1.4. Управління за відхиленнями та економічний аналіз

Схема прийняття управлінського рішення (рис. 1.2) дає уявлення про цей процес. Якщо врахувати, що на кожному рівні управління щодня необхідно приймати кількадесят (а то й кількасот) різних рішень, стане очевидним, що їх підготовка за всіма правилами методики є просто неможливою.

Досвід свідчить, що в цьому немає потреби. Практично кожне рішення тією чи іншою мірою проходить всі стадії розглянутого процесу. Керівник може прийняти велику кількість рішень тільки тому, що більшість цих стадій здійснюється, сказати б, автоматично. Усі управлінські рішення поділяються на дві групи: стандартні, або ті, що програмуються, і специфічні, або нестандартні. Стандартні рішення проходять усі стадії процесу прийняття рішень відповідно до схеми. Але оскільки ситуації, коли виникає потреба в таких рішеннях, повторюються, процес їх прийняття спрощується завдяки використанню заздалегідь розроблених аналогів.

Прийняття програмованих (стандартних) рішень не означає браку будь-яких управлінських дій. Вони виконуються, але, як уже було сказано, цілком автоматично.

Для ілюстрації стандартизації рішень можна навести приклад із галузі технологій. Для перевірки розмірів деталей використовують спеціальні шаблони — калібри. Калібр дає змогу легко й швидко поділити деталі на дві групи: 1) деталі, розміри яких є в межах допусків, і 2) деталі з відхиленням від встановлених допусків. Контрольні розміри на калібрі встановлюються один раз, але уможливлюють перевірку кількох тисяч деталей. Те саме й зі стандартними рішеннями: прийняті один раз у певній ситуації, вони можуть здійснюватися щоразу, коли така ситуація повторюється.

Цей же приклад пояснює нам принцип, який усе частіше використовується в управлінні. Це так зване управління за відхиленнями (management by exception).

Розглянемо його зміст, принципи та можливості застосування. Так, за браком калібра в наведеному вище прикладі постала б необхідність вимірювати кожну деталь, звіряти виміри з кресленням та приймати рішення щодо кожної деталі. За використання калібра із загальної сукупності деталей виокремлюють тільки ті, які мають відхилення від встановлених допусків. У такому разі тільки ця група деталей потребуватиме управлінського рішення: розподілу її на деталі, які можна виправити, і ті, які вже виправити неможливо. Щодо першої групи деталей, які пройшли вимірювання калібром, рішення приймається автоматично.

Наведений приклад є наочною ілюстрацією суті управління за відхиленнями. Слід при цьому враховувати, що навіть у межах окремого підприємства коло управлінських рішень є дуже великим, діапазон їхньої складності також досить широкий — від найпростішого рішення щодо технічного контролю деталей до найскладніших управлінських проблем. Тому для практичного використання управління за відхиленнями на кожному об’єкті управління потрібно створити належні передумови.

1. Першою важливою передумовою є наявність довідника стандартних рішень, який би давав змогу «просіювати» всі збурення, що виникають у системі, та виокремлювати такі, які можна усунути з допомогою стандартних рішень без будь-якого втручання управління. Такі стандартні довідники складаються з відповідних інструкцій, правил, розпоряджень тощо. На жаль, така робота на багатьох підприємствах України провадиться не систематично, не цілеспрямовано, досі не стала невід’ємною складовою системи управління, а існує скоріше як виявлення ініціа­тиви окремих підрозділів або працівників управління.

2. Другою суттєвою передумовою управління за відхиленнями є виявлення відхилень від норм, планів, стандартів, умов та ін. Ідеться про відхилення в широкому значенні цього слова, тобто про всі випадки, коли стан фактичного виконання не відповідає заздалегідь встановленому завданню. Слід зазначити, що завдяки розвитку науки управління чимало зроблено для постійного виявлення таких відхилень. Так, систему зовнішньої і внутрішньої звітності побудовано в основному на зіставленні фактичних даних з плановими, різні методи організації управління виробництвом ґрунтуються на визначенні завдань і контролюванні їх виконання, система нормативного обліку виробництва забезпечує виявлення відхилень від нормативів за всіма статтями собівартості продукції. Дальший прогрес у цьому напрямку полягає у збільшенні кількості показників відхилень, підвищенні оперативності їх виявлення.

3. Особливістю будь-якого виробничого процесу є те, що в кожний даний момент і на кожній дільниці обов’язково виникатимуть якісь відхилення від норми, причому різної величини та різних напрямків. Якщо на певній дільниці сталася перевитрата фонду заробітної плати, то така ситуація може бути об’єктом аналізу і для майстра дільниці, і для начальника відділення, і для начальника цеху, і для начальника відділу праці та заробітної плати, і для головного бухгалтера, і для головного економіста, і, врешті-решт, для директора заводу. Але це не означає, що інформація про всі відхилення повинна надходити до всіх керівників.
У такому разі сталося б переповнення інформаційних каналів, яке призвело б до високих витрат на утримання інформаційної системи і до інформаційної пересиченості. Як наслідок, інформацію не буде належно використано.

Прикладом може служити ситуація, яка склалася колись у міністерстві хімічної промисловості СРСР. Після запровадження автоматизації обліку на підставі щоденних телеграм із заводів працівники міністерства складали зведення про виконання плану виробництва продукції за всією номенклатурою. У такий спосіб щоденно міністр і його заступники одержували зведення обсягом у сотні сторінок. Ясна річ, що використати таку інформацію було просто неможливо і жодного практичного значення ці зведення не мали. Саме через це і було запропоновано принцип управління за відхиленнями. Керівництво міністерства вирішило, що у зведення для міністра включається продукція, щодо якої відхилення від плану перевищує 5 відсотків, а для начальників головних управлінь — 2 відсотки. Після цього обсяг зведень скоротився більше ніж у 10 разів і кожний керівник почав одержувати дані, справді необхідні для управлінських рішень на відповідному рівні.

Отже, ідеться не про відхилення взагалі, а лише про ті, які потребують втручання керівника відповідного рівня, тобто третьою передумовою організації управління за відхиленнями є розподіл відхилень за рівнями управління як щодо деталізації статей відхилень, так і щодо періодичності інформації. Що вищим є рівень управління, то більшою може бути міра узагальнення і тривалішим термін подання інформації.

Як бачимо, в основу управління за відхиленнями покладено принцип системи зворотного зв’язку — управлінські дії необхідно здійснювати тільки тоді, коли контрольована система відхилилася від одного або кількох заданих параметрів більше за встановлені допуски. Отже, управління за відхиленнями можна визначити як таку організацію управління системою, коли рішення про коригувальні впливи на систему приймаються на кожному рівні управління на підставі інформації про відхилення від заданих параметрів виконання.

Для цього принципу управління актуальною є проблема параметрів і допусків. У технології, наприклад, для розміру найпрецизійніших деталей установлюється певна межа відхилень. І це неминуче, оскільки через найрізноманітніші причини, які нерідко не піддаються регулюванню та контролю, фактичний розмір відхилятиметься від фіксованого теоретичного параметра. Тому технологи вирішують завдання досягнення певного розміру у визначених інтервалах наближення до нього.

В економіці й досі завдання у вигляді планів, норм, умов встановлюються однозначно, без допусків на відхилення. Але реальні умови функціонування будь-якого об’єкта управління є такими, що відхилення від заданих параметрів виконання об’єктивно неминучі. Брак допусків на відхилення призводить до того, що управління мусить реагувати на відхилення систематично за всіма показниками, незалежно від їхньої величини та значущості. За використання традиційних методів управління досвідчені управлінці інтуїтивно «відсівають» незначні відхилення. У міру розширення використання в управлінні комп’ютерної техніки кількість зафіксованих відхилень від заданих параметрів стає настіль­ки великою, що управлінська система не в змозі їх опрацювати.

Ще й досі бракує єдиної методики розрахунків допусків відхилень для різних показників діяльності підприємства, організації, установи. Тому підприємства, що запроваджують управління за відхиленнями, такі допуски розраховують індивідуально. Для цього встановлюють мінімальні допустимі межі відхилень, диференційовані за всіма показниками. Усі відхилення в межах допусків реєструються в інформаційній системі, включаються в загальну суму відхилень, але не викликають збурень у системі управління, бо управлінська система на відхилення в межах допусків не реагує.

Визначення допусків на відхилення є завданням складним і дуже трудомістким, оскільки величина допусків має змінюватися за зміни певних умов. Але управління складними системами без допусків на відхилення буде надто недосконалим процесом. Автоматизація управління взагалі немислима без установлення допусків на відхилення для контрольованих параметрів.

Другою суттєвою проблемою управління за відхиленнями є вдосконалення методики виявлення цих відхилень. В окремих випадках виявити такі відхилення дуже просто: наприклад, щодо кількості робітників, які стали до роботи, щодо кількості деталей, переданих із цеху в цех, і т. д. Але щодо цілої низки показників виявлення відхилень є досить складним завданням. Це передо­всім стосується комплексних показників, таких як собівартість, прибуток, витрати з фонду заробітної плати, грошові потоки. Одним із способів удосконалення методики виявлення відхилень за цими показниками є запровадження принципів нормативного обліку витрат на виробництво, що про нього ми вже згадували.

Організація управління за відхиленнями — перспективний шлях удосконалення управління. І це стосується не тільки управління промисловими об’єктами. Принцип управління за відхиленнями можна застосувати в будь-яких об’єктах з різним ступенем комп’ютеризації управління. Оперативне виявлення відхи­лень уможливлює запобігання втратам та підвищення ефективності діяльності об’єкта. Успішне вирішення методологічних проблем виявлення та використання відхилень сприятиме вдосконаленню управління за будь-яких умов.

Схема прийняття управлінського рішення (рис. 1.2) дає уявлення про цей процес. Якщо врахувати, що на кожному рівні управління щодня необхідно приймати кількадесят (а то й кількасот) різних рішень, стане очевидним, що їх підготовка за всіма правилами методики є просто неможливою.

Досвід свідчить, що в цьому немає потреби. Практично кожне рішення тією чи іншою мірою проходить всі стадії розглянутого процесу. Керівник може прийняти велику кількість рішень тільки тому, що більшість цих стадій здійснюється, сказати б, автоматично. Усі управлінські рішення поділяються на дві групи: стандартні, або ті, що програмуються, і специфічні, або нестандартні. Стандартні рішення проходять усі стадії процесу прийняття рішень відповідно до схеми. Але оскільки ситуації, коли виникає потреба в таких рішеннях, повторюються, процес їх прийняття спрощується завдяки використанню заздалегідь розроблених аналогів.

Прийняття програмованих (стандартних) рішень не означає браку будь-яких управлінських дій. Вони виконуються, але, як уже було сказано, цілком автоматично.

Для ілюстрації стандартизації рішень можна навести приклад із галузі технологій. Для перевірки розмірів деталей використовують спеціальні шаблони — калібри. Калібр дає змогу легко й швидко поділити деталі на дві групи: 1) деталі, розміри яких є в межах допусків, і 2) деталі з відхиленням від встановлених допусків. Контрольні розміри на калібрі встановлюються один раз, але уможливлюють перевірку кількох тисяч деталей. Те саме й зі стандартними рішеннями: прийняті один раз у певній ситуації, вони можуть здійснюватися щоразу, коли така ситуація повторюється.

Цей же приклад пояснює нам принцип, який усе частіше використовується в управлінні. Це так зване управління за відхиленнями (management by exception).

Розглянемо його зміст, принципи та можливості застосування. Так, за браком калібра в наведеному вище прикладі постала б необхідність вимірювати кожну деталь, звіряти виміри з кресленням та приймати рішення щодо кожної деталі. За використання калібра із загальної сукупності деталей виокремлюють тільки ті, які мають відхилення від встановлених допусків. У такому разі тільки ця група деталей потребуватиме управлінського рішення: розподілу її на деталі, які можна виправити, і ті, які вже виправити неможливо. Щодо першої групи деталей, які пройшли вимірювання калібром, рішення приймається автоматично.

Наведений приклад є наочною ілюстрацією суті управління за відхиленнями. Слід при цьому враховувати, що навіть у межах окремого підприємства коло управлінських рішень є дуже великим, діапазон їхньої складності також досить широкий — від найпростішого рішення щодо технічного контролю деталей до найскладніших управлінських проблем. Тому для практичного використання управління за відхиленнями на кожному об’єкті управління потрібно створити належні передумови.

1. Першою важливою передумовою є наявність довідника стандартних рішень, який би давав змогу «просіювати» всі збурення, що виникають у системі, та виокремлювати такі, які можна усунути з допомогою стандартних рішень без будь-якого втручання управління. Такі стандартні довідники складаються з відповідних інструкцій, правил, розпоряджень тощо. На жаль, така робота на багатьох підприємствах України провадиться не систематично, не цілеспрямовано, досі не стала невід’ємною складовою системи управління, а існує скоріше як виявлення ініціа­тиви окремих підрозділів або працівників управління.

2. Другою суттєвою передумовою управління за відхиленнями є виявлення відхилень від норм, планів, стандартів, умов та ін. Ідеться про відхилення в широкому значенні цього слова, тобто про всі випадки, коли стан фактичного виконання не відповідає заздалегідь встановленому завданню. Слід зазначити, що завдяки розвитку науки управління чимало зроблено для постійного виявлення таких відхилень. Так, систему зовнішньої і внутрішньої звітності побудовано в основному на зіставленні фактичних даних з плановими, різні методи організації управління виробництвом ґрунтуються на визначенні завдань і контролюванні їх виконання, система нормативного обліку виробництва забезпечує виявлення відхилень від нормативів за всіма статтями собівартості продукції. Дальший прогрес у цьому напрямку полягає у збільшенні кількості показників відхилень, підвищенні оперативності їх виявлення.

3. Особливістю будь-якого виробничого процесу є те, що в кожний даний момент і на кожній дільниці обов’язково виникатимуть якісь відхилення від норми, причому різної величини та різних напрямків. Якщо на певній дільниці сталася перевитрата фонду заробітної плати, то така ситуація може бути об’єктом аналізу і для майстра дільниці, і для начальника відділення, і для начальника цеху, і для начальника відділу праці та заробітної плати, і для головного бухгалтера, і для головного економіста, і, врешті-решт, для директора заводу. Але це не означає, що інформація про всі відхилення повинна надходити до всіх керівників.
У такому разі сталося б переповнення інформаційних каналів, яке призвело б до високих витрат на утримання інформаційної системи і до інформаційної пересиченості. Як наслідок, інформацію не буде належно використано.

Прикладом може служити ситуація, яка склалася колись у міністерстві хімічної промисловості СРСР. Після запровадження автоматизації обліку на підставі щоденних телеграм із заводів працівники міністерства складали зведення про виконання плану виробництва продукції за всією номенклатурою. У такий спосіб щоденно міністр і його заступники одержували зведення обсягом у сотні сторінок. Ясна річ, що використати таку інформацію було просто неможливо і жодного практичного значення ці зведення не мали. Саме через це і було запропоновано принцип управління за відхиленнями. Керівництво міністерства вирішило, що у зведення для міністра включається продукція, щодо якої відхилення від плану перевищує 5 відсотків, а для начальників головних управлінь — 2 відсотки. Після цього обсяг зведень скоротився більше ніж у 10 разів і кожний керівник почав одержувати дані, справді необхідні для управлінських рішень на відповідному рівні.

Отже, ідеться не про відхилення взагалі, а лише про ті, які потребують втручання керівника відповідного рівня, тобто третьою передумовою організації управління за відхиленнями є розподіл відхилень за рівнями управління як щодо деталізації статей відхилень, так і щодо періодичності інформації. Що вищим є рівень управління, то більшою може бути міра узагальнення і тривалішим термін подання інформації.

Як бачимо, в основу управління за відхиленнями покладено принцип системи зворотного зв’язку — управлінські дії необхідно здійснювати тільки тоді, коли контрольована система відхилилася від одного або кількох заданих параметрів більше за встановлені допуски. Отже, управління за відхиленнями можна визначити як таку організацію управління системою, коли рішення про коригувальні впливи на систему приймаються на кожному рівні управління на підставі інформації про відхилення від заданих параметрів виконання.

Для цього принципу управління актуальною є проблема параметрів і допусків. У технології, наприклад, для розміру найпрецизійніших деталей установлюється певна межа відхилень. І це неминуче, оскільки через найрізноманітніші причини, які нерідко не піддаються регулюванню та контролю, фактичний розмір відхилятиметься від фіксованого теоретичного параметра. Тому технологи вирішують завдання досягнення певного розміру у визначених інтервалах наближення до нього.

В економіці й досі завдання у вигляді планів, норм, умов встановлюються однозначно, без допусків на відхилення. Але реальні умови функціонування будь-якого об’єкта управління є такими, що відхилення від заданих параметрів виконання об’єктивно неминучі. Брак допусків на відхилення призводить до того, що управління мусить реагувати на відхилення систематично за всіма показниками, незалежно від їхньої величини та значущості. За використання традиційних методів управління досвідчені управлінці інтуїтивно «відсівають» незначні відхилення. У міру розширення використання в управлінні комп’ютерної техніки кількість зафіксованих відхилень від заданих параметрів стає настіль­ки великою, що управлінська система не в змозі їх опрацювати.

Ще й досі бракує єдиної методики розрахунків допусків відхилень для різних показників діяльності підприємства, організації, установи. Тому підприємства, що запроваджують управління за відхиленнями, такі допуски розраховують індивідуально. Для цього встановлюють мінімальні допустимі межі відхилень, диференційовані за всіма показниками. Усі відхилення в межах допусків реєструються в інформаційній системі, включаються в загальну суму відхилень, але не викликають збурень у системі управління, бо управлінська система на відхилення в межах допусків не реагує.

Визначення допусків на відхилення є завданням складним і дуже трудомістким, оскільки величина допусків має змінюватися за зміни певних умов. Але управління складними системами без допусків на відхилення буде надто недосконалим процесом. Автоматизація управління взагалі немислима без установлення допусків на відхилення для контрольованих параметрів.

Другою суттєвою проблемою управління за відхиленнями є вдосконалення методики виявлення цих відхилень. В окремих випадках виявити такі відхилення дуже просто: наприклад, щодо кількості робітників, які стали до роботи, щодо кількості деталей, переданих із цеху в цех, і т. д. Але щодо цілої низки показників виявлення відхилень є досить складним завданням. Це передо­всім стосується комплексних показників, таких як собівартість, прибуток, витрати з фонду заробітної плати, грошові потоки. Одним із способів удосконалення методики виявлення відхилень за цими показниками є запровадження принципів нормативного обліку витрат на виробництво, що про нього ми вже згадували.

Організація управління за відхиленнями — перспективний шлях удосконалення управління. І це стосується не тільки управління промисловими об’єктами. Принцип управління за відхиленнями можна застосувати в будь-яких об’єктах з різним ступенем комп’ютеризації управління. Оперативне виявлення відхи­лень уможливлює запобігання втратам та підвищення ефективності діяльності об’єкта. Успішне вирішення методологічних проблем виявлення та використання відхилень сприятиме вдосконаленню управління за будь-яких умов.