3.1. Структура бухгалтерского аппарата

Исходя из формы организации учета определяется в основ­ном и структура бухгалтерского аппарата. Под структурой бух­галтерского аппарата понимаются состав и соподчиненноетъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгал­терии, выполняющих различные функции. Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работни­ков бухгалтерии и кооперации их совместных усилий. Различа­ют два основных вида разделения труда — предметное и функ­циональное.

Предметное (иногда его называют линейным, или опера­тивным) разделение труда основывается на принципе обособ­ленности выполняемых работ или операций, при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работ­ник или определенная часть аппарата бухгалтерии. Например, ~ учет производственных затрат основного производства выполняет одна часть бухгалтерии, вспомогательных производств — дру­гая.

Достоинство предметного разделения труда заключается в приближении учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знание о характере закрепленного за работ­ником (группой работников) участка работы, персональная от­ветственность за выполнение обязанности и т. д.

Функциональное разделение предполагает централизован­ное построение учетного аппарата и выполнение каждым работ­ником или определенной частью аппарата однородных совокуп­ностей функций либо операций. Например, учет заработной платы в этом случае выполняется следующим образом: один работник (или группа работников) принимает и проверяет пер­вичные документы, второй исчисляет по этим документам зара­ботную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Достоинство предметного разделения труда — приближение учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличи­ваются знание о характере закрепленного за работником (груп­пой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности и т. д.

Применение того или иного принципа разделения труда за­висит от объема учетных работ. Часто происходит смешенное разделение труда исходя из преимуществ первого или второго видов в конкретных условиях в работе бухгалтерии.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют также чис­ленность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Требуемое количество бух­галтеров определяется в зависимости от объектов обрабатывае­мой информации по каждому из объектов учета. Расчеты коли­чества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживании на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством бухгалтеров и формируется ее организационно-штатная структура.

Наиболее проста структура бухгалтерии в небольших орга­низациях.-Здесь работы распределяются между исполнителя­ми, как правило, без учета специализации по конкретным уча­сткам. Все работники обычно подчиняются непосредственно глав­ному бухгалтеру.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета. Поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как прави­ло, такое деление производят по главным участкам работы бух­галтерии. В условиях централизации управления наиболее рас­пространена такая структура аппарата, когда в составе бухгал­терии выделяют части (отделы, секторы или группы), осу­ществляющие учет:

труда и заработной платы;

материальных ценностей;

затрат на производство;

готовой продукции и ее реализации;

расчетных операций;

всех остальных операций;

а также обобщения всех данных учета и составления от­четности.

Рассмотрим структуру на примере схемы бухгалтерии сред­ней по своим размерам промышленной организации (рис. 2).

Первое подразделение (1), часто именуемое расчетным от­делом, производит весь цикл работ по учету труда и заработной платы, составляет соответствующую отчетность и осуществляет контроль.

Материальный отдел (2) учитывает и контролирует нали­чие движения всех видов товарно-материальных ценностей; участвует в инвентаризации этих ценностей и составляет отчет­ность.

Производственный отдел (3) ведет учет затрат на производ­ство, калькулирует себестоимость продукции, контролирует и анализирует трудовые и материальные затраты, участвует в инвентаризации незавершенного производства и составляет от­четность.

К функциям четвертого подразделения обычно относится учет выпуска, наличия, отгрузки и реализации продукции, расчетов с покупателями.

При большом объеме банковских операций их учет, а также учет денежных средств, может получать самостоятельно под­разделение. На него обычно возлагаются организация финансо­вой работы и финансовое планирование в тех организациях, где отсутствует финансовый отдел.

Вся остальная отчетная и контрольная работа входит в фун­кции шестого подразделения. Это — учет финансовых резуль­татов, внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов.

Как правило, в составе бухгалтерии выделяют сводное под­разделение для обобщения всех данных бухгалтерского учета, составления бухгалтерского баланса и отчетов, координации работы отдельных подразделений бухгалтерии, организации всей информационной системы.

Иногда в бухгалтерии выделяют дополнительное подразде­ление. Если организация осуществляет капитальное вложение, часть бухгалтерии занимается учетом затрат на строительство и приобретение основных средств и их финансирование, состав­лением отчетности по капитальным вложениям. При наличии большого жилищно-коммунального хозяйства специальная часть бухгалтерии организует учет операций по этому хозяйству.

Особенности работы организаций, а также различия в объе­ме учетных работ могут обусловливать и другие варианты струк­туры бухгалтерского аппарата. В головных бухгалтериях про­изводственных объединений, помимо перечисленных частей, могут формироваться специальные подразделения: служба под­готовки и машинной обработки информации, сводно-аналити-ческая служба и др. Бухгалтерии объединений являются также организаторами и руководителями бухгалтерского учета в сис­теме объединения, они определяют принципы и схемы механи­зации и автоматизации учета.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распрост­ранении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и орга­низационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда. Важными предпосылками этого являются:

ознакомление с особенностями деятельности организации;

определение характера и объема необходимых учетных данных;

изучение действующих законоположений и инструкций по учету и отчетности;

распределение функций между бухгалтерией и другими службами и подразделениями (организации), а внутри бух­галтерии — между группами и отдельными исполните­лями.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгал­терии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, созда­ние здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.

Исходя из формы организации учета определяется в основ­ном и структура бухгалтерского аппарата. Под структурой бух­галтерского аппарата понимаются состав и соподчиненноетъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгал­терии, выполняющих различные функции. Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работни­ков бухгалтерии и кооперации их совместных усилий. Различа­ют два основных вида разделения труда — предметное и функ­циональное.

Предметное (иногда его называют линейным, или опера­тивным) разделение труда основывается на принципе обособ­ленности выполняемых работ или операций, при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работ­ник или определенная часть аппарата бухгалтерии. Например, ~ учет производственных затрат основного производства выполняет одна часть бухгалтерии, вспомогательных производств — дру­гая.

Достоинство предметного разделения труда заключается в приближении учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знание о характере закрепленного за работ­ником (группой работников) участка работы, персональная от­ветственность за выполнение обязанности и т. д.

Функциональное разделение предполагает централизован­ное построение учетного аппарата и выполнение каждым работ­ником или определенной частью аппарата однородных совокуп­ностей функций либо операций. Например, учет заработной платы в этом случае выполняется следующим образом: один работник (или группа работников) принимает и проверяет пер­вичные документы, второй исчисляет по этим документам зара­ботную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Достоинство предметного разделения труда — приближение учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличи­ваются знание о характере закрепленного за работником (груп­пой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности и т. д.

Применение того или иного принципа разделения труда за­висит от объема учетных работ. Часто происходит смешенное разделение труда исходя из преимуществ первого или второго видов в конкретных условиях в работе бухгалтерии.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют также чис­ленность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Требуемое количество бух­галтеров определяется в зависимости от объектов обрабатывае­мой информации по каждому из объектов учета. Расчеты коли­чества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживании на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством бухгалтеров и формируется ее организационно-штатная структура.

Наиболее проста структура бухгалтерии в небольших орга­низациях.-Здесь работы распределяются между исполнителя­ми, как правило, без учета специализации по конкретным уча­сткам. Все работники обычно подчиняются непосредственно глав­ному бухгалтеру.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета. Поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как прави­ло, такое деление производят по главным участкам работы бух­галтерии. В условиях централизации управления наиболее рас­пространена такая структура аппарата, когда в составе бухгал­терии выделяют части (отделы, секторы или группы), осу­ществляющие учет:

труда и заработной платы;

материальных ценностей;

затрат на производство;

готовой продукции и ее реализации;

расчетных операций;

всех остальных операций;

а также обобщения всех данных учета и составления от­четности.

Рассмотрим структуру на примере схемы бухгалтерии сред­ней по своим размерам промышленной организации (рис. 2).

Первое подразделение (1), часто именуемое расчетным от­делом, производит весь цикл работ по учету труда и заработной платы, составляет соответствующую отчетность и осуществляет контроль.

Материальный отдел (2) учитывает и контролирует нали­чие движения всех видов товарно-материальных ценностей; участвует в инвентаризации этих ценностей и составляет отчет­ность.

Производственный отдел (3) ведет учет затрат на производ­ство, калькулирует себестоимость продукции, контролирует и анализирует трудовые и материальные затраты, участвует в инвентаризации незавершенного производства и составляет от­четность.

К функциям четвертого подразделения обычно относится учет выпуска, наличия, отгрузки и реализации продукции, расчетов с покупателями.

При большом объеме банковских операций их учет, а также учет денежных средств, может получать самостоятельно под­разделение. На него обычно возлагаются организация финансо­вой работы и финансовое планирование в тех организациях, где отсутствует финансовый отдел.

Вся остальная отчетная и контрольная работа входит в фун­кции шестого подразделения. Это — учет финансовых резуль­татов, внутриведомственных и внутрихозяйственных расчетов.

Как правило, в составе бухгалтерии выделяют сводное под­разделение для обобщения всех данных бухгалтерского учета, составления бухгалтерского баланса и отчетов, координации работы отдельных подразделений бухгалтерии, организации всей информационной системы.

Иногда в бухгалтерии выделяют дополнительное подразде­ление. Если организация осуществляет капитальное вложение, часть бухгалтерии занимается учетом затрат на строительство и приобретение основных средств и их финансирование, состав­лением отчетности по капитальным вложениям. При наличии большого жилищно-коммунального хозяйства специальная часть бухгалтерии организует учет операций по этому хозяйству.

Особенности работы организаций, а также различия в объе­ме учетных работ могут обусловливать и другие варианты струк­туры бухгалтерского аппарата. В головных бухгалтериях про­изводственных объединений, помимо перечисленных частей, могут формироваться специальные подразделения: служба под­готовки и машинной обработки информации, сводно-аналити-ческая служба и др. Бухгалтерии объединений являются также организаторами и руководителями бухгалтерского учета в сис­теме объединения, они определяют принципы и схемы механи­зации и автоматизации учета.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распрост­ранении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и орга­низационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда. Важными предпосылками этого являются:

ознакомление с особенностями деятельности организации;

определение характера и объема необходимых учетных данных;

изучение действующих законоположений и инструкций по учету и отчетности;

распределение функций между бухгалтерией и другими службами и подразделениями (организации), а внутри бух­галтерии — между группами и отдельными исполните­лями.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгал­терии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, созда­ние здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.