5.1. Основные этапы документооборота

Документооборот — это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки управленческих решений. Принципы документооборота:

■          четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

оперативность обработки документов;

согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления предпри­ятия, подразделяются на следующие основные группы:

организационные документы (Устав, Правила внутрен­него распорядка, Коллективный договор между админис­трацией и трудовым коллективом, положения о струк­турных подразделениях), место хранения — бухгалтерия;

распорядительные документы (приказы по основной де­ятельности, распоряжения), место хранения — отдел до-кументационного обеспечения;

документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов), место хранения — отдел документационного обеспечения; трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения — отдел кадров; .

финансовые и бухгалтерские документы (Главная кни­га, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибы­ли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.), место хранения — управление бухгалтерского уче­та и финансового контроля;

нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензии на ведение деятельности, сертификаты об ока­зании услуг), место хранения — бухгалтерия;

нормативные документы, поступающие из Министерств и ведомств, место хранения — отдел документационного обеспечения.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как приём, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за исполнением до­кумента.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Преж­де всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление доку­мента на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210x297мм) и А5 (148x210мм). Допускается использование бланков формата A3 (420x297мм) и А6 (105x148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 - верхнее;

10 — нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами ме­ханизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не раз­решается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, уста­новленной для документов данного вида операций, с обязатель­ным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать пра­вильное отражение операций в полном соответствии с действи­тельностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых орде­рах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписы­вать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов. Для правильного составления документа необходимо:

Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим ка­рандашом, либо на пишущей машинке;

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты до­кумента;

Точно и ясно излагать содержание документа;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Незаполненные пробелы в бланке документа прочерки­вать;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7.         Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанны-

ми подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре­менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов яв­ляется важнейшим условием правильности отражения опера­ций в документах и своевременности записей их в учетных ре­гистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземп­лярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически од­новременно с составлением документа путем оттиска через под­ложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — пла­тежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой циф­ры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написа­но ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только циф­ру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 127», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправ­ление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе до­пущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в уче­те, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление до­кументов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка.

В целях сокращения количества применяемых в деятельнос­ти учреждений, организаций и предприятий документов, типи­зации их формы, снижения трудовых, временных и материаль­ных затрат на их подготовку и обработку, достижения информа­ционной совместимости автоматизированных Баз данных в на­родном хозяйстве проводятся работы по унификации докумен­тов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — 'совокупности взаимоувязанных унифицированных форм до­кументов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит ме­тод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и со­циальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Документооборот — это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки управленческих решений. Принципы документооборота:

■          четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

оперативность обработки документов;

согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления предпри­ятия, подразделяются на следующие основные группы:

организационные документы (Устав, Правила внутрен­него распорядка, Коллективный договор между админис­трацией и трудовым коллективом, положения о струк­турных подразделениях), место хранения — бухгалтерия;

распорядительные документы (приказы по основной де­ятельности, распоряжения), место хранения — отдел до-кументационного обеспечения;

документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов), место хранения — отдел документационного обеспечения; трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения — отдел кадров; .

финансовые и бухгалтерские документы (Главная кни­га, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибы­ли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.), место хранения — управление бухгалтерского уче­та и финансового контроля;

нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензии на ведение деятельности, сертификаты об ока­зании услуг), место хранения — бухгалтерия;

нормативные документы, поступающие из Министерств и ведомств, место хранения — отдел документационного обеспечения.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как приём, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за исполнением до­кумента.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Преж­де всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление доку­мента на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210x297мм) и А5 (148x210мм). Допускается использование бланков формата A3 (420x297мм) и А6 (105x148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 - верхнее;

10 — нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами ме­ханизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не раз­решается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, уста­новленной для документов данного вида операций, с обязатель­ным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать пра­вильное отражение операций в полном соответствии с действи­тельностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых орде­рах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписы­вать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов. Для правильного составления документа необходимо:

Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим ка­рандашом, либо на пишущей машинке;

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты до­кумента;

Точно и ясно излагать содержание документа;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Незаполненные пробелы в бланке документа прочерки­вать;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7.         Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанны-

ми подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре­менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов яв­ляется важнейшим условием правильности отражения опера­ций в документах и своевременности записей их в учетных ре­гистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземп­лярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически од­новременно с составлением документа путем оттиска через под­ложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — пла­тежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой циф­ры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написа­но ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только циф­ру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 127», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправ­ление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе до­пущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в уче­те, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление до­кументов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка.

В целях сокращения количества применяемых в деятельнос­ти учреждений, организаций и предприятий документов, типи­зации их формы, снижения трудовых, временных и материаль­ных затрат на их подготовку и обработку, достижения информа­ционной совместимости автоматизированных Баз данных в на­родном хозяйстве проводятся работы по унификации докумен­тов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — 'совокупности взаимоувязанных унифицированных форм до­кументов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит ме­тод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и со­циальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.