Глава 4

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37

НАИЛУЧШЕЕ, ЧЕМ ВЫ МОЖЕТЕ БЫТЬ

Как назвать программу

Первым делом определите, что проводите – семинар, конференцию или курсы. Природа взаимоотношений на занятиях определяет их название. Основные практические модели даются ниже.

Команда реакции аудитории – обычно состоит из 2–5 слушателей, реагирующих на презентацию обучающего. Ее члены могут прерывать обучающего для немедленного прояснения непонятных моментов, помогая ему, таким образом, быстро удовлетворить конкретные нужды всей аудитории.

Брейнсторминг (мозговая атака) – свободная техника, придающая созидательному мышлению большее значение, нежели рациональному. Вот ее суть: обучаемые свободно представляют идеи по заданной теме (независимо от их практичности), кратко записывают их на доске, а затем редактируют список; преподавателю же необходимо создать атмосферу, при которой обучаемые будут чувствовать себя свободно.

Баз-сешн (беседа) – метод, вовлекающий в процесс обсуждения всех членов группы. На ограниченное время (5 минут) для обсуждения вопроса группа разделяется на тройки, и каждый обучаемый высказывает свои идеи.

Метод работы над ситуацией – это рассказы о реальных ситуациях, которые обсуждаются для обнаружения скрытых принципов и правил диагностики и решения проблем. Основная задача – развить среди участников отношения, способствующие решению проблем; различные варианты этого способа включают Гарвардский метод, методы Процесса происшествия и Сокращенной ситуации.

Клиника – встреча или серия встреч, содержащих анализ и решение («лечение») особых условий и проблем.

Собеседование (диалог) – более умеренная версия «панели» (обсуждения вопросов группой специалистов); обучаемые выражают мнения, поднимают и задают вопросы специалисту.

Конференция – презентации делятся на группы по нескольким программам и предлагаются участвующим на выбор. Информация может быть представлена с использованием различных моделей обучения по индивидуальным программам повестки дня.

Консультация – в обсуждении участвуют инструктор и аудитория (состоящая из одного или более человек); метод также позволяет включать разговор по телефону, личные письма и визиты на работу.

Заочные курсы – самостоятельные занятия с использованием печатных и других материалов как средств обучения; на них используются наставничество, занятия небольшими группами, консультации преподавателя, письменные задания, экзамены с оценками.

Критические ситуации – обучение с помощью драматизации в письменной, аудио- или видеоформе, основанной на сильно динамизированных реальных событиях. От обучаемого требуется принимать решения и действовать в критических ситуациях лабораторной обстановки. Техника используется для руководителей, которые учатся управлять неподчиняющимися сотрудниками, для тех, кто проводит собеседования при приеме на работу.

Демонстрация (метод) – используется презентация по проведению процедуры, после которой можно позволить обучаемому проделать то же самое под контролем инструктора; это визуальная презентация, сопровождаемая устным обсуждением (психомоторная тренировка).

Демонстрация (результат) – показывает на примере, что результат какой-либо практики можно увидеть, услышать, почувствовать; часто используется для демонстрации стоимости и процедуры производства, качества товара; полное завершение требует значительного количества времени.

Групповое обсуждение – включает неофициальное обсуждение темы группой, имеющей общий интерес и состоящей из двух и более человек (общий интерес основывается на прочтении одного материала или на опыте совместного обучения).

Обучение-обмен – состоит в рассмотрении реальной жизненной ситуации с точки зрения, отличающейся от обычной.

Экспозиция – выставка вспомогательных материалов по теме, демонстрируемых в процессе обучения или для образовательной, информативной или мотивационной цели.

Экскурсионный тур или поездка на место действия – целенаправленно спланированное событие (посещение группой обучающихся представляющих образовательный интерес мест для непосредственного наблюдения; обычно на такие поездки уходит от четырех часов до нескольких недель).

Форум – группа обучаемых проводит дискуссию после представления темы либо лектором, либо группой экспертов, либо фильмом; ведущий предоставляет каждому присутствующему возможность по порядку высказать свое мнение.

Печатная информация, раздаваемая всем присутствующим, – это рассказ или план, составленный инструктором или скопированный с печатных изданий.

Интервью – презентация, на которой один специалист (или более) отвечает на вопросы присутствующих; метод для углубленного изучения темы, когда в планы либо специалистов, либо участников не входит официальное представление темы.

Дискуссия без лидера – в таковой не участвует преподаватель (нет официального лидера); метод используется, чтобы преодолеть формальности, которым следуют большие группы, делящиеся на подгруппы для спонтанных дискуссий по темам или проблемам, пробуждающим инициативу (участие) обучающихся, а также дающих возможность обменяться мнениями.

Лекция (речь) – формальная и тщательно подготовленная квалифицированным специалистом устная презентация по теме.

Серия лекций – в расчете на несколько дней или на один раз в месяц в течение четырех месяцев; общий формат – лектор делает официальную презентацию, а обучаемые слушают.

Письма, циркуляры – вовсе не информационные бюллетени; могут содержать объявления, доклады и инструкции; обычно напечатаны типографским способом.

Команда слушателей – записывает конспекты, задает вопросы, подводит итоги занятий; используется для создания взаимодействия между выступающим и обучающимися; особенно полезна, если выступающий не знаком с проблемами по данной структуре.

Информационные бюллетени – отправляются многим людям и содержат объявления, новости и доклады. Они часто содержат материал для обучения и являются для преподавателя способом личного общения со многими людьми.

Рабочая практика – используется в программах, специализирующихся на обучении действием под руководством или при помощи инструкций более опытного человека. Метод особенно полезен для предложения новых решений старых проблем.

«Панель» – дискуссия группы экспертов (4–8 человек) на заданную тему перед аудиторией обучающихся. Ведущий обеспечивает соблюдение порядка, следит, чтобы выступления по времени делились бы поровну, а раскрытие темы было глубоким.

Программированное обучение – самостоятельное обучение с использованием печатных и других материалов в качестве средств; участники получают инструкции не непосредственно от преподавателя, а через программированные учебники, технические средства («обучающие машины»), компьютеры, системы воспроизведения информации и другие.

Период вопросов – это занятия после лекции, когда обучаемые могут задать лектору вопросы; они проясняют недопонятое во время формальной презентации и получают не включенную в лекцию, но интересующую их информацию.

Семинар – признанный специалист ведет обсуждение в группе обучаемых, занимающихся специальной темой; лидер начинает семинар с краткой презентации спорных элементов, а затем начинает дискуссию с участием всех присутствующих.

Моделирование – воссоздание в условиях обучения различных ситуаций реальной жизни; оно позволяет обучаемому принимать решения или действовать в лабораторных условиях до фактического взаимодействия с людьми и предметами. Примерами являются моделированное обучение водителей, образовательные игры типа «Монополии», «Черных и белых», по использованию общественной земли, в которых обучаемым принадлежат все решения и действия.

Скетч – краткая отрепетированная инсценировка с двумя или несколькими участниками; по заранее подготовленному сценарию обучаемые инсценируют рабочее событие или происшествие.

Симпозиум – серия лекций, подготовленных двумя-пятью специалистами, каждый из которых охватывает в своем выступлении один из аспектов темы. Презентации краткие, точные и не превышающие 25 минут.

Рабочая группа – метод, позволяющий углубленно изучить предмет; 15–30 человек собираются, чтобы повысить квалификацию и коллективно создать новые рабочие процедуры при решении проблем.

Качества хорошей программы

Эффективная программа отвечает описанным ниже стандартам.

Обеспечивает полезной информацией. Люди не хотят платить за занятия, на которых теряют свое драгоценное время, если информация поверхностна, не нужна или легко приобретаема из других источников. Такая программа будет иметь плохую репутацию и ей трудно будет выжить.

Обеспечивает конкретной (как сделать), а не теоретической информацией. Обучение должно быть спланировано так, чтобы улучшение продуктивности, способностей или практических навыков участников стало заметным, а их расходы – минимальными. Программа не конкурирует с обучением в университетах и колледжах США, предлагающих более широкое образование, и не заменяет их.

Позволит участникам получить всю необходимую информацию за минимум времени. Семинары и курсы импонируют тем, кто хочет хорошо понять предмет за короткий период интенсивного обучения.

Обеспечит дополнительными материалами, способными помочь участнику усвоить новую информацию во время занятий и без проблем освежить изученное в памяти – после окончания занятий.

Подготовит основу для будущего обучения либо с помощью ваших самостоятельных исследований, либо источников по материалам программы (включая дальнейшую информацию и библиографические ссылки).

Должна развлекать не меньше, чем информировать. Уместно используемый юмор оживляет презентацию, делает ее интереснее и тем самым улучшает учебный процесс.

Предоставляет участникам регулярные отчеты о состоянии дел, подводя итоги и этим позволяя лучше усвоить материал. Давая краткий обзор предстоящих занятий, и отводя время для вопросов и ответов, вы активно включаете участника в учебный процесс вместо того, чтобы позволить ему «соскользнуть» на роль пассивного получателя.

На занятиях дается возможность практиковать изученное. Если люди приобретают новые навыки, нужно включить в расписание семинара их практическое использование.

Участники должны чувствовать себя комфортабельно. Запланированные регулярные перерывы помогут уменьшить беспокойство или скуку от занятий. Техники обучения должны меняться – от лекций к упражнениям, от упражнений к аудиовизуальной презентации, а от нее – к дискуссии и так далее – сохраняя заинтересованность участников и помогая им в обучении.

Продолжительность программы

Самым важным в определении продолжительности семинара/курсов должно быть достаточное время для подробного изучения материала. Есть темы, для изучения всех сложностей которых требуется 2–3 дня, для других же это время избыточно.

Нужно также учитывать нагрузку на преподавателя. Если программа однодневная, один преподаватель может с ней справиться. Если же она имеет большую продолжительность, нужно будет или пригласить больше преподавателей, или активизировать обучающихся с целью облегчить нагрузку на преподавателя.

Стоимость семинара тоже очень важна. Многодневная общественная программа обойдется участнику гораздо дороже однодневного семинара. Проживание, питание, транспорт дополнительно и значительно увеличат расходы. Все это может привести к тому, что потенциальным участникам затея покажется слишком дорогостоящей как по деньгам, так и по времени. Программы, составленные для людей интеллектуального труда и руководителей бизнеса, должны быть компактными. Для них фактор потери времени гораздо важнее размера оплаты.

Чем продолжительнее программа, тем больше гостеприимства должен проявить организатор. Когда она длится больше одного дня, нужно обеспечить участникам подходящие напитки и легкие закуски, убедиться в том, что рядом есть вместительная гостиница, ресторан, развлечения, под рукой транспорт. Это значительно осложняет организацию программы (а также увеличивает ее стоимость).

Если же ваш клиент – корпорация или другая организация, готовая отпустить людей с работы и оплатить все расходы, то проведение двух-трехдневного семинара станет целесообразным и прибыльным. Продолжительная программа дает людям больше времени для усвоения новой информации, предотвращая их усталость после семинара.

Другим фактором определения продолжительности программы является стоимость аренды аудитории для занятий. Большинство семинаров проводится в конференц-залах гостиниц, старающихся сдавать эти залы по несколько раз в день для увеличения прибыли. Если ваши занятия продолжаются весь день, гостиница предоставит вам счет за три-четыре такие потерянные возможности. И все же, высокая плата, которую люди будут готовы внести за семинар продолжительностью в целый день, а не в несколько часов, покроет арендные расходы. Принимая во внимание ориентацию гостиницы на прибыль, а также восприятие ценности семинара в зависимости от его продолжительности, можно уменьшить арендную плату, увеличив при этом прибыль. Если вы начнете занятия в 10 утра и закончите в 5 вечера, то у гостиницы будет возможность сдать зал кому-то другому для раннего завтрака и на весь вечер. Арендная плата в этом случае будет меньше, чем, если бы вы заказали зал с 8 до 6, но семинар все равно будет восприниматься участниками, как программа целого дня, и плату соответственно можно будет повысить.

Цикл обучения

Он начинается с признания нехватки информации и заканчивается, когда информация получена и интегрирована.

Условие обучения – ресурсы, необходимые для такой перемены. Стадии цикла обучения описываются ниже.

Признание необходимости в обучении или помощи. Организатор семинара часто определяет «спрос» людей на определенную тему, хотя признание необходимости в обучении может прийти и от конкретного клиента – организации или от ее сотрудников, которые станут участниками семинара.

Определение необходимости. Специфическая необходимость рождается на основании точной природы концепций обучения, наилучшим образом удовлетворяющих потребность на первой стадии.

Развитие целей обучения. Цели обучения указывают на новое знание, умение или опыт, приобретаемый в результате участия в семинаре.

Установление требований к информации. Предмет тщательно изучается для сбора составляющих, которые в большей степени отвечают целям обучения.

Установление требований к материалу. Включение в расписание практических упражнений, позволяющих участнику практиковать во время занятий поддающийся оценке навык.

Составление расписания. Определение продолжительности каждой части программы. Включить в план занятия вопросов и ответов.

Разработка материалов для инструктора и обучающихся. Материалы для участника должны отвечать двум требованиям: помогать учебному процессу и продаже программы. В письменных материалах должна содержаться конкретная информация, поддерживающая устную презентацию. Хорошо оставить место для записей на полях. Люди не любят одалживать материалы, содержащие личные записи. Однако это еще больше возбудит интерес знакомых и коллег, которые придут к вам для получения большей информации.

Система оценки. После презентации попросите участников оценить элементы программы и искусство преподавателя. Дайте им возможность сделать это анонимно. Попросите конкретных указаний, которые помогут вам внести изменения в будущую презентацию.

Ведение программы. Представляйте информацию группе по разделам соответственно расписанию.

Доклад о результатах. Краткий отчет будет полезен, чтобы проследить и направить развитие семинара/курсов, а также понять, какие идеи проверяются, какие отвергаются, а какие принимаются. В программе для организаций отчет может быть частью контрактных обязательств организатора.

Дополнение. По истечении некоторого времени организатор может сделать еще одну оценку. Для этого существуют две причины:

проверить долгосрочную эффективность программы и учесть результаты для внесения изменений в новую программу;

выяснить, возрастет ли спрос на программу до уровня, при котором может понадобиться дополнительный курс или материалы для рекламы как индивидуумам, так и организациям.

Материалы для семинара

Их источники ограничиваются только вашим воображением. Вот несколько предложений.

Разработайте свои собственные материалы. Чаще всего – это наилучший вариант, так как будет соответствовать вашим запросам и плану семинара.

Отрывки из книг, журналов, профессиональных изданий могут содержать отличные дополнительные материалы; издатели обычно щедро разрешают перепечатки по низкой цене, если статьи используются для образовательных целей. Однако такие разрешения необходимы с указанием первоисточника.

Материалы государственного издательства, выпускающего их или бесплатно, или по очень низкой цене. Таковые находятся в распоряжении общественности и могут воспроизводиться без разрешения.

Компетентная помощь государства. Да, не удивляйтесь. Выплата налогов дает вам доступ ко множеству специалистов по различным направлениям, работающих в государственных учреждениях.

Торговые и профессиональные организации, банки и страховые компании, производящие множество малоизвестной письменной информации, возможно, необходимой именно вам.

Простое исследование в справочном отделе местной библиотеки обычно дает миллионы возможных источников.

Существует множество компаний, производящих учебные материалы бесплатно или по низкой цене, если они используются образовательными программами.

Аудио- и видеоматериалы. Использование этих средств улучшит программу, обеспечив смену способа обучения на более эффективный и приятный для любящих радио, телевидение и кино. Существует много сложного аудио- и видеооборудования и материалов для выбора. Любой план, предусматривающий большие расходы на подобные материалы и средства, должен воплощаться в жизнь неторопливо: сначала нужно ознакомиться с выбором, качеством товара и прикинуть стоимость при долгосрочном пользовании. Во время стадии теста не стоит покупать большое количество дорогостоящих аудио- и видеоматериалов и усложнять аналогичные средства участников. Ведь, записываясь на семинар, они еще не знают, как будут выглядеть материалы, и это не является пока фактором удовлетворенности. Если материал содержит нужную информацию в упорядоченной форме, то свою функцию он выполнит. Простые и недорогие аудио- и видеосредства сделают адаптацию программы к меняющимся условиям более легкой и дешевой. Самое главное во время стадии проверки – проявить гибкость.

Предварительное планирование

Чтобы обеспечить гладкое течение программы, нужно распланировать все заранее. Это поможет вам избежать проблем, возникающих в последнюю минуту. Постарайтесь послать весь необходимый материал по месту проведения за несколько недель до начала семинара, чтобы уложиться в более дешевые почтовые тарифы на книги и получить подтверждение из гостиницы об их прибытии до вашего выезда туда. Если ваши семинары следуют один за другим или у вас нет времени на посылку, придется взять груз с собой в самолет. Авиакомпания может пропустить (или не пропустить) дополнительный багаж бесплатно в зависимости от хода ее бизнеса. Если сейчас у нее низкая прибыль, то деньги потребуются за любой дополнительный вес. Однако этого можно избежать, взяв в аэропорту носильщика. Он может послать ваш багаж за $10–20 чаевых (вместо официальных $30–50 за дополнительный багаж).

Наймите надежного временного помощника для регистрации на семинар/курсы. Это дешевле, чем возить своего работника и тратиться на его зарплату и дорожные расходы.

Если вы заранее обратитесь в два различных агентства по найму и подтвердите заказ за день до программы, по крайней мере найдется один человек и вам не придется самому заниматься регистрацией. Зарезервируйте время перед семинаром для устранения возникающих проблем, встреч с участниками и просмотра материалов.

Попросите в агентстве по найму помощь квалифицированного специалиста по маркетингу и дайте понять, что вы заплатите дополнительно, если этот компетентный и квалифицированный человек придет в день семинара. Очень важно иметь хорошую временную помощь, ибо первое впечатление о профессиональности семинара облегчит восприятие программы и положит ему хорошее начало.

Аккредитация

Многие программы квалифицируются как университетские – для продолжения образования. Квалификационные стандарты устанавливаются различными профессиональными и экономическими ассоциациями, лицензионными комиссиями и бюро для аккредитации их членов и обладателей лицензий. Предмет может удовлетворить требования обязательной или факультативной программы в какой-либо области. Этот вопрос достоин изучения, так как аккредитация поможет признанию, продемонстрирует надежность и увеличит посещаемость. Подумать о квалификационных стандартах нужно заранее, до того как в разработку будет вложено много усилий, чтобы с самого начала на них ориентироваться.

Путешествуйте налегке

На каждой стадии планирования рекламы и проведения семинара/курсов подумайте, какую административную нагрузку увеличит его выполнение. В этом бизнесе преимущество на стороне путешествующих налегке, а простота – основной фактор планирования программы. Прежде чем создать сложную систему учета, проясните, какая информация действительно важна, а затем отбросьте все ненужное. Будьте эгоистичны и не создавайте сооружение, забота о котором займет больше времени, чем необходимо. Нужно нанять только абсолютно необходимых сотрудников, разработать лишь полезные и доходные материалы, и это сократит ваши расходы. Самое же основное – постоянно шлифовать главное, выметая ненужные обломки. Это придаст семинару острую конкурентную форму, необходимую для выживания.

Чего нельзя забывать

Участников семинара как-то попросили выделить три основных элемента планирования и проведения семинаров/курсов, о которых чаще всего забывают организаторы. 60% опрошенных сошлись на том, что нельзя забывать:

планировать и проводить перед семинаром встречу инструкторов;

иметь дополнительные экземпляры плана презентации и наглядных пособий на случай потери основных;

проверять инструкторов прежде, чем позволять им вести семинар;

иметь «запасных» инструкторов, если те, которые должны вести семинар но плану, не смогут прийти;

повторять все вопросы и ответы для всех участников, чтобы вся группа могла их слышать;

чтобы выступающие не повторялись, а только дополняли друг друга;

обучать выступающих, ориентируя их на группу;

придерживаться расписания и не позволять, чтобы перерывы затягивались дольше определенного времени;

обеспечивать в рабочих группах и программах взаимодействия достаточно места для деятельности больших и малых групп. Делать перерыв для поездки (не слишком долгой);

смотреть в глаза участникам, а не читать текст;

отвечать потенциальным участникам, звонящим по телефону для получения информации о программе, информируя их обо всех ее особенностях;

признавать регистрацию по почте и по телефону;

отпечатать именные карточки на обычной пишущей машинке или на IBM «Селектрик» с использованием шрифта «Оратор»;

нанять временных сотрудников для работы в офисе и для регистрации (по крайней мере из двух агентств, чтобы наверняка иметь помощь хотя бы одного такого ассистента);

выяснить, куда гостиничный персонал поместил материалы после получения извещения об их прибытии туда.