1.6.4.Управление выполнением процесса

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром (вариантом, сессией). Например, процесс «Обработка заказа клиента». Экземпляром процесса будет обработка заказа № 125 от компании «Стройтрест». Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает;

одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

обмен произвольными сообщениями между пользователями;

доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

взаимодействие путем обмена данными с другими программами.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

просмотр содержимого;

заполнение и/или редактирование полей;

печать формы;

выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще не просмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

выбор задания;

переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

выпуск выбранного задания - информирование системы о его выполнении;

пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

установка критериев сортировки заданий в очереди;

ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении   процесса   Workflow  участвуют   следующие   классы пользователей;

администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например, данных о пользователях;

разработчик  процесса  - разработка, тестирование  и  поддержка  конкретного процесса;

владелец процесса - редактирование конкретного процесса;

менеджер - контроль исполнения экземпляров  процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

пользователь -  доступ к системе через очередь заданий,  функция  запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, к функции запуска экземпляров процесса и к возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

регистрационные журналы;

отчеты о состоянии;

пересмотр данных;

административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана, не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и, таким образом, управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром (вариантом, сессией). Например, процесс «Обработка заказа клиента». Экземпляром процесса будет обработка заказа № 125 от компании «Стройтрест». Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает;

одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

обмен произвольными сообщениями между пользователями;

доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

взаимодействие путем обмена данными с другими программами.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

просмотр содержимого;

заполнение и/или редактирование полей;

печать формы;

выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще не просмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

выбор задания;

переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

выпуск выбранного задания - информирование системы о его выполнении;

пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

установка критериев сортировки заданий в очереди;

ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении   процесса   Workflow  участвуют   следующие   классы пользователей;

администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например, данных о пользователях;

разработчик  процесса  - разработка, тестирование  и  поддержка  конкретного процесса;

владелец процесса - редактирование конкретного процесса;

менеджер - контроль исполнения экземпляров  процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

пользователь -  доступ к системе через очередь заданий,  функция  запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, к функции запуска экземпляров процесса и к возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

регистрационные журналы;

отчеты о состоянии;

пересмотр данных;

административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана, не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и, таким образом, управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.