БУМАГИ

Предполагалось, что эра компьютеризации освободит работников от непосильного груза “бумаготворчества”, однако положение дел даже ухудшилось. Компьютеры сделали так, что теперь гора документов выглядит привлекательней и “производится” быстрее. Без долгого раздумья сообщения рассылаются во все стороны. Высший менеджмент “завален” всеми видами документов, поступающих с нижнего управленческого уровня, а тот, в свою очередь, “бомбардируется” грудой бумаг сверху! 

Боязнь компьютерной поломки приводит к тому, что информация и документы хранятся не на жестких дисках и дискетах, а на “бумажных носителях”, которые немилосердно сваливаются в кучу. И это – несмотря на итоги исследований, которые доказывают: в течение последующих лет из этих документов вообще просматриваются только 5 %.

Что делать с таким количеством бумаги, которое лишь отнимает время и внимание? Выход в том, обрабатывать поступающие к Вам бумаги быстрее и эффективнее, а также решать, какие документы создавать своими силами. Попробуйте и нетрадиционные методы: перестаньте посылать часть извещений, чтобы убедиться, действительно ли без них кому-то не обойтись. Лучше, чтобы присланные материалы и почту просматривала Ваша секретарша (или референт). Для этого:

Дайте ей полномочия самой вскрывать почту, которую можно считать “рутинной”

Если на запросы может компетентно ответить другой сотрудник Вашего отдела, то пусть Ваша секретарша передает их этому сотруднику

Если проблема не очень срочная, но интересная, то такие материалы нужно отложить, чтобы Вы их просмотрели позже

До Вас должны доходить лишь те бумаги, которые действительно требуют Вашего внимания.

 Что касается документов, которые Вы создаете сами, то подумайте об альтернативах:

Может быть, вообще не стоит их писать; телефонные контакты или электронная почта могут оказаться более “теплыми” и неформальными, а времени потребуют меньше.

Написание некоторых материалов делегируйте своим подчиненным

Будьте кратки и эффективны

Не гонитесь за тем, чтобы исходящая корреспонденция была “верхом совершенства”. Вы тратите время  на стилистические украшения, а эффективность этих бумаг может того не стоить

Сделайте несколько шаблонных вариантов своих писем и извещений, которыми позднее сможете без особых усилий придать индивидуальную форму.

Предполагалось, что эра компьютеризации освободит работников от непосильного груза “бумаготворчества”, однако положение дел даже ухудшилось. Компьютеры сделали так, что теперь гора документов выглядит привлекательней и “производится” быстрее. Без долгого раздумья сообщения рассылаются во все стороны. Высший менеджмент “завален” всеми видами документов, поступающих с нижнего управленческого уровня, а тот, в свою очередь, “бомбардируется” грудой бумаг сверху! 

Боязнь компьютерной поломки приводит к тому, что информация и документы хранятся не на жестких дисках и дискетах, а на “бумажных носителях”, которые немилосердно сваливаются в кучу. И это – несмотря на итоги исследований, которые доказывают: в течение последующих лет из этих документов вообще просматриваются только 5 %.

Что делать с таким количеством бумаги, которое лишь отнимает время и внимание? Выход в том, обрабатывать поступающие к Вам бумаги быстрее и эффективнее, а также решать, какие документы создавать своими силами. Попробуйте и нетрадиционные методы: перестаньте посылать часть извещений, чтобы убедиться, действительно ли без них кому-то не обойтись. Лучше, чтобы присланные материалы и почту просматривала Ваша секретарша (или референт). Для этого:

Дайте ей полномочия самой вскрывать почту, которую можно считать “рутинной”

Если на запросы может компетентно ответить другой сотрудник Вашего отдела, то пусть Ваша секретарша передает их этому сотруднику

Если проблема не очень срочная, но интересная, то такие материалы нужно отложить, чтобы Вы их просмотрели позже

До Вас должны доходить лишь те бумаги, которые действительно требуют Вашего внимания.

 Что касается документов, которые Вы создаете сами, то подумайте об альтернативах:

Может быть, вообще не стоит их писать; телефонные контакты или электронная почта могут оказаться более “теплыми” и неформальными, а времени потребуют меньше.

Написание некоторых материалов делегируйте своим подчиненным

Будьте кратки и эффективны

Не гонитесь за тем, чтобы исходящая корреспонденция была “верхом совершенства”. Вы тратите время  на стилистические украшения, а эффективность этих бумаг может того не стоить

Сделайте несколько шаблонных вариантов своих писем и извещений, которыми позднее сможете без особых усилий придать индивидуальную форму.