5.5. Контроль за исполнением документов

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода исполне­ния приказа или распоряжения, учет и анализ результатов ис­полнения контролируемых документов в установленные сроки Контроль исполнения документов охватывает три группы

■ контроль исполнения документов по существу содержа­щихся в них заданий или поручений. Такой контроль пред­полагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - доку­мент подписывается, если же не удовлетворен, то допол­нительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязан­ности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составле­ния и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осу­ществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого конт­роля сводится к проверке правильности оформления до­кумента, наличия определенного бланка, полноты рекви­зитов, наличия всевозможных сопутствующих материа­лов.

контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливают­ся сроки их исполнения, которые регламентируются за­конами и другими нормативными актами.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивиду­альные. Типовые сроки установлены законодательными и дру­гими актами для таких документов, как:

■          предложения, заявления и жалобы граждан — в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнитель­ного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их се­мей — не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ — в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» — в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения — в 10-дневный срок;

письма предприятий и учреждений — 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение докумен­тов Правительства РФ — согласно указанному сроку или в течение 30 дней. Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в са­мих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополни­тельной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополни­тельным изучением и проверкой вопроса, но только с согласо­вания лица их установившего, и с этой целью необходимо заб­лаговременно известить о целесообразности более полной про­работки вопроса как лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе докумен­тооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государ­ственной власти: Президента Российской Федерации, Фе­дерального Собрания Российской Федерации, Правитель­ства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собра­ния области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

■          протоколы совещаний при руководителе органа управления;

■          поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и ка­чественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятель­ности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели си­стема контроля исполнения документов включает в себя несколь­ко последовательных этапов:

а постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до кон­кретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода испол­нения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения до­кументов;

регулярное информирование руководителей органа управ­ления о ходе исполнения документов;

■          снятие исполненных документов с контроля..
Контроль исполнения носит многофункциональный харак­тер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший кон­троль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий
и более экономичны. К простейшим организационным формам
контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и доби­ваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечают­ся в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода исполне­ния приказа или распоряжения, учет и анализ результатов ис­полнения контролируемых документов в установленные сроки Контроль исполнения документов охватывает три группы

■ контроль исполнения документов по существу содержа­щихся в них заданий или поручений. Такой контроль пред­полагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - доку­мент подписывается, если же не удовлетворен, то допол­нительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязан­ности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составле­ния и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осу­ществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого конт­роля сводится к проверке правильности оформления до­кумента, наличия определенного бланка, полноты рекви­зитов, наличия всевозможных сопутствующих материа­лов.

контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливают­ся сроки их исполнения, которые регламентируются за­конами и другими нормативными актами.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивиду­альные. Типовые сроки установлены законодательными и дру­гими актами для таких документов, как:

■          предложения, заявления и жалобы граждан — в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнитель­ного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их се­мей — не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ — в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ — в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» — в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения — в 10-дневный срок;

письма предприятий и учреждений — 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение докумен­тов Правительства РФ — согласно указанному сроку или в течение 30 дней. Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в са­мих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополни­тельной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополни­тельным изучением и проверкой вопроса, но только с согласо­вания лица их установившего, и с этой целью необходимо заб­лаговременно известить о целесообразности более полной про­работки вопроса как лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе докумен­тооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государ­ственной власти: Президента Российской Федерации, Фе­дерального Собрания Российской Федерации, Правитель­ства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собра­ния области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

■          протоколы совещаний при руководителе органа управления;

■          поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и ка­чественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятель­ности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели си­стема контроля исполнения документов включает в себя несколь­ко последовательных этапов:

а постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до кон­кретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода испол­нения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения до­кументов;

регулярное информирование руководителей органа управ­ления о ходе исполнения документов;

■          снятие исполненных документов с контроля..
Контроль исполнения носит многофункциональный харак­тер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший кон­троль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий
и более экономичны. К простейшим организационным формам
контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование — не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и доби­ваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечают­ся в контрольной карточке и на самом исполненном документе.