5.2. Прием и регистрация документов

Все документы, поступающие на предприятие, проходят: пер­вичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самосто­ятельным структурным подразделением, так и отдельным со­трудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при­сланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются авто­ру с соответствующей сопроводительной запиской, где объясня­ется причина возврата. •

Конверты от поступающих документов оставляют в том слу­чае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится ра­ботником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприя­тия;

направляемые непосредственно в структурные подразде­ления или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет осво­бодить руководителя предприятия от рассмотрения мелких те­кущих вопросов, решение по которым могут принимать ответ­ственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адре­сованные руководителю предприятия, и документы, содержа­щие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществля­ется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен испол­няться несколькими подразделениями или должностными лица­ми, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправле­ние и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, на­личие приложений, соответствие количества экземпляров ко­личеству адресатов. Неправильно оформленные документы под­лежат возврату исполнителю на доработку. На заказную кор­респонденцию составляют опись рассылки, которая подписыва­ется работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправлять­ся в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполните­лям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размно­женные экземпляры. Результаты учета документооборота обоб­щаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов — важнейший этап работы с доку­ментами и определяется как «Запись учетных данных о доку­менте по установленной форме, фиксирующая факт его созда­ния, отправления или получения».

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистриро­ван, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, конт­роль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информацион­но-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и суще­ственно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреж­дении, фирме все документы регистрирует централизованно сек­ретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутрен­них документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведут­ся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения;

входящий № (индекс);

дата документа;

индекс документа;

регистрационный номер документа;

автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

заголовок (о чем документ);

резолюция;

срок исполнения;

исполнитель (кто с ним работает);

ход исполнения;

№ дела (куда документ помещен после исполнения) При регистрации отдельных видов документов, например

обращений граждан, внутренних и исходящих документов све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, ког­да учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Напри­мер, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением докумен­тов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации до­кументов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть опреде­лены в самом учреждении и записаны в инструкцию по дело­производству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек (их обычно называют регистрационно-контрольными кар­точками — РКК) определяется учреждением. Как правило, та­ких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация доку­ментов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными поля­ми и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полнос­тью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руково­дитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже имея его резолюцию, заполнить полностью регист­рационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую кар­тотеку, другую в информационно-справочную, а документ пере­дают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложен­ные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все докумен­ты, требующие учета, исполнения и дальнейшего использова­ния в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые). Регистрируются входящие, исходящие и внутрен­ние документы. Однако не все документы предприятия регист­рирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональ­ных) систем документации (плановые бухгалтерские, финансо­вые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступ­ления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверж­дения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться по­вторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: прика­зы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные з. Порядко­вые регистрационные номера (индексы) присваиваются доку­ментам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах реги­стрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17 , где 218 — порядковый регистраци­онный номер, 08-17 — номер дела, в которое будет подшит до­кумент или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из класси­фикаторов корреспондентов, структурных подразделений, воп­росов деятельности.

Для внутренних документов обычно применяется простая по­рядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

Типы документов, классификация и их взаимосвязи, ис­пользуемые в работе предприятия с их характеристиками. Ти­пов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии, основных ви­дов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего-навсего 3 вида.

Входящие. Это документы, которые поступили на пред­приятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходя­щие, причем в заранее установленные сроки. Сроки уста­навливаются или нормативными актами, предписываю­щими то или иное время ответа на соответствующий вхо­дящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Большинство исходящих документов явля­ются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов го­товится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...»).

Внутренние. Данные документы используются для орга­низации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предпри­ятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канце­лярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроиз­водства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, цирку­лярные указания. Обычно под типом документа на предприя­тии понимаются именно эти деления, причем еще более детали­зованные (допустим, если письма, то чему посвященные — жа­лобы, предложения, пожелания). С точки зрения канцелярии дан- ное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней пол­ной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Да­лее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды до­кументов — входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий от­дел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов до­кументов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистраци­онного номера, — это просто бумага, а не документ. Докумен­том ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнооб­разны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. При­чем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов кан­целярских документов.

Общие атрибуты документов.

Основными атрибутами канцелярского документа являются:

Регистрационный номер документа. Данный номер одно­значно позволяет сослаться на документ, прошедший через кан­целярию. Структура регистрационного номера может быть раз­лична для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой орга­низации самостоятельно.

Источник документа (контрагент). Указывает, откуда по­лучен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или под­разделение, или конкретное лицо из руководства предприятия. 3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотруд­ника предприятия, которому поручено исполнение данного до­кумента или который разработал данный документ (для исхо­дящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Дан­ный атрибут относит документ к тому или иному кругу типо­вых вопросов, решаемых предприятием в своей производствен­ной деятельности. Номенклатура дел — это формальный спи­сок дел предприятия, который утверждается заранее на опреде­ленный период времени (обычно на год). Ранее данная номенк­латура являлась достаточно статичной, в современных услови­ях номенклатура дел является высоко динамичным докумен­том, который может обновляться 1-4 раза в год.

Атрибуты, зависящие от типов документа

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

■          Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов
еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан), или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР долж­ны быть рассмотрены в течение 6 месяцев со дня подачи заявле­ния в консульский отдел).

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя до­кумента и ставит резолюцию «Об исполнении доложить». Дан­ный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргу­мент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соот­ветствующему субъекту.

■          Внутренние документы помимо стандартных атрибутов!
могут обладать еще следующими:

Список подразделений предприятия для ознакомления.

Контрольный срок ознакомления или исполнения.

Список исполнителей документа.

■ Исходящие документы имеют следующие дополнитель­ные атрибуты:

Г. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исхо­дящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

Список рассылки.

Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим ко­личеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным слу­чаем является входящий документ, который практически все­гда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие до­кументы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на дру­гие входящие ( рис. 3). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполне­ния (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (докумен­ты, посвященные одному вопросу).

Канцелярия крупного предприятия является центром доку­ментооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприя­тия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную , систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска (рис. 4).

Все документы, поступающие на предприятие, проходят: пер­вичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самосто­ятельным структурным подразделением, так и отдельным со­трудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при­сланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются авто­ру с соответствующей сопроводительной запиской, где объясня­ется причина возврата. •

Конверты от поступающих документов оставляют в том слу­чае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится ра­ботником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприя­тия;

направляемые непосредственно в структурные подразде­ления или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет осво­бодить руководителя предприятия от рассмотрения мелких те­кущих вопросов, решение по которым могут принимать ответ­ственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адре­сованные руководителю предприятия, и документы, содержа­щие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществля­ется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен испол­няться несколькими подразделениями или должностными лица­ми, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправле­ние и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, на­личие приложений, соответствие количества экземпляров ко­личеству адресатов. Неправильно оформленные документы под­лежат возврату исполнителю на доработку. На заказную кор­респонденцию составляют опись рассылки, которая подписыва­ется работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправлять­ся в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполните­лям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размно­женные экземпляры. Результаты учета документооборота обоб­щаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов — важнейший этап работы с доку­ментами и определяется как «Запись учетных данных о доку­менте по установленной форме, фиксирующая факт его созда­ния, отправления или получения».

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистриро­ван, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, конт­роль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информацион­но-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и суще­ственно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреж­дении, фирме все документы регистрирует централизованно сек­ретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутрен­них документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведут­ся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения;

входящий № (индекс);

дата документа;

индекс документа;

регистрационный номер документа;

автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

заголовок (о чем документ);

резолюция;

срок исполнения;

исполнитель (кто с ним работает);

ход исполнения;

№ дела (куда документ помещен после исполнения) При регистрации отдельных видов документов, например

обращений граждан, внутренних и исходящих документов све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, ког­да учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Напри­мер, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением докумен­тов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации до­кументов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть опреде­лены в самом учреждении и записаны в инструкцию по дело­производству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек (их обычно называют регистрационно-контрольными кар­точками — РКК) определяется учреждением. Как правило, та­ких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация доку­ментов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными поля­ми и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полнос­тью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руково­дитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже имея его резолюцию, заполнить полностью регист­рационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую кар­тотеку, другую в информационно-справочную, а документ пере­дают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложен­ные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все докумен­ты, требующие учета, исполнения и дальнейшего использова­ния в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые). Регистрируются входящие, исходящие и внутрен­ние документы. Однако не все документы предприятия регист­рирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональ­ных) систем документации (плановые бухгалтерские, финансо­вые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступ­ления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверж­дения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться по­вторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: прика­зы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные з. Порядко­вые регистрационные номера (индексы) присваиваются доку­ментам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах реги­стрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17 , где 218 — порядковый регистраци­онный номер, 08-17 — номер дела, в которое будет подшит до­кумент или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из класси­фикаторов корреспондентов, структурных подразделений, воп­росов деятельности.

Для внутренних документов обычно применяется простая по­рядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

Типы документов, классификация и их взаимосвязи, ис­пользуемые в работе предприятия с их характеристиками. Ти­пов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии, основных ви­дов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего-навсего 3 вида.

Входящие. Это документы, которые поступили на пред­приятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходя­щие, причем в заранее установленные сроки. Сроки уста­навливаются или нормативными актами, предписываю­щими то или иное время ответа на соответствующий вхо­дящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Большинство исходящих документов явля­ются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов го­товится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...»).

Внутренние. Данные документы используются для орга­низации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предпри­ятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канце­лярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроиз­водства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, цирку­лярные указания. Обычно под типом документа на предприя­тии понимаются именно эти деления, причем еще более детали­зованные (допустим, если письма, то чему посвященные — жа­лобы, предложения, пожелания). С точки зрения канцелярии дан- ное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней пол­ной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Да­лее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды до­кументов — входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий от­дел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов до­кументов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистраци­онного номера, — это просто бумага, а не документ. Докумен­том ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнооб­разны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. При­чем эти общие атрибуты несколько различны у всех типов кан­целярских документов.

Общие атрибуты документов.

Основными атрибутами канцелярского документа являются:

Регистрационный номер документа. Данный номер одно­значно позволяет сослаться на документ, прошедший через кан­целярию. Структура регистрационного номера может быть раз­лична для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой орга­низации самостоятельно.

Источник документа (контрагент). Указывает, откуда по­лучен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или под­разделение, или конкретное лицо из руководства предприятия. 3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотруд­ника предприятия, которому поручено исполнение данного до­кумента или который разработал данный документ (для исхо­дящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Дан­ный атрибут относит документ к тому или иному кругу типо­вых вопросов, решаемых предприятием в своей производствен­ной деятельности. Номенклатура дел — это формальный спи­сок дел предприятия, который утверждается заранее на опреде­ленный период времени (обычно на год). Ранее данная номенк­латура являлась достаточно статичной, в современных услови­ях номенклатура дел является высоко динамичным докумен­том, который может обновляться 1-4 раза в год.

Атрибуты, зависящие от типов документа

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

■          Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов
еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан), или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР долж­ны быть рассмотрены в течение 6 месяцев со дня подачи заявле­ния в консульский отдел).

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя до­кумента и ставит резолюцию «Об исполнении доложить». Дан­ный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргу­мент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соот­ветствующему субъекту.

■          Внутренние документы помимо стандартных атрибутов!
могут обладать еще следующими:

Список подразделений предприятия для ознакомления.

Контрольный срок ознакомления или исполнения.

Список исполнителей документа.

■ Исходящие документы имеют следующие дополнитель­ные атрибуты:

Г. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исхо­дящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

Список рассылки.

Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим ко­личеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным слу­чаем является входящий документ, который практически все­гда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие до­кументы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на дру­гие входящие ( рис. 3). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполне­ния (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (докумен­ты, посвященные одному вопросу).

Канцелярия крупного предприятия является центром доку­ментооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприя­тия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную , систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска (рис. 4).