Глава 6

СУТЬ

Имеющие наибольший успех в бизнесе организации семинаров должны тщательно проверять правильность своих концепций (замыслов программ и рекламных стратегий) до вложения солидных денежных сумм. Существует множество изменяющихся факторов, способных повлиять на финансовый успех семинара/курсов. В практике консультанта постоянно встречаются клиенты, готовые вложить несколько тысяч долларов для проверки концепции семинара. Советуем тратиться поменьше. Практически любой семинар можно протестировать менее чем за тысячу долларов. Если вы рекламируетесь методом прямой рассылки, географическое расположение места проведения семинара не так важно, как стоимость самой рекламы. Почтовые расходы в другой конец страны одинаковы с теми, что уходят на посылку в другую часть улицы. Допустим, доставка материалов непосредственно потенциальному слушателю обойдется в $0,30. Тогда за $900 можно протестировать трехтысячный рынок. Однако при использовании средств массовой информации географическое положение становится очень важным фактором получения хороших результатов теста и сокращения расходов на маркетинг. В этом случае вам поможет последующая информация.

Выбор рынка для теста

Если семинар будет иметь успех на хорошем для теста рынке (в небольшом или среднего размера городке), он, возможно, будет успешным и в мегаполисах на общенациональном рынке. С этим важным условием надо считаться при выборе рынка для теста своей программы.

Доступность средств массовой информации. Единообразие СМИ – идеальное условие для маркетингового теста. Таковые в близлежащих больших городах наверняка не повлияют на тест в местных средствах массовой информации. Например, Санта-Барбара – прекрасный рынок для теста региона Лос-Анджелеса, хотя некоторые ее жители также читают «Los Angeles Times». Местная газета Санты-Барбары охватывает от 60 до 62% рынка. Потому для достижения большинства представителей рынка Лос-Анджелеса не обязательно обращаться в «Times».

Демографический состав тестируемого населения небольшого рынка должен быть таким же, как и городов, на которые вы будете ориентироваться в дальнейшем.

Стоимость средств массовой информации. Если местные СМИ изолированы от таковых в близлежащих крупных городах, это сэкономит вам значительные суммы денег.

Удобство проведения. В небольших городах, которые вы выберете для проведения семинара, обычно есть все необходимое для презентации программы (подходящий зал с необходимым оборудованием, комфортный транспорт от аэропорта/вокзала до гостиницы, а от нее до ресторанов).

Региональность. В одних регионах программа будет иметь больший успех, чем в других, что может привести к неверным выводам по результатам теста. Существуют региональные различия, совершенно необъяснимые и непредсказуемые без практической проверки. Поэтому полезно провести тесты как в местах с известными вам условиями рынка, так и на незнакомой почве.

Выбор месяца и дня проведения программы

Участники опроса выбрали следующие месяцы и дни недели для проведения семинаров/курсов (в порядке приоритетности):

Выбирая время и дату, нужно обратить внимание на следующие моменты.

Период отпусков. В это время посещаемость падает (например, в августе или в последней неделе декабря).

Дни национальных и религиозных праздников также не подходят для проведения, как не подходят и даты основных национальных или местных спортивных/политических событий (например, выборов и т.п.).

Транспортные проблемы в часы пик, особенно в крупных городах.

Использование и доступность общественного транспорта, особенно в мегаполисах.

Воздушный, автобусный и железнодорожный транспорт. Если слушателям придется добираться на самолетах, автобусах или поездах, избегайте пиковых дней и часов. Будьте стратегами. Часто участники добираются до места проведения самолетом, если билеты недороги, а рейсов достаточно. Из-за дороговизны мест в гостиницах больших городов и больших затрат рабочего времени наиболее практичен вылет на семинар утренним самолетом и возвращение домой вечером того же дня. В этом случае презентация наиболее уместна в гостинице аэропорта, а начать ее можно в 9:30 утра вместо 8. Это позволит участникам из ближайшего города вылететь рейсом в 7 или 7:30 утра. Тогда они смогут бесплатно добраться до гостиницы аэропорта автобусом авиакомпании вместо дорогостоящего такси. В конце дня они смогут также бесплатно вернуться в аэропорт автобусом и улететь 18-часовым рейсом домой. Все это позволит избежать транспортных пробок часа пик и успеть поужинать дома.

Возможные забастовки. Обязательно узнайте, не намечается ли забастовка таксистов, транспортных рабочих пли служащих отеля в период проведения программы.

Возможность проживания. Выясните, будут ли свободные номера в гостинице.

Особо важные события для потенциальных участников. Расписание семинара не должно конфликтовать с порядком проведения съездов (собраний) профессиональных ассоциаций ваших слушателей и/или их клиентов. В ведущих изданиях по определенным специальностям содержатся календари всех подобных событий. С другой стороны, можно воспользоваться возможностью организовать семинар в том же городе и непосредственно до (после) общенационального собрания, чтобы участники посетили вашу программу без дополнительных транспортных расходов.

Удобство назначенного времени и дня. По традиции или в зависимости от количества работы некоторые специалисты больше загружены в определенные дни или месяцы и меньше – в другие. Воспользуйтесь подобным «легкими» днем и месяцем, организуя свою программу. Также предоставьте слушателям из других городов достаточное количество времени на дорогу.

Турне по городам

Это прекрасный способ получить наивысший результат от рекламы и денег, отпущенных на дорожные расходы. Расписание такого турне поможет составить агент бюро путешествий, что сэкономит вам немало времени и значительно сократит дорожные расходы, увеличив соответственно вашу прибыль. Такие турне по городам создаются еще и для наиболее целесообразного использования СМИ: одно газетное объявление может рекламировать семинар в нескольких городах.

Погода – также важный фактор осуществления турне. Планируйте семинары в различных регионах страны так, чтобы избежать плохой погоды. Никто не любит путешествовать в ненастье.

Существуют рынки, величина, транспортные и географические особенности которых позволяют проводить один и тот же семинар более одного раза. Некоторые даже способны потреблять одинаковые семинары несколько раз в год. В динамичных растущих городах с большим количеством бизнеса и туристов можно повторять семинар (в зависимости от его предмета) 3–5 раз в год. В небольших же городах возможен только однократный годовой семинар.

Семинарский бизнес может приносить прибыль и за границей. Там есть немало знающих английский бизнесменов и интеллектуалов (не говоря об англоязычных странах). Семинар, в зависимости от характера и привлекательности темы, может иметь успех также в Японии и Латинской Америке.

Выбор и аренда помещений

Место проведения семинара должно соответствовать имиджу его программы. Для укрепления такового проводить семинары необходимо в лучших отелях высшей категории (на этом не экономят).

Выбирая отель, подумайте о престижности и удобствах места его расположения. Некоторые слушатели рассчитывают на общественный транспорт. Поэтому лучше выбрать отель, находящийся в центре города, до которого, как правило, легче добираться. Также учитывайте фактор безопасности. В этом смысле гораздо лучше отели аэропортов. Ведь во многих городах преступность довольно высока. Забота о безопасности особенно важна, если в семинаре принимают участие много женщин. Если слушатели будут приезжать/ уезжать вечером и по одиночке, несомненно, отель, расположенный в безопасной зоне с большим количеством ресторанов, – самый подходящий.

Если вам предстоит выбирать отель в незнакомом городе, обратитесь к специальному справочнику. Сразу же отбросьте отели категории менее трех звезд. Будьте осторожны с объединениями (сетями) отелей, имеющими множество филиалов. Участники семинара запутаются в филиалах, расположенных в разных концах города, и разбредутся вместо того, чтобы собраться в конкретное время в одном зале. Для групп бизнесменов нужно выбрать самый лучший коммерческий отель в городе, чтобы им было удобнее обучаться. Присмотритесь к практике других организаторов и рекламистов семинаров. Стремитесь обязательно иметь такую информацию. Если многие используют какое-то одно помещение, это указывает на тамошнее хорошее обслуживание и удовлетворенность слушателей.

У большинства гостиничных объединений имеются торговые представительства с филиалами во многих городах. Если вы будете делать заказ через них, то сэкономите на нескольких телефонных звонках. Однако в самом отеле вам предложат лучшую цену. В большинстве отелей имеются как коммерческие отделы, так и подразделения ресторанного обслуживания. Коммерческие отделы занимаются конференциями, для участников которых требуются номера (обычно от количества заказанных мест зависит стоимость аренды зала). Если заказано достаточное количество номеров, зал для проведения семинара можно получить даже бесплатно. Что же еще предлагает гостиничный сервис?

Конференции с номерами для проживания и питанием.

Конференции с номерами для проживания.

Питание и обслуживание собраний.

Конференции без питания и проживания.

Приоритеты гостиничного бизнеса могут создать проблемы для семинара продолжительностью в один день или меньше. Некоторые отели не гарантируют зал для семинара без заказа на питание и/или проживание раньше, чем за 30 дней, 6 недель или 90 дней до начала программы. Такие будут ждать более выгодного клиента и заключат с вами сделку на семинар без заказа на проживание и питание, если только убедятся, что такового не предвидится.

Если вам нужна гарантия выполнения заказа (из-за предварительной организации и рекламы прямой рассылкой), существуют способы преодоления подобных трудностей. Постарайтесь сделать заказ там, где обычно не занимаются конференциями и собраниями. Другой способ – заказать и питание, и номера вместе с залом, а за 30 дней до начала семинара отмените заказ на еду и места.

Если программа продолжается от одного дня до нескольких часов, ее организацией обычно занимается отдел ресторанного обслуживания. Ему достаются залы, которые не смогло сдать в аренду коммерческое подразделение. Поэтому если в отделе ресторанного обслуживания вам говорят, будто свободных залов для собраний больше нет, не сдавайтесь и сделайте дополнительный запрос в коммерческом отделе. Узнайте, почему нет свободных залов. Быть может, в городе проходит большая конференция, занимающая все отели, что оставит вас и ваших слушателей вообще без места. Не допускайте подобного прокола. В коммерческом же отделе закажите номер и для себя, ибо при большом заказе его цена окажется весьма низкой.

Особая стратегия аренды помещений в отелях поможет вам достичь большой экономии. Во-первых, как мы уже отметили, обращайтесь в сам отель, а не в коммерческий отдел национального уровня. Во-вторых, для заказа звоните в отдел ресторанного обслуживания (или в коммерческий отдел). Не делайте этого письменно – это займет слишком много времени. В-третьих, просите меньше, чем вам нужно (если требуется конференц-зал для 50 человек, потребуйте 35-местный). Персоналу отеля будет неудобно запрашивать более $125 за таковой, в то время как за 50-местный они легко могут попросить $200–250. К примеру, в отделе ресторанного обслуживания вам сообщают, что свободен Голубой зал. Справьтесь о стоимости его аренды. Предположим, вам называют $125. Тогда, якобы удивленный и шокированный, вы спрашиваете: «А сколько человек этот зал вмещает?». Возможный ответ – «60». Итак, вы имеете зал для 50 человек за $125. Если бы вы попросили помещение для 50 человек, то получили бы тот же Голубой зал, но за $200. К сожалению, такой метод действует не всегда. Вдруг вам предложат Зеленый зал, с трудом вмещающий 35 человек. В таком случае скажите, что не любите тесноты, и попросите помещение попросторнее. Это и будет Голубой зал со стоимостью аренды $150, так что $50 все-таки удастся сэкономить. Стандартных расценок на аренду таких помещений нет. Стоимость варьируется в зависимости от занятости залов. Если правильно и умело провести переговоры об аренде, на ней можно выиграть значительные суммы.

По прибытии в отель как следует все проверьте. Для этого лучше приехать пораньше (хотя бы за день до начала семинара), так как отели обычно плохо их обслуживают – по принципам закона Мэрфи. Учтите, что вам все придется делать самому, и воспринимайте приготовленное персоналом отеля заранее как чудесный сюрприз. Осторожные переговоры о программе с этими людьми помогут несколько улучшить обслуживание, но полностью его не исправят.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: ПОДГОТОВКА ПОМЕЩЕНИЯ

...(Название отеля и фамилия представителя) ... (дата) Сим подтверждаю наш устный заказ от ... (дата) ... (дата проведения)

Пожалуйста, объявите о семинаре следующим образом.

«Семинар для консультантов» – ваши фамилия и имя.

«О семинарах и курсах» – ваши фамилия и имя.

«Информационное предпринимательство» – ваши фамилия и имя.

«Умение добиваться субсидий» – семинар для консультантов – ваша фамилия и имя.

«Продажа консультационных услуг» – ваши фамилия и имя.

«Семинар по рекламе» – ваши фамилия и имя.

«Информационный бюллетень. Семинар» – ваша фамилия и имя.

Подготовьте помещение для ... (число участников) (...) театральный стиль, (...) школьный стиль (отметьте нужное).

Пожалуйста, на всякий случай подготовьте стулья дополнительно ... штук в задней части помещения.

Если мы правильно вас поняли, использоваться будет ... (название зала).

Пожалуйста, поставьте головной стол ... (размер) на ... (число) человек в передней части зала.

Также, пожалуйста, обеспечьте следующее оборудование:

Настольную кафедру.

Микрофон (уточнить: ручной, миниатюрный в виде кулона/броши или эстрадный).

Если за миниатюрный микрофон взимается дополнительная плата, пожалуйста, обеспечьте ручной.

Подвесной диаскоп для показа слайдов.

Поставьте его на головной стол. Не заказывайте стол для диаскопа. Не заказывайте ручки и ацетат. Мы признаем, что существует арендная плата за диаскоп и другое вспомогательное аудио-видеооборудование.

Доска и мел.

Киноэкран.

Дополнительные материалы______________________________

Пожалуйста, подготовьте помещение со входом сзади, так как некоторые участники могут прибыть после начала программы.

Пожалуйста, обеспечьте... (количество) регистрационных столов ... (размер),... (количество) стульев и... (количество) корзин для мусора. Они должны быть расположены (уточнить местоположение).

Помещение должно быть подготовлено к ... (время).

Если в помещении находится телефон, сообщите телефонистам, чтобы между ... и ... (время) не беспокоили звонками. В случае необходимости принесите сообщение прямо в зал.

Пожалуйста, поставьте пепельницы на столы только с одной стороны помещения.

Пожалуйста, обеспечьте питьевой водой (указать, где поставить).

Помещение будет свободно с ... до ... (указать время). Пожалуйста, используйте это время для проветривания, доставки свежей воды, чистых стаканов и пепельниц.

Питание и напитки

Пожалуйста, обеспечьте следующими напитками в указанное ниже время. (Указать, какие напитки, сколько, когда и куда поставить.) После первого перерыва не уносите кофе. Максимально добавьте к оставшемуся от предыдущего перерыва. Счет выпишите с учетом добавленного кофе.

Пожалуйста, обеспечьте питание (указать конкретно).

Пожалуйста, обеспечьте ... (количество) стандартных одиночных номеров по наименьшей цене для корпораций/конференций с гарантией для прибывших позже и пошлите подтверждение почтой по адресу, указанному на обратной стороне данного бланка.

Пожалуйста, учтите, что для (ваша фамилия и имя) открыт кредит во всех основных сетях отелей, включая «Хайат», «Вестерн», «Мэриот» и «Хилтон». Рекомендации из банка предоставляются по письменному или телефонному запросу.

Мы согласны со следующей оплатой за указанные выше услуги:

аренда помещения –... (сумма)

напитки – ... (сумма)

номер (номера) для гостей – ... (сумма)

другое...

Большое спасибо за внимание к деталям.

(Подпись)

Проверьте, подходит ли помещение для презентации. Вход должен быть удобен для всех и доступен для инвалидов. Поместятся ли все ожидаемые участники. Многие отели трансформировали обычные номера в залы для собраний или разместили дополнительные – в строениях типа амбаров вдали от главного корпуса с проходами к ним по темным тропинкам. Не заставляйте своих слушателей пользоваться лифтами, бродить по узким коридорам или следовать бумажным стрелкам на стенах в поисках нужного помещения. В переделанных комнатах часто бывают низкие потолки, туалеты в центре зала и плохая вентиляция. Старые здания известны низкими потолками, плохой вентиляцией и колоннами, «съедающими» половину мест для стульев при использовании аудиовизуальных вспомогательных средств.

Стоимость аренды зависит от расстановки стульев в помещении. В зал, подготовленный в театральном стиле (только стулья без столов), вместится в два раза больше участников, чем в аудиторию со школьными партами для каждого участника. Плата за подготовку подобной обстановки всегда выше. Многие предпочитают театральную обстановку, если у них есть какие-то твердые предметы, которые можно подложить под листы бумаги для записи. Поэтому, если в отеле нет специальных стульев с подлокотниками для письма, снабдите материалы семинара твердой обложкой/папкой. Для более долгих семинаров (целый день или больше), на которых участникам нужно что-то делать или записывать, желательно иметь зал, оборудованный столами. Заранее проверьте рабочее состояние заказанной аудиовизуальной техники. Возить повсюду собственную гораздо дешевле, однако обременительней.

Стоимость кофе может оказаться удивительно высокой. Галлон содержит около 20 стаканов, так что можно сэкономить до 30%, если заказывать кофе галлонами, а не стаканами. Попросите администрацию отеля предоставить небольшие чашки в 5 унций (а не в 12). Люди обычно пьют кофе без меры. Если ваши слушатели захотят добавки, не очень-то поощряйте это. Дайте обслуживающему персоналу конкретные указания: если утренний кофе подается в 8:30, сразу после прибытия, а первый перерыв назначен на 10 утра, не позволяйте убирать оставшийся кофе и подавать его снова часом позже. Прикажите лишь добавить еще к ранее заказанному кофе. Печенье также вводит в большой расход, да и обычно только остается на столах. К тому же многие участники из-за стремления не полнеть будут только рады избежать такого соблазна.

Некоторые предприниматели организуют питание и включают его стоимость в оплату семинара. Это имеет определенное преимущество, так как в большинстве отелей отменяют или существенно уменьшают арендную плату за помещение в случае заказа питания для слушателей. Однако предоставление питания имеет и недостатки. Программа становится более дорогой, а устроителю приходится отвечать за качество питания и обслуживания, которое он не в состоянии контролировать. Если отвести на обед один час, большинство участников все равно будет обедать в отеле, не думая о стоимости обеда как о части заплаченной за семинар суммы, и не обвиняя организатора, если обед окажется плохим (и соответственно более дешевым). Ведь за несколько долларов они могут пообедать и в кафе отеля. Когда же обед заказан через отдел ресторанного обслуживания, даже простой салат или холодная закуска стоит дороже всего комплекса.

Экономя на питании слушателей, не приносите собственных продуктов. Это ошибка! В большинстве отелей такое не разрешается, а в тех, где разрешается, за это нужно дополнительно платить. Прибыль отелей во многом зависит от продажи еды и питья, а поэтому они делают все возможное, чтобы защитить свои интересы.

Когда вам принесут счет за неоказанные услуги, не принимайте его без соответствующих доказательств. У многих отелей плохая бухгалтерия. Поэтому фиксируйте все свои заказы и их выполнение. Какой-нибудь стол для диаскопа, который вы вовсе не заказывали, может обойтись вам в $20.

Как извлечь максимальную прибыль из общественных курсов и семинаров для населения

Для этого нужно установить наивысшую цену за участие в программе. Путем тестирования или на основании опыта организатор определяет потолок цены для данной программы и останавливается на сумме чуть ниже той, начиная с которой участник решает не посещать семинар. Хотя данная методика, возможно, и правильна, трудно определить точное количество денег, так как оценка у каждого индивида различна и меняется в зависимости от непредсказуемого соотношения объема работ и стоимости. Если цена выше, то меньше людей придет на семинар, однако выручка с каждого участника окажется выше. Если понизить цену, посещаемость возрастет, но в связи с этим увеличатся и прямые затраты. Идеальна ситуация, при которой «качели» объема-стоимости останавливаются на самом прибыльном уровне. Приходится проводить тестирование, чтобы узнать, каков же этот уровень и как его достичь.

Для захвата части рынка потенциальных участников, не собирающихся на семинар, нужно подготовить разные расценки. Скидка за раннюю регистрацию, особая – для супругов, коллег по работе, членов клуба и т.д. – все пойдет в ход для увеличения количества слушателей. Но если система цен будет слишком сложной, она себя не оправдает, так как «вторичному» рынку меньше основного захочется разобраться в ее путанице, чтобы понять, сколько же платить за семинар. Продолжительность программы, время ее проведения, количество материала – все это влияет на величину устанавливаемой оплаты. Большинство не откажется заплатить больше за полную и обстоятельную программу.

Ниже на примере семинара для различных групп населения демонстрируется вычисление потенциальной прибыли и точки достижения равенства затрат и безубыточности.

Список расходов/доходов.

Семинар/курсы для населения

Объяснение

Постоянная сумма расходов. В нее включены все рекламные расходы, а также все затраты на проведение программы, кроме непосредственных.

Непосредственные расходы. Стоимость материалов для участника. Например, непосредственная стоимость материалов – $8 на одного участника.

Точка безубыточности. Чтобы вычислить сумму, которую должен принести семинар без потери вложенных средств, отнимите прямые расходы от платы за регистрацию и получите границу взноса, в данном случае равную $142. Чтобы получить точку достижения равенства между расходом и прибылью, разделите постоянные расходы на границу взноса. На нашем примере, для того чтобы не потерять вложенные средства, нужно 20 участников.

Потенциальная прибыль. Ее определение требует оценки эффективности рекламы. Какая отдача ожидается от прямой рассылки и других способов рекламы? Если она составит 1,5%, то на данном примере рассылка 3000 брошюр принесет 45 зарегистрировавшихся. Если объявление в профессиональном издании принесет менее 1% отдачи от его тиража, это добавит еще 28 участников. Их общее число теперь 72. Чтобы вычислить потенциальную прибыль, умножьте эту на предельный взнос. Получается $7452.

После семинара сопоставьте ожидаемые и действительные результаты рекламы. Чтобы получить необходимую информацию, можно закодировать ответы участников различными способами. Если вы используете карточки-ответы, поставьте разные коды на различные виды объявлений или брошюр. При регистрации обращайте внимание на коды, чтобы можно было отличить, какой вид рекламы привлек наибольшее число участников. Если регистрирующиеся должны будут вернуть вам талон объявления, просто поставьте на него код. Или для разных видов рекламы можно дать разные обратные адреса (например, ответы на журнальное объявление присылать в люкс 35«G», а на информационный бюллетень – в люкс 35«Н», на прямую рассылку – в люкс 35«J»). Если регистрация ведется по телефону, используйте различные телефонные номера, разные названия отделов или различные дополнительные номера телефонов. Если участники регистрируются по прибытии, то при заполнении регистрационной карточки они должны указывать источник, из которого впервые узнали о семинаре. В объявлении можно упомянуть, что тот, кто принесет его с собой на семинар, получит подарок (таковой не должен быть дорогим – нескольких печатных страниц на интересную тему будет достаточно). Когда же у вас есть объявление, не понадобится надеяться на чью-то память. Основываясь на полученной информации, в следующий раз вы сделаете более разумный выбор рекламы. Еще одно преимущество отрывных рекламных талонов – их способность напоминать людям о регистрации. Возможно также, что талон кто-то покажет коллегам по работе, а те тоже надумают поучаствовать в семинаре.

Конечно, нельзя использовать неудачную рекламу: если отдача мала, посчитайте убытки и больше к ней не возвращайтесь. Сконцентрируйтесь на тех видах, от которых получена хорошая прибыль.

Регистрация

Обычно на бланке регистрации содержится следующая информация.

ФИО.

Адрес (с почтовым индексом).

Номер телефона и код города.

Маркетинговые сведения типа «Где вы впервые о нас услышали?» или «Что побудило вас решиться прийти на семинар?».

Образец регистрационной карточки приводится чуть ниже. Обратите внимание, что регистрационный талон служит как свидетельством об оплате, так и источником информации, если клиент захочет задать вопрос или купить дополнительные материалы/услуги. Цель регистрационной карточки собрать всю необходимую информацию и подтвердить оплату. Номера выданных чеков записываются на используемых для оплаты бланках кредитных карточек. Если эти документы вернутся без оплаты, будет легко определить, кто же платил таким способом, и решить, что предпринять.

Информация на карточках имеет ценность для создания собственного списка по прямой рассылке. Пользовавшиеся вашими услугами один раз будут первыми кандидатами для покупки дополнительного материала/услуг. Когда наберется около 5000 имен, можете сдавать список в аренду тем, кто жаждет продать свои материалы/услуги вашим клиентам и может заплатить $50–70 за тысячу имен по одноразовой рассылке. В некоторых случаях, однако, лучше не сдавать свой список в аренду, сохранив исключительное право на него. Может компания, желающая арендовать его, составит вам конкуренцию, а подобная аренда уменьшит ваши шансы на повторение бизнеса со старыми клиентами. Если же позже вы все-таки решитесь на аренду своего списка, его ценность намного возрастет.

Оплата

Оплата за семинары/курсы для различных групп населения может производиться одним из следующих способов.

Только при предварительной регистрации. Посещаемость будет ниже, так как кандидаты лишаются возможности прийти в последнюю минуту. Но это же уменьшает риск организатора, заранее знающего о возможной прибыли от семинара и на этой основе принимающего решение о его проведении или отмене.

Регистрация только по прибытии. Данный способ дает определенные преимущества. Во-первых, придает кандидатам уверенность в том, что программа будет успешной и привлекательной. Во-вторых, дает возможность организатору избежать хлопот и расходов предварительной регистрации. При этом есть и два недостатка – неизвестно, сколько человек придет на программу; невозможно ее отменить.

Предварительная регистрация и регистрация по прибытии. Это хорошая комбинация, уменьшающая риск организатора и не позволяющая потерять решившихся в последнюю минуту.

Чеки. В бизнесе курсов и семинаров риск получить плохой чек очень невелик. Потому большинство организаторов принимают оплату именно чеками. Принятие их увеличит посещаемость. Большинство возвращающихся чеков – лишь результат плохой бухгалтерии, ибо большинство выписавших чеки оплачивают их.

Кредитные карточки. Принятие таковых – небольшой риск, увеличивающий количество слушателей на 11% или более, если программа рассчитана на различные группы населения и бизнеса. Компании, выдающие кредитные карточки, выпускают также списки украденных. Потому проверка карточки возможна прямо во время регистрации. Если счет возвращается к вам из-за превышения разрешаемого данному владельцу лимита (сумма больше той, что требует разрешения по телефону), разбейте его на несколько частей и пошлите обратно. Позвоните в кредитную компанию для определения максимальной одноразовой суммы оплаты и перешлите общий счет, разбитый на талоны, каждый из которых меньше указанной суммы. Напишите или поставьте штамп «Подпись на хранении» на месте подписи клиента (имея в виду оригинал на бланке, подписанном клиентом).

Расширенный кредит. Таковой усложняет административную работу, но может быть предоставлен избирательно для уменьшения риска неуплаты. Многие организаторы семинаров расширяют кредит для известных организаций (часто принимая их ордера на покупку), но не для индивидов. Кредит для них можно расширить с небольшим для организатора риском при предварительной оплате за семинар. Если, предположим, начало семинара 4 февраля, а клиент регистрируется 5 января, следует признать регистрацию и выслать ему счет 8 января, который он должен оплатить до начала занятий или во время регистрации. Правила кредита должны быть простыми: 10 дней без компенсации.

Оплату наличными можно поощрить следующими способами:

регистрировать на месте в день программы – люди не посылают деньги но почте;

не принимать чеков, что снизит количество участников и повредит отношениям с общественностью, но если вы об этом предупредите заранее, то желающие посетить семинар принесут с собой наличные или оплатят другими способами;

принимайте чеки, но пусть кредитные или банковские карточки их гарантируют – данная информация должна содержаться в вашем рекламном проспекте;

на регистрационной карточке отведите строчку для оплаты наличными – пусть слушатели знают, что этот вариант также возможен;

сделайте скидку за оплату наличными;

не принимайте кредитные карточки – это отразится на количестве регистрирующихся.

Отмена семинара

Если у вас нет относительной уверенности в успехе, сохраните за собой право отменить семинар. Трудно определить, когда это сделать. Ведь всегда сохраняется шанс на позднюю регистрацию или регистрацию по прибытии участников, что может сделать программу прибыльной. А не рискнуть ли в надежде, что достаточное количество людей прибудет на семинар и это позволит если не получить прибыль, то хотя бы не потерять вложенные средства. Иногда стоит провести занятия, даже если вы теряете на этом деньги. Так как около 2/3 всех затрат уходит на рекламу, а к моменту принятия решения об отмене семинара эти деньги уже истрачены, организатору нужно сделать все для смягчения этой потери. Допустим, к настоящему моменту вы вложили в семинар $2000 и вам придется истратить еще $800 для проведения программы. Даже если зарегистрировалось всего 10 человек и каждый из них заплатил по $200, программу проводить стоит, так как лучше потерять $800, чем $2000. Отмена семинара может отрицательно повлиять на общественные отношения. Так что прежде чем решиться на отмену, тщательно взвесьте все за и против.

Недостаток средств при низкой отдаче может помешать вам проводить программу. Установите тогда дату возможной отмены семинара, указав минимальное количество зарегистрировавшихся участников. Отмените программу так, чтобы не пришлось платить за помещение в отеле, которое вы не будете использовать. Поняв, что семинар не принесет прибыли, быстро и резко сократите расходы. Это позволит вам в следующий раз применить другие методы. Дату прекращения приема регистрационных карточек можно указать в вашей брошюре, например, так: «Регистрационная карточка должна быть получена не позднее 31 декабря».

Конкуренция

Самый лучший способ избежать ее – продвигаться быстро. Как только программа заработает, тут же начинайте объезжать страну и займите ведущее положение на рынке до потенциальных конкурентов. По мере продвижения продолжайте делать побольше семинаров, книг, информационных бюллетеней. Продвигаясь по стране, охватывайте все важнейшие рынки. Тогда конкурентам покажется, что вы очень значительны.

Сперва вы будете работать один. Однако, раскрутившись, начнете собирать команду. Тут вас и подстерегает главная проблема – жадность. Она-то и является главной причиной провалов в бизнесе семинаров/курсов. Организаторы тратят очень много средств на рекламу для привлечения максимального количества слушателей. Потом приходится платить за аренду помещения и всего прочего. При этом организатор обязан сказать себе: «Если эта реклама даст ожидаемое, этого будет достаточно для данного раза. В следующем месяце (году) можно будет снова провести занятия, если сейчас не удалось получить всю возможную прибыль». Таким образом, в стадии теста расходы должны быть минимальными, и пусть вас не волнуют упущенные возможности.

Максимальная прибыль от внутрифирменных программ

Чтобы заключить контракт с потенциальным клиентом, сначала нужно сделать предложение. В него должны быть включены:

Цели работы – свободные описания ее долгосрочных направлений и намерений.

Конкретные задачи – более ограниченные, чем в первом пункте; будут достигнуты к концу обучения; будущие оценки эффективности программы основаны на их достижении.

Запросы клиента – повторение проблем, описанных клиентом, или очерчивание потребностей предприятия (т.е. клиента в понимании организатора); так можно овладеть вниманием клиента и уверить его в том, что именно вы способны его удовлетворить.

Процедуры – план проведения программы, расписание, обязанности, степень участия персонала, а также реклама.

Бизнес-план – часто дается отдельно и содержит анализ эффективности вложения средств в программу, стоимость оплаты за семинар, процедуры оплаты.

Стоимость семинара

Существует несколько способов оплаты, удовлетворяющих вас и клиента.

Определенная сумма. Клиенту представляется таковая, включающая стоимость труда организатора, преподавателей, дополнительного персонала, накладные расходы, оценку расходов и прибыли.

Определенная сумма плюс расходы. В определенную сумму оплаты не включаются прямые расходы, а счет, содержащий их точную сумму, выставляется клиенту.

Плата за каждого участника. Так как этот способ переводит стрелку риска на организатора, его можно использовать только при наличии контроля над рекламой проводимого мероприятия.

Плата за участника с гарантированным минимумом. При использовании этого способа риск делится между организатором и клиентом. Поэтому он получил широкое распространение.

Контракт, основанный на выполнении задач программы. Оплата за каждого участника производится на основе общего числа тех, кто отвечает определенным требованиям теста, демонстрации и оценки навыков.

Почти во всех корпорациях и государственных учреждениях знают сумму, отпущенную на оплату подобных мероприятий. Она равняется 100–150% зарплаты участника за один день обучения. В частном предпринимательстве эти показатели выше.

Один день обучения может продолжаться от 5 до 10 часов. Очень немного однодневных программ продолжается 8 часов, все равно считаясь целым днем занятий.

Легче всего понять определение оплаты, рассмотрев вычисления самого организатора. Готовьте их заранее, но не показывайте клиентам.

ОПЛАТА НЕПОСРЕДСТВЕННОГО ТРУДА

Непосредственный труд – тот, что вложен в разработку и проведение программы. Как видно из примера, организатор семинара предполагает, что у старшего сотрудника уйдет 10 дней на разработку материала и программы; при зарплате $250 в день это будет стоить $2500. Штатные ассистенты потратят 15 дней на разработку материалов и программы; при зарплате $150 в день это обойдется в $2250. Художник или чертежник будет работать 5 дней за $80 в день, что обойдется в $400. Наконец, предполагается, что понадобится 12 дней работы секретаря с оплатой $75 в день, что обойдется в $900. Общая оценка оплаты непосредственного труда для этого проекта составляет $6050.

Проведение программы займет 4 дня старшего сотрудника и будет стоить $1000. Штатные ассистенты будут нужны 12 дней, и их труд стоит $1800. Всего за время проведения программы будет выплачено $2800, а общий расход на непосредственный труд составит $8850.

Накладные расходы – это стоимость ведения бизнеса, включающего расходы на офис, налоги, лицензии, маркетинг, конверты, открытки и т.д. Их не нужно рассчитывать для каждого бизнес-плана, но организатор должен иметь о них достоверную информацию, ибо именно они выражают процентное отношение стоимости непосредственного труда.

Прямые расходы – их организатор должен обязательно предположить. Эти расходы относятся к конкретному проекту клиента.

Итог в нашем примере составляет $19.562. Предположим, на этих занятиях будет обучаться 40 человек в течение 4 дней. Общая стоимость одного дня составит $122,26. Если бы эта программа предлагалась отделом обучения какой-либо корпорации и прибыль была бы не нужна, этой суммой и определялась бы полная ее стоимость.

Прибыль – добавьте процент прибыли (обычно 10–25%) и не забывайте, сколько могут платить за обучение в организациях.

Контракт между вами и клиентом

Если клиент принял ваше предложение, то после обсуждения и внесения изменений все условия нужно закрепить письменным контрактом, содержащим следующие пункты.

Оплата – конкретные цифры и расписание выплат с точным описанием всех условий. Например, если оплата зависит от количества участников, надо указать, кого таковыми считать – пришедших на семинар, зарегистрировавшихся или сдавших экзамен.

Ответственность клиента и организатора. Ее следует точно определить для каждой стороны, как и последствия невыполнения контракта.

Долговые обязательства. Установите их лимиты для обеих сторон.

Продолжительность действия договора. Укажите таковую вместе с условиями, при которых действие договора прекращается.

Вот возможный пример стандартного договора с определенными ценами.

(Рекомендуем посоветоваться с юристом прежде, чем подписывать любые письменные соглашения.)

ДОГОВОР

ДАННЫЙ ДОГОВОР заключен ... (дата) между ... (клиентом), впоследствии именуемым «Университет», и ... (ваша компания), ... (ваш штат) корпорацией, впоследствии именуемой «Подрядчик».

ЗАВЕРЕНО

Принимается во внимание, что, Университет желает разработать и провести программу обучения своих кадров и работников других подобных образовательных органов. Это сделает их участниками данной программы.

Принимается во внимание, что целью данной программы является повышение управленческой и специальной квалификации консультантов по выбору профессии и сотрудников отдела кадров; повышение их профессионального уровня; предоставление обученных профессиональных преподавателей и соответствующих материалов для дальнейшего обучения с минимальной финансовой поддержкой; предоставление автомобиля для поездки на экзамен при обучении на работе консультантов по выбору профессии и сотрудников отдела кадров.

Принимается во внимание, что Подрядчик имеет высокую квалификацию и обладает соответствующими знаниями для проведения программы обучения менеджменту.

Принимается во внимание, что фонды для данного контракта включены в бюджет и государственный проект, одобренный ________, и, как указано в проспекте программы, называется _______ (название субсидии) и впоследствии именуется «Проектом».

Принимается во внимание, что Проект был одобрен ____ (дата) и расходы на него были одобрены ____ (дата).

Вследствие вышеуказанного стороны выразили взаимное согласие по следующим пунктам.

Продолжительность действия данного Соглашения с _____ (дата) по ____ (дата).

Подрядчик согласен разработать и провести программу обучения, состоящую из трех занятий. Каждое продолжительностью 8 часов будет проводиться _____ (место). Вышеупомянутая программа обучения будет разработана и проведена Подрядчиком в соответствии с проспектом Проекта, использованным Университетом в заявлении на получение субсидии _______ (название субсидии) и, в частности, в соответствии с дополнением к проспекту Программы, именуемым «Приложением А» и являющимся составной частью данного документа.

В упомянутые выше курсы включено трехдневное интенсивное обучение с использованием метода, принесшего положительные результаты при работе с консультантами по выбору профессии и сотрудниками отдела кадров. На курсах будут подробно изучаться следующие темы: ______ (список тем).

Вышеупомянутые курсы будут проведены в срок, указанный в контракте, и в соответствии с расписанием, согласованным с Университетом и Подрядчиком.

В связи с проведением и разработкой упомянутой выше программы Подрядчик выражает согласие выполнить следующие пункты Договора.

Подрядчик будет составлять и подготавливать все необходимые материалы для проведения всех занятий по данной программе. Подготовка и разработка материала включает в себя приготовление источников, рабочих тетрадей, установочного материала, инструкций и справочников. Все предоставленные материалы будут соответствовать наивысшим образовательным стандартам.

Подрядчик предоставит квалифицированных преподавателей. Одного – на 12 обучающихся, пришедших первыми. Далее Подрядчик дополнительно предоставит по одному квалифицированному преподавателю на каждых последующих 12 человек, причем максимальное число обучающихся не должно превышать 48.

В целях повышения уровня проведения занятий Подрядчик будет регулярно встречаться с соответствующими сотрудниками Университета, наблюдающими за ходом программы и запланированными мероприятиями.

Подрядчик также обязуется выполнить следующие пункты Договора.

Предоставить Университету к ____ (дата) или ранее отчет о проведении программы. В него будет включено описание всех важных аспектов проведенных курсов; объем отчета и метод описания будет соответствовать требованиям для получения субсидии.

Подготовить соответствующие материалы для проведения тестов до и после занятий, чтобы иметь возможность оценивать результаты программы. Подрядчик будет собирать, анализировать и интерпретировать полученную информацию, что будет являться составной частью разработки и проведения программы.

Через 4–6 месяцев после теста на окончание курсов провести опрос, цель которого – выявить трудности, с которыми столкнулись консультанты и сотрудники отдела кадров, когда начали применять на практике полученные знания. Составной частью такого опроса будет определение сформировавшихся после окончания программы индивидуальных оценок и мнений о необходимости проведенных курсов и тематического материала.

Предоставить Университету копии всех письменных и визуальных материалов, разработанных для слушателей курсов. У Подрядчика не остается права собственности на данные материалы – оно переходит к Университету.

Университет обязуется выполнять нижеследующее.

Назначить одного из своих сотрудников директором Проекта для того, чтобы представлять Университет во всех технических вопросах, относящихся к данной программе.

Для увеличения числа слушателей организовать рекламу перед курсами и уведомить участников об их начале.

Предоставить помещения, подходящие для проведения занятий.

Разрешить посещение занятий, не учитывая служащих Подрядчика, только определенному количеству обучающихся ____ (включить число), а также добавочно – не более чем троим не обучающимся.

Договориться с участвующими образовательными учреждениями о предоставлении их сотрудникам возможности принимать участие во всех занятиях программы.

Организовать использование имеющегося в Университете учебного оборудования, включая 16 мм звукопроекторы, подвесные диаскопы, 35 мм слайдоскопы, магнитофоны и/или другое нужное аудиовизуальное оборудование по требованию Подрядчика и в соответствии с условиями программы. Университет согласен предоставить квалифицированных сотрудников для управления всем используемым оборудованием. Университет будет обслуживать данное оборудование и обеспечит помощь в его использовании по просьбе Подрядчика.

Распространять по требованию Подрядчика различные учебные материалы, относящиеся к программе. Подобные материалы могут включать в себя печатные листы, раздаваемые на занятиях каждому участнику, описательную информацию, анкеты и извещения.

Предоставлять помощь Подрядчику в местах проведения занятий по взаимному соглашению о помещениях, расписании и других вопросах, относящихся к успешному проведению программы.

По взаимному пониманию и согласию Подрядчик во время выполнения условий данного контракта является независимым подрядчиком и не является сотрудником, агентом или служащим Университета.

Подрядчик самостоятельно обеспечит себе страховой полис на случай потери трудоспособности или сам страхует свои услуги. Он также обещает Университету, всем его сотрудникам, агентам и служащим не предъявлять никаких претензий по закону или по праву справедливости по поводу повреждений, убытков или расходов, которые могут возникнуть сами или быть причинены кем-либо вследствие травмы, смерти, повреждения собственности, включая собственность Университета – что может произойти по причине или в ходе выполнения данного контракта; Университет также не несет финансовой и другой ответственности за несчастные случаи, ущерб или повреждения; Подрядчик из собственных средств и на свой риск будет защищаться от всех исков, судебных преследований и других подобных действий, направленных против Университета, его сотрудников или агентов, и сам будет делать выплаты или удовлетворять требования приговора, вынесенного Университету, его сотрудникам, агентам или служащим в результате такого иска, судебного преследования и других подобных действий.

При удовлетворительном выполнении программы Подрядчиком Университет обязуется выплатить Консультанту сумму в пятнадцать тысяч долларов ($15.000) соответственно следующему расписанию:

В удостоверении чего для исполнения данного Договора в сроки, упомянутые выше, каждая сторона наделяет полномочиями своего представителя.

Будущие продажи

Приложив немного усилий и продавая участникам семинаров дополнительные материалы и услуги, вы можете значительно увеличить свою прибыль. Ведь вы уже собрали потенциальных покупателей, нуждающихся в информации, желающих пополнить знания в определенной области и уже «проголосовавших» за вашу программу своими кошельками. Ко времени их сбора на занятия большая часть работы по продаже уже фактически проделана. В среднем прибыль продающих дополнительные товары и услуги на семинаре или после него составляет невероятную цифру – 29% (почти треть от общей прибыли). Все, что продается «в задней части комнаты», дает дополнительную прибыль, равную стоимости маркетинговых усилий, требующихся для совершения стольких продаж.

Слушателям можно продать в первую очередь информацию и материалы, используемые в самой программе. Если тема достаточно общая, ваша информация может оказаться неконкретной. Сделав аспекты темы конкретнее, представьте «пакет информации» для более чем одной программы. Разбейте информацию на «удобоваримые» кусочки, увеличив этим возможность превращения слушателей в будущих покупателей. Например, если вы стараетесь всесторонне раскрыть тему в 300-долларовой 3-дневной программе, будет лучше раскрыть ее за 3–4 однодневные программы по $200 каждая. Для многих легче будет спланировать время для однодневных программ, нежели для трехдневной. Предложите материалы других ваших семинаров – красиво упакованные и выставленные в задней части аудитории.

Создать собственный информационный бюллетень, комплект для обучения, книгу или оказывать информационно-консультационные услуги гораздо выгоднее, чем делать это с помощью других компаний. Стоимость производства собственных материалов очень мала. Большой же расход при продаже – это маркетинг, необходимый вам при торговле «в задней части комнаты». Когда вы закупаете материалы у крупных издателей даже с 40–60% скидкой, продажная стоимость их товара уже включена в цену. Они же получают дополнительную прибыль. Продавая же собственные товары, вы превращаете в прибыль средства, сэкономленные на маркетинге.

Существует много компаний, считающих ваших слушателей хорошим рынком для своих товаров и услуг. Такие могут арендовать у вас место для продажи книг, технического обеспечения или программ обучения. Чаще, чем на однодневных, это происходит на многодневных семинарах и может значительно сократить арендную плату или совсем избавить от нее. Недостаток такого подхода: вам приходится арендовать большее помещение с самого начала, что осложняет вашу административную жизнь, отнимает время и внимание у слушателей.

Самый лучший способ убедить их в ценности вашего информационного товара – представить хорошую программу. Сделав это, вы даете им гарантию полноценности качества ваших товаров и услуг. Не нужно настойчиво навязывать свой товар профессиональной, настроенной на получение информации группе – это только испортит дело. Ваша презентация и товары будут сами говорить о себе. Если во время программы вы хотите упомянуть о наличии дополнительных материалов, подождите, пока приобретете побольше авторитета. Если вы упомянете о них в момент изучения соответствующего материала, это возбудит дополнительный интерес слушателей. Если информации достаточно и она удовлетворяет потребности группы, товар обязательно будет раскуплен.

Количество продаж возрастет, если вы выставите на обозрение красиво упакованные образцы. Ведь люди предпочитают покупать то, что могут потрогать и рассмотреть поближе. Одного каталога недостаточно. Когда другие слушатели увидят, что покупатели буквально поглощены приобретенным, их любопытство также разгорится.

Просьба слушателей продать им профессиональные услуги неизменно приносит прибыль. Возможность продать таковые участникам семинаров столь привлекательна, что многие организаторы дают не приносящие дохода семинары только для привлечения покупателей материалов.

СУТЬ

Имеющие наибольший успех в бизнесе организации семинаров должны тщательно проверять правильность своих концепций (замыслов программ и рекламных стратегий) до вложения солидных денежных сумм. Существует множество изменяющихся факторов, способных повлиять на финансовый успех семинара/курсов. В практике консультанта постоянно встречаются клиенты, готовые вложить несколько тысяч долларов для проверки концепции семинара. Советуем тратиться поменьше. Практически любой семинар можно протестировать менее чем за тысячу долларов. Если вы рекламируетесь методом прямой рассылки, географическое расположение места проведения семинара не так важно, как стоимость самой рекламы. Почтовые расходы в другой конец страны одинаковы с теми, что уходят на посылку в другую часть улицы. Допустим, доставка материалов непосредственно потенциальному слушателю обойдется в $0,30. Тогда за $900 можно протестировать трехтысячный рынок. Однако при использовании средств массовой информации географическое положение становится очень важным фактором получения хороших результатов теста и сокращения расходов на маркетинг. В этом случае вам поможет последующая информация.

Выбор рынка для теста

Если семинар будет иметь успех на хорошем для теста рынке (в небольшом или среднего размера городке), он, возможно, будет успешным и в мегаполисах на общенациональном рынке. С этим важным условием надо считаться при выборе рынка для теста своей программы.

Доступность средств массовой информации. Единообразие СМИ – идеальное условие для маркетингового теста. Таковые в близлежащих больших городах наверняка не повлияют на тест в местных средствах массовой информации. Например, Санта-Барбара – прекрасный рынок для теста региона Лос-Анджелеса, хотя некоторые ее жители также читают «Los Angeles Times». Местная газета Санты-Барбары охватывает от 60 до 62% рынка. Потому для достижения большинства представителей рынка Лос-Анджелеса не обязательно обращаться в «Times».

Демографический состав тестируемого населения небольшого рынка должен быть таким же, как и городов, на которые вы будете ориентироваться в дальнейшем.

Стоимость средств массовой информации. Если местные СМИ изолированы от таковых в близлежащих крупных городах, это сэкономит вам значительные суммы денег.

Удобство проведения. В небольших городах, которые вы выберете для проведения семинара, обычно есть все необходимое для презентации программы (подходящий зал с необходимым оборудованием, комфортный транспорт от аэропорта/вокзала до гостиницы, а от нее до ресторанов).

Региональность. В одних регионах программа будет иметь больший успех, чем в других, что может привести к неверным выводам по результатам теста. Существуют региональные различия, совершенно необъяснимые и непредсказуемые без практической проверки. Поэтому полезно провести тесты как в местах с известными вам условиями рынка, так и на незнакомой почве.

Выбор месяца и дня проведения программы

Участники опроса выбрали следующие месяцы и дни недели для проведения семинаров/курсов (в порядке приоритетности):

Выбирая время и дату, нужно обратить внимание на следующие моменты.

Период отпусков. В это время посещаемость падает (например, в августе или в последней неделе декабря).

Дни национальных и религиозных праздников также не подходят для проведения, как не подходят и даты основных национальных или местных спортивных/политических событий (например, выборов и т.п.).

Транспортные проблемы в часы пик, особенно в крупных городах.

Использование и доступность общественного транспорта, особенно в мегаполисах.

Воздушный, автобусный и железнодорожный транспорт. Если слушателям придется добираться на самолетах, автобусах или поездах, избегайте пиковых дней и часов. Будьте стратегами. Часто участники добираются до места проведения самолетом, если билеты недороги, а рейсов достаточно. Из-за дороговизны мест в гостиницах больших городов и больших затрат рабочего времени наиболее практичен вылет на семинар утренним самолетом и возвращение домой вечером того же дня. В этом случае презентация наиболее уместна в гостинице аэропорта, а начать ее можно в 9:30 утра вместо 8. Это позволит участникам из ближайшего города вылететь рейсом в 7 или 7:30 утра. Тогда они смогут бесплатно добраться до гостиницы аэропорта автобусом авиакомпании вместо дорогостоящего такси. В конце дня они смогут также бесплатно вернуться в аэропорт автобусом и улететь 18-часовым рейсом домой. Все это позволит избежать транспортных пробок часа пик и успеть поужинать дома.

Возможные забастовки. Обязательно узнайте, не намечается ли забастовка таксистов, транспортных рабочих пли служащих отеля в период проведения программы.

Возможность проживания. Выясните, будут ли свободные номера в гостинице.

Особо важные события для потенциальных участников. Расписание семинара не должно конфликтовать с порядком проведения съездов (собраний) профессиональных ассоциаций ваших слушателей и/или их клиентов. В ведущих изданиях по определенным специальностям содержатся календари всех подобных событий. С другой стороны, можно воспользоваться возможностью организовать семинар в том же городе и непосредственно до (после) общенационального собрания, чтобы участники посетили вашу программу без дополнительных транспортных расходов.

Удобство назначенного времени и дня. По традиции или в зависимости от количества работы некоторые специалисты больше загружены в определенные дни или месяцы и меньше – в другие. Воспользуйтесь подобным «легкими» днем и месяцем, организуя свою программу. Также предоставьте слушателям из других городов достаточное количество времени на дорогу.

Турне по городам

Это прекрасный способ получить наивысший результат от рекламы и денег, отпущенных на дорожные расходы. Расписание такого турне поможет составить агент бюро путешествий, что сэкономит вам немало времени и значительно сократит дорожные расходы, увеличив соответственно вашу прибыль. Такие турне по городам создаются еще и для наиболее целесообразного использования СМИ: одно газетное объявление может рекламировать семинар в нескольких городах.

Погода – также важный фактор осуществления турне. Планируйте семинары в различных регионах страны так, чтобы избежать плохой погоды. Никто не любит путешествовать в ненастье.

Существуют рынки, величина, транспортные и географические особенности которых позволяют проводить один и тот же семинар более одного раза. Некоторые даже способны потреблять одинаковые семинары несколько раз в год. В динамичных растущих городах с большим количеством бизнеса и туристов можно повторять семинар (в зависимости от его предмета) 3–5 раз в год. В небольших же городах возможен только однократный годовой семинар.

Семинарский бизнес может приносить прибыль и за границей. Там есть немало знающих английский бизнесменов и интеллектуалов (не говоря об англоязычных странах). Семинар, в зависимости от характера и привлекательности темы, может иметь успех также в Японии и Латинской Америке.

Выбор и аренда помещений

Место проведения семинара должно соответствовать имиджу его программы. Для укрепления такового проводить семинары необходимо в лучших отелях высшей категории (на этом не экономят).

Выбирая отель, подумайте о престижности и удобствах места его расположения. Некоторые слушатели рассчитывают на общественный транспорт. Поэтому лучше выбрать отель, находящийся в центре города, до которого, как правило, легче добираться. Также учитывайте фактор безопасности. В этом смысле гораздо лучше отели аэропортов. Ведь во многих городах преступность довольно высока. Забота о безопасности особенно важна, если в семинаре принимают участие много женщин. Если слушатели будут приезжать/ уезжать вечером и по одиночке, несомненно, отель, расположенный в безопасной зоне с большим количеством ресторанов, – самый подходящий.

Если вам предстоит выбирать отель в незнакомом городе, обратитесь к специальному справочнику. Сразу же отбросьте отели категории менее трех звезд. Будьте осторожны с объединениями (сетями) отелей, имеющими множество филиалов. Участники семинара запутаются в филиалах, расположенных в разных концах города, и разбредутся вместо того, чтобы собраться в конкретное время в одном зале. Для групп бизнесменов нужно выбрать самый лучший коммерческий отель в городе, чтобы им было удобнее обучаться. Присмотритесь к практике других организаторов и рекламистов семинаров. Стремитесь обязательно иметь такую информацию. Если многие используют какое-то одно помещение, это указывает на тамошнее хорошее обслуживание и удовлетворенность слушателей.

У большинства гостиничных объединений имеются торговые представительства с филиалами во многих городах. Если вы будете делать заказ через них, то сэкономите на нескольких телефонных звонках. Однако в самом отеле вам предложат лучшую цену. В большинстве отелей имеются как коммерческие отделы, так и подразделения ресторанного обслуживания. Коммерческие отделы занимаются конференциями, для участников которых требуются номера (обычно от количества заказанных мест зависит стоимость аренды зала). Если заказано достаточное количество номеров, зал для проведения семинара можно получить даже бесплатно. Что же еще предлагает гостиничный сервис?

Конференции с номерами для проживания и питанием.

Конференции с номерами для проживания.

Питание и обслуживание собраний.

Конференции без питания и проживания.

Приоритеты гостиничного бизнеса могут создать проблемы для семинара продолжительностью в один день или меньше. Некоторые отели не гарантируют зал для семинара без заказа на питание и/или проживание раньше, чем за 30 дней, 6 недель или 90 дней до начала программы. Такие будут ждать более выгодного клиента и заключат с вами сделку на семинар без заказа на проживание и питание, если только убедятся, что такового не предвидится.

Если вам нужна гарантия выполнения заказа (из-за предварительной организации и рекламы прямой рассылкой), существуют способы преодоления подобных трудностей. Постарайтесь сделать заказ там, где обычно не занимаются конференциями и собраниями. Другой способ – заказать и питание, и номера вместе с залом, а за 30 дней до начала семинара отмените заказ на еду и места.

Если программа продолжается от одного дня до нескольких часов, ее организацией обычно занимается отдел ресторанного обслуживания. Ему достаются залы, которые не смогло сдать в аренду коммерческое подразделение. Поэтому если в отделе ресторанного обслуживания вам говорят, будто свободных залов для собраний больше нет, не сдавайтесь и сделайте дополнительный запрос в коммерческом отделе. Узнайте, почему нет свободных залов. Быть может, в городе проходит большая конференция, занимающая все отели, что оставит вас и ваших слушателей вообще без места. Не допускайте подобного прокола. В коммерческом же отделе закажите номер и для себя, ибо при большом заказе его цена окажется весьма низкой.

Особая стратегия аренды помещений в отелях поможет вам достичь большой экономии. Во-первых, как мы уже отметили, обращайтесь в сам отель, а не в коммерческий отдел национального уровня. Во-вторых, для заказа звоните в отдел ресторанного обслуживания (или в коммерческий отдел). Не делайте этого письменно – это займет слишком много времени. В-третьих, просите меньше, чем вам нужно (если требуется конференц-зал для 50 человек, потребуйте 35-местный). Персоналу отеля будет неудобно запрашивать более $125 за таковой, в то время как за 50-местный они легко могут попросить $200–250. К примеру, в отделе ресторанного обслуживания вам сообщают, что свободен Голубой зал. Справьтесь о стоимости его аренды. Предположим, вам называют $125. Тогда, якобы удивленный и шокированный, вы спрашиваете: «А сколько человек этот зал вмещает?». Возможный ответ – «60». Итак, вы имеете зал для 50 человек за $125. Если бы вы попросили помещение для 50 человек, то получили бы тот же Голубой зал, но за $200. К сожалению, такой метод действует не всегда. Вдруг вам предложат Зеленый зал, с трудом вмещающий 35 человек. В таком случае скажите, что не любите тесноты, и попросите помещение попросторнее. Это и будет Голубой зал со стоимостью аренды $150, так что $50 все-таки удастся сэкономить. Стандартных расценок на аренду таких помещений нет. Стоимость варьируется в зависимости от занятости залов. Если правильно и умело провести переговоры об аренде, на ней можно выиграть значительные суммы.

По прибытии в отель как следует все проверьте. Для этого лучше приехать пораньше (хотя бы за день до начала семинара), так как отели обычно плохо их обслуживают – по принципам закона Мэрфи. Учтите, что вам все придется делать самому, и воспринимайте приготовленное персоналом отеля заранее как чудесный сюрприз. Осторожные переговоры о программе с этими людьми помогут несколько улучшить обслуживание, но полностью его не исправят.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: ПОДГОТОВКА ПОМЕЩЕНИЯ

...(Название отеля и фамилия представителя) ... (дата) Сим подтверждаю наш устный заказ от ... (дата) ... (дата проведения)

Пожалуйста, объявите о семинаре следующим образом.

«Семинар для консультантов» – ваши фамилия и имя.

«О семинарах и курсах» – ваши фамилия и имя.

«Информационное предпринимательство» – ваши фамилия и имя.

«Умение добиваться субсидий» – семинар для консультантов – ваша фамилия и имя.

«Продажа консультационных услуг» – ваши фамилия и имя.

«Семинар по рекламе» – ваши фамилия и имя.

«Информационный бюллетень. Семинар» – ваша фамилия и имя.

Подготовьте помещение для ... (число участников) (...) театральный стиль, (...) школьный стиль (отметьте нужное).

Пожалуйста, на всякий случай подготовьте стулья дополнительно ... штук в задней части помещения.

Если мы правильно вас поняли, использоваться будет ... (название зала).

Пожалуйста, поставьте головной стол ... (размер) на ... (число) человек в передней части зала.

Также, пожалуйста, обеспечьте следующее оборудование:

Настольную кафедру.

Микрофон (уточнить: ручной, миниатюрный в виде кулона/броши или эстрадный).

Если за миниатюрный микрофон взимается дополнительная плата, пожалуйста, обеспечьте ручной.

Подвесной диаскоп для показа слайдов.

Поставьте его на головной стол. Не заказывайте стол для диаскопа. Не заказывайте ручки и ацетат. Мы признаем, что существует арендная плата за диаскоп и другое вспомогательное аудио-видеооборудование.

Доска и мел.

Киноэкран.

Дополнительные материалы______________________________

Пожалуйста, подготовьте помещение со входом сзади, так как некоторые участники могут прибыть после начала программы.

Пожалуйста, обеспечьте... (количество) регистрационных столов ... (размер),... (количество) стульев и... (количество) корзин для мусора. Они должны быть расположены (уточнить местоположение).

Помещение должно быть подготовлено к ... (время).

Если в помещении находится телефон, сообщите телефонистам, чтобы между ... и ... (время) не беспокоили звонками. В случае необходимости принесите сообщение прямо в зал.

Пожалуйста, поставьте пепельницы на столы только с одной стороны помещения.

Пожалуйста, обеспечьте питьевой водой (указать, где поставить).

Помещение будет свободно с ... до ... (указать время). Пожалуйста, используйте это время для проветривания, доставки свежей воды, чистых стаканов и пепельниц.

Питание и напитки

Пожалуйста, обеспечьте следующими напитками в указанное ниже время. (Указать, какие напитки, сколько, когда и куда поставить.) После первого перерыва не уносите кофе. Максимально добавьте к оставшемуся от предыдущего перерыва. Счет выпишите с учетом добавленного кофе.

Пожалуйста, обеспечьте питание (указать конкретно).

Пожалуйста, обеспечьте ... (количество) стандартных одиночных номеров по наименьшей цене для корпораций/конференций с гарантией для прибывших позже и пошлите подтверждение почтой по адресу, указанному на обратной стороне данного бланка.

Пожалуйста, учтите, что для (ваша фамилия и имя) открыт кредит во всех основных сетях отелей, включая «Хайат», «Вестерн», «Мэриот» и «Хилтон». Рекомендации из банка предоставляются по письменному или телефонному запросу.

Мы согласны со следующей оплатой за указанные выше услуги:

аренда помещения –... (сумма)

напитки – ... (сумма)

номер (номера) для гостей – ... (сумма)

другое...

Большое спасибо за внимание к деталям.

(Подпись)

Проверьте, подходит ли помещение для презентации. Вход должен быть удобен для всех и доступен для инвалидов. Поместятся ли все ожидаемые участники. Многие отели трансформировали обычные номера в залы для собраний или разместили дополнительные – в строениях типа амбаров вдали от главного корпуса с проходами к ним по темным тропинкам. Не заставляйте своих слушателей пользоваться лифтами, бродить по узким коридорам или следовать бумажным стрелкам на стенах в поисках нужного помещения. В переделанных комнатах часто бывают низкие потолки, туалеты в центре зала и плохая вентиляция. Старые здания известны низкими потолками, плохой вентиляцией и колоннами, «съедающими» половину мест для стульев при использовании аудиовизуальных вспомогательных средств.

Стоимость аренды зависит от расстановки стульев в помещении. В зал, подготовленный в театральном стиле (только стулья без столов), вместится в два раза больше участников, чем в аудиторию со школьными партами для каждого участника. Плата за подготовку подобной обстановки всегда выше. Многие предпочитают театральную обстановку, если у них есть какие-то твердые предметы, которые можно подложить под листы бумаги для записи. Поэтому, если в отеле нет специальных стульев с подлокотниками для письма, снабдите материалы семинара твердой обложкой/папкой. Для более долгих семинаров (целый день или больше), на которых участникам нужно что-то делать или записывать, желательно иметь зал, оборудованный столами. Заранее проверьте рабочее состояние заказанной аудиовизуальной техники. Возить повсюду собственную гораздо дешевле, однако обременительней.

Стоимость кофе может оказаться удивительно высокой. Галлон содержит около 20 стаканов, так что можно сэкономить до 30%, если заказывать кофе галлонами, а не стаканами. Попросите администрацию отеля предоставить небольшие чашки в 5 унций (а не в 12). Люди обычно пьют кофе без меры. Если ваши слушатели захотят добавки, не очень-то поощряйте это. Дайте обслуживающему персоналу конкретные указания: если утренний кофе подается в 8:30, сразу после прибытия, а первый перерыв назначен на 10 утра, не позволяйте убирать оставшийся кофе и подавать его снова часом позже. Прикажите лишь добавить еще к ранее заказанному кофе. Печенье также вводит в большой расход, да и обычно только остается на столах. К тому же многие участники из-за стремления не полнеть будут только рады избежать такого соблазна.

Некоторые предприниматели организуют питание и включают его стоимость в оплату семинара. Это имеет определенное преимущество, так как в большинстве отелей отменяют или существенно уменьшают арендную плату за помещение в случае заказа питания для слушателей. Однако предоставление питания имеет и недостатки. Программа становится более дорогой, а устроителю приходится отвечать за качество питания и обслуживания, которое он не в состоянии контролировать. Если отвести на обед один час, большинство участников все равно будет обедать в отеле, не думая о стоимости обеда как о части заплаченной за семинар суммы, и не обвиняя организатора, если обед окажется плохим (и соответственно более дешевым). Ведь за несколько долларов они могут пообедать и в кафе отеля. Когда же обед заказан через отдел ресторанного обслуживания, даже простой салат или холодная закуска стоит дороже всего комплекса.

Экономя на питании слушателей, не приносите собственных продуктов. Это ошибка! В большинстве отелей такое не разрешается, а в тех, где разрешается, за это нужно дополнительно платить. Прибыль отелей во многом зависит от продажи еды и питья, а поэтому они делают все возможное, чтобы защитить свои интересы.

Когда вам принесут счет за неоказанные услуги, не принимайте его без соответствующих доказательств. У многих отелей плохая бухгалтерия. Поэтому фиксируйте все свои заказы и их выполнение. Какой-нибудь стол для диаскопа, который вы вовсе не заказывали, может обойтись вам в $20.

Как извлечь максимальную прибыль из общественных курсов и семинаров для населения

Для этого нужно установить наивысшую цену за участие в программе. Путем тестирования или на основании опыта организатор определяет потолок цены для данной программы и останавливается на сумме чуть ниже той, начиная с которой участник решает не посещать семинар. Хотя данная методика, возможно, и правильна, трудно определить точное количество денег, так как оценка у каждого индивида различна и меняется в зависимости от непредсказуемого соотношения объема работ и стоимости. Если цена выше, то меньше людей придет на семинар, однако выручка с каждого участника окажется выше. Если понизить цену, посещаемость возрастет, но в связи с этим увеличатся и прямые затраты. Идеальна ситуация, при которой «качели» объема-стоимости останавливаются на самом прибыльном уровне. Приходится проводить тестирование, чтобы узнать, каков же этот уровень и как его достичь.

Для захвата части рынка потенциальных участников, не собирающихся на семинар, нужно подготовить разные расценки. Скидка за раннюю регистрацию, особая – для супругов, коллег по работе, членов клуба и т.д. – все пойдет в ход для увеличения количества слушателей. Но если система цен будет слишком сложной, она себя не оправдает, так как «вторичному» рынку меньше основного захочется разобраться в ее путанице, чтобы понять, сколько же платить за семинар. Продолжительность программы, время ее проведения, количество материала – все это влияет на величину устанавливаемой оплаты. Большинство не откажется заплатить больше за полную и обстоятельную программу.

Ниже на примере семинара для различных групп населения демонстрируется вычисление потенциальной прибыли и точки достижения равенства затрат и безубыточности.

Список расходов/доходов.

Семинар/курсы для населения

Объяснение

Постоянная сумма расходов. В нее включены все рекламные расходы, а также все затраты на проведение программы, кроме непосредственных.

Непосредственные расходы. Стоимость материалов для участника. Например, непосредственная стоимость материалов – $8 на одного участника.

Точка безубыточности. Чтобы вычислить сумму, которую должен принести семинар без потери вложенных средств, отнимите прямые расходы от платы за регистрацию и получите границу взноса, в данном случае равную $142. Чтобы получить точку достижения равенства между расходом и прибылью, разделите постоянные расходы на границу взноса. На нашем примере, для того чтобы не потерять вложенные средства, нужно 20 участников.

Потенциальная прибыль. Ее определение требует оценки эффективности рекламы. Какая отдача ожидается от прямой рассылки и других способов рекламы? Если она составит 1,5%, то на данном примере рассылка 3000 брошюр принесет 45 зарегистрировавшихся. Если объявление в профессиональном издании принесет менее 1% отдачи от его тиража, это добавит еще 28 участников. Их общее число теперь 72. Чтобы вычислить потенциальную прибыль, умножьте эту на предельный взнос. Получается $7452.

После семинара сопоставьте ожидаемые и действительные результаты рекламы. Чтобы получить необходимую информацию, можно закодировать ответы участников различными способами. Если вы используете карточки-ответы, поставьте разные коды на различные виды объявлений или брошюр. При регистрации обращайте внимание на коды, чтобы можно было отличить, какой вид рекламы привлек наибольшее число участников. Если регистрирующиеся должны будут вернуть вам талон объявления, просто поставьте на него код. Или для разных видов рекламы можно дать разные обратные адреса (например, ответы на журнальное объявление присылать в люкс 35«G», а на информационный бюллетень – в люкс 35«Н», на прямую рассылку – в люкс 35«J»). Если регистрация ведется по телефону, используйте различные телефонные номера, разные названия отделов или различные дополнительные номера телефонов. Если участники регистрируются по прибытии, то при заполнении регистрационной карточки они должны указывать источник, из которого впервые узнали о семинаре. В объявлении можно упомянуть, что тот, кто принесет его с собой на семинар, получит подарок (таковой не должен быть дорогим – нескольких печатных страниц на интересную тему будет достаточно). Когда же у вас есть объявление, не понадобится надеяться на чью-то память. Основываясь на полученной информации, в следующий раз вы сделаете более разумный выбор рекламы. Еще одно преимущество отрывных рекламных талонов – их способность напоминать людям о регистрации. Возможно также, что талон кто-то покажет коллегам по работе, а те тоже надумают поучаствовать в семинаре.

Конечно, нельзя использовать неудачную рекламу: если отдача мала, посчитайте убытки и больше к ней не возвращайтесь. Сконцентрируйтесь на тех видах, от которых получена хорошая прибыль.

Регистрация

Обычно на бланке регистрации содержится следующая информация.

ФИО.

Адрес (с почтовым индексом).

Номер телефона и код города.

Маркетинговые сведения типа «Где вы впервые о нас услышали?» или «Что побудило вас решиться прийти на семинар?».

Образец регистрационной карточки приводится чуть ниже. Обратите внимание, что регистрационный талон служит как свидетельством об оплате, так и источником информации, если клиент захочет задать вопрос или купить дополнительные материалы/услуги. Цель регистрационной карточки собрать всю необходимую информацию и подтвердить оплату. Номера выданных чеков записываются на используемых для оплаты бланках кредитных карточек. Если эти документы вернутся без оплаты, будет легко определить, кто же платил таким способом, и решить, что предпринять.

Информация на карточках имеет ценность для создания собственного списка по прямой рассылке. Пользовавшиеся вашими услугами один раз будут первыми кандидатами для покупки дополнительного материала/услуг. Когда наберется около 5000 имен, можете сдавать список в аренду тем, кто жаждет продать свои материалы/услуги вашим клиентам и может заплатить $50–70 за тысячу имен по одноразовой рассылке. В некоторых случаях, однако, лучше не сдавать свой список в аренду, сохранив исключительное право на него. Может компания, желающая арендовать его, составит вам конкуренцию, а подобная аренда уменьшит ваши шансы на повторение бизнеса со старыми клиентами. Если же позже вы все-таки решитесь на аренду своего списка, его ценность намного возрастет.

Оплата

Оплата за семинары/курсы для различных групп населения может производиться одним из следующих способов.

Только при предварительной регистрации. Посещаемость будет ниже, так как кандидаты лишаются возможности прийти в последнюю минуту. Но это же уменьшает риск организатора, заранее знающего о возможной прибыли от семинара и на этой основе принимающего решение о его проведении или отмене.

Регистрация только по прибытии. Данный способ дает определенные преимущества. Во-первых, придает кандидатам уверенность в том, что программа будет успешной и привлекательной. Во-вторых, дает возможность организатору избежать хлопот и расходов предварительной регистрации. При этом есть и два недостатка – неизвестно, сколько человек придет на программу; невозможно ее отменить.

Предварительная регистрация и регистрация по прибытии. Это хорошая комбинация, уменьшающая риск организатора и не позволяющая потерять решившихся в последнюю минуту.

Чеки. В бизнесе курсов и семинаров риск получить плохой чек очень невелик. Потому большинство организаторов принимают оплату именно чеками. Принятие их увеличит посещаемость. Большинство возвращающихся чеков – лишь результат плохой бухгалтерии, ибо большинство выписавших чеки оплачивают их.

Кредитные карточки. Принятие таковых – небольшой риск, увеличивающий количество слушателей на 11% или более, если программа рассчитана на различные группы населения и бизнеса. Компании, выдающие кредитные карточки, выпускают также списки украденных. Потому проверка карточки возможна прямо во время регистрации. Если счет возвращается к вам из-за превышения разрешаемого данному владельцу лимита (сумма больше той, что требует разрешения по телефону), разбейте его на несколько частей и пошлите обратно. Позвоните в кредитную компанию для определения максимальной одноразовой суммы оплаты и перешлите общий счет, разбитый на талоны, каждый из которых меньше указанной суммы. Напишите или поставьте штамп «Подпись на хранении» на месте подписи клиента (имея в виду оригинал на бланке, подписанном клиентом).

Расширенный кредит. Таковой усложняет административную работу, но может быть предоставлен избирательно для уменьшения риска неуплаты. Многие организаторы семинаров расширяют кредит для известных организаций (часто принимая их ордера на покупку), но не для индивидов. Кредит для них можно расширить с небольшим для организатора риском при предварительной оплате за семинар. Если, предположим, начало семинара 4 февраля, а клиент регистрируется 5 января, следует признать регистрацию и выслать ему счет 8 января, который он должен оплатить до начала занятий или во время регистрации. Правила кредита должны быть простыми: 10 дней без компенсации.

Оплату наличными можно поощрить следующими способами:

регистрировать на месте в день программы – люди не посылают деньги но почте;

не принимать чеков, что снизит количество участников и повредит отношениям с общественностью, но если вы об этом предупредите заранее, то желающие посетить семинар принесут с собой наличные или оплатят другими способами;

принимайте чеки, но пусть кредитные или банковские карточки их гарантируют – данная информация должна содержаться в вашем рекламном проспекте;

на регистрационной карточке отведите строчку для оплаты наличными – пусть слушатели знают, что этот вариант также возможен;

сделайте скидку за оплату наличными;

не принимайте кредитные карточки – это отразится на количестве регистрирующихся.

Отмена семинара

Если у вас нет относительной уверенности в успехе, сохраните за собой право отменить семинар. Трудно определить, когда это сделать. Ведь всегда сохраняется шанс на позднюю регистрацию или регистрацию по прибытии участников, что может сделать программу прибыльной. А не рискнуть ли в надежде, что достаточное количество людей прибудет на семинар и это позволит если не получить прибыль, то хотя бы не потерять вложенные средства. Иногда стоит провести занятия, даже если вы теряете на этом деньги. Так как около 2/3 всех затрат уходит на рекламу, а к моменту принятия решения об отмене семинара эти деньги уже истрачены, организатору нужно сделать все для смягчения этой потери. Допустим, к настоящему моменту вы вложили в семинар $2000 и вам придется истратить еще $800 для проведения программы. Даже если зарегистрировалось всего 10 человек и каждый из них заплатил по $200, программу проводить стоит, так как лучше потерять $800, чем $2000. Отмена семинара может отрицательно повлиять на общественные отношения. Так что прежде чем решиться на отмену, тщательно взвесьте все за и против.

Недостаток средств при низкой отдаче может помешать вам проводить программу. Установите тогда дату возможной отмены семинара, указав минимальное количество зарегистрировавшихся участников. Отмените программу так, чтобы не пришлось платить за помещение в отеле, которое вы не будете использовать. Поняв, что семинар не принесет прибыли, быстро и резко сократите расходы. Это позволит вам в следующий раз применить другие методы. Дату прекращения приема регистрационных карточек можно указать в вашей брошюре, например, так: «Регистрационная карточка должна быть получена не позднее 31 декабря».

Конкуренция

Самый лучший способ избежать ее – продвигаться быстро. Как только программа заработает, тут же начинайте объезжать страну и займите ведущее положение на рынке до потенциальных конкурентов. По мере продвижения продолжайте делать побольше семинаров, книг, информационных бюллетеней. Продвигаясь по стране, охватывайте все важнейшие рынки. Тогда конкурентам покажется, что вы очень значительны.

Сперва вы будете работать один. Однако, раскрутившись, начнете собирать команду. Тут вас и подстерегает главная проблема – жадность. Она-то и является главной причиной провалов в бизнесе семинаров/курсов. Организаторы тратят очень много средств на рекламу для привлечения максимального количества слушателей. Потом приходится платить за аренду помещения и всего прочего. При этом организатор обязан сказать себе: «Если эта реклама даст ожидаемое, этого будет достаточно для данного раза. В следующем месяце (году) можно будет снова провести занятия, если сейчас не удалось получить всю возможную прибыль». Таким образом, в стадии теста расходы должны быть минимальными, и пусть вас не волнуют упущенные возможности.

Максимальная прибыль от внутрифирменных программ

Чтобы заключить контракт с потенциальным клиентом, сначала нужно сделать предложение. В него должны быть включены:

Цели работы – свободные описания ее долгосрочных направлений и намерений.

Конкретные задачи – более ограниченные, чем в первом пункте; будут достигнуты к концу обучения; будущие оценки эффективности программы основаны на их достижении.

Запросы клиента – повторение проблем, описанных клиентом, или очерчивание потребностей предприятия (т.е. клиента в понимании организатора); так можно овладеть вниманием клиента и уверить его в том, что именно вы способны его удовлетворить.

Процедуры – план проведения программы, расписание, обязанности, степень участия персонала, а также реклама.

Бизнес-план – часто дается отдельно и содержит анализ эффективности вложения средств в программу, стоимость оплаты за семинар, процедуры оплаты.

Стоимость семинара

Существует несколько способов оплаты, удовлетворяющих вас и клиента.

Определенная сумма. Клиенту представляется таковая, включающая стоимость труда организатора, преподавателей, дополнительного персонала, накладные расходы, оценку расходов и прибыли.

Определенная сумма плюс расходы. В определенную сумму оплаты не включаются прямые расходы, а счет, содержащий их точную сумму, выставляется клиенту.

Плата за каждого участника. Так как этот способ переводит стрелку риска на организатора, его можно использовать только при наличии контроля над рекламой проводимого мероприятия.

Плата за участника с гарантированным минимумом. При использовании этого способа риск делится между организатором и клиентом. Поэтому он получил широкое распространение.

Контракт, основанный на выполнении задач программы. Оплата за каждого участника производится на основе общего числа тех, кто отвечает определенным требованиям теста, демонстрации и оценки навыков.

Почти во всех корпорациях и государственных учреждениях знают сумму, отпущенную на оплату подобных мероприятий. Она равняется 100–150% зарплаты участника за один день обучения. В частном предпринимательстве эти показатели выше.

Один день обучения может продолжаться от 5 до 10 часов. Очень немного однодневных программ продолжается 8 часов, все равно считаясь целым днем занятий.

Легче всего понять определение оплаты, рассмотрев вычисления самого организатора. Готовьте их заранее, но не показывайте клиентам.

ОПЛАТА НЕПОСРЕДСТВЕННОГО ТРУДА

Непосредственный труд – тот, что вложен в разработку и проведение программы. Как видно из примера, организатор семинара предполагает, что у старшего сотрудника уйдет 10 дней на разработку материала и программы; при зарплате $250 в день это будет стоить $2500. Штатные ассистенты потратят 15 дней на разработку материалов и программы; при зарплате $150 в день это обойдется в $2250. Художник или чертежник будет работать 5 дней за $80 в день, что обойдется в $400. Наконец, предполагается, что понадобится 12 дней работы секретаря с оплатой $75 в день, что обойдется в $900. Общая оценка оплаты непосредственного труда для этого проекта составляет $6050.

Проведение программы займет 4 дня старшего сотрудника и будет стоить $1000. Штатные ассистенты будут нужны 12 дней, и их труд стоит $1800. Всего за время проведения программы будет выплачено $2800, а общий расход на непосредственный труд составит $8850.

Накладные расходы – это стоимость ведения бизнеса, включающего расходы на офис, налоги, лицензии, маркетинг, конверты, открытки и т.д. Их не нужно рассчитывать для каждого бизнес-плана, но организатор должен иметь о них достоверную информацию, ибо именно они выражают процентное отношение стоимости непосредственного труда.

Прямые расходы – их организатор должен обязательно предположить. Эти расходы относятся к конкретному проекту клиента.

Итог в нашем примере составляет $19.562. Предположим, на этих занятиях будет обучаться 40 человек в течение 4 дней. Общая стоимость одного дня составит $122,26. Если бы эта программа предлагалась отделом обучения какой-либо корпорации и прибыль была бы не нужна, этой суммой и определялась бы полная ее стоимость.

Прибыль – добавьте процент прибыли (обычно 10–25%) и не забывайте, сколько могут платить за обучение в организациях.

Контракт между вами и клиентом

Если клиент принял ваше предложение, то после обсуждения и внесения изменений все условия нужно закрепить письменным контрактом, содержащим следующие пункты.

Оплата – конкретные цифры и расписание выплат с точным описанием всех условий. Например, если оплата зависит от количества участников, надо указать, кого таковыми считать – пришедших на семинар, зарегистрировавшихся или сдавших экзамен.

Ответственность клиента и организатора. Ее следует точно определить для каждой стороны, как и последствия невыполнения контракта.

Долговые обязательства. Установите их лимиты для обеих сторон.

Продолжительность действия договора. Укажите таковую вместе с условиями, при которых действие договора прекращается.

Вот возможный пример стандартного договора с определенными ценами.

(Рекомендуем посоветоваться с юристом прежде, чем подписывать любые письменные соглашения.)

ДОГОВОР

ДАННЫЙ ДОГОВОР заключен ... (дата) между ... (клиентом), впоследствии именуемым «Университет», и ... (ваша компания), ... (ваш штат) корпорацией, впоследствии именуемой «Подрядчик».

ЗАВЕРЕНО

Принимается во внимание, что, Университет желает разработать и провести программу обучения своих кадров и работников других подобных образовательных органов. Это сделает их участниками данной программы.

Принимается во внимание, что целью данной программы является повышение управленческой и специальной квалификации консультантов по выбору профессии и сотрудников отдела кадров; повышение их профессионального уровня; предоставление обученных профессиональных преподавателей и соответствующих материалов для дальнейшего обучения с минимальной финансовой поддержкой; предоставление автомобиля для поездки на экзамен при обучении на работе консультантов по выбору профессии и сотрудников отдела кадров.

Принимается во внимание, что Подрядчик имеет высокую квалификацию и обладает соответствующими знаниями для проведения программы обучения менеджменту.

Принимается во внимание, что фонды для данного контракта включены в бюджет и государственный проект, одобренный ________, и, как указано в проспекте программы, называется _______ (название субсидии) и впоследствии именуется «Проектом».

Принимается во внимание, что Проект был одобрен ____ (дата) и расходы на него были одобрены ____ (дата).

Вследствие вышеуказанного стороны выразили взаимное согласие по следующим пунктам.

Продолжительность действия данного Соглашения с _____ (дата) по ____ (дата).

Подрядчик согласен разработать и провести программу обучения, состоящую из трех занятий. Каждое продолжительностью 8 часов будет проводиться _____ (место). Вышеупомянутая программа обучения будет разработана и проведена Подрядчиком в соответствии с проспектом Проекта, использованным Университетом в заявлении на получение субсидии _______ (название субсидии) и, в частности, в соответствии с дополнением к проспекту Программы, именуемым «Приложением А» и являющимся составной частью данного документа.

В упомянутые выше курсы включено трехдневное интенсивное обучение с использованием метода, принесшего положительные результаты при работе с консультантами по выбору профессии и сотрудниками отдела кадров. На курсах будут подробно изучаться следующие темы: ______ (список тем).

Вышеупомянутые курсы будут проведены в срок, указанный в контракте, и в соответствии с расписанием, согласованным с Университетом и Подрядчиком.

В связи с проведением и разработкой упомянутой выше программы Подрядчик выражает согласие выполнить следующие пункты Договора.

Подрядчик будет составлять и подготавливать все необходимые материалы для проведения всех занятий по данной программе. Подготовка и разработка материала включает в себя приготовление источников, рабочих тетрадей, установочного материала, инструкций и справочников. Все предоставленные материалы будут соответствовать наивысшим образовательным стандартам.

Подрядчик предоставит квалифицированных преподавателей. Одного – на 12 обучающихся, пришедших первыми. Далее Подрядчик дополнительно предоставит по одному квалифицированному преподавателю на каждых последующих 12 человек, причем максимальное число обучающихся не должно превышать 48.

В целях повышения уровня проведения занятий Подрядчик будет регулярно встречаться с соответствующими сотрудниками Университета, наблюдающими за ходом программы и запланированными мероприятиями.

Подрядчик также обязуется выполнить следующие пункты Договора.

Предоставить Университету к ____ (дата) или ранее отчет о проведении программы. В него будет включено описание всех важных аспектов проведенных курсов; объем отчета и метод описания будет соответствовать требованиям для получения субсидии.

Подготовить соответствующие материалы для проведения тестов до и после занятий, чтобы иметь возможность оценивать результаты программы. Подрядчик будет собирать, анализировать и интерпретировать полученную информацию, что будет являться составной частью разработки и проведения программы.

Через 4–6 месяцев после теста на окончание курсов провести опрос, цель которого – выявить трудности, с которыми столкнулись консультанты и сотрудники отдела кадров, когда начали применять на практике полученные знания. Составной частью такого опроса будет определение сформировавшихся после окончания программы индивидуальных оценок и мнений о необходимости проведенных курсов и тематического материала.

Предоставить Университету копии всех письменных и визуальных материалов, разработанных для слушателей курсов. У Подрядчика не остается права собственности на данные материалы – оно переходит к Университету.

Университет обязуется выполнять нижеследующее.

Назначить одного из своих сотрудников директором Проекта для того, чтобы представлять Университет во всех технических вопросах, относящихся к данной программе.

Для увеличения числа слушателей организовать рекламу перед курсами и уведомить участников об их начале.

Предоставить помещения, подходящие для проведения занятий.

Разрешить посещение занятий, не учитывая служащих Подрядчика, только определенному количеству обучающихся ____ (включить число), а также добавочно – не более чем троим не обучающимся.

Договориться с участвующими образовательными учреждениями о предоставлении их сотрудникам возможности принимать участие во всех занятиях программы.

Организовать использование имеющегося в Университете учебного оборудования, включая 16 мм звукопроекторы, подвесные диаскопы, 35 мм слайдоскопы, магнитофоны и/или другое нужное аудиовизуальное оборудование по требованию Подрядчика и в соответствии с условиями программы. Университет согласен предоставить квалифицированных сотрудников для управления всем используемым оборудованием. Университет будет обслуживать данное оборудование и обеспечит помощь в его использовании по просьбе Подрядчика.

Распространять по требованию Подрядчика различные учебные материалы, относящиеся к программе. Подобные материалы могут включать в себя печатные листы, раздаваемые на занятиях каждому участнику, описательную информацию, анкеты и извещения.

Предоставлять помощь Подрядчику в местах проведения занятий по взаимному соглашению о помещениях, расписании и других вопросах, относящихся к успешному проведению программы.

По взаимному пониманию и согласию Подрядчик во время выполнения условий данного контракта является независимым подрядчиком и не является сотрудником, агентом или служащим Университета.

Подрядчик самостоятельно обеспечит себе страховой полис на случай потери трудоспособности или сам страхует свои услуги. Он также обещает Университету, всем его сотрудникам, агентам и служащим не предъявлять никаких претензий по закону или по праву справедливости по поводу повреждений, убытков или расходов, которые могут возникнуть сами или быть причинены кем-либо вследствие травмы, смерти, повреждения собственности, включая собственность Университета – что может произойти по причине или в ходе выполнения данного контракта; Университет также не несет финансовой и другой ответственности за несчастные случаи, ущерб или повреждения; Подрядчик из собственных средств и на свой риск будет защищаться от всех исков, судебных преследований и других подобных действий, направленных против Университета, его сотрудников или агентов, и сам будет делать выплаты или удовлетворять требования приговора, вынесенного Университету, его сотрудникам, агентам или служащим в результате такого иска, судебного преследования и других подобных действий.

При удовлетворительном выполнении программы Подрядчиком Университет обязуется выплатить Консультанту сумму в пятнадцать тысяч долларов ($15.000) соответственно следующему расписанию:

В удостоверении чего для исполнения данного Договора в сроки, упомянутые выше, каждая сторона наделяет полномочиями своего представителя.

Будущие продажи

Приложив немного усилий и продавая участникам семинаров дополнительные материалы и услуги, вы можете значительно увеличить свою прибыль. Ведь вы уже собрали потенциальных покупателей, нуждающихся в информации, желающих пополнить знания в определенной области и уже «проголосовавших» за вашу программу своими кошельками. Ко времени их сбора на занятия большая часть работы по продаже уже фактически проделана. В среднем прибыль продающих дополнительные товары и услуги на семинаре или после него составляет невероятную цифру – 29% (почти треть от общей прибыли). Все, что продается «в задней части комнаты», дает дополнительную прибыль, равную стоимости маркетинговых усилий, требующихся для совершения стольких продаж.

Слушателям можно продать в первую очередь информацию и материалы, используемые в самой программе. Если тема достаточно общая, ваша информация может оказаться неконкретной. Сделав аспекты темы конкретнее, представьте «пакет информации» для более чем одной программы. Разбейте информацию на «удобоваримые» кусочки, увеличив этим возможность превращения слушателей в будущих покупателей. Например, если вы стараетесь всесторонне раскрыть тему в 300-долларовой 3-дневной программе, будет лучше раскрыть ее за 3–4 однодневные программы по $200 каждая. Для многих легче будет спланировать время для однодневных программ, нежели для трехдневной. Предложите материалы других ваших семинаров – красиво упакованные и выставленные в задней части аудитории.

Создать собственный информационный бюллетень, комплект для обучения, книгу или оказывать информационно-консультационные услуги гораздо выгоднее, чем делать это с помощью других компаний. Стоимость производства собственных материалов очень мала. Большой же расход при продаже – это маркетинг, необходимый вам при торговле «в задней части комнаты». Когда вы закупаете материалы у крупных издателей даже с 40–60% скидкой, продажная стоимость их товара уже включена в цену. Они же получают дополнительную прибыль. Продавая же собственные товары, вы превращаете в прибыль средства, сэкономленные на маркетинге.

Существует много компаний, считающих ваших слушателей хорошим рынком для своих товаров и услуг. Такие могут арендовать у вас место для продажи книг, технического обеспечения или программ обучения. Чаще, чем на однодневных, это происходит на многодневных семинарах и может значительно сократить арендную плату или совсем избавить от нее. Недостаток такого подхода: вам приходится арендовать большее помещение с самого начала, что осложняет вашу административную жизнь, отнимает время и внимание у слушателей.

Самый лучший способ убедить их в ценности вашего информационного товара – представить хорошую программу. Сделав это, вы даете им гарантию полноценности качества ваших товаров и услуг. Не нужно настойчиво навязывать свой товар профессиональной, настроенной на получение информации группе – это только испортит дело. Ваша презентация и товары будут сами говорить о себе. Если во время программы вы хотите упомянуть о наличии дополнительных материалов, подождите, пока приобретете побольше авторитета. Если вы упомянете о них в момент изучения соответствующего материала, это возбудит дополнительный интерес слушателей. Если информации достаточно и она удовлетворяет потребности группы, товар обязательно будет раскуплен.

Количество продаж возрастет, если вы выставите на обозрение красиво упакованные образцы. Ведь люди предпочитают покупать то, что могут потрогать и рассмотреть поближе. Одного каталога недостаточно. Когда другие слушатели увидят, что покупатели буквально поглощены приобретенным, их любопытство также разгорится.

Просьба слушателей продать им профессиональные услуги неизменно приносит прибыль. Возможность продать таковые участникам семинаров столь привлекательна, что многие организаторы дают не приносящие дохода семинары только для привлечения покупателей материалов.