2.8.3.1. Оформление документов и отражение в учете

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86 87 88 89 90 91

Описание ситуации

1) Расходы на приобретение карт оплаты сотовых телефонов сразу относятся на счета затрат (Дт 26), например, а/о 5 от 14.01.05. Отсутствует подтверждение производственной необходимости.

2) В авансовых отчетах не заполняется графа 9 – счет отнесения затрат.

В ав/от не всегда указаны остатки на начало и конец, например, а/от 9 от 20.01.05., ав/от 13 от 27.01.05. и др. Не указывается сумма, выданная в подотчет. Например, ав/от 15 от 31.01.05.

Встречается несоответствие данных первичного документа с данными учета. Например, в а/о 6 от 17.01.05. счет отнесения материалов Дт 10.9, а в программе 1С – Дт 08.4, аналогично в а/о 10 от 24.01.05. и др.

Встречается списание материальных ценностей сразу на счета затрат. Например, а/о 11 от 24.01.05. конверты сразу списаны на счет 26. тогда как следовало отнести на счет 10.6. В почтовых квитанциях нет суммы прописью.

В товарных чеках нет печатей или штампы не соответствуют кассовым чекам. Например, ав/от 13 от 27.01.05. – кассовый чек на ЧП Мустафина, а штамп на м-н «Спецодежда». Товарные чеки юридических организаций должны иметь круглую печать. Если у ЧП нет печати, то штамп должен отражать и наименование магазина, и кому он принадлежит, а также ИНН и номер свидетельства.

На приход материалов по накладным через подотчет не выписываются приходные ордера на склад. Можно приход материалов осуществлять и на основании накладных, но тогда на них должен стоять штамп с реквизитами приходного ордера. Такие штампы отсутствуют. В приходном ордере от поставщиков отсутствует основание оплаты. Например, а/о 5 от 10.02.05. (папка армированная). При оприходовании товаров по накладным через подотчет суммы покупок и НДС автоматически не попадают в книгу покупок. Рекомендуем оплату отражать через подотчет проводкой Дт 60 Кт 71, а приход материалов через документ поступления проводкой Дт 10 Кт 60. Тогда и приходный ордер на склад формируется автоматически.

При возмещении командировочных расходов отсутствуют служебные задания и отметки о его выполнении, т.е. нет оснований для отнесения расходов к производственным. Например, ав\от 7 от 14.02.05., ав/от 9 от 14.02.05. и др.

Количественный приход ГСМ не подтвержден первичными документами. Например, ав/от 9 от 14.02.05. – в кассовом чеке АЗС ООО «Ресурс» нет количества литров ГСМ, есть только сумма оплаты. Оприходовано 20 литров. При таком оформлении есть основания предполагать, что возможно был приобретен не ГСМ, или ГСМ, но в другом количестве. Следует к такому кассовому чеку требовать товарный чек с указанием конкретной покупки, количества, цены.

Оприходование материалов по накладной с выделенным НДС производится на счет 10.5 в полной сумме, включая НДС. Например, ав/от 9 от 14.02.05. В квитанции к приходному кассовому ордеру 193/5 от 10.02.05. ОАО З-д «Стройдормаш» отсутствует печать. Если материалы используются в деятельности, облагаемой НДС, то сумму НДС нельзя включать в стоимость материалов. Он должен быть выделен на счет 19 (или 91).

По оплате услуг аэропорта принимается НДС к зачету при отсутствии счетов-фактур. Например, ав/от 25 от 30.09.05. Трубеевой Т.Ю. Для этого создана в учете сч/ф полученный № 18. при отсутствии сч\ф НДС не может быть принят к зачету и должен быть отнесен на сч. 91.2 «Не принимаемые в целях налога на прибыль».

При возмещении проезда в отпуск на личном транспорте к оплате предъявляются чеки на приобретение ГСМ. Согласно Коллективному договору, со слов бухгалтера, производится расчет километража до места отдыха по кратчайшему пути, затем определяется норма ГСМ для преодоления данного расстояния. Из предъявленных чеков возмещается только сумма стоимости ГСМ по норме. Однако указанный расчет к авансовому отчету не приложен. Отсутствуют документы, подтверждающие принадлежность машины и марку для расчета нормы ГСМ. Например. ав\от 13 от 12.09.05.

Встречается отсутствие подписи подотчетного лица в авансовых отчетах и служебных заданиях. Например, ав/от 3 от 05.04.05.

3) Допускается выдача денежных средств в подотчет при наличии сумм, ранее выданных, по которым подотчетное лицо не предоставило отчет. Например, Прихидняк М.И. получил 17.01.05. денежные средства в сумме 10 000 руб. авансовый отчет не предоставлен. 25.01.05. он снова получает 5 000 руб. отчет предоставлен только 31.01.05.

Аналогично п/л Трубеева Т.Ю. получила денежные средства 22.09.05 в сумме 1 500 руб. и 30.09.05. в сумме 1 000 руб. отчет предоставлен только 30.09.05. В авансовом отчете № 25 не заполнены строки остатков на начало и конец, сумма полученных и израсходованных средств. Остаток в сумме 722.91 руб. в кассу не сдан.

По ав\от 110 от 15.09.05. Скворцову В.Я. возмещен перерасход в сумме на 90 руб. больше, чем числилось. Следует вернуть в кассу излишне выплаченную сумму.

4) По ав\от 4 от 01.09.05. возмещен льготный проезд работнику Климову Я.В. и его ребенку. Однако по авиабилетам принята к учету не вся стоимость. Стоимость билета состоит из цены бланка, сборов за ГСМ и других обязательных платежей, без которых билет не продается. Следовательно, возмещению подлежит полная стоимость билета. Недоплачено 286 руб.

Требования нормативных актов

1) 2) По Статье 252, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а), Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9, Т-9а), утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 №119н..,

П. 48. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма N М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а)

П.51. Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

В соответствии со ст. 170 НК РФ п.2, Суммы налога, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, в случаях:

1. приобретения товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

3. приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками в соответствии с настоящей главой либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;

4. приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса,

В соответствии со Статьей 172 Налогового кодекса, Налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.

3) В соответствии с Порядком ведения кассовых операций п.11, Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

4) В соответствии со ст. 255 НК РФ, В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. в частности:

П.7. фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций

Последствия и выводы

1) 2) Необоснованное отнесение расходов на счета затрат, не подтвержденное надлежаще оформленными документами.

Неверный порядок учета НДС.

3) Не соблюдается порядок ведения кассовых операций.

4) В результате искажаются следующие строки бухгалтерской отчетности:

занижена в балансе строка 622 «Задолженность перед персоналом организации» на сумму 286 руб.

завышена в балансе строка 470 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» приблизительно на сумму 286 руб.

занижена в отчете о прибылях и убытках строка 020 «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг» приблизительно на сумму 286 руб.

занижены расходы в целях налогообложения прибыли приблизительно на сумму 286 руб.

Рекомендации

1) Следует оплату за услуги сотовой связи относить на счет 60. По окончании месяца у оператора сотовой связи забирать документы на оказание услуг. В учете отражать как обычно Дт 20 (26) Кт 60. Если телефоны зарегистрированы на Общество, и карта оплаты была активирована на такой телефон, то в акте сверки с оператором указанная оплата отразится.

2) Рекомендуем оформлять первичные документы в соответствии с требованиями законодательства, а также требовать от поставщиков надлежаще оформленные документы.

Материальные ценности всегда приходовать через счет 10, даже если они фактически не поступали на склад.

При наличии накладной рекомендуем через авансовый отчет отражать только оплату, а приход материальных ценностей в обычном порядке через поступление материалов.

При направлении в командировку выдавать служебное задание по унифицированной форме и требовать отчета о его выполнении.

Выделенный НДС не может быть включен в стоимость материалов при использовании его в деятельности, не освобожденной от НДС.

НДС при отсутствии сч/ф не может быть принят к зачету. Исключение составляют бланки строгой отчетности.

Списание на расходы всегда должно быть обоснованным, с приложением всех необходимых документов.

3) Рекомендуем установить приказом сроки отчета по полученным средствам и требовать отчетности не позднее 3-х дней по истечении сроков. Требовать сдачи остатков денежных средств.