ТЕЛЕФОННЫЕ РАЗГОВОРЫ

В телефонных звонках, судя по всему, есть нечто непреодолимое. Из тысячи людей трудно найти хотя бы одного, кто не поднял бы телефонную трубку. И это несмотря на то, что сбои мысли, вызванные телефонными звонками, могут больше, чем что-либо иное, нарушить Вашу концентрацию и свести на нет производительность. Причины, по которым люди отвечают на телефонные звонки, различны. Это может быть предположение, что каждая претензия на их внимание оправдана (из чего вытекает, что звонок всегда важнее того дела, которым люди в данный момент занимаются – что, конечно же, не так). Страх, как бы другая сторона не обиделась, стремление человека быть всегда информированным, его ощущение собственной важности. Желание поболтать, хороший повод отложить дела, которые не очень-то получаются и т.д.

Тех людей, которые считают, что должны обязательно ответить на каждый телефонный звонок, мы вправе спросить: «Действительно ли на этот звонок надо ответить тотчас, и если да, то действительно ли разговор должен продолжаться так долго?»

Лучшее решение для предназначенных Вам телефонных звонков, это – распределить их по группам так, чтобы Ваша секретарша, согласно Вашим инструкциям, «отфильтровывала» их следующим образом:

Если это контакты, которые она может эффективно осуществить сама (отправка или прием информации, подготовка материалов и т.д.), то пусть и поговорит сама.

Если секретарша не может сама ответить на вопрос, то пусть свяжет звонящего человека с компетентным сотрудником в организации.

Если ситуация такова, что лишь Вы можете ее решить, то секретарше надо принять информацию, на которую Вы ответите позже.

Если необходимо, чтобы Вы лично ответили на звонок (поскольку это – либо весьма высокопоставленное лицо, либо очень важная ситуация), то лишь в этом случае Вам надо связаться самому.

Исследования показывают, что деловой разговор с среднем продолжается 6 минут, но для конструктивного разговора бывает достаточно и двух минут.

Держать время разговора под контролем и определять его продолжительность поможет простая «техника» (например, песочные часы в 3 минуты на Вашем рабочем столе).

Столь же определяющей точкой для длительности всякого разговора являются первые слова обращения: от того, как они звучат – по-деловому и профессионально, или необязательно и как призыв к болтовне – зависит и продолжительность разговора.

В телефонных звонках, судя по всему, есть нечто непреодолимое. Из тысячи людей трудно найти хотя бы одного, кто не поднял бы телефонную трубку. И это несмотря на то, что сбои мысли, вызванные телефонными звонками, могут больше, чем что-либо иное, нарушить Вашу концентрацию и свести на нет производительность. Причины, по которым люди отвечают на телефонные звонки, различны. Это может быть предположение, что каждая претензия на их внимание оправдана (из чего вытекает, что звонок всегда важнее того дела, которым люди в данный момент занимаются – что, конечно же, не так). Страх, как бы другая сторона не обиделась, стремление человека быть всегда информированным, его ощущение собственной важности. Желание поболтать, хороший повод отложить дела, которые не очень-то получаются и т.д.

Тех людей, которые считают, что должны обязательно ответить на каждый телефонный звонок, мы вправе спросить: «Действительно ли на этот звонок надо ответить тотчас, и если да, то действительно ли разговор должен продолжаться так долго?»

Лучшее решение для предназначенных Вам телефонных звонков, это – распределить их по группам так, чтобы Ваша секретарша, согласно Вашим инструкциям, «отфильтровывала» их следующим образом:

Если это контакты, которые она может эффективно осуществить сама (отправка или прием информации, подготовка материалов и т.д.), то пусть и поговорит сама.

Если секретарша не может сама ответить на вопрос, то пусть свяжет звонящего человека с компетентным сотрудником в организации.

Если ситуация такова, что лишь Вы можете ее решить, то секретарше надо принять информацию, на которую Вы ответите позже.

Если необходимо, чтобы Вы лично ответили на звонок (поскольку это – либо весьма высокопоставленное лицо, либо очень важная ситуация), то лишь в этом случае Вам надо связаться самому.

Исследования показывают, что деловой разговор с среднем продолжается 6 минут, но для конструктивного разговора бывает достаточно и двух минут.

Держать время разговора под контролем и определять его продолжительность поможет простая «техника» (например, песочные часы в 3 минуты на Вашем рабочем столе).

Столь же определяющей точкой для длительности всякого разговора являются первые слова обращения: от того, как они звучат – по-деловому и профессионально, или необязательно и как призыв к болтовне – зависит и продолжительность разговора.