2.8.2.4 Оформление документов

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86 87 88 89 90 91

Описание ситуации

1) Трудовые договора с работниками составлены 11.01.05., а начало действия с 01.10.04.

С 01.01.05. Обществом было установлено повышение оплаты труда.

В результате в трудовых договорах закреплена оплата труда, применяемая с 01.01.05. Трудовые договора от 01.10.04., на которые имеется ссылка в приказе на прием на работу, отсутствуют, оплата труда с 01.10.04. по 31.12.04. оказалась не закреплена трудовым договором.

Трудовые договора должны оформляться в течение 3-х дней. Все изменения существенных условий должны оформляться дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

В ходе аудиторской проверки начато переоформление трудовых договоров.

В трудовых договорах сторожей- охранников закреплен режим рабочего времени по 5-дневной рабочей неделе, а фактически работа производится по скользящему графику. Например, тр.дог. № 76 от 11.01.05.с Хмелевским В.Б.

2) Приказы на прием на работу, на увольнение, перевод, отпуск и др., а также табеля учета рабочего времени не унифицированной формы. Например. пр. № 17К от 31.03.05, № 14К от 09.03.05., № 9К от 18.02.05. и др. систематически.

3) Договора гражданско-правового характера с работниками, выполняющими ежедневные обязанности в пределах рабочего времени в течение месяца и более и не имеющие какого-либо законченного результата (объекта) работ, по сути являются срочными трудовыми договорами. Например, договора со Щепеткиным Д.Ю. и Паниным В.М., выполняющими работы постоянно в течение года в качестве инспектора, договор с Валяевой Н.В., выполняющей обязанности медсестры, с Королевой О.А., выполняющей работу уборщицы. Содержание договоров не соответствует форме договора.

Должности медсестры и уборщицы есть в штатном расписании, работники приняты на время отсутствия постоянного работника, подчиняются внутреннему трудовому распорядку, следовательно, должен быть оформлен срочный трудовой договор.

Должность инспектора, контролирующего выполнение техники безопасности пользователями электроэнергии, не предусмотрена штатным расписанием, однако, Общество нуждается в работниках по данной специальности. Щепеткин Д.Ю. работает в Обществе в течение года с ежемесячным перезаключением договора, проходит аттестацию по технике безопасности и группе допуска, обеспечивается материалами для выполнения работ (опломбирования счетчиков), имеет удостоверение, выданное Обществом. Это фактически трудовые отношения, завуалированные под отношения гражданско-правового характера. Аналогично, по этой же должности выполняются работы Паниным В.М., с той разницей, что работник проживает в другой местности и договор заключается на «месяц через месяц».

Как правило, договоры гражданско-правового характера используются работодателями с целью минимизации обязательных платежей по социальному страхованию.

При заключении договора, отношения по которому между сторонами строятся не на основании трудового законодательства, а с учетом норм Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), работодатель освобождается от необходимости предоставлять работающим лицам ежегодные отпуска, оплачивать пособия по временной нетрудоспособности, предоставлять прочие гарантии и компенсации; на таких работников не надо заводить "личные дела", оформлять трудовые книжки, вести установленную документацию, и расстаться с ними можно в любой момент, не соблюдая определенной процедуры увольнения.

Однако, при документальной проверке вскроется факт подмены трудовых договоров гражданско-правовыми и Общество будет вынуждено оплатить все налоги и компенсации работникам.

4) По договору с Паниным В.М. ему возмещается проезд к месту работы в обе стороны. Приложенные билеты не совпадают с датами договора. Билеты оплачиваются через заработную плату (по счету 70) как оплата за вахту.

Так как работник не является штатным, то следовало все расчеты по проезду отразить по сч. 76.5, в акте оказанных услуг отразить и сумму начисленного вознаграждения, и сумму понесенных расходов (стоимость билетов и постельных принадлежностей). Билеты должны соответствовать началу и концу договора. В противном случае нет обоснованности оплаты билетов. Данный вид работы не может рассматриваться как вахтовый, так как работа вахтовым методом осуществляется в удаленных труднодоступных местах при отсутствии рабочей силы.

Требования нормативных актов

1) Статьей 67 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Статьями 72–74 Трудового кодекса определяется порядок изменения существенных условий трудового договора, которые могут быть введены только с письменного согласия работника, об этом же говорится в ст.57 - Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Статьей 255 Налогового кодекса определено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По Статье 252, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2) Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждены формы приказов на прием и увольнение, на направление в командировку, на предоставление отпуска и другие приказы по личному составу (Унифицированные форма N Т-1, форма N Т-1а, форма N Т-5, форма N Т-5а, форма N Т-6, форма N Т-6а, форма N Т-8, форма N Т-8а, форма N Т-9, форма N Т-9а, форма N Т-11, форма N Т-11а), а также форма табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма № Т-13). Унифицированные формы обязательны к применению.

3) Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Статьей 59 ТК РФ предусмотрено, что Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника:

- для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы;

- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

- с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

- для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также для проведения работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

- с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период времени или для выполнения заведомо определенной работы;

- с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой;

- для работ, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

При заключении же гражданско-правового договора исполнитель (работник) принимает на себя обязанность выполнить определенный круг работ, индивидуальное трудовое задание (заказ, поручение), осуществляемые без подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку организации.

Предметом гражданско-правового договора служит конечный результат труда (построенное или отремонтированное здание, доставленный груз, подготовленный бухгалтерский отчет и т.д.). Так, например, по договору подряда в соответствии со ст. 702 ГК РФ подрядчик обязуется выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную работу и сдать ее результат. Работы по гражданско-правовым договорам выполняются, как правило, в рамках непродолжительного времени. Обязанности, исполняемые в рамках трудовых договоров, предусматривают выполнение работ по определенной специальности, квалификации, должности на протяжении продолжительного времени. По договорам же гражданско-правового характера исполнитель выполняет определенные виды работ или услуг, обусловленные непосредственно договором (вне зависимости от квалификации или специальности, а также должности).

При исполнении своих должностных обязанностей по трудовому договору работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, исполняет распоряжения администрации. По договору гражданско-правового характера работник организует свою работу сам, не подчиняясь внутреннему трудовому распорядку, ему оплачивается конечный результат.

Работающие по трудовому договору лица пользуются социальными компенсациями, гарантиями и льготами согласно нормам трудового законодательства, тогда как исполнители по договорам гражданско-правового характера не подпадают под обязательное предоставление компенсаций и льгот, если только иное не установлено самим договором.

Рассматриваемые договоры различаются и по вопросам материальной ответственности работника. Материальная ответственность по трудовому договору предусмотрена ТК РФ и может быть ограничена размером среднего заработка работника. По договору гражданско-правового характера ответственность наступает в полном размере согласно нормам гражданского законодательства.

Согласно ст. 11 ТК РФ, если в судебном порядке установлено, что гражданско-правовыми договорами фактически регулируются трудовые отношения сторон, то такие отношения могут быть признаны трудовыми с вытекающей отсюда необходимостью предоставления наемным работникам всех установленных трудовым законодательством гарантий, льгот и компенсаций, что, в свою очередь, неминуемо влечет осуществление дополнительных расходов.

Прежде всего такие факты, выявленные инспектирующими органами (Федеральной инспекцией труда или судебными органами), автоматически влекут за собой производство дополнительных платежей в пользу работников (оплата отпусков, выплата компенсаций и т.п.), а также начисление налогов.

При этом следует учитывать, что согласно ст. 395 ТК РФ денежные требования работников подлежат удовлетворению в полном размере без применения каких-либо сроков исковой давности.

За нарушение положений законодательства о труде и об охране труда ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ. За повторное нарушение должностное лицо (сам работодатель или лицо, ответственное за подбор кадров) может быть подвергнуто дисквалификации на срок от 1 до 3 лет. В соответствии со ст. 3.11 КоАП РФ дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Также следует учитывать, что в случае направления лиц, с которыми организация заключила гражданско-правовые договоры, в служебные командировки командировочные расходы не могут быть отнесены на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения. Исходя из самого понятия служебной командировки, приведенного в ст. 166 ТК РФ, в командировку могут быть направлены только лица, с которыми у организации (у работодателя) имеются заключенные трудовые договоры.

4) Согласно п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты… Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, т.е. оправдательные документы должны подтвердить производственную необходимость произведенных затрат.

Последствия и выводы

1) Расходы по оплате труда, не отраженные в трудовом договоре, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

2) Все хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством.

3) Налицо факт подмены трудовых договоров договорами гражданско-правового характера. Общество рискует быть оштрафованным и вынужденным компенсировать работникам все не предоставленные гарантии (отпуска).

4) Несоответствие времени проезда со временем выполнения работ может быть расценено как необоснованные расходы.

Рекомендации

1) Изменения существенных условий труда оформлять в письменном виде путем дополнительных соглашений.

2) Применять унифицированные формы первичных документов.

3) Ввести штатную должность инспектора по технике безопасности. Договора, имеющие в своей основе выполнение обычных трудовых функций без сдачи конечного результата труда, на время отсутствующего работника, оформлять как срочные трудовые договора со всеми вытекающими последствиями (компенсации работникам, оплата налогов).

4) Рекомендуем расходы на проезд включать в акт выполненных работ, оплату проезда «обратно» производить по мере предоставления билетов с оформлением бухгалтерской справки со ссылкой на договор, к которому относятся данные расходы.