ЭЛЕКТРОННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ВО ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ

Кто обязан сдавать отчетность в ПФР в электронном виде

Страхователи, у которых среднесписочная численность работников более 50 человек, с 1 января 2011 г. обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Кроме того, территориальным управлениям рекомендуется переводить на электронную отчетность работодателей с численностью сотрудников от 30 человек. Также любая компания, которая считает необходимым сдавать отчетность по ТКС, может воспользоваться этой возможностью и организовать документооборот с фондом. Особое внимание уделено представлению реестра застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную часть пенсии (форма ДСВ-3). В Постановлении Правления ПФР от 23 июня 2011 г. N 173п закреплено, что реестры могут сдавать в электронном виде и компании с численностью сотрудников 100 и менее человек.

Как отправить отчетность в электронном виде в ПФР

Отправить электронный отчет в ПФР можно двумя путями: через сервер спецоператора и на машинном носителе информации, подписанный электронной цифровой подписью.

Через сервер спецоператора

Компания, которая намерена организовать документооборот с ПФР через Интернет, за свой счет приобретает у оператора связи программное обеспечение, получает электронно-цифровую подпись. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП осуществляет один из поставщиков услуг - удостоверяющий центр (УЦ), - список которых можно получить в территориальном органе ПФР по месту регистрации.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов необходимо заключить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи в управлении ПФР по месту регистрации.

Порядок отправки отчетности таков:

1. Абонент формирует файлы отчетности в соответствии с установленным форматом.

2. Проверяет правильность документов проверочными программами ПФР. Их можно бесплатно скачать на сайте ПФР. Кроме того, данные программы встроены практически во все сервисы для формирования и отправки отчетности. В этом случае программа для отправки проведет проверку сама. Не надо ничего дополнительно скачивать и устанавливать.

3. Проводит проверку на вирусы.

4. Подписывает каждый файл ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР.

5. Файлы отчетов по страховым взносам (РСВ) и индивидуальным сведениям (включающим в себя АДВ и СЗВ) в отдельности заверяются электронной цифровой подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

6. Квитанция о доставке транспортного пакета приходит абоненту в течение четырех рабочих дней с момента отправки отчетности через поставщика телекоммуникационных услуг. Если квитанция не пришла, выяснить причину следует в территориальном органе ПФР или у спецоператора.

7. В течение шести рабочих дней с момента получения документа территориальным органом ПФР высылается протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа.

8. В ответ абонент должен отправить в территориальный орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную своей ЭЦП, что является подтверждением получения протокола.

Отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Внимание! Специалист компании, который отвечает за ведение документооборота с ПФР, обязан после направления отчетности и до получения положительного протокола проверки отчетности ежедневно проверять входящие письма на случай, если специалисты фонда потребуют представить корректировку высланных данных.

Учитывая, что процесс отправки и подтверждения доставки отчетности в ПФР длится более недели (так как в расчет берутся только рабочие дни), то отправлять документы следует заблаговременно. Ведь в отличие от ФНС России, где дата отправки фиксируется спецоператором, ПФР считает отчет принятым по дате его получения территориальным органом фонда. Фиксация времени отправки данных спецоператором проводится лишь в тех случаях, если файлы не были получены специалистами фонда.

На машинном носителе информации

Плательщики страховых взносов могут представлять отчетность в электронном виде, подписанную ЭЦП, на машинном носителе информации (флэшка, диск, дискета). Чтобы сдать отчетность лично, страхователю либо его уполномоченному представителю нужно представить отчетность, подписанную ЭЦП и зашифрованную кодом фонда в управление ПФР по месту регистрации. При этом следует учесть, что такой вид отправки данных в фонд не предполагает дублирования документов на бумажных носителях. Отчетности в электронном виде достаточно для того, чтобы обязанность плательщика взносов по предоставлению сведений в фонд считалась исполненной.

Какие документы можно отправить в ПФР

Основные файлы отчетности, которые представляются в ПФР в электронном виде, - это РСВ-1 и индивидуальные сведения в электронном виде. Основное изменение 2011 г. - это то, что сведения о страховых взносах и персонифицированная отчетность отправляются в территориальные органы ПФР одним транспортным пакетом. Это не составляет большой сложности, так как документы сдаются за одни и те же периоды и к одному и тому же сроку. Поэтому их совместное представление кажется вполне логичным.

Также новшеством 2011 г. стало то, что в список форм персонифицированной отчетности добавили формы СЗВ-6-3 и АДВ-6-4. Необходимость разработки этих форм возникла из-за введения нового порядка расчета пособий исходя из выплат, полученных работником за два предшествующих календарных года, полученных в том числе у других работодателей. Без справок с прошлых мест работы сотрудник получит пособие в меньшем размере. У ПФР есть информация только о начисленных и уплаченных предыдущим работодателем пенсионных взносах, но нет о том, с каких выплат они начислены. Этот пробел и призваны устранить новые формы. На каждое застрахованное лицо будет отдельно оформляться форма СЗВ-6-3 с информацией:

- о суммах выплат и вознаграждений, которые начислены по трудовым и гражданско-правовым договорам в пользу данного физлица за соответствующий календарный год;

- о суммах выплат, на которые начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Форма АДВ-6-4 представляет собой опись к СЗВ-6-3. Поэтому в ПФР эти документы отправляются совместно. Впервые страхователи должны будут сдавать их в отчетности по итогам 2011 г.

Какие документы можно получить из ПФР

В настоящее время Распоряжение Правления ПФР от 10 марта 2011 г. N 85р позволяет не только отправлять отчетность в ПФР, но и получать информационные услуги по телекоммуникационным каналам связи. Для этого необходимо организовать документооборот аналогично тому, как это делается при сдаче отчетности:

1. Формируется файл запроса.

2. Проводится его проверка антивирусной программой.

3. Файл подписывается ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи документов, или его уполномоченного представителя.

4. Подписанный ЭЦП файл запроса отправляется в территориальный орган ПФР.

5. В течение четырех рабочих дней с момента отправки документа ПФР высылает квитанцию о приеме документа.

6. В течение пяти рабочих дней с момента получения запроса территориальный орган ПФР отправляет формализованный ответ на запрос страхователя.

7. Страхователь подписывает своей ЭЦП полученный ответ и отправляет его в территориальный орган ПФР, чтобы подтвердить получение документа.

Таким образом можно получить от фонда данные о сверке по суммам начисленных и уплаченных страховых взносов, а также штрафов и пеней.

А требование об уплате высылается плательщикам взносов в случае обнаружения ошибок. После регистрации отчета начинается его камеральная проверка, на которую отводится три месяца. В случае обнаружения ошибок страхователю направляется требование об их устранении в пятидневный срок. Тем, кто не исправил приводящие к занижению суммы взносов данные, может быть выставлено требование об уплате недоимки.

Типичные проблемы и пути их решения

Страхователи, которые общаются с Пенсионным фондом при помощи телекоммуникаций, нередко испытывают определенные сложности. Разберем те, которые встречаются чаще всего.

Несвоевременное получение квитанции

При отсутствии квитанции о приеме документов время отправки фиксируется спецоператором. Со стороны ПФР такую позицию можно считать авансом плательщикам, так как формально при сдаче отчетности в ПФР спецоператор не наделен полномочиями фиксации времени отправки файла. В то же время судебная практика уже начинает складываться в пользу налогоплательщика. Недавно ВАС РФ поддержал плательщика, чей отчет ПФР не успел обработать (Постановление ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу N А12-14272/2010). При этом было принято во внимание время отправки, зафиксированное оператором.

Как отразить переплату персонифицированной отчетности

В соответствии с Постановлением Правления ПФР N 192п, определяющим правила заполнения форм документов персонифицированного учета, при подготовке индивидуальных сведений в формах СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2 не указываются излишне уплаченные взносы (сумма уплаченных взносов не может превышать сумму начисленных страховых взносов). Поэтому рекомендуется указать сумму переплаты в форме РСВ-1 ПФР. А затем подать заявление по месту постановки на учет в ПФР на зачет излишне уплаченных сумм в счет следующих периодов либо на возврат денежных средств.

При этом следует учитывать, что согласно Закону от 8 декабря 2010 г. N 339-ФЗ зачет суммы излишне уплаченных страховых взносов в счет предстоящих платежей производится по решению органа контроля за уплатой страховых взносов самостоятельно. Возврат средств осуществляется только на основании заявления от страхователя.

Ошибка: сверка платежей с начала расчетного периода

Этот тип ошибки обращает внимание плательщика взносов на то, что сумма в файле отчетности РСВ-1 ПФР не равна сумме в базе данных ПФР. Поэтому необходимо уточнить сумму уплаты в РСВ-1 ПФР согласно указанной в базе данных в ПФР и исправить эту цифру в отчетности.

Внимание! ПФР принимает отчеты, если расхождение сумм с базами ПФР составляет менее 99 коп.

Допустимо ли расхождение сумм в формах АДВ-6-2 и РСВ-1 ПФР

Ответ на этот вопрос можно найти в Письме ПФР от 27 июля 2010 г. N 08-24/7933. Специалисты фонда разъясняют: "При сверке данных по начисленным и уплаченным страховым взносам, указанным страхователями в отчетности по страховым взносам и в индивидуальных сведениях (формы РСВ-1 ПФР и АДВ-6-2), допустимая сумма расхождений, возникающих из-за округлений, составляет величину, равную количеству пачек документов индивидуальных сведений по формам АДВ-6-3 и СЗВ-6-2".

Кто обязан сдавать отчетность в ФСС РФ в электронном виде

Согласно Закону от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ организации с численностью сотрудников более 50 человек обязаны представлять отчетность по форме-4 ФСС в ФСС РФ по телекоммуникационным каналам связи. Отчитаться страхователи должны не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом.

Как сдавать отчетность в ФСС РФ в электронном виде

Способов представления электронного отчета в ФСС РФ два: через сайт фонда и через спецоператора связи.

Через сайт

Порядок представления отчетности напрямую через сайт ФСС РФ регламентирован Приказом ФСС РФ от 12 февраля 2010 г. N 19. Для сдачи расчетных ведомостей по форме-4 ФСС необходимо выполнение следующих условий:

1. Доступ в Интернет, к сайту ФСС РФ (http://www.fss.ru), к шлюзу приема отчетности ФСС РФ, к поисково-мониторинговой системе ФСС РФ (http://fzl22.fss.ru).

2. Ящик электронной почты.

3. Наличие на компьютере установленного сертифицированного средства криптозащиты (приобретается у представителей удостоверяющих центров). Если компания уже сдает отчетность в электронном виде, данное средство, скорее всего, есть на компьютере, с которого ведется отправка отчетности.

4. Наличие действующего ключа, который необходимо приобрести у представителей удостоверяющих центров. Список доверенных удостоверяющих центров размещен на сайте ФСС РФ по адресу: http://fss.ru/uc.

Регистрация на портале

Расчеты страхователей по форме-4 ФСС принимаются на шлюзе фонда по адресу: http://f4.fss.ru путем загрузки подписанного ЭЦП файла установленного формата.

Для получения доступа к программе отправки файлов необходима регистрация, для этого загрузите поисково-мониторинговую систему ФСС РФ по адресу: http://fz122.fss.ru, нажмите в верхнем левом углу ссылку "Регистрация" и заполните необходимые поля. После перехода к шагу 2 необходимо дождаться письма-запроса, которое придет на указанный при регистрации адрес электронной почты, и подтвердить регистрацию. Вы автоматически попадете на поисково-мониторинговую систему фонда, там введите имя пользователя и пароль, далее через меню "Профиль\Организации" заполните данные о компании.

В горизонтальном меню нужно найти кнопку "Заявление страхователя", которое необходимо заполнить в электронном виде, а потом распечатать и подписать у руководителя, заверить печатью организации и отправить по (обычной) почте или принести в исполнительный орган фонда по месту регистрации компании. Почтовые адреса и контактная информация региональных отделений ФСС РФ размещены на сайте фонда.

В течение нескольких рабочих дней после поступления заявления страхователю будут даны расширенные права доступа на портале фонда, об этом организацию уведомят письмом на электронную почту.

Для заполнения отчетности на сайте нужно зайти на портал, нажать кнопку "Форма-4 ФСС", выбрать вкладку "Мои Ф4", нажать "Добавить отчет". Далее бухгалтер определяет отчетный период, за который необходимо отчитаться, и заполняет поля титульного листа. Если документ уже сформирован на портале ФСС РФ или в программах сторонних разработчиков, его можно загрузить для редактирования и последующей отправки с помощью кнопки "Загрузка XML".

После заполнения всех необходимых полей формы-4 ФСС можно провести логический контроль расчета с помощью кнопки "Проверка". В случае обнаружения ошибок вернитесь к заполнению отчета и внесите поправки.

Вы можете выгрузить файл с портала с помощью кнопки "Выгрузка в XML" и сохранить отчет на своем компьютере. Имя файла задается автоматически, менять его не рекомендуется.

На вкладке "Мои Ф4" есть список заполненных на портале расчетных ведомостей, каждый файл можно просмотреть, отредактировать или удалить путем нажатия на соответствующую кнопку.

Существует также возможность заполнения расчета без подключения к Сети в бесплатном АРМ "Подготовка расчетов для ФСС", который вы можете скачать с портала фонда (http://fz122.fss.ru/doc/setup_arm_fss.exe).

Отправка отчетности

Для отправки отчета вам потребуется в окне начального меню запустить "Утилиту для подписания и шифрования" путем нажатия соответствующей кнопки "АРМ подписания формы 4".

Для последующей работы требуется сохранить на своем компьютере и установить Новый сертификат открытого ключа подписи Удостоверяющего центра ФСС РФ и Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета, которые расположены в пункте горизонтального меню "Удостоверяющий центр". Их можно будет открыть в интернет-браузере Microsoft Internet Explorer (меню "Свойства обозревателя" - "Содержание" - "Сертификаты").

Далее в интернет-браузере загружаете шлюз фонда по приему расчетов страхователей (http://f4.fss.ru). На первой вкладке "Описание сервиса" находите ссылку на бесплатную утилиту для вызова СКЗИ (установленного на вашем компьютере средства криптозащиты информации), нажимаете ссылку и сохраняете утилиту на компьютере и запускаете ее.

В поле "Криптопровайдер" выбираете технологию установленного на вашем компьютере СКЗИ. В поле "Личный сертификат" выбираете ключ ЭЦП (при этом электронный носитель информации с закрытым ключом должен быть вставлен в компьютер), в поле "Сертификат уполномоченного лица ФСС" - сертификат открытого ключа уполномоченного лица ФСС РФ по приему расчетов страхователей по форме-4 ФСС. В поле "Файл для подписи и шифрования" выбираете сохраненный файл расчета страхователя по форме-4 ФСС в xml-формате. После нажатия кнопки "Подписать и зашифровать" происходит подписание файла.

Файл можно отправить из "Утилиты для подписания и шифрования arm.exe" с помощью кнопки "Отправить в ФСС". Информацию об отчете вы можете видеть на второй закладке утилиты, откуда можно контролировать ход обработки отчета. Кнопка "Обновить информацию об отчете" проверяет ход обработки отчета и показывает результат в колонке "Состояние". Если отчет успешно обработан, то автоматически скачивается квитанция. Двойным нажатием можно посмотреть квитанцию о приеме или протокол ошибок.

Если выявлены ошибки на одном из этапов проверки файла расчета страхователя по форме-4 ФСС, вы можете повторить этапы заполнения, сохранения, подписания, шифрования и импорта на шлюз фонда (http://f4.fss.ru).

Запишите идентификатор отчета или сохраните закладку в интернет-браузере для контроля этапов обработки файла расчета страхователя по форме-4 ФСС.

Через спецоператора

В 2011 г. появилась возможность бесплатно (не тратя денег на покупку сертификата ЭЦП) отправлять отчетность в ФСС РФ через спецоператоров. Сервисы для подготовки и отправки отчетности в ФСС РФ были размещены в свободном доступе на сайте https://freefss.kontur.ru/. Поэтому страхователям необходимо было только получить ЭЦП. Система для отправки отчетности в ФСС РФ состоит из двух частей. Первый сервис помогает готовить отчет и проверяет его с помощью контрольных соотношений, которые используются при приеме отчета на стороне ФСС РФ. Второй автоматически загружает отчетность в приемный шлюз ФСС РФ.

При этом спецоператор сообщает абоненту о получении квитанции из ФСС РФ, адрес, где ее можно посмотреть или скачать. Либо оперативно уведомляет об ошибках, выявленных при обработке отчета.

Плюсы данных сервисов очевидны. Во-первых, меньше вероятность того, что бухгалтер отправит отчет с ошибками и ему (спустя двое суток, которые приемный шлюз ФСС РФ может потратить на обработку отчета) придется высылать новый отчет, но уже с нарушением сроков. Во-вторых, бухгалтер будет избавлен от необходимости самостоятельно "стучаться" на приемный шлюз ФСС РФ для загрузки отчета или получения документа о его приеме. В-третьих, сервис по отправке отчетности зафиксирует время прохождения отчета через спецоператора. Это поможет, если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета.

Обработка отчета в ФСС РФ

ФСС РФ Приказом от 21 марта 2011 г. N 53 изменил порядок приема электронной отчетности. Раньше на обработку отчета ФСС РФ отводил себе 24 часа, теперь это срок увеличен вдвое - до 48 часов. Таким образом, если в файле будут обнаружены ошибки, файл не будет считаться принятым. При этом дата сдачи отчета устанавливается по времени поступления нового, исправленного, отчета на шлюз фонда. Если ФСС РФ потратит на обработку отчета 48 часов, то о том, что надо выслать исправленный отчет, страхователь узнает спустя двое суток после отправки первого отчета.

Внимание! Начинать отправку отчета в ФСС РФ лучше минимум за трое суток до окончания крайнего срока представления отчета.

По итогам первой обработки формы-4 ФСС страхователь получает квитанцию о приеме или протокол о том, что отчет не принят.

Вот исчерпывающий перечень ошибок, при которых фонд файл не принимает:

1. Файл расчета не соответствует формату наименования и размера файла расчета в электронном виде.

2. Отсутствует или не соответствует требованиям по совместимости к процедурам формирования ЭЦП, встраивания ЭЦП в документ и шифрования.

3. На момент проверки ЭЦП сертификат ключа подписи страхователя утратил силу (не действует, находится в списке отозванных сертификатов, выдан УЦ, не прошедшим кросс-сертификацию с УЦ ФСС РФ).

4. Файл расчета подписан ЭЦП лица, не имеющего права на подписание данного расчета.

5. Файл расчета не соответствует структуре утвержденного формата.

Также страхователю может быть направлена квитанция о получении расчета с ошибками. При этом дата сдачи отчета устанавливается по времени формирования квитанции. То есть отчет будет считаться сданным. Бухгалтеру придется исправить ошибки, которые связаны с тем, что не выполняются контрольные соотношения, но у компании нет риска опоздать по срокам представления отчетности.

Типичные проблемы и пути их решения

Работая с электронной отчетностью в ФСС РФ, старайтесь не допускать перечисленных выше ошибок. Тогда ваш отчет будет принят без проблем. При этом обратите внимание еще на некоторые моменты.

Как подтвердить время отправки

При сдаче электронной отчетности в ФСС РФ статус спецоператора как инструмента, фиксирующего время отправки отчета, официально не закреплен. Однако специалисты фонда при возникновении спорных ситуаций могут принять во внимание сведения о времени прохождения отчета через сервер спецоператора.

Несовпадение регистрационных номеров

Иногда при добавлении отчета появляется сообщение "Регистрационный номер страхователя в отчете не совпадает с регистрационным номером в выбранном сертификате". Для устранения этой ошибки выполните следующие действия:

1. Файл отчета загрузите из локального каталога или с внешнего носителя (не из сетевого каталога).

2. Ошибка может быть связана с неправильно выбранным сертификатом ФСС РФ. Поэтому откройте список сертификатов для отправки отчетности в ФСС РФ и убедитесь, что зашифровка файла производится не устаревшим сертификатом.

3. Убедитесь, что регистрационный номер, указанный в файле отчета, совпадает с номером, указанным в сертификате для отправки ФСС РФ. Для этого нужно открыть файл отчета с помощью программы "Блокнот" и проверить, какой регистрационный номер указан в реквизите "REG_NUM", следом открыть файл сертификата. Регистрационный номер страхователя указан в строке "РНС ФСС РФ". Необходимо убедиться, что регистрационные номера в файле отчета и в сертификате совпадают. Если обнаружена ошибка, следует либо исправить данные в файле отчета, либо обратиться к региональному представителю специализированного оператора связи, оказывающему услуги по подключению абонентов, установке программного обеспечения на рабочее место налогоплательщика.

4. Убедитесь, что сформированный файл отчета имеет расширение .xml и необходимый формат.

Ошибка: "Не удалось расшифровать"

Бывает, что при отправке отчета система выдает ошибку "Не удалось расшифровать". Две ошибки - N 10 "Не удалось расшифровать" и N 18 "Отчет зашифрован на ключе, отличном от открытого ключа ФСС" - возникают по одной и той же причине. Вы пользуетесь для отправки файлов старыми сертификатами открытого ключа фонда. Если вы отправляете отчет напрямую через сайт ФСС РФ, то для того чтобы устранить ошибку, необходимо обновить сертификаты фонда и удалить старые.

Для этого запускаем Internet Explorer (сервис\свойства обозревателя\содержание\сертификаты). Удаляем имеющиеся в разделе сертификаты. Далее заходим на сайт www.fss.ru в РАЗДЕЛ"Удостоверяющий центр", скачиваем новые сертификаты. Устанавливаем на своем компьютере Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица Удостоверяющего центра ФСС РФ и помещаем в хранилище "Доверенные корневые центры сертификации". Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета устанавливаем на компьютере и помещаем в каталог "Другие пользователи". Далее подготавливаем расчет, подписываем, зашифровываем и отправляем на шлюз приема расчетов.

Кто обязан сдавать отчетность в ПФР в электронном виде

Страхователи, у которых среднесписочная численность работников более 50 человек, с 1 января 2011 г. обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Кроме того, территориальным управлениям рекомендуется переводить на электронную отчетность работодателей с численностью сотрудников от 30 человек. Также любая компания, которая считает необходимым сдавать отчетность по ТКС, может воспользоваться этой возможностью и организовать документооборот с фондом. Особое внимание уделено представлению реестра застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную часть пенсии (форма ДСВ-3). В Постановлении Правления ПФР от 23 июня 2011 г. N 173п закреплено, что реестры могут сдавать в электронном виде и компании с численностью сотрудников 100 и менее человек.

Как отправить отчетность в электронном виде в ПФР

Отправить электронный отчет в ПФР можно двумя путями: через сервер спецоператора и на машинном носителе информации, подписанный электронной цифровой подписью.

Через сервер спецоператора

Компания, которая намерена организовать документооборот с ПФР через Интернет, за свой счет приобретает у оператора связи программное обеспечение, получает электронно-цифровую подпись. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП осуществляет один из поставщиков услуг - удостоверяющий центр (УЦ), - список которых можно получить в территориальном органе ПФР по месту регистрации.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов необходимо заключить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи в управлении ПФР по месту регистрации.

Порядок отправки отчетности таков:

1. Абонент формирует файлы отчетности в соответствии с установленным форматом.

2. Проверяет правильность документов проверочными программами ПФР. Их можно бесплатно скачать на сайте ПФР. Кроме того, данные программы встроены практически во все сервисы для формирования и отправки отчетности. В этом случае программа для отправки проведет проверку сама. Не надо ничего дополнительно скачивать и устанавливать.

3. Проводит проверку на вирусы.

4. Подписывает каждый файл ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР.

5. Файлы отчетов по страховым взносам (РСВ) и индивидуальным сведениям (включающим в себя АДВ и СЗВ) в отдельности заверяются электронной цифровой подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

6. Квитанция о доставке транспортного пакета приходит абоненту в течение четырех рабочих дней с момента отправки отчетности через поставщика телекоммуникационных услуг. Если квитанция не пришла, выяснить причину следует в территориальном органе ПФР или у спецоператора.

7. В течение шести рабочих дней с момента получения документа территориальным органом ПФР высылается протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа.

8. В ответ абонент должен отправить в территориальный орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную своей ЭЦП, что является подтверждением получения протокола.

Отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Внимание! Специалист компании, который отвечает за ведение документооборота с ПФР, обязан после направления отчетности и до получения положительного протокола проверки отчетности ежедневно проверять входящие письма на случай, если специалисты фонда потребуют представить корректировку высланных данных.

Учитывая, что процесс отправки и подтверждения доставки отчетности в ПФР длится более недели (так как в расчет берутся только рабочие дни), то отправлять документы следует заблаговременно. Ведь в отличие от ФНС России, где дата отправки фиксируется спецоператором, ПФР считает отчет принятым по дате его получения территориальным органом фонда. Фиксация времени отправки данных спецоператором проводится лишь в тех случаях, если файлы не были получены специалистами фонда.

На машинном носителе информации

Плательщики страховых взносов могут представлять отчетность в электронном виде, подписанную ЭЦП, на машинном носителе информации (флэшка, диск, дискета). Чтобы сдать отчетность лично, страхователю либо его уполномоченному представителю нужно представить отчетность, подписанную ЭЦП и зашифрованную кодом фонда в управление ПФР по месту регистрации. При этом следует учесть, что такой вид отправки данных в фонд не предполагает дублирования документов на бумажных носителях. Отчетности в электронном виде достаточно для того, чтобы обязанность плательщика взносов по предоставлению сведений в фонд считалась исполненной.

Какие документы можно отправить в ПФР

Основные файлы отчетности, которые представляются в ПФР в электронном виде, - это РСВ-1 и индивидуальные сведения в электронном виде. Основное изменение 2011 г. - это то, что сведения о страховых взносах и персонифицированная отчетность отправляются в территориальные органы ПФР одним транспортным пакетом. Это не составляет большой сложности, так как документы сдаются за одни и те же периоды и к одному и тому же сроку. Поэтому их совместное представление кажется вполне логичным.

Также новшеством 2011 г. стало то, что в список форм персонифицированной отчетности добавили формы СЗВ-6-3 и АДВ-6-4. Необходимость разработки этих форм возникла из-за введения нового порядка расчета пособий исходя из выплат, полученных работником за два предшествующих календарных года, полученных в том числе у других работодателей. Без справок с прошлых мест работы сотрудник получит пособие в меньшем размере. У ПФР есть информация только о начисленных и уплаченных предыдущим работодателем пенсионных взносах, но нет о том, с каких выплат они начислены. Этот пробел и призваны устранить новые формы. На каждое застрахованное лицо будет отдельно оформляться форма СЗВ-6-3 с информацией:

- о суммах выплат и вознаграждений, которые начислены по трудовым и гражданско-правовым договорам в пользу данного физлица за соответствующий календарный год;

- о суммах выплат, на которые начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Форма АДВ-6-4 представляет собой опись к СЗВ-6-3. Поэтому в ПФР эти документы отправляются совместно. Впервые страхователи должны будут сдавать их в отчетности по итогам 2011 г.

Какие документы можно получить из ПФР

В настоящее время Распоряжение Правления ПФР от 10 марта 2011 г. N 85р позволяет не только отправлять отчетность в ПФР, но и получать информационные услуги по телекоммуникационным каналам связи. Для этого необходимо организовать документооборот аналогично тому, как это делается при сдаче отчетности:

1. Формируется файл запроса.

2. Проводится его проверка антивирусной программой.

3. Файл подписывается ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи документов, или его уполномоченного представителя.

4. Подписанный ЭЦП файл запроса отправляется в территориальный орган ПФР.

5. В течение четырех рабочих дней с момента отправки документа ПФР высылает квитанцию о приеме документа.

6. В течение пяти рабочих дней с момента получения запроса территориальный орган ПФР отправляет формализованный ответ на запрос страхователя.

7. Страхователь подписывает своей ЭЦП полученный ответ и отправляет его в территориальный орган ПФР, чтобы подтвердить получение документа.

Таким образом можно получить от фонда данные о сверке по суммам начисленных и уплаченных страховых взносов, а также штрафов и пеней.

А требование об уплате высылается плательщикам взносов в случае обнаружения ошибок. После регистрации отчета начинается его камеральная проверка, на которую отводится три месяца. В случае обнаружения ошибок страхователю направляется требование об их устранении в пятидневный срок. Тем, кто не исправил приводящие к занижению суммы взносов данные, может быть выставлено требование об уплате недоимки.

Типичные проблемы и пути их решения

Страхователи, которые общаются с Пенсионным фондом при помощи телекоммуникаций, нередко испытывают определенные сложности. Разберем те, которые встречаются чаще всего.

Несвоевременное получение квитанции

При отсутствии квитанции о приеме документов время отправки фиксируется спецоператором. Со стороны ПФР такую позицию можно считать авансом плательщикам, так как формально при сдаче отчетности в ПФР спецоператор не наделен полномочиями фиксации времени отправки файла. В то же время судебная практика уже начинает складываться в пользу налогоплательщика. Недавно ВАС РФ поддержал плательщика, чей отчет ПФР не успел обработать (Постановление ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу N А12-14272/2010). При этом было принято во внимание время отправки, зафиксированное оператором.

Как отразить переплату персонифицированной отчетности

В соответствии с Постановлением Правления ПФР N 192п, определяющим правила заполнения форм документов персонифицированного учета, при подготовке индивидуальных сведений в формах СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2 не указываются излишне уплаченные взносы (сумма уплаченных взносов не может превышать сумму начисленных страховых взносов). Поэтому рекомендуется указать сумму переплаты в форме РСВ-1 ПФР. А затем подать заявление по месту постановки на учет в ПФР на зачет излишне уплаченных сумм в счет следующих периодов либо на возврат денежных средств.

При этом следует учитывать, что согласно Закону от 8 декабря 2010 г. N 339-ФЗ зачет суммы излишне уплаченных страховых взносов в счет предстоящих платежей производится по решению органа контроля за уплатой страховых взносов самостоятельно. Возврат средств осуществляется только на основании заявления от страхователя.

Ошибка: сверка платежей с начала расчетного периода

Этот тип ошибки обращает внимание плательщика взносов на то, что сумма в файле отчетности РСВ-1 ПФР не равна сумме в базе данных ПФР. Поэтому необходимо уточнить сумму уплаты в РСВ-1 ПФР согласно указанной в базе данных в ПФР и исправить эту цифру в отчетности.

Внимание! ПФР принимает отчеты, если расхождение сумм с базами ПФР составляет менее 99 коп.

Допустимо ли расхождение сумм в формах АДВ-6-2 и РСВ-1 ПФР

Ответ на этот вопрос можно найти в Письме ПФР от 27 июля 2010 г. N 08-24/7933. Специалисты фонда разъясняют: "При сверке данных по начисленным и уплаченным страховым взносам, указанным страхователями в отчетности по страховым взносам и в индивидуальных сведениях (формы РСВ-1 ПФР и АДВ-6-2), допустимая сумма расхождений, возникающих из-за округлений, составляет величину, равную количеству пачек документов индивидуальных сведений по формам АДВ-6-3 и СЗВ-6-2".

Кто обязан сдавать отчетность в ФСС РФ в электронном виде

Согласно Закону от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ организации с численностью сотрудников более 50 человек обязаны представлять отчетность по форме-4 ФСС в ФСС РФ по телекоммуникационным каналам связи. Отчитаться страхователи должны не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом.

Как сдавать отчетность в ФСС РФ в электронном виде

Способов представления электронного отчета в ФСС РФ два: через сайт фонда и через спецоператора связи.

Через сайт

Порядок представления отчетности напрямую через сайт ФСС РФ регламентирован Приказом ФСС РФ от 12 февраля 2010 г. N 19. Для сдачи расчетных ведомостей по форме-4 ФСС необходимо выполнение следующих условий:

1. Доступ в Интернет, к сайту ФСС РФ (http://www.fss.ru), к шлюзу приема отчетности ФСС РФ, к поисково-мониторинговой системе ФСС РФ (http://fzl22.fss.ru).

2. Ящик электронной почты.

3. Наличие на компьютере установленного сертифицированного средства криптозащиты (приобретается у представителей удостоверяющих центров). Если компания уже сдает отчетность в электронном виде, данное средство, скорее всего, есть на компьютере, с которого ведется отправка отчетности.

4. Наличие действующего ключа, который необходимо приобрести у представителей удостоверяющих центров. Список доверенных удостоверяющих центров размещен на сайте ФСС РФ по адресу: http://fss.ru/uc.

Регистрация на портале

Расчеты страхователей по форме-4 ФСС принимаются на шлюзе фонда по адресу: http://f4.fss.ru путем загрузки подписанного ЭЦП файла установленного формата.

Для получения доступа к программе отправки файлов необходима регистрация, для этого загрузите поисково-мониторинговую систему ФСС РФ по адресу: http://fz122.fss.ru, нажмите в верхнем левом углу ссылку "Регистрация" и заполните необходимые поля. После перехода к шагу 2 необходимо дождаться письма-запроса, которое придет на указанный при регистрации адрес электронной почты, и подтвердить регистрацию. Вы автоматически попадете на поисково-мониторинговую систему фонда, там введите имя пользователя и пароль, далее через меню "Профиль\Организации" заполните данные о компании.

В горизонтальном меню нужно найти кнопку "Заявление страхователя", которое необходимо заполнить в электронном виде, а потом распечатать и подписать у руководителя, заверить печатью организации и отправить по (обычной) почте или принести в исполнительный орган фонда по месту регистрации компании. Почтовые адреса и контактная информация региональных отделений ФСС РФ размещены на сайте фонда.

В течение нескольких рабочих дней после поступления заявления страхователю будут даны расширенные права доступа на портале фонда, об этом организацию уведомят письмом на электронную почту.

Для заполнения отчетности на сайте нужно зайти на портал, нажать кнопку "Форма-4 ФСС", выбрать вкладку "Мои Ф4", нажать "Добавить отчет". Далее бухгалтер определяет отчетный период, за который необходимо отчитаться, и заполняет поля титульного листа. Если документ уже сформирован на портале ФСС РФ или в программах сторонних разработчиков, его можно загрузить для редактирования и последующей отправки с помощью кнопки "Загрузка XML".

После заполнения всех необходимых полей формы-4 ФСС можно провести логический контроль расчета с помощью кнопки "Проверка". В случае обнаружения ошибок вернитесь к заполнению отчета и внесите поправки.

Вы можете выгрузить файл с портала с помощью кнопки "Выгрузка в XML" и сохранить отчет на своем компьютере. Имя файла задается автоматически, менять его не рекомендуется.

На вкладке "Мои Ф4" есть список заполненных на портале расчетных ведомостей, каждый файл можно просмотреть, отредактировать или удалить путем нажатия на соответствующую кнопку.

Существует также возможность заполнения расчета без подключения к Сети в бесплатном АРМ "Подготовка расчетов для ФСС", который вы можете скачать с портала фонда (http://fz122.fss.ru/doc/setup_arm_fss.exe).

Отправка отчетности

Для отправки отчета вам потребуется в окне начального меню запустить "Утилиту для подписания и шифрования" путем нажатия соответствующей кнопки "АРМ подписания формы 4".

Для последующей работы требуется сохранить на своем компьютере и установить Новый сертификат открытого ключа подписи Удостоверяющего центра ФСС РФ и Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета, которые расположены в пункте горизонтального меню "Удостоверяющий центр". Их можно будет открыть в интернет-браузере Microsoft Internet Explorer (меню "Свойства обозревателя" - "Содержание" - "Сертификаты").

Далее в интернет-браузере загружаете шлюз фонда по приему расчетов страхователей (http://f4.fss.ru). На первой вкладке "Описание сервиса" находите ссылку на бесплатную утилиту для вызова СКЗИ (установленного на вашем компьютере средства криптозащиты информации), нажимаете ссылку и сохраняете утилиту на компьютере и запускаете ее.

В поле "Криптопровайдер" выбираете технологию установленного на вашем компьютере СКЗИ. В поле "Личный сертификат" выбираете ключ ЭЦП (при этом электронный носитель информации с закрытым ключом должен быть вставлен в компьютер), в поле "Сертификат уполномоченного лица ФСС" - сертификат открытого ключа уполномоченного лица ФСС РФ по приему расчетов страхователей по форме-4 ФСС. В поле "Файл для подписи и шифрования" выбираете сохраненный файл расчета страхователя по форме-4 ФСС в xml-формате. После нажатия кнопки "Подписать и зашифровать" происходит подписание файла.

Файл можно отправить из "Утилиты для подписания и шифрования arm.exe" с помощью кнопки "Отправить в ФСС". Информацию об отчете вы можете видеть на второй закладке утилиты, откуда можно контролировать ход обработки отчета. Кнопка "Обновить информацию об отчете" проверяет ход обработки отчета и показывает результат в колонке "Состояние". Если отчет успешно обработан, то автоматически скачивается квитанция. Двойным нажатием можно посмотреть квитанцию о приеме или протокол ошибок.

Если выявлены ошибки на одном из этапов проверки файла расчета страхователя по форме-4 ФСС, вы можете повторить этапы заполнения, сохранения, подписания, шифрования и импорта на шлюз фонда (http://f4.fss.ru).

Запишите идентификатор отчета или сохраните закладку в интернет-браузере для контроля этапов обработки файла расчета страхователя по форме-4 ФСС.

Через спецоператора

В 2011 г. появилась возможность бесплатно (не тратя денег на покупку сертификата ЭЦП) отправлять отчетность в ФСС РФ через спецоператоров. Сервисы для подготовки и отправки отчетности в ФСС РФ были размещены в свободном доступе на сайте https://freefss.kontur.ru/. Поэтому страхователям необходимо было только получить ЭЦП. Система для отправки отчетности в ФСС РФ состоит из двух частей. Первый сервис помогает готовить отчет и проверяет его с помощью контрольных соотношений, которые используются при приеме отчета на стороне ФСС РФ. Второй автоматически загружает отчетность в приемный шлюз ФСС РФ.

При этом спецоператор сообщает абоненту о получении квитанции из ФСС РФ, адрес, где ее можно посмотреть или скачать. Либо оперативно уведомляет об ошибках, выявленных при обработке отчета.

Плюсы данных сервисов очевидны. Во-первых, меньше вероятность того, что бухгалтер отправит отчет с ошибками и ему (спустя двое суток, которые приемный шлюз ФСС РФ может потратить на обработку отчета) придется высылать новый отчет, но уже с нарушением сроков. Во-вторых, бухгалтер будет избавлен от необходимости самостоятельно "стучаться" на приемный шлюз ФСС РФ для загрузки отчета или получения документа о его приеме. В-третьих, сервис по отправке отчетности зафиксирует время прохождения отчета через спецоператора. Это поможет, если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета.

Обработка отчета в ФСС РФ

ФСС РФ Приказом от 21 марта 2011 г. N 53 изменил порядок приема электронной отчетности. Раньше на обработку отчета ФСС РФ отводил себе 24 часа, теперь это срок увеличен вдвое - до 48 часов. Таким образом, если в файле будут обнаружены ошибки, файл не будет считаться принятым. При этом дата сдачи отчета устанавливается по времени поступления нового, исправленного, отчета на шлюз фонда. Если ФСС РФ потратит на обработку отчета 48 часов, то о том, что надо выслать исправленный отчет, страхователь узнает спустя двое суток после отправки первого отчета.

Внимание! Начинать отправку отчета в ФСС РФ лучше минимум за трое суток до окончания крайнего срока представления отчета.

По итогам первой обработки формы-4 ФСС страхователь получает квитанцию о приеме или протокол о том, что отчет не принят.

Вот исчерпывающий перечень ошибок, при которых фонд файл не принимает:

1. Файл расчета не соответствует формату наименования и размера файла расчета в электронном виде.

2. Отсутствует или не соответствует требованиям по совместимости к процедурам формирования ЭЦП, встраивания ЭЦП в документ и шифрования.

3. На момент проверки ЭЦП сертификат ключа подписи страхователя утратил силу (не действует, находится в списке отозванных сертификатов, выдан УЦ, не прошедшим кросс-сертификацию с УЦ ФСС РФ).

4. Файл расчета подписан ЭЦП лица, не имеющего права на подписание данного расчета.

5. Файл расчета не соответствует структуре утвержденного формата.

Также страхователю может быть направлена квитанция о получении расчета с ошибками. При этом дата сдачи отчета устанавливается по времени формирования квитанции. То есть отчет будет считаться сданным. Бухгалтеру придется исправить ошибки, которые связаны с тем, что не выполняются контрольные соотношения, но у компании нет риска опоздать по срокам представления отчетности.

Типичные проблемы и пути их решения

Работая с электронной отчетностью в ФСС РФ, старайтесь не допускать перечисленных выше ошибок. Тогда ваш отчет будет принят без проблем. При этом обратите внимание еще на некоторые моменты.

Как подтвердить время отправки

При сдаче электронной отчетности в ФСС РФ статус спецоператора как инструмента, фиксирующего время отправки отчета, официально не закреплен. Однако специалисты фонда при возникновении спорных ситуаций могут принять во внимание сведения о времени прохождения отчета через сервер спецоператора.

Несовпадение регистрационных номеров

Иногда при добавлении отчета появляется сообщение "Регистрационный номер страхователя в отчете не совпадает с регистрационным номером в выбранном сертификате". Для устранения этой ошибки выполните следующие действия:

1. Файл отчета загрузите из локального каталога или с внешнего носителя (не из сетевого каталога).

2. Ошибка может быть связана с неправильно выбранным сертификатом ФСС РФ. Поэтому откройте список сертификатов для отправки отчетности в ФСС РФ и убедитесь, что зашифровка файла производится не устаревшим сертификатом.

3. Убедитесь, что регистрационный номер, указанный в файле отчета, совпадает с номером, указанным в сертификате для отправки ФСС РФ. Для этого нужно открыть файл отчета с помощью программы "Блокнот" и проверить, какой регистрационный номер указан в реквизите "REG_NUM", следом открыть файл сертификата. Регистрационный номер страхователя указан в строке "РНС ФСС РФ". Необходимо убедиться, что регистрационные номера в файле отчета и в сертификате совпадают. Если обнаружена ошибка, следует либо исправить данные в файле отчета, либо обратиться к региональному представителю специализированного оператора связи, оказывающему услуги по подключению абонентов, установке программного обеспечения на рабочее место налогоплательщика.

4. Убедитесь, что сформированный файл отчета имеет расширение .xml и необходимый формат.

Ошибка: "Не удалось расшифровать"

Бывает, что при отправке отчета система выдает ошибку "Не удалось расшифровать". Две ошибки - N 10 "Не удалось расшифровать" и N 18 "Отчет зашифрован на ключе, отличном от открытого ключа ФСС" - возникают по одной и той же причине. Вы пользуетесь для отправки файлов старыми сертификатами открытого ключа фонда. Если вы отправляете отчет напрямую через сайт ФСС РФ, то для того чтобы устранить ошибку, необходимо обновить сертификаты фонда и удалить старые.

Для этого запускаем Internet Explorer (сервис\свойства обозревателя\содержание\сертификаты). Удаляем имеющиеся в разделе сертификаты. Далее заходим на сайт www.fss.ru в РАЗДЕЛ"Удостоверяющий центр", скачиваем новые сертификаты. Устанавливаем на своем компьютере Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица Удостоверяющего центра ФСС РФ и помещаем в хранилище "Доверенные корневые центры сертификации". Новый сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета устанавливаем на компьютере и помещаем в каталог "Другие пользователи". Далее подготавливаем расчет, подписываем, зашифровываем и отправляем на шлюз приема расчетов.