ГЛАВА 4 ФУНКЦИИ ОТДЕЛОВ И ЗВЕНЬЕВ БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЫ

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» закрепил обя­зательность ведения и организации бухгалтерского учета во всех организациях независимо от формы собственности. Таким обра­зом, бухгалтерский учет выступает как одна из основных функ­ций управления. Организационные формы бухгалтерского уче­та строятся на основании законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разработаны достаточно подробно. Прежде всего, следует обратиться к Федеральному закону «О бух­галтерском учете» и Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

В соответствии с законодательством ответственность за орга­низацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители орга­низаций.

Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учета:

бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

штатную должность бухгалтера;

передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализирован­ной организации или бухгалтеру-специалисту;

ведение бухгалтерского учета лично руководителем орга­низации.

Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объе­мов работы организации. Соответствующая форма ведения бух­галтерского учета закрепляется в организационных докумен­тах. Слово «организационные» отражает характер этих доку­ментов — в них фиксируется установленный порядок работы.

Организация всякой работы начинается с точного формули­рования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят отражение в ее уставе (положении). Это главный (основной) организационный документ. В соответствии с уста­новленными целями и задачами определяют функции управ­ленческого аппарата для достижения поставленных целей и кто эти функции будет выполнять. Распределение функций зак­репляется в Положениях о структурных подразделениях.

Положение — правовой акт, определяющий порядок обра­зования, права, обязанности и организацию работы учрежде­ния, структурного подразделения. Уже само определение это­го вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении — документ, имеющий постоян­ный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Обычно оно имеет следующую структуру текста:

общие положения;

цели и задачи;

функции;

права и обязанности;

руководство;

взаимоотношения (служебные связи);

организация работы.

Если бухгалтерским учетом в организации занимается спе­циальное структурное подразделение — бухгалтерия, то состав­ляется Положение о бухгалтерии ("как и для каждого другого структурного подразделения). Для отработки содержания По­ложения необходимо прежде всего обратиться к Федеральному закону «О бухгалтерском учете», Положению по ведению бух­галтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положению или Уставу организации (фирмы).

Раздел «Общие положения» начинают с определения бух­галтерского учета (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете»). В этом случае второй пункт раздела отражает, что бухгалтерский учет в вашей организации (фирме) осуществляется бухгалтери­ей, действующей на правах самостоятельного структурного под­разделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В следующем пункте записывается, что численность и шта­ты бухгалтерии определяются штатным расписанием организа­ции (фирмы). Так как Положение рассчитано на длительный период действия, в этом пункте не следует указывать конкрет­ное количество или должности, входящие в штат бухгалтерии на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты бух­галтерии могут постоянно меняться).

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, где перечисляются законодательно-нормативные акты, которы­ми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно сформулировать обобщенно, например: «Бухгал­терия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации о бухгалтерском учете, поста­новлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами органов, регулирующих бух­галтерский учет, Уставом организации и настоящим Положе­нием о бухгалтерии».

Но лучше данный пункт раскрыть более подробно, указав, что бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Консти­туцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Россий­ской Федерации. Далее надо перечислить Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положение «О бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и другие положения по бухгалтерскому учету, которыми ваше предприятие руковод­ствуется.

Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве бухгалтерии. Например: «Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя органи­зации. Должность главного бухгалтера занимается специалис­том с высшим образованием соответствующего профиля и опы­том работы не менее 5 лет».

Второй раздел Положения посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 Федерально­го закона «О бухгалтерском учете», в которой указаны основ­ные задачи бухгалтерского учета (или взять формулировки из Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Основные цели и задачи включаются в раздел «Функции». В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняе­мые бухгалтерией. Именно этот раздел в наибольшей степени отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т. д.). Но в этом раз­деле имеются и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учет основных фондов, учет денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т. п.

Отдельными пунктами здесь указываются:

обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм;

своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

использование современных автоматизированных техно­логий учетно-вычислительных работ.

Чем подробнее будет расписан этот раздел Положения, тем легче составляются затем должностные инструкции работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определенными сотрудниками.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанно­сти», в котором закрепляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие как: право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременно­го в соответствии с графиком представления необходимых до­кументов; не принимать к исполнению неправильно оформлен­ные документы.

В Положении о бухгалтерии может содержаться раздел «Ру­ководство», в котором фактически отражается должностная инструкция главного бухгалтера. При подготовке этого раздела следует помнить, что в федеральном законе главному бухгалте­ру посвящается специальная ст. 7. Она так и называется «Глав­ный бухгалтер». Положения этой статьи входят в данный раз­дел. Кроме того, обязанностям и ответственности главного бух­галтера посвящена статья 7 Федерального закона «О бухгалтер­ском учете».

Наконец, можно воспользоваться Положением «О Главных бухгалтерах» (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59, с измен, от 17.04.2002). Оно продолжает дей­ствовать в части, не противоречащей Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (с измен. От 30.06.2003). В данном Поло­жении обязанности, права и ответственность главного бухгал­тера расписаны особенно подробно.

Желательно в Положении о бухгалтерии дать пункты, конк­ретизирующие, какие виды документов недействительны без подписи главного бухгалтера и какие документы он обязатель­но визирует до подписания их руководителем. Не забудьте указать отдельным пунктом, что главный бухгалтер обязан обеспе­чить сохранность бухгалтерских документов, оформление и пе­редачу их в установленном порядке в архив.

Завершающими разделами в Положении о бухгалтерии бу­дут «Взаимоотношения бухгалтерии с другими структурными подразделениями» и «Организация работы».

В разделе «Взаимоотношения» можно указать, что бух­галтерия взаимодействует:

■          со всеми структурными подразделениями по вопросам

бухгалтерского учета;

с юридической службой — по правовым вопросам, свя­занным с подготовкой документов;

с кадровой службой — по вопросам подбора кадров в бух­галтерию, по расчетам заработной платы работников орга­низации (фирмы).

Желательно включить пункт об обязательном представле­нии кадровой службой в бухгалтерию копий приказов по лич­ному составу.

Последний раздел «Организация работы» может содер­жать лишь пункт о том, что бухгалтерия действует в соответ­ствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фир­мы). Если таких правил не существует или имеются особеннос­ти в работе сотрудников бухгалтерии (например, ненормиро­ванный рабочий день и т. п.), то это должно найти отражение в разделе «Организация работы». Сегодня в этот раздел часто вписывается пункт о ежегодном проведении аудиторских про­верок деятельности бухгалтерии.

Завершается Положение пунктом о порядке реорганизации

бухгалтерии.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгал­терии показывает важность этого документа, четко расписыва­ющего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии. Оформляется Положение на общем бланке, под­писывается главным бухгалтером и утверждается руководите­лем организации (фирмы).

На основании Положения о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ (можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупненны­ми нормами времени на работы по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности») и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого пред­полагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

При составлении должностных инструкций необходимо вос­пользоваться в первую очередь уже упомянутым Сборником тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденным Министерством труда Российской Федерации. Поскольку бухгалтерский учет ведется повсеместно, должности сотрудников бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организаций бюд­жетной сферы тарифно-квалификационные характеристики с отнесением их к разрядам оплаты труда на 18-разрядную Еди­ную тарифную сетку (ETC) носят обязательный характер.

Однако, учитывая, что данный нормативный документ обес­печивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к использованию в организациях любых форм собственности.

В вводной части Сборника тарифно-квалификационных ха­рактеристик раскрыто содержание требований к каждой долж­ности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой дол­жности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации по разрядам оплаты»:

■ раздел ^Должностные обязанности» содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено пол­ностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосред­ственно в организациях должностных инструкций, зак­репляющих конкретные обязанности, права и ответствен­ность служащего;

■ раздел «Должен знать» включает в себя основные требо­вания, предъявляемые к служащему в отношении специ­альных знаний, а также знаний законодательных актов,, положений, инструкций, других руководящих и норма­тивных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей;

■ раздел «Требования к квалификации по разрядам опла­ты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Взяв за основу характеристику из тарифно-квалификацион­ного справочника, уже значительно легче составить должност­ную инструкцию для конкретного работника бухгалтерии. Ис­ходя из объема и специфики работы должностные обязанности, указанные в тарифно-квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между не­сколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрени­ем технических средств и сокращением численности персонала круг обязанностей служащего может быть расширен по сравне­нию с установленным соответствующей тарифно-квалификаци­онной характеристикой.

Должностная инструкция — индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификацион­ных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации (фирмы) всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в на­правлении деятельности или объеме работ (например, бухгал­тер строительной фирмы наряду с общей ведет и специфичес­кую документацию, отличную от документации фирмы сервис­ной, торговой, медицинской).

При наличии должностной инструкции, в которой опреде­лены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу пре­тендент на должность знакомится с инструкцией, кругом сво­их обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возмож­ности.

При зачислении на должность принимаемый работник дол­жен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с ин­струкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполне- ния работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностей структуру текста, включающую:

общие положения;

функции;

должностные обязанности:

права;

ответственность;

взаимоотношения (связи по должности).

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (струк­турного подразделения). Если в вашей организации (фирме) бухгалтерский учет возложен не на структурное подразделение, а на должностное лицо — бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции бухгалтерского учета, указанные в Положе­нии о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

При большом объеме работ они должны быть четко распре­делены между указанными в штатном расписании работника­ми бухгалтерии.

Должностные инструкции, составленные на всех работни­ков бухгалтерии (как и на всех работников организации в це­лом), четко разграничивают их права и обязанности, исключа­ют дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о долж­ности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специально­сти, порядок назначения и освобождения от занимаемой долж­ности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бух­галтер (кассир и т. п.) назначается и освобождается от занима­емой должности приказом руководителя организации (фирмы) по представлению главного бухгалтера».

Последний пункт данного раздела содержит перечень основ­ных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо, взять из Положения о бухгалтерии; затем указать более конкретные нор­мативно-методические документы, определяющие порядок ве­дения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику (например, по учету то­варообменных операций или по инвентаризации, начислению заработной платы). Завершает этот пункт перечисление органи­зационных документов вашей организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.

В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, кото­рые обеспечивают выполнение этих функций.

Часто указанные разделы объединяют в один — «Функции. и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обя­занности»). Его следует отразить как можно детальнее. Весь­ма полезно указать: какие именно формы отчетности и с какой периодичностью ведутся «в установленном порядке»; выполня­ется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работ­ник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должност­ная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, по болезни.

В раздел «Права» можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.

Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщен­но, например: «Работник несет ответственность за невыполне­ние обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем, прежде всего, должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получа­ет работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок представления ему табеля учета выхо­да на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках.

В последние годы в должностные инструкции часто вводит­ся раздел «Организация работы». Он необходим, прежде все­го, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в • небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по со­вместительству ведение архива организации (фирмы). Здесь же указываются режим работы, форма контроля.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должност­ную инструкцию следует внимательно проверить и, если необ­ходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или доба­вить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бух­галтерии должен вести документацию с использованием приоб­ретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменя­ется проведение экспертизы ценности документов или страховочное копирование данных. Все это должно быть учтено в его должностной инструкции до зачисления на работу.

Должностная инструкция оформляется по типу общего блан­ка, подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером) и утверждается руководителем органи­зации.

Наличие в организации необходимого пакета законодатель­ных и нормативно-методических документов, хорошо состав­ленные организационные документы (Положение о бухгалте­рии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функ­ций бухгалтерского учета.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» закрепил обя­зательность ведения и организации бухгалтерского учета во всех организациях независимо от формы собственности. Таким обра­зом, бухгалтерский учет выступает как одна из основных функ­ций управления. Организационные формы бухгалтерского уче­та строятся на основании законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разработаны достаточно подробно. Прежде всего, следует обратиться к Федеральному закону «О бух­галтерском учете» и Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

В соответствии с законодательством ответственность за орга­низацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители орга­низаций.

Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учета:

бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

штатную должность бухгалтера;

передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализирован­ной организации или бухгалтеру-специалисту;

ведение бухгалтерского учета лично руководителем орга­низации.

Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объе­мов работы организации. Соответствующая форма ведения бух­галтерского учета закрепляется в организационных докумен­тах. Слово «организационные» отражает характер этих доку­ментов — в них фиксируется установленный порядок работы.

Организация всякой работы начинается с точного формули­рования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят отражение в ее уставе (положении). Это главный (основной) организационный документ. В соответствии с уста­новленными целями и задачами определяют функции управ­ленческого аппарата для достижения поставленных целей и кто эти функции будет выполнять. Распределение функций зак­репляется в Положениях о структурных подразделениях.

Положение — правовой акт, определяющий порядок обра­зования, права, обязанности и организацию работы учрежде­ния, структурного подразделения. Уже само определение это­го вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении — документ, имеющий постоян­ный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Обычно оно имеет следующую структуру текста:

общие положения;

цели и задачи;

функции;

права и обязанности;

руководство;

взаимоотношения (служебные связи);

организация работы.

Если бухгалтерским учетом в организации занимается спе­циальное структурное подразделение — бухгалтерия, то состав­ляется Положение о бухгалтерии ("как и для каждого другого структурного подразделения). Для отработки содержания По­ложения необходимо прежде всего обратиться к Федеральному закону «О бухгалтерском учете», Положению по ведению бух­галтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положению или Уставу организации (фирмы).

Раздел «Общие положения» начинают с определения бух­галтерского учета (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете»). В этом случае второй пункт раздела отражает, что бухгалтерский учет в вашей организации (фирме) осуществляется бухгалтери­ей, действующей на правах самостоятельного структурного под­разделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В следующем пункте записывается, что численность и шта­ты бухгалтерии определяются штатным расписанием организа­ции (фирмы). Так как Положение рассчитано на длительный период действия, в этом пункте не следует указывать конкрет­ное количество или должности, входящие в штат бухгалтерии на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты бух­галтерии могут постоянно меняться).

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, где перечисляются законодательно-нормативные акты, которы­ми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно сформулировать обобщенно, например: «Бухгал­терия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации о бухгалтерском учете, поста­новлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами органов, регулирующих бух­галтерский учет, Уставом организации и настоящим Положе­нием о бухгалтерии».

Но лучше данный пункт раскрыть более подробно, указав, что бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Консти­туцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Россий­ской Федерации. Далее надо перечислить Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положение «О бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и другие положения по бухгалтерскому учету, которыми ваше предприятие руковод­ствуется.

Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве бухгалтерии. Например: «Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя органи­зации. Должность главного бухгалтера занимается специалис­том с высшим образованием соответствующего профиля и опы­том работы не менее 5 лет».

Второй раздел Положения посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 Федерально­го закона «О бухгалтерском учете», в которой указаны основ­ные задачи бухгалтерского учета (или взять формулировки из Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Основные цели и задачи включаются в раздел «Функции». В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняе­мые бухгалтерией. Именно этот раздел в наибольшей степени отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т. д.). Но в этом раз­деле имеются и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учет основных фондов, учет денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т. п.

Отдельными пунктами здесь указываются:

обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм;

своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

использование современных автоматизированных техно­логий учетно-вычислительных работ.

Чем подробнее будет расписан этот раздел Положения, тем легче составляются затем должностные инструкции работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определенными сотрудниками.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанно­сти», в котором закрепляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие как: право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременно­го в соответствии с графиком представления необходимых до­кументов; не принимать к исполнению неправильно оформлен­ные документы.

В Положении о бухгалтерии может содержаться раздел «Ру­ководство», в котором фактически отражается должностная инструкция главного бухгалтера. При подготовке этого раздела следует помнить, что в федеральном законе главному бухгалте­ру посвящается специальная ст. 7. Она так и называется «Глав­ный бухгалтер». Положения этой статьи входят в данный раз­дел. Кроме того, обязанностям и ответственности главного бух­галтера посвящена статья 7 Федерального закона «О бухгалтер­ском учете».

Наконец, можно воспользоваться Положением «О Главных бухгалтерах» (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59, с измен, от 17.04.2002). Оно продолжает дей­ствовать в части, не противоречащей Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (с измен. От 30.06.2003). В данном Поло­жении обязанности, права и ответственность главного бухгал­тера расписаны особенно подробно.

Желательно в Положении о бухгалтерии дать пункты, конк­ретизирующие, какие виды документов недействительны без подписи главного бухгалтера и какие документы он обязатель­но визирует до подписания их руководителем. Не забудьте указать отдельным пунктом, что главный бухгалтер обязан обеспе­чить сохранность бухгалтерских документов, оформление и пе­редачу их в установленном порядке в архив.

Завершающими разделами в Положении о бухгалтерии бу­дут «Взаимоотношения бухгалтерии с другими структурными подразделениями» и «Организация работы».

В разделе «Взаимоотношения» можно указать, что бух­галтерия взаимодействует:

■          со всеми структурными подразделениями по вопросам

бухгалтерского учета;

с юридической службой — по правовым вопросам, свя­занным с подготовкой документов;

с кадровой службой — по вопросам подбора кадров в бух­галтерию, по расчетам заработной платы работников орга­низации (фирмы).

Желательно включить пункт об обязательном представле­нии кадровой службой в бухгалтерию копий приказов по лич­ному составу.

Последний раздел «Организация работы» может содер­жать лишь пункт о том, что бухгалтерия действует в соответ­ствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фир­мы). Если таких правил не существует или имеются особеннос­ти в работе сотрудников бухгалтерии (например, ненормиро­ванный рабочий день и т. п.), то это должно найти отражение в разделе «Организация работы». Сегодня в этот раздел часто вписывается пункт о ежегодном проведении аудиторских про­верок деятельности бухгалтерии.

Завершается Положение пунктом о порядке реорганизации

бухгалтерии.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгал­терии показывает важность этого документа, четко расписыва­ющего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии. Оформляется Положение на общем бланке, под­писывается главным бухгалтером и утверждается руководите­лем организации (фирмы).

На основании Положения о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ (можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупненны­ми нормами времени на работы по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности») и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого пред­полагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

При составлении должностных инструкций необходимо вос­пользоваться в первую очередь уже упомянутым Сборником тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденным Министерством труда Российской Федерации. Поскольку бухгалтерский учет ведется повсеместно, должности сотрудников бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организаций бюд­жетной сферы тарифно-квалификационные характеристики с отнесением их к разрядам оплаты труда на 18-разрядную Еди­ную тарифную сетку (ETC) носят обязательный характер.

Однако, учитывая, что данный нормативный документ обес­печивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к использованию в организациях любых форм собственности.

В вводной части Сборника тарифно-квалификационных ха­рактеристик раскрыто содержание требований к каждой долж­ности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой дол­жности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации по разрядам оплаты»:

■ раздел ^Должностные обязанности» содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено пол­ностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосред­ственно в организациях должностных инструкций, зак­репляющих конкретные обязанности, права и ответствен­ность служащего;

■ раздел «Должен знать» включает в себя основные требо­вания, предъявляемые к служащему в отношении специ­альных знаний, а также знаний законодательных актов,, положений, инструкций, других руководящих и норма­тивных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей;

■ раздел «Требования к квалификации по разрядам опла­ты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Взяв за основу характеристику из тарифно-квалификацион­ного справочника, уже значительно легче составить должност­ную инструкцию для конкретного работника бухгалтерии. Ис­ходя из объема и специфики работы должностные обязанности, указанные в тарифно-квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между не­сколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрени­ем технических средств и сокращением численности персонала круг обязанностей служащего может быть расширен по сравне­нию с установленным соответствующей тарифно-квалификаци­онной характеристикой.

Должностная инструкция — индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификацион­ных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации (фирмы) всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в на­правлении деятельности или объеме работ (например, бухгал­тер строительной фирмы наряду с общей ведет и специфичес­кую документацию, отличную от документации фирмы сервис­ной, торговой, медицинской).

При наличии должностной инструкции, в которой опреде­лены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу пре­тендент на должность знакомится с инструкцией, кругом сво­их обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возмож­ности.

При зачислении на должность принимаемый работник дол­жен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с ин­струкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполне- ния работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностей структуру текста, включающую:

общие положения;

функции;

должностные обязанности:

права;

ответственность;

взаимоотношения (связи по должности).

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (струк­турного подразделения). Если в вашей организации (фирме) бухгалтерский учет возложен не на структурное подразделение, а на должностное лицо — бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции бухгалтерского учета, указанные в Положе­нии о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

При большом объеме работ они должны быть четко распре­делены между указанными в штатном расписании работника­ми бухгалтерии.

Должностные инструкции, составленные на всех работни­ков бухгалтерии (как и на всех работников организации в це­лом), четко разграничивают их права и обязанности, исключа­ют дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о долж­ности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специально­сти, порядок назначения и освобождения от занимаемой долж­ности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бух­галтер (кассир и т. п.) назначается и освобождается от занима­емой должности приказом руководителя организации (фирмы) по представлению главного бухгалтера».

Последний пункт данного раздела содержит перечень основ­ных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо, взять из Положения о бухгалтерии; затем указать более конкретные нор­мативно-методические документы, определяющие порядок ве­дения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику (например, по учету то­варообменных операций или по инвентаризации, начислению заработной платы). Завершает этот пункт перечисление органи­зационных документов вашей организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.

В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, кото­рые обеспечивают выполнение этих функций.

Часто указанные разделы объединяют в один — «Функции. и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обя­занности»). Его следует отразить как можно детальнее. Весь­ма полезно указать: какие именно формы отчетности и с какой периодичностью ведутся «в установленном порядке»; выполня­ется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работ­ник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должност­ная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, по болезни.

В раздел «Права» можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.

Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщен­но, например: «Работник несет ответственность за невыполне­ние обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем, прежде всего, должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получа­ет работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок представления ему табеля учета выхо­да на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках.

В последние годы в должностные инструкции часто вводит­ся раздел «Организация работы». Он необходим, прежде все­го, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в • небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по со­вместительству ведение архива организации (фирмы). Здесь же указываются режим работы, форма контроля.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должност­ную инструкцию следует внимательно проверить и, если необ­ходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или доба­вить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бух­галтерии должен вести документацию с использованием приоб­ретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменя­ется проведение экспертизы ценности документов или страховочное копирование данных. Все это должно быть учтено в его должностной инструкции до зачисления на работу.

Должностная инструкция оформляется по типу общего блан­ка, подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером) и утверждается руководителем органи­зации.

Наличие в организации необходимого пакета законодатель­ных и нормативно-методических документов, хорошо состав­ленные организационные документы (Положение о бухгалте­рии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функ­ций бухгалтерского учета.