СОВЕЩАНИЯ
К оглавлению1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41
Больше всего написано и рассказано о совещаниях как о самых больших “пожирателях” времени. Нет ни одной штаб-квартиры, которая бы не имела хотя бы одного зала заседаний (а некоторые имеют их и десятки!). С другой стороны, любопытны результаты проведенного в США исследования о собраниях. Опрошенные (в ходе этого исследования) заявили, что совещаний слишком много, что они плохо организованы, затянуты, и что их эффективности не видно. Исследование показало, что каждый менеджер в среднем проводит на совещаниях по 10 часов в неделю, а 90% менеджеров оценивают половину этого времени как потерянную зря. Это означает, что в неделю без необходимости потрачено по 5 часов: в год это составляет целых 250 часов! Примите твердое решение, что проведете только те совещания, которые действительно нужны, и проводите их эффективно. Вот несколько советов:
Оцените, действительно ли данное совещание необходимо. Может быть, ту же цель удастся достигнуть посредством поручений или телефонными переговорами со всеми участниками? Не собираете ли Вы совещания по привычке, а не по необходимости? Может быть, какие-то совещания можно проводить не раз в неделю, а через неделю?
Подготовьте повестку дня с заранее определенным регламентом для каждой темы и заранее раздайте ее участникам. Такая подготовка совещания пройдет успешней, и дискуссия разовьется быстрее;
На совещание приглашайте лишь тех людей, чье присутствие абсолютно необходимо;
Начинайте вовремя. Если ждете тех, кто опаздывает, то практически их награждаете, а тех, кто пришли вовремя, наказывайте. В итоге они в следующий раз тоже не станут беспокоиться о времени!
Тем участникам, присутствие которых больше не нужно, позвольте уйти и посветить себя другим обязанностям;
Не допускайте в речи “пустой болтовни” и других удалений от темы;
По завершении каждой темы определяйте следующий шаг: кто выступит, как и когда?
Завершайте совещание вовремя. Люди не любят, когда из-за нарушения регламента совещания расстраиваются другие их встречи и обязательства;
После собрания подготовьте и раздайте участникам совещания документы, которые были там приняты.
Больше всего написано и рассказано о совещаниях как о самых больших “пожирателях” времени. Нет ни одной штаб-квартиры, которая бы не имела хотя бы одного зала заседаний (а некоторые имеют их и десятки!). С другой стороны, любопытны результаты проведенного в США исследования о собраниях. Опрошенные (в ходе этого исследования) заявили, что совещаний слишком много, что они плохо организованы, затянуты, и что их эффективности не видно. Исследование показало, что каждый менеджер в среднем проводит на совещаниях по 10 часов в неделю, а 90% менеджеров оценивают половину этого времени как потерянную зря. Это означает, что в неделю без необходимости потрачено по 5 часов: в год это составляет целых 250 часов! Примите твердое решение, что проведете только те совещания, которые действительно нужны, и проводите их эффективно. Вот несколько советов:
Оцените, действительно ли данное совещание необходимо. Может быть, ту же цель удастся достигнуть посредством поручений или телефонными переговорами со всеми участниками? Не собираете ли Вы совещания по привычке, а не по необходимости? Может быть, какие-то совещания можно проводить не раз в неделю, а через неделю?
Подготовьте повестку дня с заранее определенным регламентом для каждой темы и заранее раздайте ее участникам. Такая подготовка совещания пройдет успешней, и дискуссия разовьется быстрее;
На совещание приглашайте лишь тех людей, чье присутствие абсолютно необходимо;
Начинайте вовремя. Если ждете тех, кто опаздывает, то практически их награждаете, а тех, кто пришли вовремя, наказывайте. В итоге они в следующий раз тоже не станут беспокоиться о времени!
Тем участникам, присутствие которых больше не нужно, позвольте уйти и посветить себя другим обязанностям;
Не допускайте в речи “пустой болтовни” и других удалений от темы;
По завершении каждой темы определяйте следующий шаг: кто выступит, как и когда?
Завершайте совещание вовремя. Люди не любят, когда из-за нарушения регламента совещания расстраиваются другие их встречи и обязательства;
После собрания подготовьте и раздайте участникам совещания документы, которые были там приняты.