3.1. Механизм комплексного планирования

Если к исполнению предложений, одобренных руководством фирмы, необходимо одновременно или последовательно привлечь несколько отделов и оперативных коммерческих групп, то обычно в'обязанность автора принятых предложений входит составление проекта комплексного плана координации работы всех структур, участвующих в их выполнении. Проект согласовывается с участвующими в его исполнении подразделениями, утверждается руководством фирмы и берется на контроль исполнения руководством или через отдел, инициировавший принятие такого плана. В плане устанавливается последовательность, сроки и фамилии руководителей подразделений, ответственных за его исполнение.

Например, руководство фирмы согласилось с доводами планово-аналитического отдела, что торговля определенным товаром вследствие его низкой конкурентоспособности дает относительно низкую прибыль и предлагает заменить товар или увеличить оборот других товаров. В предельно кратком изложении комплексный план будет включать поручение отделу маркетинга определить, какие виды товаров наиболее перспективны для замены низкоэффективного товара; отделу транспорта и таможенных операций определить оптимальные схемы транспортировки, закупок и сбыта товаров; юридическому отделу оценить возможные последствия разрыва долгосрочного соглашения с поставщиком низкоэффективного товара; отделу координации закупок и продаж через оперативные группы выяснить условия закупок новых товаров; валютно-финансовому отделу определить возможность финансирования мероприятий по рекламе нового товара и т. д. При этом комплексные планы устанавливают конкретные сроки для выполнения поручения каждым подразделением фирмы с указанием персонально ответственных лиц. Следует заметить, что при принятии решений о составлении комплексных планов всегда следует иметь чувство меры. Предметом таких планов должны быть только достаточно серьезные мероприятия, требующие, как правило, координации минимум двух-трех подразделений. В противном случае оперативная работа фирмы может быть подменена планоманией.

Комплексное планирование наряду с финансовым планированием и мониторингом предусматривает доведение плановых заданий до исполнителей всех уровней, самостоятельное планирование работы оперативным составом, координацию работы структурных подразделений фирмы, а также контроль исполнения плановых заданий и оперативных мероприятий на всех уровнях.

С этой целью можно закупить на рынке готовые программы, отвечающие указанным задачам, а в случае их отсутствия — поручить их разработать специализированным фирмам или принять на работу квалифицированного программиста.

Результаты выбранного варианта плана принимаются за основу перспективного и годовых планов по основным показателям работы фирмы. Они вводятся в компьютерную систему с доступом к ним каждого работника. На их основе все отделы создают свои перспективные и годовые проекты планов мероприятий, обеспечивающих, с их точки зрения, выполнение полученных плановых заданий. Эти проекты также вводятся в единую компьютерную систему фирмы под определенным кодом для каждого подразделения и являются доступными для изучения всеми отделами и сотрудниками. Цель такого изучения. — определение достаточности мероприятий по выполнению заданий, взаимная их увязка между подразделениями фирмы, участвующими в их исполнении. Проекты планов мероприятий при необходимости согласовываются между отделами и анализируются планово-аналитическим отделом, который просчитывает разные варианты с использованием финансового мониторинга с точки зрения их обеспечения финансовыми средствами. Подготовленные варианты комплексных планов рассматриваются по основным позициям советом директоров фирмы обычно с приглашением руководителей специализированных отделов. Совет директоров либо утверждает сводный проект комплексного плана, либо возвращает его на доработку. В конце концов утвержденный вариант сводного комплексного плана вводится в общую компьютерную сеть под единым шифром. На его основе каждое подразделение составляет свой календарный план мероприятий с учетом необходимой синхронизации работы между отделами и оперативно-коммерческим группами. Синхронизация заключается в обеспечении логической последовательности действий всего состава фирмы по выполнению комплексного плана.

Например, нелогично планировать контрольные сроки и объемы закупок товара у поставщиков раньше, чем будет проведена рекламная кампания в выбранном отделом маркетинга сегменте рынка сбыта и проанализирована рыночная ситуация, показывающая возможную динамику спроса на этот товар. Если по предложению отдела маркетинга сбыт товаров в определенный регион планируется осуществить через посредника, то сначала должно быть запланировано подписание рамочного соглашения с посредником, предусмотрено время на создание им сбытовой сети и проведение рекламной кампании, а уже затем установлены сроки подписания оперативными коммерческими группами контрактов на поставку товаров через этого посредника.

Последними в цепочке выполнения комплексных планов являются отдел координации закупок и продаж, а также руководимые им оперативно-коммерческие группы, которые составляют календарные пооперационные планы, включающие названия фирм — перспективных покупателей, даты направления им коммерческих предложений, контрольные даты ожидания от них ответов, сроки утверждения расчетов цен, предельные даты подготовки проектов контрактов, поставок товаров и получения выручки для обеспечения плановых заданий.

Процесс планирования коммерческой работы фирмы непрерывен. Практика показывает, что реализация комплексных планов практически всегда происходит с большим или меньшим отклонением от контрольных сроков и цифр в ту или иную сторону, это вызывает необходимость их периодической корректировки.

Инициатива в корректировке планов может исходить из любого подразделения фирмы, ее целесообразность проверяется планово-аналитическим отделом, который предлагает внесение комплексных корректировок в планы отделов и оперативных групп, участвующих в их реализации. При несогласии с предлагаемой корректировкой хотя бы одного из руководителей отделов компромиссное решение принимают курирующие эти отделы директора.

Если к исполнению предложений, одобренных руководством фирмы, необходимо одновременно или последовательно привлечь несколько отделов и оперативных коммерческих групп, то обычно в'обязанность автора принятых предложений входит составление проекта комплексного плана координации работы всех структур, участвующих в их выполнении. Проект согласовывается с участвующими в его исполнении подразделениями, утверждается руководством фирмы и берется на контроль исполнения руководством или через отдел, инициировавший принятие такого плана. В плане устанавливается последовательность, сроки и фамилии руководителей подразделений, ответственных за его исполнение.

Например, руководство фирмы согласилось с доводами планово-аналитического отдела, что торговля определенным товаром вследствие его низкой конкурентоспособности дает относительно низкую прибыль и предлагает заменить товар или увеличить оборот других товаров. В предельно кратком изложении комплексный план будет включать поручение отделу маркетинга определить, какие виды товаров наиболее перспективны для замены низкоэффективного товара; отделу транспорта и таможенных операций определить оптимальные схемы транспортировки, закупок и сбыта товаров; юридическому отделу оценить возможные последствия разрыва долгосрочного соглашения с поставщиком низкоэффективного товара; отделу координации закупок и продаж через оперативные группы выяснить условия закупок новых товаров; валютно-финансовому отделу определить возможность финансирования мероприятий по рекламе нового товара и т. д. При этом комплексные планы устанавливают конкретные сроки для выполнения поручения каждым подразделением фирмы с указанием персонально ответственных лиц. Следует заметить, что при принятии решений о составлении комплексных планов всегда следует иметь чувство меры. Предметом таких планов должны быть только достаточно серьезные мероприятия, требующие, как правило, координации минимум двух-трех подразделений. В противном случае оперативная работа фирмы может быть подменена планоманией.

Комплексное планирование наряду с финансовым планированием и мониторингом предусматривает доведение плановых заданий до исполнителей всех уровней, самостоятельное планирование работы оперативным составом, координацию работы структурных подразделений фирмы, а также контроль исполнения плановых заданий и оперативных мероприятий на всех уровнях.

С этой целью можно закупить на рынке готовые программы, отвечающие указанным задачам, а в случае их отсутствия — поручить их разработать специализированным фирмам или принять на работу квалифицированного программиста.

Результаты выбранного варианта плана принимаются за основу перспективного и годовых планов по основным показателям работы фирмы. Они вводятся в компьютерную систему с доступом к ним каждого работника. На их основе все отделы создают свои перспективные и годовые проекты планов мероприятий, обеспечивающих, с их точки зрения, выполнение полученных плановых заданий. Эти проекты также вводятся в единую компьютерную систему фирмы под определенным кодом для каждого подразделения и являются доступными для изучения всеми отделами и сотрудниками. Цель такого изучения. — определение достаточности мероприятий по выполнению заданий, взаимная их увязка между подразделениями фирмы, участвующими в их исполнении. Проекты планов мероприятий при необходимости согласовываются между отделами и анализируются планово-аналитическим отделом, который просчитывает разные варианты с использованием финансового мониторинга с точки зрения их обеспечения финансовыми средствами. Подготовленные варианты комплексных планов рассматриваются по основным позициям советом директоров фирмы обычно с приглашением руководителей специализированных отделов. Совет директоров либо утверждает сводный проект комплексного плана, либо возвращает его на доработку. В конце концов утвержденный вариант сводного комплексного плана вводится в общую компьютерную сеть под единым шифром. На его основе каждое подразделение составляет свой календарный план мероприятий с учетом необходимой синхронизации работы между отделами и оперативно-коммерческим группами. Синхронизация заключается в обеспечении логической последовательности действий всего состава фирмы по выполнению комплексного плана.

Например, нелогично планировать контрольные сроки и объемы закупок товара у поставщиков раньше, чем будет проведена рекламная кампания в выбранном отделом маркетинга сегменте рынка сбыта и проанализирована рыночная ситуация, показывающая возможную динамику спроса на этот товар. Если по предложению отдела маркетинга сбыт товаров в определенный регион планируется осуществить через посредника, то сначала должно быть запланировано подписание рамочного соглашения с посредником, предусмотрено время на создание им сбытовой сети и проведение рекламной кампании, а уже затем установлены сроки подписания оперативными коммерческими группами контрактов на поставку товаров через этого посредника.

Последними в цепочке выполнения комплексных планов являются отдел координации закупок и продаж, а также руководимые им оперативно-коммерческие группы, которые составляют календарные пооперационные планы, включающие названия фирм — перспективных покупателей, даты направления им коммерческих предложений, контрольные даты ожидания от них ответов, сроки утверждения расчетов цен, предельные даты подготовки проектов контрактов, поставок товаров и получения выручки для обеспечения плановых заданий.

Процесс планирования коммерческой работы фирмы непрерывен. Практика показывает, что реализация комплексных планов практически всегда происходит с большим или меньшим отклонением от контрольных сроков и цифр в ту или иную сторону, это вызывает необходимость их периодической корректировки.

Инициатива в корректировке планов может исходить из любого подразделения фирмы, ее целесообразность проверяется планово-аналитическим отделом, который предлагает внесение комплексных корректировок в планы отделов и оперативных групп, участвующих в их реализации. При несогласии с предлагаемой корректировкой хотя бы одного из руководителей отделов компромиссное решение принимают курирующие эти отделы директора.