5.6. Порядок хранения документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бух­галтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответствен­ность за обеспечение их сохранности в период работы и своевре­менную передачу в архив несет главный бухгалтер. До переда­чи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответ­ственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгал­тером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позво­ляющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения различных документов устанавливает Фе­деральная архивная служба России (Росархив), которая совмес­тно с Госналогслужбой России 27.06.1996 утвердила Решение «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета». Срок хранения всех бухгалтерских документов — не менее 5 лет.

Документы временного хранения (до 10 лет) могут уничто­жаться. Остальные документы должны быть.

Постоянное и временное хранение документов негосударствен­ной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собствен­ники в создаваемых для этих целей в организациях архивах.

Уничтожаются документы временного хранения при следу­ющих условиях:

перечень документов к уничтожению должен быть согла­сован с местным архивом, на перечне документов должен стоять гриф одобрения архива;

срок хранения документов полностью истек;

должна пройти внешняя ревизия;

в организации должна быть создана экспертная комис­сия;

составляется акт о выделении документов к уничтоже­нию.

Подготовка документов для передачи в архив:

Снять обложку — скоросшиватель, убрать все скрепки.

Проверить хронологию (с января по декабрь).

Пронумеровать все документы карандашом в правом верх­нем углу. В пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.

Составить опись документов (она должна находиться сверху

пачки).

Составить лист — заверитель: «В деле подшито ... лис­тов» (кладется снизу).

Надеть обложку или сдать в переплет.

Составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй —

в архив, третий — остается в организации).

За любые нарушения в области архивного дела на должно­стных лиц организаций может быть наложен штраф до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст.17 гл.6 Закона г. Мос­квы от 28.11.2001 № 67). В частности, нарушение правил хра­нения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда (ст.13.20 гл. 13 КоАП РФ); неповиновение распоряжениям представителей Мосархива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 10 до 20 минимальных размеров опла­ты труда (ст. 19.4 гл.19 КоАП РФ); неустранение в указанный срок отмеченных нарушений приводит к наложению админис­тративного штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 мини­мальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 50 до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст. 19.5 гл. 19 КоАП РФ).

Передача документов в архив. Исполненные учетные до­кументы хранятся в архиве. Хранение документов играет зна­чительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установлен­ных законом сроков, но и возможность пользования ими в лю­бой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно рас­полагаются в удобном для отыскивания порядке и подшивают­ся или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их ха­рактера и назначения производится по тем или иным из следу­ющих признаков:

по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные докумен­ты, договоры, заказы, сметы);

по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев — по дням);

по номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения произво­дится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений.

Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в при­сутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается от­метка о наличии каждого дела. В конце описи делается завери-тельная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-пе­редачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведом­ственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих уч­реждениях архивы не имеют достаточных площадей, разреша­ют хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хране­ния, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует на­чало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текуще­го года).

Порядок пользования документами из архива:

Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предпри­ятия.

Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руко­водителя, переводить чертежи через кальку.

Сотрудникам, работающим в данной организации, доку­менты выдаются под расписку без права выноса за преде­лы учреждения.

Документы по письменным запросам выдаются довери­тельным лицам по доверенности.

108

5.         При снятии копии с документа, который находится в ар-

хиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6.         Лица, работающие с документами архива, несут полную
ответственность за сохранение документов. В случае на­
рушения — привлекаются к ответственности в установ­-
ленном законом порядке.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управ­ленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государствен­ного управления, поэтому оно является одним из средств ук­репления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения доку­ментов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где не­своевременная обработка финансовых документов может при­вести к отрицательным экономическим последствиям.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бух­галтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответствен­ность за обеспечение их сохранности в период работы и своевре­менную передачу в архив несет главный бухгалтер. До переда­чи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответ­ственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгал­тером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позво­ляющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения различных документов устанавливает Фе­деральная архивная служба России (Росархив), которая совмес­тно с Госналогслужбой России 27.06.1996 утвердила Решение «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета». Срок хранения всех бухгалтерских документов — не менее 5 лет.

Документы временного хранения (до 10 лет) могут уничто­жаться. Остальные документы должны быть.

Постоянное и временное хранение документов негосударствен­ной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собствен­ники в создаваемых для этих целей в организациях архивах.

Уничтожаются документы временного хранения при следу­ющих условиях:

перечень документов к уничтожению должен быть согла­сован с местным архивом, на перечне документов должен стоять гриф одобрения архива;

срок хранения документов полностью истек;

должна пройти внешняя ревизия;

в организации должна быть создана экспертная комис­сия;

составляется акт о выделении документов к уничтоже­нию.

Подготовка документов для передачи в архив:

Снять обложку — скоросшиватель, убрать все скрепки.

Проверить хронологию (с января по декабрь).

Пронумеровать все документы карандашом в правом верх­нем углу. В пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.

Составить опись документов (она должна находиться сверху

пачки).

Составить лист — заверитель: «В деле подшито ... лис­тов» (кладется снизу).

Надеть обложку или сдать в переплет.

Составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй —

в архив, третий — остается в организации).

За любые нарушения в области архивного дела на должно­стных лиц организаций может быть наложен штраф до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст.17 гл.6 Закона г. Мос­квы от 28.11.2001 № 67). В частности, нарушение правил хра­нения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда (ст.13.20 гл. 13 КоАП РФ); неповиновение распоряжениям представителей Мосархива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 10 до 20 минимальных размеров опла­ты труда (ст. 19.4 гл.19 КоАП РФ); неустранение в указанный срок отмеченных нарушений приводит к наложению админис­тративного штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 мини­мальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 50 до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст. 19.5 гл. 19 КоАП РФ).

Передача документов в архив. Исполненные учетные до­кументы хранятся в архиве. Хранение документов играет зна­чительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установлен­ных законом сроков, но и возможность пользования ими в лю­бой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно рас­полагаются в удобном для отыскивания порядке и подшивают­ся или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их ха­рактера и назначения производится по тем или иным из следу­ющих признаков:

по предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные докумен­ты, договоры, заказы, сметы);

по корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев — по дням);

по номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения произво­дится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений.

Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в при­сутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается от­метка о наличии каждого дела. В конце описи делается завери-тельная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-пе­редачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведом­ственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих уч­реждениях архивы не имеют достаточных площадей, разреша­ют хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хране­ния, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует на­чало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текуще­го года).

Порядок пользования документами из архива:

Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предпри­ятия.

Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руко­водителя, переводить чертежи через кальку.

Сотрудникам, работающим в данной организации, доку­менты выдаются под расписку без права выноса за преде­лы учреждения.

Документы по письменным запросам выдаются довери­тельным лицам по доверенности.

108

5.         При снятии копии с документа, который находится в ар-

хиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6.         Лица, работающие с документами архива, несут полную
ответственность за сохранение документов. В случае на­
рушения — привлекаются к ответственности в установ­-
ленном законом порядке.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управ­ленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государствен­ного управления, поэтому оно является одним из средств ук­репления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения доку­ментов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где не­своевременная обработка финансовых документов может при­вести к отрицательным экономическим последствиям.