5.3. Документооборот материально-производственных запасов

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйствен­ные операции, проводимые организацией, должны отражаться в бухгалтерском учете на основании первичных документов.

Первичные учетные документы должны содержать следую­щие обязательные реквизиты: наименование документа (фор­мы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание, измерители (в натуральном и денежном выражении) хозяйственной опера­ции/наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Данные документы долж­ны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах уни­фицированных форм первичной учетной документации.

Доверенность — право выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, со­глашению. Оформляется в одном экземпляре бухгалтером и вы­дается под расписку работнику организации.

Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета вы­данных доверенностей. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана. Право подписи доверенности лицами, уполномо­ченными на то руководством и главным бухгалтером организа­ции, оформляется приказом. Срок выдачи доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней. Однако в исключитель­ных случаях доверенность может быть выдана на календарный месяц. Если доверенное лицо лишают права получения матери­альных ценностей по доверенностям, срок действия которых не истек, то доверенности подлежат изъятию у этого лица, о чем поставщик товарно-материальных ценностей должен быть не­медленно поставлен в известность.

Допускается регистрация доверенностей в специальном жур­нале «Учет выданных доверенностей», имеющем следующие рек­визиты: номер доверенности, дату выдачи, срок действия/ дол­жность и фамилию лица, которому выдана доверенность, наи­менование поставщика, номер и дату наряда или извещения, расписку лица, получившего доверенность, отметку о выпол­нении поручения по выданной доверенности.

Книга доверенностей и журнал «Учет выданных доверенно­стей» хранятся у лица, ответственного за их регистрацию. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия организации присваивает доверенности порядковый номер (начиная с 1 ян­варя), следит за использованием доверенности, делает соответ­ствующие отметки о доставке материальных ценностей на склад или об аннулировании доверенности, если она возвращается в бухгалтерию организации без использования. По окончании года такие доверенности подлежат уничтожению с составлением об этом соответствующего акта.

Не разрешается отпускать товарно-материальные ценности, если доверенность имеет нарушения в порядке заполнения; не предъявлен паспорт, указанный в доверенности; пришло сооб­щение об аннулировании доверенности.

Главный бухгалтер организации обязан обеспечить: .

■ контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

■ инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении по­ручений по доверенности;

■ контроль за использованием (неиспользованием) доверен­ностей, осуществляемый на основе приходных докумен­тов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.). Приходный ордер применяется для учета материалов, по­ступающих от поставщиков или из переработки. Он составляет­ся в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад на их фактически принятое

количество.

В приходном ордере бухгалтер должен проверить: К правильность оформления документа (наличие всех под­писей, заполнение необходимых реквизитов, отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими должностными лицами); Ш соответствие указанных в приходном ордере сведений пер­вичному учетному документу, на основании которого он

составлен; Ш правильность подсчета количества и сумм в первичном учетном документе, на основании которого составлен при­ходный ордер;

■          правильность подсчета количества и сумм в итоговой стро­-
ке приходного ордера.

Первичные учетные документы, которыми оформлено поступ­ление материальных ценностей на склад организации, являют­ся единственным основанием для принятия этих операций к учету. На основании этих документов составляются регистры аналитического и синтетического учета (отчеты о движении материалов, ведомости, журналы-ордера и т. п.) и делаются за­писи на счетах бухгалтерского учета:

■          Дебет 10-1 Кредит 60 — учтены поступившие материалы
(без НДС);

■          Дебет 19 Кредит 60 — учтен НДС по приобретенным мате­
риалам.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассорти­менту с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Необ­ходимые дополнительные данные, не выделенные в форме от­дельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной ко­миссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинте­ресованной организации. После приемки ценностей акты с при­ложением документов (транспортных накладных и т. д.) пере­дают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабже­ния или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

На основании акта соответствующие сведения заносятся в регистры учета проводками:

Дебет 10-1 Кредит 60 — отражается стоимость поступив­ших материалов (без НДС);

Дебет 19 Кредит 60 — отражается НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 60 — отражается сумма выявленной недо­стачи (включая НДС);

Дебет 60 Кредит 19 — восстанавливается НДС по недостаю­щим материальным ценностям.

Лимитно-заборная карта применяется при наличии ли­митов отпуска материалов, потребляемых при изготовлении продукции, а также контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и яв­ляется оправдательным документом для списания материаль­ных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписыва­ется в двух экземплярах на одно наименование материала. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подраз­делению — потребителю материалов, другой — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъяв­лении представителем структурного подразделения своего эк­земпляра лимитно-заборной карты. Материалы отпускаются по лимитно-заборным картам только из соответствующего склада строго в пределах потребляемого количества. Кладовщик отме­чает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных мате­риалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурно­му номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения — потребителя материалов расписывается кла­довщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения.

Для сокращения числа первичных документов рекомендует­ся оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама опе­рация производится на основании лимитно-заборных карт, вы­писываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно ука­зать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте рас­писывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте также ведется учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руко­водителя организации, главного инженера или лиц, на это упол­номоченных. Лимит изменяется теми же липами, которым пре­доставлено право его установления.

Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структур­ными подразделениями или материально ответственными ли­цами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего ма­териальные ценности. Один экземпляр служит сдающему скла­ду основанием для списания ценностей, а другой — принимаю­щему складу для оприходования ценностей. Этими же наклад­ными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую из производства остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отхо­дов и брака. Накладную подписывают материально ответствен­ные лица сдатчика и получателя ценностей и сдают в бухгалте­рию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяет­ся для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам сво­ей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других документов по предъяв­лении получателем ценностей доверенности, заполненной в ус­тановленном порядке. Первый экземпляр накладной передают складу для оформления отпуска материалов, второй — получа­телю материалов. При отпуске материалов самовывозом наклад­ную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгал­терию для выписки расчетно-платежных документов, если ма­териалы отпускались на условиях их последующей оплаты.

При отпуске материалов на сторону на основании накладной соответствующие сведения заносятся в регистры учета провод­ками:

■ Дебет 62 (76) Кредит 91 — отражается договорная сто­имость реализуемых материальных ценностей (включая НДС);

■          Дебет 91 Кредит 68 (76) — отражается НДС, полученный
(подлежащий получению) от покупателя;

Ш Дебет 91 Кредит 10 — списывается стоимость реализуе­мых материалов;

■          Дебет 91(99) Кредит 99 (91) — отражается финансовый
результат от реализации.

Карточка учета материалов применяется для учета дви­жения материалов на складе по каждому сорту, виду и разме­ру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

В документах, форма которых не предусмотрена в типовых альбомах и утвержденных организацией самостоятельно, дол­жны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотрен­ные пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйствен­ные операции, проводимые организацией, должны отражаться в бухгалтерском учете на основании первичных документов.

Первичные учетные документы должны содержать следую­щие обязательные реквизиты: наименование документа (фор­мы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание, измерители (в натуральном и денежном выражении) хозяйственной опера­ции/наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Данные документы долж­ны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах уни­фицированных форм первичной учетной документации.

Доверенность — право выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, со­глашению. Оформляется в одном экземпляре бухгалтером и вы­дается под расписку работнику организации.

Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета вы­данных доверенностей. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана. Право подписи доверенности лицами, уполномо­ченными на то руководством и главным бухгалтером организа­ции, оформляется приказом. Срок выдачи доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней. Однако в исключитель­ных случаях доверенность может быть выдана на календарный месяц. Если доверенное лицо лишают права получения матери­альных ценностей по доверенностям, срок действия которых не истек, то доверенности подлежат изъятию у этого лица, о чем поставщик товарно-материальных ценностей должен быть не­медленно поставлен в известность.

Допускается регистрация доверенностей в специальном жур­нале «Учет выданных доверенностей», имеющем следующие рек­визиты: номер доверенности, дату выдачи, срок действия/ дол­жность и фамилию лица, которому выдана доверенность, наи­менование поставщика, номер и дату наряда или извещения, расписку лица, получившего доверенность, отметку о выпол­нении поручения по выданной доверенности.

Книга доверенностей и журнал «Учет выданных доверенно­стей» хранятся у лица, ответственного за их регистрацию. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия организации присваивает доверенности порядковый номер (начиная с 1 ян­варя), следит за использованием доверенности, делает соответ­ствующие отметки о доставке материальных ценностей на склад или об аннулировании доверенности, если она возвращается в бухгалтерию организации без использования. По окончании года такие доверенности подлежат уничтожению с составлением об этом соответствующего акта.

Не разрешается отпускать товарно-материальные ценности, если доверенность имеет нарушения в порядке заполнения; не предъявлен паспорт, указанный в доверенности; пришло сооб­щение об аннулировании доверенности.

Главный бухгалтер организации обязан обеспечить: .

■ контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

■ инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении по­ручений по доверенности;

■ контроль за использованием (неиспользованием) доверен­ностей, осуществляемый на основе приходных докумен­тов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.). Приходный ордер применяется для учета материалов, по­ступающих от поставщиков или из переработки. Он составляет­ся в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад на их фактически принятое

количество.

В приходном ордере бухгалтер должен проверить: К правильность оформления документа (наличие всех под­писей, заполнение необходимых реквизитов, отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими должностными лицами); Ш соответствие указанных в приходном ордере сведений пер­вичному учетному документу, на основании которого он

составлен; Ш правильность подсчета количества и сумм в первичном учетном документе, на основании которого составлен при­ходный ордер;

■          правильность подсчета количества и сумм в итоговой стро­-
ке приходного ордера.

Первичные учетные документы, которыми оформлено поступ­ление материальных ценностей на склад организации, являют­ся единственным основанием для принятия этих операций к учету. На основании этих документов составляются регистры аналитического и синтетического учета (отчеты о движении материалов, ведомости, журналы-ордера и т. п.) и делаются за­писи на счетах бухгалтерского учета:

■          Дебет 10-1 Кредит 60 — учтены поступившие материалы
(без НДС);

■          Дебет 19 Кредит 60 — учтен НДС по приобретенным мате­
риалам.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассорти­менту с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Необ­ходимые дополнительные данные, не выделенные в форме от­дельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной ко­миссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинте­ресованной организации. После приемки ценностей акты с при­ложением документов (транспортных накладных и т. д.) пере­дают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабже­ния или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

На основании акта соответствующие сведения заносятся в регистры учета проводками:

Дебет 10-1 Кредит 60 — отражается стоимость поступив­ших материалов (без НДС);

Дебет 19 Кредит 60 — отражается НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 60 — отражается сумма выявленной недо­стачи (включая НДС);

Дебет 60 Кредит 19 — восстанавливается НДС по недостаю­щим материальным ценностям.

Лимитно-заборная карта применяется при наличии ли­митов отпуска материалов, потребляемых при изготовлении продукции, а также контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и яв­ляется оправдательным документом для списания материаль­ных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписыва­ется в двух экземплярах на одно наименование материала. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подраз­делению — потребителю материалов, другой — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъяв­лении представителем структурного подразделения своего эк­земпляра лимитно-заборной карты. Материалы отпускаются по лимитно-заборным картам только из соответствующего склада строго в пределах потребляемого количества. Кладовщик отме­чает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных мате­риалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурно­му номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения — потребителя материалов расписывается кла­довщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения.

Для сокращения числа первичных документов рекомендует­ся оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама опе­рация производится на основании лимитно-заборных карт, вы­писываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно ука­зать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте рас­писывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте также ведется учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руко­водителя организации, главного инженера или лиц, на это упол­номоченных. Лимит изменяется теми же липами, которым пре­доставлено право его установления.

Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структур­ными подразделениями или материально ответственными ли­цами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего ма­териальные ценности. Один экземпляр служит сдающему скла­ду основанием для списания ценностей, а другой — принимаю­щему складу для оприходования ценностей. Этими же наклад­ными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую из производства остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отхо­дов и брака. Накладную подписывают материально ответствен­ные лица сдатчика и получателя ценностей и сдают в бухгалте­рию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяет­ся для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам сво­ей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других документов по предъяв­лении получателем ценностей доверенности, заполненной в ус­тановленном порядке. Первый экземпляр накладной передают складу для оформления отпуска материалов, второй — получа­телю материалов. При отпуске материалов самовывозом наклад­ную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгал­терию для выписки расчетно-платежных документов, если ма­териалы отпускались на условиях их последующей оплаты.

При отпуске материалов на сторону на основании накладной соответствующие сведения заносятся в регистры учета провод­ками:

■ Дебет 62 (76) Кредит 91 — отражается договорная сто­имость реализуемых материальных ценностей (включая НДС);

■          Дебет 91 Кредит 68 (76) — отражается НДС, полученный
(подлежащий получению) от покупателя;

Ш Дебет 91 Кредит 10 — списывается стоимость реализуе­мых материалов;

■          Дебет 91(99) Кредит 99 (91) — отражается финансовый
результат от реализации.

Карточка учета материалов применяется для учета дви­жения материалов на складе по каждому сорту, виду и разме­ру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

В документах, форма которых не предусмотрена в типовых альбомах и утвержденных организацией самостоятельно, дол­жны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотрен­ные пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета.