5.3. Розрахунок структури фахівців у розрізах спеціальностей і рівнів кваліфікації

Загальна потреба у фахівцях — це вся чисельність фахівців організації, яка необхідна для виконання передбаченого обсягу робіт.

Додаткова потреба у фахівцях охоплює потребу організації на приріст чисельності фахівців; на заміщення вакантних посад та вільних робочих місць, що повинні заміщуватися фахівцями; на втрати фахівців унаслідок призову до лав Збройних сил України, вибуття жінок у декретну відпустку й відпустку з нагляду за дітьми, плинності кадрів; на часткову заміну практиків без вищої освіти; на компенсацію втрат фахівців унаслідок природних причин; на компенсацію втрат фахівців у зв’яз­ку зі вступом до вищих навчальних закладів вищого рівня акредитації та заклади післядипломної освіти, аспірантуру, докторантуру.

Додаткова потреба у фахівцях на приріст чисельності являє собою різницю між загальною потребою у фахівцях на кінець планового періоду і наявною чисельністю фахівців на початок планового періоду.

Поточна додаткова потреба у фахівцях визначається на очікуваний рік та є основою для вирішення питання працевлаштування випускників навчальних закладів, професійної перепідготовки персоналу. Середньострокова додаткова потреба у фахівцях визначається терміном на 2—5 років, а довгострокова — на 6—15 років. Визначення цих потреб є підґрунтям для профорієнтаційної роботи, професійного навчання кадрів, планування трудової кар’єри працівників.

В організації для розрахунку планової чисельності фахівців з вищою освітою використовується метод розрахунку за робочими місцями і нормативами чисельності. Специфічним випадком застосування методу норм обслуговування є визначення чисельності керівників через норми керованості.

Планування потреби у фахівцях в організації здійснюється на основі вивчення залежності потреби у фахівцях від основних техніко-економічних виробничих показників. Визначення загальної потреби у фахівцях з різним рівнем кваліфікації здійснюється в основному за двома такими методами: насиченості фахівцями і штатно-нормативним методом.

Метод насиченості фахівцями переважно застосовується у тих випадках, коли необхідно розрахувати потребу у фахівцях на період 6—15 років і більше. Насиченість фахівцями — це розрахунковий показник, що являє собою відношення чисельності фахівців з вищою освітою, які працюють на відповідних посадах, що передбачають працівників з вищою освітою, до чисельності всього персоналу організації. Фахівці, котрі використовуються на посадах технічних виконавців або на робочих місцях, що не підлягають заміщенню дипломованими фахівцями, при розрахунку насиченості фахівцями у розрахунок не включаються.

Коефіцієнт насиченості організації фахівцями розраховується за такою формулою:

            (5.1)

де Кн.ф — коефіцієнт насиченості організації фахівцями;

ЧФ — загальна потреба у фахівцях, осіб;

ЧП — загальна чисельність персоналу організації, осіб.

Насиченість фахівцями визначається за ретроспективний і плановий періоди. За ретроспективний період аналіз охоплює період до 10-ти років. Для планового періоду насиченість фахівцями визначається, як правило, опосередкованими методами та використовується для розрахунку середньострокової і довгостро­кової потреби з урахуванням таких показників: обсяг реалізації продукції чи наданих послуг, продуктивність праці, рентабельність реалізованої продукції і послуг, рівень механізації й автоматизації виробничих процесів, частка продукції вищої категорії якості та ін.

Показник насиченості фахівцями відрізняється від показника питомої ваги фахівців у загальній чисельності персоналу організації. Питома вага фахівців — це показник, що являє собою відношення чисельності всіх фахівців з вищою освітою (незалежно від того, які посади, в тому числі робочі місця, вони обіймають) до загальної чисельності персоналу.

Загальна потреба організації у фахівцях у плановому періоді визначається за формулою:

ЧФп = ЧПп · Кн.ф.п,            (5.2)

де ЧФп — потреба організації у фахівцях у плановому періоді, осіб;

ЧПп — загальна чисельність персоналу в плановому періоді, осіб;

Кн.ф.п — коефіцієнт насиченості організації фахівцями у плановому періоді.

Штатно-нормативний метод планування потреби у фахівцях використовується тоді, коли розраховується потреба у фахівцях терміном до шести років. На більш відділений період достовірність його результатів для організації буде істотно знижуватися. Потрібний рівень освіти фахівця визначають виходячи з назви професії, посади — за Державним класифікатором професій України. За новими професіями (фахами), що не увійшли до класифікатора, — аналогічно з тими, котрі є у кваліфікаційних довідниках.

Загальними недоліками зазначених двох методів визначення загальної потреби у фахівцях у плановому періоді є неповний облік впливу науково-технічного прогресу і ринкових методів господарювання. Ці недоліки певною мірою можна усунути, використавши метод порівняння, що ґрунтується на гіпотезі, згідно з якою рівні технічної оснащеності, господарської діяльності підприємств на конкретну дату неоднакові. У галузі є невелика кількість передових підприємств-конкурентів, котрі відповідають сучасним вимогам, а інші зможуть наблизитись до цього рівня через деякий період. Це дає змогу працівникам служби управління персоналом проектувати професійно-кваліфікаційну структуру персоналу передових підприємств, що досягнута ними в базовому періоді, для свого підприємства на перспективу.

Потреба у фахівцях відповідно до рівня кваліфікації та спеціальностей може визначатися методом структурного розподілу. Сутність цього методу полягає в тому, що на основі аналізу сформованих структур зайнятості фахівців у звітному періоді й обґрунтування фахівцями служби управління персоналом за участі працівників інших підрозділів організації, очікуваних тенденцій їх змін у плановому періоді визначається прогнозована структура фахівців у розрізі спеціальностей та рівнів кваліфікації в організації.

Сутність штатно-нормативного методу полягає в тому, що після визначення загальної потреби у фахівцях на плановий період згідно з функціями управління, посадами з допомогою переліку напрямів та спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за відповідними освітньо-кваліфікаційними рівнями, що затверджуються постановою Кабінету Міністрів України, визначається потреба у фахівцях за напрямами підготовки, спеціальностями й освітньо-кваліфікацій­ними рівнями.

Розрахунок потреби у фахівцях певних спеціальностей за різним рівнем кваліфікації в організації на більш тривалий період (6—10 років) визначається іншим методом. Цей метод передбачає підсумовування прогнозованих коефіцієнтів насиченості працівниками, які обійматимуть посади фахівців відповідно до кожної функції виробничої діяльності, що будуть виконуватися фа­хівцями у прогнозованому періоді.

Підвищення достовірності розрахунку планової чисельності фахівців вимагає розроблення організацією раціональних схем управління, нормативів чисельності фахівців відповідно до функцій управління, що будуються на основі непрямого виміру трудомісткості робіт фахівців за факторами. Розраховуючи планову чисельність працівників з вищою освітою, слід виходити з того, що потреба в одних фахівцях залежить від таких факторів, як обсяги виробництва, надання послуг, а в інших — від зміни організаційної структури управління, технічного оснащення підприєм­ства і технології, рівня конкурентної боротьби за ринки збуту продукції чи надання послуг тощо.

Використання зазначених вище методів у визначенні планової чисельності фахівців у комплексі дає змогу працівникам служби управління персоналом організації зменшити величину помилок при розрахунку потреби у фахівцях на плановий період у розрізі спеціальностей і освітньо-кваліфікаційних рівнів.

Визначення потреби у фахівцях за освітньо-кваліфікаційни­ми рівнями має сприяти досягненню раціонального співвідношення між молодшими спеціалістами, бакалаврами, спеціалістами та магістрами. Установлення раціональних співвідношень між ними сприятиме найбільш економному використанню коштів, що виділяються на професійну підготовку фахівців, оскільки терміни та вартість навчання молодших спеціалістів суттєво відрізняються від термінів і вартості навчання спеціалістів і магістрів. У перспективі у зв’язку з підвищенням рівня технічної оснащеності підприємств, ускладненням процесу управління ви­робництвом очікується прискорене зростання чисельності спеціалістів та магістрів.

Визначення потреби у фахівцях в організації передбачає встановлення оптимального співвідношення між фахівцями й технічними виконавцями. Зменшення числа посад технічних виконавців може привести у плановому періоді до того, що в структурі робочого часу фахівців значну частку становитиме час на виконання функцій, що не вимагають вищої освіти (друкування тексту на комп’ютері, виконання обов’язків діловода, працівника з постачання і т. п.).

Загальна потреба у фахівцях — це вся чисельність фахівців організації, яка необхідна для виконання передбаченого обсягу робіт.

Додаткова потреба у фахівцях охоплює потребу організації на приріст чисельності фахівців; на заміщення вакантних посад та вільних робочих місць, що повинні заміщуватися фахівцями; на втрати фахівців унаслідок призову до лав Збройних сил України, вибуття жінок у декретну відпустку й відпустку з нагляду за дітьми, плинності кадрів; на часткову заміну практиків без вищої освіти; на компенсацію втрат фахівців унаслідок природних причин; на компенсацію втрат фахівців у зв’яз­ку зі вступом до вищих навчальних закладів вищого рівня акредитації та заклади післядипломної освіти, аспірантуру, докторантуру.

Додаткова потреба у фахівцях на приріст чисельності являє собою різницю між загальною потребою у фахівцях на кінець планового періоду і наявною чисельністю фахівців на початок планового періоду.

Поточна додаткова потреба у фахівцях визначається на очікуваний рік та є основою для вирішення питання працевлаштування випускників навчальних закладів, професійної перепідготовки персоналу. Середньострокова додаткова потреба у фахівцях визначається терміном на 2—5 років, а довгострокова — на 6—15 років. Визначення цих потреб є підґрунтям для профорієнтаційної роботи, професійного навчання кадрів, планування трудової кар’єри працівників.

В організації для розрахунку планової чисельності фахівців з вищою освітою використовується метод розрахунку за робочими місцями і нормативами чисельності. Специфічним випадком застосування методу норм обслуговування є визначення чисельності керівників через норми керованості.

Планування потреби у фахівцях в організації здійснюється на основі вивчення залежності потреби у фахівцях від основних техніко-економічних виробничих показників. Визначення загальної потреби у фахівцях з різним рівнем кваліфікації здійснюється в основному за двома такими методами: насиченості фахівцями і штатно-нормативним методом.

Метод насиченості фахівцями переважно застосовується у тих випадках, коли необхідно розрахувати потребу у фахівцях на період 6—15 років і більше. Насиченість фахівцями — це розрахунковий показник, що являє собою відношення чисельності фахівців з вищою освітою, які працюють на відповідних посадах, що передбачають працівників з вищою освітою, до чисельності всього персоналу організації. Фахівці, котрі використовуються на посадах технічних виконавців або на робочих місцях, що не підлягають заміщенню дипломованими фахівцями, при розрахунку насиченості фахівцями у розрахунок не включаються.

Коефіцієнт насиченості організації фахівцями розраховується за такою формулою:

            (5.1)

де Кн.ф — коефіцієнт насиченості організації фахівцями;

ЧФ — загальна потреба у фахівцях, осіб;

ЧП — загальна чисельність персоналу організації, осіб.

Насиченість фахівцями визначається за ретроспективний і плановий періоди. За ретроспективний період аналіз охоплює період до 10-ти років. Для планового періоду насиченість фахівцями визначається, як правило, опосередкованими методами та використовується для розрахунку середньострокової і довгостро­кової потреби з урахуванням таких показників: обсяг реалізації продукції чи наданих послуг, продуктивність праці, рентабельність реалізованої продукції і послуг, рівень механізації й автоматизації виробничих процесів, частка продукції вищої категорії якості та ін.

Показник насиченості фахівцями відрізняється від показника питомої ваги фахівців у загальній чисельності персоналу організації. Питома вага фахівців — це показник, що являє собою відношення чисельності всіх фахівців з вищою освітою (незалежно від того, які посади, в тому числі робочі місця, вони обіймають) до загальної чисельності персоналу.

Загальна потреба організації у фахівцях у плановому періоді визначається за формулою:

ЧФп = ЧПп · Кн.ф.п,            (5.2)

де ЧФп — потреба організації у фахівцях у плановому періоді, осіб;

ЧПп — загальна чисельність персоналу в плановому періоді, осіб;

Кн.ф.п — коефіцієнт насиченості організації фахівцями у плановому періоді.

Штатно-нормативний метод планування потреби у фахівцях використовується тоді, коли розраховується потреба у фахівцях терміном до шести років. На більш відділений період достовірність його результатів для організації буде істотно знижуватися. Потрібний рівень освіти фахівця визначають виходячи з назви професії, посади — за Державним класифікатором професій України. За новими професіями (фахами), що не увійшли до класифікатора, — аналогічно з тими, котрі є у кваліфікаційних довідниках.

Загальними недоліками зазначених двох методів визначення загальної потреби у фахівцях у плановому періоді є неповний облік впливу науково-технічного прогресу і ринкових методів господарювання. Ці недоліки певною мірою можна усунути, використавши метод порівняння, що ґрунтується на гіпотезі, згідно з якою рівні технічної оснащеності, господарської діяльності підприємств на конкретну дату неоднакові. У галузі є невелика кількість передових підприємств-конкурентів, котрі відповідають сучасним вимогам, а інші зможуть наблизитись до цього рівня через деякий період. Це дає змогу працівникам служби управління персоналом проектувати професійно-кваліфікаційну структуру персоналу передових підприємств, що досягнута ними в базовому періоді, для свого підприємства на перспективу.

Потреба у фахівцях відповідно до рівня кваліфікації та спеціальностей може визначатися методом структурного розподілу. Сутність цього методу полягає в тому, що на основі аналізу сформованих структур зайнятості фахівців у звітному періоді й обґрунтування фахівцями служби управління персоналом за участі працівників інших підрозділів організації, очікуваних тенденцій їх змін у плановому періоді визначається прогнозована структура фахівців у розрізі спеціальностей та рівнів кваліфікації в організації.

Сутність штатно-нормативного методу полягає в тому, що після визначення загальної потреби у фахівцях на плановий період згідно з функціями управління, посадами з допомогою переліку напрямів та спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за відповідними освітньо-кваліфікаційними рівнями, що затверджуються постановою Кабінету Міністрів України, визначається потреба у фахівцях за напрямами підготовки, спеціальностями й освітньо-кваліфікацій­ними рівнями.

Розрахунок потреби у фахівцях певних спеціальностей за різним рівнем кваліфікації в організації на більш тривалий період (6—10 років) визначається іншим методом. Цей метод передбачає підсумовування прогнозованих коефіцієнтів насиченості працівниками, які обійматимуть посади фахівців відповідно до кожної функції виробничої діяльності, що будуть виконуватися фа­хівцями у прогнозованому періоді.

Підвищення достовірності розрахунку планової чисельності фахівців вимагає розроблення організацією раціональних схем управління, нормативів чисельності фахівців відповідно до функцій управління, що будуються на основі непрямого виміру трудомісткості робіт фахівців за факторами. Розраховуючи планову чисельність працівників з вищою освітою, слід виходити з того, що потреба в одних фахівцях залежить від таких факторів, як обсяги виробництва, надання послуг, а в інших — від зміни організаційної структури управління, технічного оснащення підприєм­ства і технології, рівня конкурентної боротьби за ринки збуту продукції чи надання послуг тощо.

Використання зазначених вище методів у визначенні планової чисельності фахівців у комплексі дає змогу працівникам служби управління персоналом організації зменшити величину помилок при розрахунку потреби у фахівцях на плановий період у розрізі спеціальностей і освітньо-кваліфікаційних рівнів.

Визначення потреби у фахівцях за освітньо-кваліфікаційни­ми рівнями має сприяти досягненню раціонального співвідношення між молодшими спеціалістами, бакалаврами, спеціалістами та магістрами. Установлення раціональних співвідношень між ними сприятиме найбільш економному використанню коштів, що виділяються на професійну підготовку фахівців, оскільки терміни та вартість навчання молодших спеціалістів суттєво відрізняються від термінів і вартості навчання спеціалістів і магістрів. У перспективі у зв’язку з підвищенням рівня технічної оснащеності підприємств, ускладненням процесу управління ви­робництвом очікується прискорене зростання чисельності спеціалістів та магістрів.

Визначення потреби у фахівцях в організації передбачає встановлення оптимального співвідношення між фахівцями й технічними виконавцями. Зменшення числа посад технічних виконавців може привести у плановому періоді до того, що в структурі робочого часу фахівців значну частку становитиме час на виконання функцій, що не вимагають вищої освіти (друкування тексту на комп’ютері, виконання обов’язків діловода, працівника з постачання і т. п.).