7.2. Ефективність функції контролю

у готельно-ресторанному бізнесі

Менеджер сучасного підприємства готельно-ресторанної сфери виконує функції тим успішніше, чим глибше він розуміє суть змін у навколишньому середовищі й виробничих процесах, уміло вико­ристовує сучасні методи й прийоми контролю.

Ефективному контролю на підприємстві готельно-ресторанно­го бізнесу притаманні:

> стратегічна спрямованість, тобто аналіз ключових питань діяльності підприємства, а не зосередження на незначних не­доліках роботи. Стратегічна спрямованість — це одна з основних характеристик ефективного контролю. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісній формі чи визначен­ня її результативності за принципом «витрати-ефект» не повинна бути критерієм для прийняття рішення щодо запровадження ме­ханізму контролю. Діяльність у сфері готельно-ресторанного сервісу не вимагає постійного контролю за всіма виробничими процесами. Але якщо вище керівництво вважає, що всі види діяль­ності мають стратегічне значення, то в кожному структурному підрозділі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність нелегко піддаватиметься вимірюванню;

> економічність, тобто він повинен базуватись на порівнянні витрат на контроль з його досягненнями. Всі витрати, здійснювані підприємством на реалізацію функції контролю, зводяться до збільшення його переваг і зменшення доходів. Витрати повинні на­ближати підприємство до поставлених цілей. Якщо ж сумарні вит­рати на систему контролю перевищують створені нею переваги, підприємству краще не використовувати її взагалі або запровадити менш ретельний контроль. Оскільки в контролі приховано багато побічних витрат (витрати робочого часу й відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені для вирішення інших завдань), то для того, щоб контроль був економічно виправданим, співвідношення витрат та можливого прибутку повинно бути досить низьким. Для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат та при­бутку від застосування системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Основне правило контролю: полягає в тому, що вартість контролю не повинна перевищувати прибутку від нього. Він не повинен спрямовувати роботу хибним шляхом;

> орієнтація на досягнення конкретних результатів. Мета кон­тролю полягає не у збиранні інформації й виявленні проблем, а на­самперед у вирішенні завдань, які стоять перед підприємством. Ре­алізація функції контролю й оголошення його результатів є важли­вим лише як засіб досягнення цієї мети. Контроль вважається ефек­тивним, коли підприємство фактично досягає бажаних цілей і спро­можне; визначити нові цілі, які забезпечать його динамічний розви­ток у майбутньому;

> відповідність виду діяльності. Для того, щоб бути ефектив­ним, контроль повинен відповідати виду діяльності, що контро­люється, й надавати об'єктивні дані щодо вимірювання й оціню­вання того, що є дійсно важливим. Незадовільний механізм кон­тролю може скоріш маскувати, а не збирати важливу критичну інформацію.

> своєчасність контролю. Для того щоб бути ефективним, кон­троль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості його проведення, а в оптималь­ному часовому інтервалі між проведенням вимірювань й визначен­ням оцінок, адекватному явищу, що контролюється. Значення ча­сового інтервалу визначається із урахуванням термінів основного плану, швидкості змін і витрат на проведення спостережень, оброб­ки й аналізу отриманих результатів. Найважливішим завданням контролю залишається усунення відхилень раніше, ніж вони набу­дуть значного розміру. Відтак система ефективного контролю — це система, яка надає необхідну інформацію конкретним фахівцям раніше, ніж розвинеться кризове явище;

> гнучкість контролю. Якби непередбачене можна було спрогнозувати, то контроль був би непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути досить гнучким і пристосовуватись до мінливості внутрішнього, безпосереднього й зовнішнього середовищ. При цьому незначні зміни планів рідко бувають пов'язаними з необхід­ністю серйозних змін у системі контролю;

> простота контролю. Як правило, найбільш ефективний кон­троль — це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю потребу­ють менших зусиль й більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що занадто складну систему контролю працівники не ро­зуміють й не підтримують її,— така система контролю не може бути ефективною. Надлишкова складність призводить до безладу, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати потребам і можливос­тям спеціалістів, що взаємодіють з системою контролю і реалізу­ють її. Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, мають повноваження виконувати також коорди­наційні функції;

> контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кож­ний крок підлеглих і накладати стягнення за найменші порушення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання контролю з іншими функціями менеджменту дає змогу зменшити обсяг контро­льованих операцій і чисельність працівників, що їх виконують. Зо­крема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці й виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. Тому доцільно розширювати службову функцію контролю, яка полягає не лише у вивченні процесу реалізації рішень, але й в активному їх корегуванні, раціоналізації всієї роз­порядчої діяльності апарату управління.

На підприємствах готельно-ресторанного бізнесу практи­кується здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані та­кого контролю використовуються при оцінці індивідуальної діяль­ності менеджерів і вирішенні питань щодо їх службового просуван­ня. Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації кон­тролю за виконанням рішень, важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спосте­реженням і дистанційним контролем. Ефективність контролю може зростати і за рахунок добре налагодженого оперативного його планування.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, обсяг, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) доцільно дотримува­тись сучасних наукових методик і орієнтуватись на передові практичні досягнення у готельно-ресторанному бізнесі. Конт­роль не повинен обмежуватись інцидентами, як і набувати то­тальної форми, яка породжує недбалість у роботі контролюючих органів і приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників. Недоліки в роботі краще обговорювати на робочо­му місці; за всіх умов контроль не повинен пригнічувати працівників, створювати напруження в колективі й призводити до конфліктних ситуацій. Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі й об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує відчуття впевненості й задоволення від ро­боти у виконавців.

Ефективність функції контролю на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу є очевидною в тому разі, коли його завдан­ня не зводиться лише до виявлення розбіжностей між фактичними і плановими показниками. Головне в його проведенні — усунення причин, які спричиняють цю розбіжність, забезпечення безумов­ного виконання планів і всіх нормативних вимог, створення спри­ятливих умов для діяльності працівників на кожному робочому місці.

При реалізації функції контролю слід враховувати загальний режим і умови діяльності працівників апарату управління. Конт­роль потрібно здійснювати в такі періоди, коли спеціалісти апа­рату найменш завантажені основною роботою, мають мож­ливість більше часу приділити реалізації програми спостережен­ня чи перевірки, або чітко визначати заздалегідь час і форму кон­тролю.

Система контролю повинна бути дієвою та ефективною, але водночас не зводитись до обмеження ініціативи, дріб'язкової опіки щодо кожної дії підлеглих.

Для підвищення ефективності контролю на підприємствах го­тельно-ресторанного бізнесу необхідно:

•  розробляти плани, які об'єктивно відбивають результати діяльності працівників;

•  забезпечувати двостороннє спілкування між працівниками органів контролю та працівниками підприємства, діяльність яких контролюється;

. • уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

•  застосовувати методи розробки планів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль;

•  використовувати методи матеріального стимулювання кон­тролюючих органів за досягнуті результати;

•  впроваджувати інформаційно-управлінську систему кон­тролю;

•  приділяти основну увагу контролю за процесам здійснення основних видів діяльності підприємства.

Контрольні запитання

1. Які якості притаманні ефективному контролю?

2. У чому полягає стратегічна спрямованість контролю?

3. Яке співвідношення повинне бути між витратами на ре­алізацію функції контролю й прибутком від результатів її ре­алізації?

4. Що означає «своєчасність контролю», «гнучкість й простота контролю»?

5. Які необхідно впроваджувати заходи для підвищення ефек­тивності функції контролю на підприємствах сфери гостинності?

Рекомендована література

1.  Про підприємства в Україні / Закон України // Відомості Вер­ховної Ради України, 1991. — №24.

2.  Про підприємництво / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №20.

3.  Про власність в Україні / Закон України // Відомості Верхов­ної Ради України, 1991. — №20.

4.  Про господарські товариства / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №19.

5.  Про приватизацію майна державних підприємств / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №24.

6.  Про зовнішньоекономічну діяльність на Україні / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №29.

7.  Про податок на додану вартість / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1997. — №21.

8.  Про оренду державного майна / Закон України // Голос України, 1995. — №87.

9.  Анташов В.А., Уваров Г.В. Экономический советник менед­жера /Учебно-методическое пособие. — Минск: Финансы, учет, ау­дит. — 1996.

10.  Покропивний С.Ф., Колот В.М. Підприємство: стратегія, організація, ефективність / Навчальний посібник. — К.: КНЕУ, 1997.

у готельно-ресторанному бізнесі

Менеджер сучасного підприємства готельно-ресторанної сфери виконує функції тим успішніше, чим глибше він розуміє суть змін у навколишньому середовищі й виробничих процесах, уміло вико­ристовує сучасні методи й прийоми контролю.

Ефективному контролю на підприємстві готельно-ресторанно­го бізнесу притаманні:

> стратегічна спрямованість, тобто аналіз ключових питань діяльності підприємства, а не зосередження на незначних не­доліках роботи. Стратегічна спрямованість — це одна з основних характеристик ефективного контролю. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісній формі чи визначен­ня її результативності за принципом «витрати-ефект» не повинна бути критерієм для прийняття рішення щодо запровадження ме­ханізму контролю. Діяльність у сфері готельно-ресторанного сервісу не вимагає постійного контролю за всіма виробничими процесами. Але якщо вище керівництво вважає, що всі види діяль­ності мають стратегічне значення, то в кожному структурному підрозділі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність нелегко піддаватиметься вимірюванню;

> економічність, тобто він повинен базуватись на порівнянні витрат на контроль з його досягненнями. Всі витрати, здійснювані підприємством на реалізацію функції контролю, зводяться до збільшення його переваг і зменшення доходів. Витрати повинні на­ближати підприємство до поставлених цілей. Якщо ж сумарні вит­рати на систему контролю перевищують створені нею переваги, підприємству краще не використовувати її взагалі або запровадити менш ретельний контроль. Оскільки в контролі приховано багато побічних витрат (витрати робочого часу й відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені для вирішення інших завдань), то для того, щоб контроль був економічно виправданим, співвідношення витрат та можливого прибутку повинно бути досить низьким. Для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат та при­бутку від застосування системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Основне правило контролю: полягає в тому, що вартість контролю не повинна перевищувати прибутку від нього. Він не повинен спрямовувати роботу хибним шляхом;

> орієнтація на досягнення конкретних результатів. Мета кон­тролю полягає не у збиранні інформації й виявленні проблем, а на­самперед у вирішенні завдань, які стоять перед підприємством. Ре­алізація функції контролю й оголошення його результатів є важли­вим лише як засіб досягнення цієї мети. Контроль вважається ефек­тивним, коли підприємство фактично досягає бажаних цілей і спро­можне; визначити нові цілі, які забезпечать його динамічний розви­ток у майбутньому;

> відповідність виду діяльності. Для того, щоб бути ефектив­ним, контроль повинен відповідати виду діяльності, що контро­люється, й надавати об'єктивні дані щодо вимірювання й оціню­вання того, що є дійсно важливим. Незадовільний механізм кон­тролю може скоріш маскувати, а не збирати важливу критичну інформацію.

> своєчасність контролю. Для того щоб бути ефективним, кон­троль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості його проведення, а в оптималь­ному часовому інтервалі між проведенням вимірювань й визначен­ням оцінок, адекватному явищу, що контролюється. Значення ча­сового інтервалу визначається із урахуванням термінів основного плану, швидкості змін і витрат на проведення спостережень, оброб­ки й аналізу отриманих результатів. Найважливішим завданням контролю залишається усунення відхилень раніше, ніж вони набу­дуть значного розміру. Відтак система ефективного контролю — це система, яка надає необхідну інформацію конкретним фахівцям раніше, ніж розвинеться кризове явище;

> гнучкість контролю. Якби непередбачене можна було спрогнозувати, то контроль був би непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути досить гнучким і пристосовуватись до мінливості внутрішнього, безпосереднього й зовнішнього середовищ. При цьому незначні зміни планів рідко бувають пов'язаними з необхід­ністю серйозних змін у системі контролю;

> простота контролю. Як правило, найбільш ефективний кон­троль — це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю потребу­ють менших зусиль й більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що занадто складну систему контролю працівники не ро­зуміють й не підтримують її,— така система контролю не може бути ефективною. Надлишкова складність призводить до безладу, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати потребам і можливос­тям спеціалістів, що взаємодіють з системою контролю і реалізу­ють її. Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, мають повноваження виконувати також коорди­наційні функції;

> контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кож­ний крок підлеглих і накладати стягнення за найменші порушення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання контролю з іншими функціями менеджменту дає змогу зменшити обсяг контро­льованих операцій і чисельність працівників, що їх виконують. Зо­крема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці й виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. Тому доцільно розширювати службову функцію контролю, яка полягає не лише у вивченні процесу реалізації рішень, але й в активному їх корегуванні, раціоналізації всієї роз­порядчої діяльності апарату управління.

На підприємствах готельно-ресторанного бізнесу практи­кується здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані та­кого контролю використовуються при оцінці індивідуальної діяль­ності менеджерів і вирішенні питань щодо їх службового просуван­ня. Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації кон­тролю за виконанням рішень, важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спосте­реженням і дистанційним контролем. Ефективність контролю може зростати і за рахунок добре налагодженого оперативного його планування.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, обсяг, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) доцільно дотримува­тись сучасних наукових методик і орієнтуватись на передові практичні досягнення у готельно-ресторанному бізнесі. Конт­роль не повинен обмежуватись інцидентами, як і набувати то­тальної форми, яка породжує недбалість у роботі контролюючих органів і приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників. Недоліки в роботі краще обговорювати на робочо­му місці; за всіх умов контроль не повинен пригнічувати працівників, створювати напруження в колективі й призводити до конфліктних ситуацій. Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі й об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує відчуття впевненості й задоволення від ро­боти у виконавців.

Ефективність функції контролю на підприємствах готельно-ресторанного бізнесу є очевидною в тому разі, коли його завдан­ня не зводиться лише до виявлення розбіжностей між фактичними і плановими показниками. Головне в його проведенні — усунення причин, які спричиняють цю розбіжність, забезпечення безумов­ного виконання планів і всіх нормативних вимог, створення спри­ятливих умов для діяльності працівників на кожному робочому місці.

При реалізації функції контролю слід враховувати загальний режим і умови діяльності працівників апарату управління. Конт­роль потрібно здійснювати в такі періоди, коли спеціалісти апа­рату найменш завантажені основною роботою, мають мож­ливість більше часу приділити реалізації програми спостережен­ня чи перевірки, або чітко визначати заздалегідь час і форму кон­тролю.

Система контролю повинна бути дієвою та ефективною, але водночас не зводитись до обмеження ініціативи, дріб'язкової опіки щодо кожної дії підлеглих.

Для підвищення ефективності контролю на підприємствах го­тельно-ресторанного бізнесу необхідно:

•  розробляти плани, які об'єктивно відбивають результати діяльності працівників;

•  забезпечувати двостороннє спілкування між працівниками органів контролю та працівниками підприємства, діяльність яких контролюється;

. • уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

•  застосовувати методи розробки планів, які забезпечують жорсткий, але справедливий контроль;

•  використовувати методи матеріального стимулювання кон­тролюючих органів за досягнуті результати;

•  впроваджувати інформаційно-управлінську систему кон­тролю;

•  приділяти основну увагу контролю за процесам здійснення основних видів діяльності підприємства.

Контрольні запитання

1. Які якості притаманні ефективному контролю?

2. У чому полягає стратегічна спрямованість контролю?

3. Яке співвідношення повинне бути між витратами на ре­алізацію функції контролю й прибутком від результатів її ре­алізації?

4. Що означає «своєчасність контролю», «гнучкість й простота контролю»?

5. Які необхідно впроваджувати заходи для підвищення ефек­тивності функції контролю на підприємствах сфери гостинності?

Рекомендована література

1.  Про підприємства в Україні / Закон України // Відомості Вер­ховної Ради України, 1991. — №24.

2.  Про підприємництво / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №20.

3.  Про власність в Україні / Закон України // Відомості Верхов­ної Ради України, 1991. — №20.

4.  Про господарські товариства / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №19.

5.  Про приватизацію майна державних підприємств / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №24.

6.  Про зовнішньоекономічну діяльність на Україні / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1991. — №29.

7.  Про податок на додану вартість / Закон України // Відомості Верховної Ради України, 1997. — №21.

8.  Про оренду державного майна / Закон України // Голос України, 1995. — №87.

9.  Анташов В.А., Уваров Г.В. Экономический советник менед­жера /Учебно-методическое пособие. — Минск: Финансы, учет, ау­дит. — 1996.

10.  Покропивний С.Ф., Колот В.М. Підприємство: стратегія, організація, ефективність / Навчальний посібник. — К.: КНЕУ, 1997.