отправки требования. Налогоплательщик в течение одного рабочего дня должен проверить полученное требование и направить налоговикам квитанцию о приеме требования. Датой получения требования считается день отправки квитанции. Такой метод исключает блокировку счета без уведомления налогоплательщика, так как исключен факт потери бумажного письма. Но если налогоплательщик в течение одного рабочего дня с момента отправки требования не вышлет ни квитанцию, ни уведомление, инспекция на следующий день отправит ему бумажное требование по почте.

Электронный документооборот между контрагентами

Любые компании, у которых есть необходимость обмена электронными документами, могут подключить у оператора, предоставляющего услуги связи, сервис для защищенного обмена юридически значимыми документами. Этот процесс аналогичен отправке данных в ФНС России, ПФР и ФСС РФ. Документы отправляются подписанными и зашифрованными ЭЦП. Единственным отличием является возможность работы с ними прямо в системе обмена файлами. Такие системы необходимы организациям с разветвленной филиальной сетью и компаниям, работающим с большим количеством контрагентов.

Важно. В настоящий момент компании не могут обмениваться документами, если они обслуживаются у разных операторов электронного документооборота.

Операторы электронного документооборота между контрагентами пока только ведут переговоры о создании роуминга. В связи с этим стоит учитывать, что для обмена данными оба участника электронного обмена должны обслуживаться у одного и того же оператора. При выборе оператора обращайте внимание на сеть представительств. Чем она шире, тем больше вероятность, что сеть ваших контрагентов будет полностью охвачена.

Как контрагентам организовать обмен файлами

Для организации электронного документооборота контрагенты, которые собираются обмениваться файлами, регистрируются в одной системе обмена данными. Они заключают договор с поставщиком услуг, получают ЭЦП и лицензию на использование шифровальной программы. После чего могут обмениваться документами.

В будущем планируется, что продавец и покупатель могут быть подключены к разным системам документооборота и иметь разных операторов. Системы операторов будут технически совместимы, и, к примеру, электронные счета-фактуры от продавца к покупателю просто будут проходить транзитом не через одного, а через двух операторов.

Процесс работы с документами довольно прост. Бухгалтер помещает в систему документ, подписанный ЭЦП и зашифрованный кодом принимающей стороны. Контрагент в свою очередь ставит свою цифровую подпись под документом и высылает его обратно.

Очевидное удобство в том, что электронные документы могут не только пересылаться через системы обмена файлами, но и храниться в ней. Бухгалтер может работать с ними непосредственно в системе, система поиска позволяет быстро находить файлы. Таким образом, экономится место в компании, так как ей не нужно помещение для архива.

Сегодня электронные документы являются юридически значимыми. Если они составлены не по установленным форматам и их нельзя в ответ на запрос отправить в налоговую службу, их можно распечатать, заверить печатью получившей их компании и подписью уполномоченного лица с отметкой о том, что оригиналы подписаны ЭЦП, и представить в ИФНС.

В дальнейшем вопрос статуса электронных документов будет урегулирован, и компании, формирующие "первичку" в электронном виде, смогут отправлять файлы по ТКС по требованию документов на камеральную проверку.

Какие файлы можно пересылать через системы

обмена документами

Организация вправе выставлять и получать от контрагентов в электронном виде:

- первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения), кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Для целей исчисления налога на прибыль документ, оформленный в электронном виде, может являться подтверждением полученных доходов и расходов, осуществленных налогоплательщиком;

- организационно-распорядительные и доверительные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения);

- любые другие типы документов (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.);

- счета-фактуры.

Как организовать процесс обмена электронными

счетами-фактурами

Продавец и покупатель для организации обмена счетами-фактурами получают в удостоверяющем центре сертификат ключа ЭЦП, подают оператору электронного документооборота заявление, где должен быть указан определенный набор реквизитов (ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете и т.д.), получить у оператора идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота. Так описывает эти действия Порядок обмена счетами-фактурами.

На практике все выглядит намного проще. Компании, желающей подключиться к системе электронного обмена документами, необходимо просто обратиться к оператору и следовать его инструкциям. А тем, кто уже настроил обмен файлами между контрагентами через оператора связи, вообще не нужно совершать каких-либо действий. Услуга предоставляется им в рамках общего соглашения об обмене электронными документами.

Важным моментом является и то, что при работе с электронными счетами-фактурами обязательно должна присутствовать независимая третья сторона - оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, получение всех технологических документов, подтверждение сроков в налоговой инспекции, суде, спорах с контрагентами. Кроме того, пересылка значимых документов компании посредством незащищенных источников достаточно опасна, а оператор обеспечивает защищенный канал, который гарантирует, что никакой посторонний пользователь не получит доступ к документам компании.

Взаимное согласие на обмен счетами-фактурами

Чтобы подтвердить взаимное согласие участников сделки на выставление электронных счетов-фактур, не обязательно оформлять и подписывать отдельный договор. Стороны могут обменяться любыми бумагами, из которых следует, что компании согласны перейти на электронный документооборот (Письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. N 03-07-09/26). Требование о взаимном согласии сторон сделки на составление счетов-фактур в электронном виде закреплено в п. 1 ст. 169 НК РФ. Аналогичное положение содержится в п. 1.4 Порядка обмена электронными счетами-фактурами (утв. Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н).

Технология обмена счетами-фактурами

Оператор фиксирует поступление каждого документа. Кроме самого документа будут пересылаться: подтверждение оператора о получении счета-фактуры от продавца (в нем указывается дата выставления счета-фактуры), извещение покупателя о получении счета-фактуры и еще несколько видов технических документов, которые подписываются ЭЦП и хранятся у участников документооборота.

Датой выставления счета-фактуры будет считаться день, когда продавец направил счет-фактуру покупателю через оператора. Счет-фактура будет считаться выставленным, если у продавца есть подтверждение оператора о выставлении счета-фактуры и извещение покупателя о получении счета-фактуры. Вообще процесс обмена этим счетом-фактурой сопровождает большое количество технической документации. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:

- один счет-фактуру;

- два подтверждения оператора;

- одно извещение о получении счета-фактуры;

- три извещения о получении подтверждения оператора.

Корректировочный счет-фактура

Закон от 19 июля 2011 г. N 245-ФЗ вносит изменения в первую и вторую части НК РФ. Этот Закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры. Если раньше правки вносились прямо в исходную версию документа, то теперь при необходимости корректировки суммы необходимо создать новый, корректировочный документ. Такая потребность может возникнуть в случае, если изменилась стоимость товара или услуги. К примеру, поставщик осуществил отгрузку товара не в полном объеме или не смог оказать полноценную услугу.

Основные изменения для продавца заключаются в том, что раньше при уменьшении стоимости товара/услуги он должен был затребовать у покупателя документы об изменениях (акт разногласий, новый счет-фактуру) и ждать, пока они придут. Возместить излишне уплаченные налоги раньше, чем придут документы, не было возможности. Сейчас продавец сам формирует корректировочный счет-фактуру, и на его основании получает вычет. При работе с электронным документом такие вопросы могут решаться за минуты.

Кто обязан сдавать отчетность в ФНС России

в электронном виде

В обязательном порядке отчитываются в электронном виде организации, если среднесписочная численность их работников превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Этот показатель определяется по итогам года. Все компании не позднее 20 января каждого года обязаны представить в инспекцию сведения о численности сотрудников за истекший календарный год по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приведены в Приложении к Письму ФНС России от 26 апреля 2007 г. N ЧД-6-25/353@.

Если численность сотрудников превышает 100 человек, то с момента подачи сведений бизнесмен не вправе подавать отчетность на бумаге. Это требование касается всех деклараций, оформляемых после сдачи сведений, в том числе и годовых отчетов за истекший год. Если лимит численности сотрудников превышен в середине года, переходить на электронную отчетность компания не обязана до окончания текущего года.

На основании ст. 80 НК РФ сдавать отчетность в электронном виде обязаны крупнейшие налогоплательщики, а также вновь созданные или реорганизованные компании, численность сотрудников которых больше 100 человек. Вновь созданные и реорганизованные фирмы подают сведения о численности сотрудников не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором компания была создана или реорганизована.

Налогоплательщики, не попавшие в категорию обязанных представлять отчетность в ФНС России в электронном виде, также могут пользоваться передовыми технологиями отправки документов через Интернет по собственному желанию.

Внимание! В Письме от 9 августа 2011 г. N 03-03-06/1/464 специалисты Минфина России поясняют, что если среднесписочная численность сотрудников по местонахождению головного офиса организации более 100 человек, то она обязана представлять в налоговые органы по месту своего нахождения и месту нахождения обособленного подразделения налоговые декларации по налогу на прибыль в электронном виде. Сдавать эти документы за филиал на бумаге, даже если численность сотрудников в нем менее 100 человек, организация не имеет права.

Как отправить файлы в инспекцию в электронном виде

В настоящее время существует два способа представления отчетности в налоговую инспекцию: через спецоператора связи и через сайт ФНС России.

Через спецоператора

Отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@. Налогоплательщик заключает договор обслуживания со спецоператором на оказание услуг по передаче отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в налоговые органы. Спецоператор отвечает за доставку отчета в ИФНС и фиксацию времени отправки.

Кроме того, для организации процесса отправки файлов с помощью ТКС компании необходимо иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную удостоверяющим центром (УЦ), входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров (ДУЦ) ФНС России. Их список представлен на сайте ФНС России (http://nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa/3778043/). Также нужно настроить на своем компьютере программы отправки документов.

Обычно поставщик услуги по отправке отчетности продает полный пакет программ и услуг, необходимых для сдачи отчетности:

- СКЗИ (средства криптографической защиты информации);

- ЭЦП;

- программу для подготовки и отправки отчетности;

- услуги спецоператора по транспортировке отчета от компьютера налогоплательщика до сервера инспекции, по фиксации времени отправки, по поиску "заблудившихся" отчетов и прочей технической поддержке, которая требуется при отправке отчета.

Поэтому налогоплательщик избавлен от поиска всех элементов, которые необходимы для передачи файлов в ИФНС. Он просто покупает пакет услуг и следует рекомендациям спецоператора по организации документооборота. После чего можно приступать к работе: формировать файлы, подписывать их ЭЦП и, зашифровав открытым ключом электронной цифровой подписи принимающей стороны, отправлять спецоператору.

Спецоператор в цепочке передачи информации выступает связующим звеном. Он получает отчет, формирует подтверждение даты отправки. Один экземпляр подтверждения направляется налогоплательщику, второй (вместе с отчетом) - в инспекцию. Такой порядок сводит на нет споры с налоговым органом, так как своевременность представления отчетности зафиксирована спецоператором.

Если ЭЦП выдана бухгалтеру, то к каждому отчету необходимо прикрепить доверенность. Спецоператоры уже отреагировали на эту необходимость: заполнить доверенность следует один раз, после чего она будет автоматически отправляться с каждым отчетом.

Первичная проверка отчета проходит в ИФНС в течение четырех часов. По ее итогам налогоплательщику отправляется через спецоператора извещение о получении. Это значит, что отчет инспекцией принят. Если в ответном письме содержится сообщение об ошибке, это говорит о том, что отчетность считается непредставленной. Налоговые органы обязаны разъяснить причины, по которым они не приняли документы. Руководствуясь этой информацией, налогоплательщик исправляет недочеты и заново отправляет файлы в инспекцию.

Инспекторы проводят детальную проверку представленных документов, по итогам которой формируют либо квитанцию о приеме, либо уведомление об ошибке.

После получения квитанции обязанность налогоплательщика по представлению отчетности в налоговые органы считается выполненной. Датой представления декларации считается та, что указана в подтверждении спецоператора связи.

Если же получено уведомление об ошибке, то необходимо исправить недочеты и выслать отчет заново.

Налогоплательщику, который получил квитанцию о приеме, необходимо дождаться от инспекции документа о результатах ввода данных отчета в базу данных ИФНС. После завершения загрузки отчета в свою базу налоговики высылают либо извещение о вводе, либо уведомление об уточнении.

Извещение о вводе означает, что информация из отчета полностью загружена в базу данных инспекции. Декларация принята, документооборот завершен.

Если налогоплательщик получил уведомление об уточнении, ему надо подготовить и отправить корректирующий отчет. Его необходимо нумеровать следующим номером корректировки.

Через сайт ФНС России

В данный момент ФНС России запустила пилотный проект по представлению отчетности через сайт налоговой службы. Результаты его проведения будут проанализированы, и налогоплательщики смогут на постоянной основе пользоваться сайтом для передачи отчетности в ИФНС.

Условия использования программного обеспечения для отправки файлов с помощью сайта ФНС России изложены в Порядке представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС России, утвержденном Приказом ФНС России от 15 июля 2011 г. N ММВ-7-6/443@. В частности, в этом документе поясняется, что для организации документооборота через сайт налогоплательщик должен иметь действующую ЭЦП, выданную УЦ, входящим в сеть ДУЦ ФНС России.

Компания должна обратиться в УЦ с просьбой обеспечить возможность представления отчетности через сайт налоговой службы. Если организация не имеет ЭЦП, она может заказать ее в любом УЦ. Чтобы налогоплательщик мог сдать отчетность через портал, удостоверяющий центр должен присвоить сертификату ЭЦП уникальный идентификатор и зарегистрировать его в налоговых органах.

Для отправки электронных файлов разработано программное средство ПК "Налогоплательщик ЮЛ". На сайте его можно найти по адресу http://www.nalog.ru/el_usl/no_software/prog_ur/3827656/. Налогоплательщику необходимо загрузить его и подготовить в программе файл транспортного контейнера:

1. Войти в режим "Сервис - Реестр выгруженных файлов".

2. Выбрать сформированный файл.

3. Нажать кнопку "Сформировать транспортный контейнер".

4. Ввести путь к папке, в которой после формирования будет расположен файл транспортного контейнера, сертификат ключа для подписи, идентификатор налогоплательщика (данные предоставляются удостоверяющим центром).

5. Нажать на кнопку "Сформировать".

Программа выдаст сообщение об успешном формировании транспортного контейнера.

Налоговый орган регистрирует файл и высылает налогоплательщику квитанцию о приеме. При регистрации фиксируется дата представления налоговой декларации по дате отправки, а поступления - по времени получения файла приемным комплексом налогового органа.

Квитанция о приеме налоговой декларации или уведомление об отказе (с описанием причин) высылаются не позднее следующего рабочего дня после отправки файла.

Путь документа, отправленного в инспекцию, состоит из нескольких этапов. Отчет отправляется на один общий сервер ФНС России, с которого пересылается в ту инспекцию, в которой состоит на учете налогоплательщик. Там документ проходит проверку, и ИФНС через сервер ФНС России высылает документы, фиксирующие результаты обработки отчета.

Какие документы можно отправить в ИФНС в электронном виде

Сегодня в инспекцию можно отправить бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также декларации по налогам. ФНС России стремится к тому, чтобы взаимодействие с налогоплательщиками полностью было переведено в электронный вид. Однако процесс этот идет медленно. Тормозит процесс нормативная база (где-то нет формы, где-то - формата) и готовность программного обеспечения. Единственный документ, по которому ФНС России вот-вот готова работать, - счета-фактуры.

Кроме того, в апреле этого года вступили в силу Приказы ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@, от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/169@ и от 9 декабря 2010 г. N ММВ-7-8/700@. В них речь идет о том, что согласно п. 2 ст. 93 НК РФ налогоплательщик вправе отправить по телекоммуникационным каналам связи документы по запросу налоговых служб на камеральную проверку, но только в установленных форматах. На данный момент НК РФ предусматривает таковые для счетов-фактур, книг продаж и покупок. Поэтому возможность проведения камеральной проверки с применением ТКС пока не реализована, но налоговики планируют устранить этот дефект закона в ближайшее время.

Пока действует следующее правило представления документов, составленных в электронном виде, не по установленным форматам. Минфин России в Письме от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521 подтвердил, что такие документы можно представлять на бумажном носителе. Для этого достаточно распечатать документ, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью.

Сегодня есть возможность подтвердить затраты компании электронными документами. Минфин России в Письме от 14 июня 2011 г. N 03-02-07/1-190 разъяснил, что первичные документы, оформленные в электронном виде и подписанные ЭЦП, могут подтвердить расходы организации при расчете налога на прибыль. При условии, что нет законодательного требования составлять тот или иной документ на бумаге.

Важно. При соблюдении требований действующего законодательства документы являются юридически значимыми и приравнены к бумажным аналогам, если соблюдены следующие принципы:

1. Все документы подписаны ЭЦП. Штамп времени цифровой подписи подтверждает, что документ был заверен в момент действия сертификата ЭЦП.

2. Сертификаты ключа подписи выданы доверенными удостоверяющими центрами.

3. Обмен документами ведется через оператора связи.

Типичные проблемы и пути их решения

Получение отрицательных протоколов

Если на отправку отчетности вам приходит сообщение "Файл с таким именем уже зарегистрирован" или "Документ с указанным "Видом документа" и/или "Номером корректировки" уже зарегистрирован", это означает, что данная ошибка связана с повторной загрузкой одного и того же документа в базу данных налоговой инспекции.

При отправке корректирующего отчета проверьте, что ранее не отправлялся файл с таким же номером. Если сообщение приходит на отчет, отправленный впервые, протокол следует считать положительным. При этом рекомендуется проверить наличие сданной декларации в базе инспекции. Это можно сделать, направив запрос через систему ИОН "Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности, представленной в отчетном году". Можно также лично обратиться в ИФНС с просьбой выслать подтверждение регистрации декларации или положительный протокол.

Протокол содержит ошибку "Файл xsd-схемы не найден"

Данное сообщение информирует о некорректной обработке файлов на приемном комплексе инспекции. Можно попробовать отправить файл повторно. Если же срок представления декларации истек, и налогоплательщик рискует получить штраф за несвоевременную сдачу документов, нужно проверить наличие декларации в базе инспекции. Если она не дошла, сообщить об этом в ИФНС письменно, приложив подтверждение спецоператора о своевременной отправке отчета.

Сообщение об ошибке

В течение четырех часов после получения файла налоговики проводят первичную проверку отчета и по ее итогам отправляют налогоплательщику через спецоператора либо извещение о получении, либо сообщение об ошибке. Ошибка чаще всего означает, что сведения о налогоплательщике по каким-то причинам не внесены в базу данных инспекции или внесены некорректно. Налогоплательщику необходимо связаться со спецоператором или инспекцией, исправить ситуацию и после этого повторно выслать отчет с тем же признаком документа. Поэтому налогоплательщикам лучше отправлять декларацию минимум за два дня до крайнего срока, чтоб иметь время на исправление ошибок.

Нет доверенности на сдачу отчетности

Если отчетность представляется через уполномоченного представителя, организация должна оформить доверенность на "обслуживающую бухгалтерию" о том, что доверяет ей представлять отчетность за себя. Отсутствие этого документа и вызывает ошибку. Если организация отчитывается сама за себя, то ЭЦП должна быть выдана на человека, имеющего право подписи, то есть на ее законного представителя. Если отправкой отчетности занимается сотрудник, не обладающий этим правом, на него должна быть оформлена доверенность. При этом доверенность должна быть представлена в инспекцию лично или прикреплена к отправленным файлам, если это позволяют сделать возможности спецоператора. Узнайте заранее, каким образом следует урегулировать вопрос доверенности с конкретной ИФНС и учетом услуг выбранного вами спецоператора.

Устаревший формат отчетности

Если налогоплательщик пользуется офлайн-системой, то есть формирует отчет непосредственно на своем компьютере, ему следует самостоятельно отслеживать изменение форматов и своевременно устанавливать обновления. В противном случае он рискует отправить в ИФНС файл устаревшего формата. Причем позиция судов по отношению к этой ошибке в последнее время складывается не в пользу компаний. Раньше, если электронная декларация была подана в ИФНС в срок, пусть даже по устаревшему формату, и есть подтверждение спецоператора о том, что отчетность направлена своевременно, налоговики не вправе были штрафовать налогоплательщика. Сейчас, если декларация будет представлена по устаревшему формату, налогоплательщик получит уведомление об отказе в приеме. Декларация считается непредставленной, ее надо выслать заново.

Внимание! Данная ошибка касается лишь тех, кто работает в офлайн-системе. Онлайн-система сама обновляет форматы документов, поэтому нет риска отправить декларацию в устаревшем формате.

Уточнение кода операции

Если вы отправили в инспекцию отчет по НДС, и если уведомление об уточнении констатирует: "Неправильно указан "Код операции", ошибка связана с тем, что неверно заполнены коды операций. Необходимо проверить, чтобы в строке 070 разд. 2 формы коды операций были выбраны из разд. IV "Операции, осуществляемые налоговыми агентами" Приложения 1 к Порядку заполнения декларации. Коды операций для строки 070 Приложения 1 к разд. 3 формы берутся из разд. V "Операции по объектам недвижимости" Приложения 1 к Порядку заполнения декларации.

Ошибки при формировании файлов по имуществу

Чаще всего при формировании файлов НД по имуществу, АП по имуществу в протоколе проверки отражается ошибка в реквизите "ДопСТ: не выполнены дополнительные требования".

В диалоговом окне "Список показателей раздела 2" выбран вид имущества 1 или 2. По формату для этих кодов должна быть заполнена строка 150 разд. 2 "Доля балансовой стоимости объекта недвижимого имущества на территории соответствующего субъекта Российской Федерации".

Как найти код налогового вычета в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ в разд. 3 заполняется код дохода, если он подлежит налогообложению не в полном объеме либо предусмотрены профессиональные налоговые вычеты.

Напоминаем: в разд. 4 справки заполняются данные по стандартным, имущественным и социальным вычетам, они даются на весь совокупный доход плательщика. Стандартные вычеты: 103, 104, 105, 108, 109, 110, 111, 112, 113. Имущественные вычеты: 311, 312, 318. Социальные вычеты: 319.

Какие документы можно получить из инспекции

в электронном виде

Пока количество документов, входящих в документооборот налогоплательщика и инспекции, невелико.

Справка о состоянии расчетов с бюджетом

Сегодня из инспекции можно получить справку о состоянии расчетов с бюджетом. Налогоплательщики, которые сдают отчетность в электронном виде, имеют возможность получать этот документ через сервис ИОН (информационное обслуживание налогоплательщика). Но такие справки не являются юридически значимым документом. Из них можно узнать о наличии задолженности, но невозможно предъявить их, к примеру, для участия в тендере или при получении кредита в банке. Поправка, внесенная в пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ, должна изменить ситуацию. Но на данный момент нет порядка ее направления и формата. Когда их примут, справку можно будет получить с помощью системы для отправки налоговой отчетности, и она станет аналогом бумажному документу по юридической значимости.

Акт сверки с налоговой инспекцией

Для проведения совместной сверки в электронном виде налоговая служба разработала соответствующий Порядок (Приказ ФНС России от 29 декабря 2010 г. N ММВ-7-8/781@). Участники информационного обмена в процессе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи обмениваются актом совместной сверки расчетов и извещением о получении электронного документа по форме и утвержденному формату. Акт считается принятым налогоплательщиком, если в налоговый орган поступило извещение о его получении. Вся нормативная база по этому документу готова, проблема состоит в отсутствии программного обеспечения на стороне налогового органа и на стороне налогоплательщика. Есть информация, что ПО для обмена актом сверки будет установлено после запуска работы с электронными счетами-фактурами.

Требование об уплате налога

Еще один документ, по которому есть вся нормативная база, но не хватает программного обеспечения, - требование об уплате налога. Соответственно, отправка требований может быть запущена в ближайшее время.

При обнаружении недоимки инспекция будет высылать требование об уплате налога в электронном виде по ТКС. Оно должно быть исполнено в течение восьми дней (если в самом требовании не указан иной срок), или ИФНС сможет приостановить операции по счетам налогоплательщика (п. 2 ст. 76 НК РФ).

Технология работы с требованием будет выглядеть следующим образом.

Налоговики готовят бумажное требование, подписывают и регистрируют в установленном порядке. Не позднее следующего дня они формируют соответствующий электронный документ и направляют его налогоплательщику. Спецоператор связи высылает инспекции подтверждение даты отправки требования. Налогоплательщик в течение одного рабочего дня должен проверить полученное требование и направить налоговикам квитанцию о приеме требования. Датой получения требования считается день отправки квитанции. Такой метод исключает блокировку счета без уведомления налогоплательщика, так как исключен факт потери бумажного письма. Но если налогоплательщик в течение одного рабочего дня с момента отправки требования не вышлет ни квитанцию, ни уведомление, инспекция на следующий день отправит ему бумажное требование по почте.

Электронный документооборот между контрагентами

Любые компании, у которых есть необходимость обмена электронными документами, могут подключить у оператора, предоставляющего услуги связи, сервис для защищенного обмена юридически значимыми документами. Этот процесс аналогичен отправке данных в ФНС России, ПФР и ФСС РФ. Документы отправляются подписанными и зашифрованными ЭЦП. Единственным отличием является возможность работы с ними прямо в системе обмена файлами. Такие системы необходимы организациям с разветвленной филиальной сетью и компаниям, работающим с большим количеством контрагентов.

Важно. В настоящий момент компании не могут обмениваться документами, если они обслуживаются у разных операторов электронного документооборота.

Операторы электронного документооборота между контрагентами пока только ведут переговоры о создании роуминга. В связи с этим стоит учитывать, что для обмена данными оба участника электронного обмена должны обслуживаться у одного и того же оператора. При выборе оператора обращайте внимание на сеть представительств. Чем она шире, тем больше вероятность, что сеть ваших контрагентов будет полностью охвачена.

Как контрагентам организовать обмен файлами

Для организации электронного документооборота контрагенты, которые собираются обмениваться файлами, регистрируются в одной системе обмена данными. Они заключают договор с поставщиком услуг, получают ЭЦП и лицензию на использование шифровальной программы. После чего могут обмениваться документами.

В будущем планируется, что продавец и покупатель могут быть подключены к разным системам документооборота и иметь разных операторов. Системы операторов будут технически совместимы, и, к примеру, электронные счета-фактуры от продавца к покупателю просто будут проходить транзитом не через одного, а через двух операторов.

Процесс работы с документами довольно прост. Бухгалтер помещает в систему документ, подписанный ЭЦП и зашифрованный кодом принимающей стороны. Контрагент в свою очередь ставит свою цифровую подпись под документом и высылает его обратно.

Очевидное удобство в том, что электронные документы могут не только пересылаться через системы обмена файлами, но и храниться в ней. Бухгалтер может работать с ними непосредственно в системе, система поиска позволяет быстро находить файлы. Таким образом, экономится место в компании, так как ей не нужно помещение для архива.

Сегодня электронные документы являются юридически значимыми. Если они составлены не по установленным форматам и их нельзя в ответ на запрос отправить в налоговую службу, их можно распечатать, заверить печатью получившей их компании и подписью уполномоченного лица с отметкой о том, что оригиналы подписаны ЭЦП, и представить в ИФНС.

В дальнейшем вопрос статуса электронных документов будет урегулирован, и компании, формирующие "первичку" в электронном виде, смогут отправлять файлы по ТКС по требованию документов на камеральную проверку.

Какие файлы можно пересылать через системы

обмена документами

Организация вправе выставлять и получать от контрагентов в электронном виде:

- первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения), кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Для целей исчисления налога на прибыль документ, оформленный в электронном виде, может являться подтверждением полученных доходов и расходов, осуществленных налогоплательщиком;

- организационно-распорядительные и доверительные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения);

- любые другие типы документов (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.);

- счета-фактуры.

Как организовать процесс обмена электронными

счетами-фактурами

Продавец и покупатель для организации обмена счетами-фактурами получают в удостоверяющем центре сертификат ключа ЭЦП, подают оператору электронного документооборота заявление, где должен быть указан определенный набор реквизитов (ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете и т.д.), получить у оператора идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота. Так описывает эти действия Порядок обмена счетами-фактурами.

На практике все выглядит намного проще. Компании, желающей подключиться к системе электронного обмена документами, необходимо просто обратиться к оператору и следовать его инструкциям. А тем, кто уже настроил обмен файлами между контрагентами через оператора связи, вообще не нужно совершать каких-либо действий. Услуга предоставляется им в рамках общего соглашения об обмене электронными документами.

Важным моментом является и то, что при работе с электронными счетами-фактурами обязательно должна присутствовать независимая третья сторона - оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, получение всех технологических документов, подтверждение сроков в налоговой инспекции, суде, спорах с контрагентами. Кроме того, пересылка значимых документов компании посредством незащищенных источников достаточно опасна, а оператор обеспечивает защищенный канал, который гарантирует, что никакой посторонний пользователь не получит доступ к документам компании.

Взаимное согласие на обмен счетами-фактурами

Чтобы подтвердить взаимное согласие участников сделки на выставление электронных счетов-фактур, не обязательно оформлять и подписывать отдельный договор. Стороны могут обменяться любыми бумагами, из которых следует, что компании согласны перейти на электронный документооборот (Письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. N 03-07-09/26). Требование о взаимном согласии сторон сделки на составление счетов-фактур в электронном виде закреплено в п. 1 ст. 169 НК РФ. Аналогичное положение содержится в п. 1.4 Порядка обмена электронными счетами-фактурами (утв. Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н).

Технология обмена счетами-фактурами

Оператор фиксирует поступление каждого документа. Кроме самого документа будут пересылаться: подтверждение оператора о получении счета-фактуры от продавца (в нем указывается дата выставления счета-фактуры), извещение покупателя о получении счета-фактуры и еще несколько видов технических документов, которые подписываются ЭЦП и хранятся у участников документооборота.

Датой выставления счета-фактуры будет считаться день, когда продавец направил счет-фактуру покупателю через оператора. Счет-фактура будет считаться выставленным, если у продавца есть подтверждение оператора о выставлении счета-фактуры и извещение покупателя о получении счета-фактуры. Вообще процесс обмена этим счетом-фактурой сопровождает большое количество технической документации. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:

- один счет-фактуру;

- два подтверждения оператора;

- одно извещение о получении счета-фактуры;

- три извещения о получении подтверждения оператора.

Корректировочный счет-фактура

Закон от 19 июля 2011 г. N 245-ФЗ вносит изменения в первую и вторую части НК РФ. Этот Закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры. Если раньше правки вносились прямо в исходную версию документа, то теперь при необходимости корректировки суммы необходимо создать новый, корректировочный документ. Такая потребность может возникнуть в случае, если изменилась стоимость товара или услуги. К примеру, поставщик осуществил отгрузку товара не в полном объеме или не смог оказать полноценную услугу.

Основные изменения для продавца заключаются в том, что раньше при уменьшении стоимости товара/услуги он должен был затребовать у покупателя документы об изменениях (акт разногласий, новый счет-фактуру) и ждать, пока они придут. Возместить излишне уплаченные налоги раньше, чем придут документы, не было возможности. Сейчас продавец сам формирует корректировочный счет-фактуру, и на его основании получает вычет. При работе с электронным документом такие вопросы могут решаться за минуты.