5.4. График документооборота

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом. Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом. Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.