3.2. Компьютеризация комплексного планирования

Каждый отдел и каждая оперативная группа не только ведут комплексное компьютерное планирование своей работы, но и отмечают выполнение плановых заданий. Практика показывает, что это удобно делать в виде универсальных формализованных таблиц для всех отделов и оперативных групп. К данным выполнения комплексных планов любым подразделением фирмы может быть допущен либо любой работник фирмы, либо ограниченное их число (личные коды сотрудников закладываются в программу).

Сетевые программы на некоторых фирмах имеют и другие ограничения. Например, директор фирмы не может дать по компьютерной сети указание непосредственному исполнителю, минуя руководство специализированного отдела, которому подчинен исполнитель, а исполнитель не может обратиться с предложением к руководителям фирмы через голову начальника отдела, которому подчинена структура, в которой он работает. В то же время руководитель отдела при докладе по компьютерной сети руководству фирмы обязан сослаться на автора предложения, дать этому предложению объективную оценку, подтвердить согласие с ним либо внести в него корректировки или выразить свое принципиальное несогласие. Однако во всех случаях он обязан сохранить в памяти компьютера первоначальный вариант автора.

Наряду с общим комплексным планированием, не менее важно компьютерное планирование работы непосредственных исполнителей. Получив задание по реализации на рынке определенного товара с указанием объемов поставок, сумм и сроков получения выручки, оперативная коммерческая группа составляет свой календарный план действий, сводя его в табличную форму. В табл. 22.3 в качестве примера представлено поэтапное планирование работы оперативно-коммерческой группы.

Таблица 22.3. Часть комплексного плана оперативно-коммерческой группы

Например, оперативная коммерческая группа получила плановое задание от 29 декабря 1997 г. на реализацию на внутреннем (или внешнем) рынке в 1998 г. нового товара. В компьютер за № 331 введено плановое поручение, полученное 29 декабря 1997 г. от планово-аналитического отдела через финансового и коммерческого директоров и отдел координации закупок и продаж, на сбыт в 1998 г. 40 тыс. т химического концентрата с получением валютной выручки в ноябре 1998 г. Одновременно до оперативных работников доводится информация, что поставщик может начать поставку концентрата только в сентябре 1998 г. и средства на его закупку у поставщика предусмотрены на август—сентябрь 1998 г.

В связи с этим оперативно-коммерческой группой принято решение запросить отдел маркетинга и рекламы о следующем:

1) сообщить наиболее перспективные рынки сбыта;

2) сообщить адреса наиболее перспективных покупателей;

3) провести рекламную кампанию в мае—июне (до мертвого сезона отпусков в июле — августе);

4) предоставить ценовые материалы.

Отдел маркетинга и рекламы, исходя из времени, необходимого на выполнение перечисленных задач, предлагает включить в комплексный план следующие сроки исполнения:

по пункту 1 перечень наиболее перспективных рынков сбыта может быть сообщен до 1 марта 1998 г.;

по пункту 2 адреса наиболее перспективных покупателей — не ранее 1 июля 1998 г.;

по пункту 3 предлагается провести рекламную кампанию в апреле — мае 1998 г. Вопрос финансирования рекламной кампании согласован;

по пункту 4 ценовые материалы могут быть переданы до 1 апреля 1998 г.

На просьбу оперативно-коммерческой группы приблизить сроки запросов отдел маркетинга и рекламы ответил отказом, ссылаясь на то, что эти адреса могут быть выяснены только в результате проведения первого этапа рекламной кампании.

Оперативно-коммерческая группа, надеясь на получение запросов предложений в результате первого этапа рекламной кампании в апреле—июне, принимает решение заранее рассчитать и утвердить цены, подготовить к рассылке технико-коммерческие предложения, составить и согласовать с юридическим и валютно-финансовым отделами проект контракта. Затем оперативно-коммерческая группа планирует период вступления в переговоры и подписания контрактов, предусматривает осуществление контроля поставки товаров и получения валютной выручки к установленному заданием сроку.

Компьютерная программа должна обеспечивать возможность вызова на свой монитор руководством фирмы и каждым участником выполнения комплексной программы по присвоенному ей коду (в нашем примере — код № 331) части комплексного плана каждого подразделения фирмы, участвующего в его реализации, и получения данных о ходе исполнения запланированных операций.

Естественно, что на этом планирование работы оперативно-коммерческой группы по заданию № 331 не заканчивается. Вполне возможно, что в ходе выполнения плана в него будут внесены коррективы. Например, в результате проведения рекламной кампании стало очевидно, что первые запросы на поставку концентрата будут получены в мае 1998 г., вследствие чего будут приближены сроки рассылки технико-коммерческих предложений и подготовки проектов контрактов. Или, например, из-за ограниченного числа твердых запросов выяснилось, что придется провести дополнительную рекламную кампанию в сентябре 1998 г.

В ходе проработки запросов покупателей обязательно должны быть уточнены сроки переговоров и подписания контрактов с отдельными фирмами, при экспорте запланированы срочные вылеты на переговоры за границу, приглашение фирм-покупателей в Россию. Как обычно, придется обращаться к поставщикам с просьбой сообщить ход исполнения поставок товара и т.д.

Некоторым начинающим коммерсантам может показаться ненужным излишеством столь детальная разработка плана. Однако следует учесть то обстоятельство, что оперативно-коммерческая группа фирмы одновременно может вести более десятка подобных поручений, не считая срочных внеплановых заданий руководства. Опыт показывает, что, во-первых, время, затрачиваемое на детальное планирование работы, экономит в несколько раз большее время на саму работу, во-вторых, только такое планирование позволяет обеспечить взаимозаменяемость работников в оперативной коммерческой группе, в-третьих, оно освобождает оперативный состав от необходимости составлять справки и периодически докладывать руководству о состоянии дел, поскольку само руководство может вызвать на свой монитор интересущие его этапы проработки всех поручений по присвоенным кодам. Очень полезно предусмотреть в программе возможность для оперативных работников вызывать на монитор по отдельным кодам или по всему плану группы Данные трех видов: «Что надо сделать сегодня», «Что надо сделать завтра» и «Что надо сделать до определенного заданного числа». Такая система практически исключает срывы выполнения запланированных сроков подготовки документов, встреч, командировок и т.д., что повышает оперативность и надежность коммерческой деятельности.

Практика работы российских коммерческих фирм показывает, что комплексное компьютерное планирование пока еще редкое явление, хотя уже есть примеры такой организации коммерческой работы, которые отличаются от изложенного только в некоторых деталях. Различия чаще всего состоят в ограниченности комплексного характера планов, недостаточной проработанности отдельных этапов и несвоевременности их комплексных корректировок.

Каждый отдел и каждая оперативная группа не только ведут комплексное компьютерное планирование своей работы, но и отмечают выполнение плановых заданий. Практика показывает, что это удобно делать в виде универсальных формализованных таблиц для всех отделов и оперативных групп. К данным выполнения комплексных планов любым подразделением фирмы может быть допущен либо любой работник фирмы, либо ограниченное их число (личные коды сотрудников закладываются в программу).

Сетевые программы на некоторых фирмах имеют и другие ограничения. Например, директор фирмы не может дать по компьютерной сети указание непосредственному исполнителю, минуя руководство специализированного отдела, которому подчинен исполнитель, а исполнитель не может обратиться с предложением к руководителям фирмы через голову начальника отдела, которому подчинена структура, в которой он работает. В то же время руководитель отдела при докладе по компьютерной сети руководству фирмы обязан сослаться на автора предложения, дать этому предложению объективную оценку, подтвердить согласие с ним либо внести в него корректировки или выразить свое принципиальное несогласие. Однако во всех случаях он обязан сохранить в памяти компьютера первоначальный вариант автора.

Наряду с общим комплексным планированием, не менее важно компьютерное планирование работы непосредственных исполнителей. Получив задание по реализации на рынке определенного товара с указанием объемов поставок, сумм и сроков получения выручки, оперативная коммерческая группа составляет свой календарный план действий, сводя его в табличную форму. В табл. 22.3 в качестве примера представлено поэтапное планирование работы оперативно-коммерческой группы.

Таблица 22.3. Часть комплексного плана оперативно-коммерческой группы

Например, оперативная коммерческая группа получила плановое задание от 29 декабря 1997 г. на реализацию на внутреннем (или внешнем) рынке в 1998 г. нового товара. В компьютер за № 331 введено плановое поручение, полученное 29 декабря 1997 г. от планово-аналитического отдела через финансового и коммерческого директоров и отдел координации закупок и продаж, на сбыт в 1998 г. 40 тыс. т химического концентрата с получением валютной выручки в ноябре 1998 г. Одновременно до оперативных работников доводится информация, что поставщик может начать поставку концентрата только в сентябре 1998 г. и средства на его закупку у поставщика предусмотрены на август—сентябрь 1998 г.

В связи с этим оперативно-коммерческой группой принято решение запросить отдел маркетинга и рекламы о следующем:

1) сообщить наиболее перспективные рынки сбыта;

2) сообщить адреса наиболее перспективных покупателей;

3) провести рекламную кампанию в мае—июне (до мертвого сезона отпусков в июле — августе);

4) предоставить ценовые материалы.

Отдел маркетинга и рекламы, исходя из времени, необходимого на выполнение перечисленных задач, предлагает включить в комплексный план следующие сроки исполнения:

по пункту 1 перечень наиболее перспективных рынков сбыта может быть сообщен до 1 марта 1998 г.;

по пункту 2 адреса наиболее перспективных покупателей — не ранее 1 июля 1998 г.;

по пункту 3 предлагается провести рекламную кампанию в апреле — мае 1998 г. Вопрос финансирования рекламной кампании согласован;

по пункту 4 ценовые материалы могут быть переданы до 1 апреля 1998 г.

На просьбу оперативно-коммерческой группы приблизить сроки запросов отдел маркетинга и рекламы ответил отказом, ссылаясь на то, что эти адреса могут быть выяснены только в результате проведения первого этапа рекламной кампании.

Оперативно-коммерческая группа, надеясь на получение запросов предложений в результате первого этапа рекламной кампании в апреле—июне, принимает решение заранее рассчитать и утвердить цены, подготовить к рассылке технико-коммерческие предложения, составить и согласовать с юридическим и валютно-финансовым отделами проект контракта. Затем оперативно-коммерческая группа планирует период вступления в переговоры и подписания контрактов, предусматривает осуществление контроля поставки товаров и получения валютной выручки к установленному заданием сроку.

Компьютерная программа должна обеспечивать возможность вызова на свой монитор руководством фирмы и каждым участником выполнения комплексной программы по присвоенному ей коду (в нашем примере — код № 331) части комплексного плана каждого подразделения фирмы, участвующего в его реализации, и получения данных о ходе исполнения запланированных операций.

Естественно, что на этом планирование работы оперативно-коммерческой группы по заданию № 331 не заканчивается. Вполне возможно, что в ходе выполнения плана в него будут внесены коррективы. Например, в результате проведения рекламной кампании стало очевидно, что первые запросы на поставку концентрата будут получены в мае 1998 г., вследствие чего будут приближены сроки рассылки технико-коммерческих предложений и подготовки проектов контрактов. Или, например, из-за ограниченного числа твердых запросов выяснилось, что придется провести дополнительную рекламную кампанию в сентябре 1998 г.

В ходе проработки запросов покупателей обязательно должны быть уточнены сроки переговоров и подписания контрактов с отдельными фирмами, при экспорте запланированы срочные вылеты на переговоры за границу, приглашение фирм-покупателей в Россию. Как обычно, придется обращаться к поставщикам с просьбой сообщить ход исполнения поставок товара и т.д.

Некоторым начинающим коммерсантам может показаться ненужным излишеством столь детальная разработка плана. Однако следует учесть то обстоятельство, что оперативно-коммерческая группа фирмы одновременно может вести более десятка подобных поручений, не считая срочных внеплановых заданий руководства. Опыт показывает, что, во-первых, время, затрачиваемое на детальное планирование работы, экономит в несколько раз большее время на саму работу, во-вторых, только такое планирование позволяет обеспечить взаимозаменяемость работников в оперативной коммерческой группе, в-третьих, оно освобождает оперативный состав от необходимости составлять справки и периодически докладывать руководству о состоянии дел, поскольку само руководство может вызвать на свой монитор интересущие его этапы проработки всех поручений по присвоенным кодам. Очень полезно предусмотреть в программе возможность для оперативных работников вызывать на монитор по отдельным кодам или по всему плану группы Данные трех видов: «Что надо сделать сегодня», «Что надо сделать завтра» и «Что надо сделать до определенного заданного числа». Такая система практически исключает срывы выполнения запланированных сроков подготовки документов, встреч, командировок и т.д., что повышает оперативность и надежность коммерческой деятельности.

Практика работы российских коммерческих фирм показывает, что комплексное компьютерное планирование пока еще редкое явление, хотя уже есть примеры такой организации коммерческой работы, которые отличаются от изложенного только в некоторых деталях. Различия чаще всего состоят в ограниченности комплексного характера планов, недостаточной проработанности отдельных этапов и несвоевременности их комплексных корректировок.