2.1. Выбор процесса для оптимизации
К оглавлению1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86
Первый шаг - выбор процесса, над которым будет вестись работа по оптимизации. Выбор может осуществляться следующими методами:
Функционально-стоимостным анализом (ФСЛ) деятельности компании.
Экспертно.
Комплексным подходом.
Применение метода ФСА предполагает определение стоимости основных выполняемых в компании функций и выбор процесса с наибольшей стоимостью, так как в результате его оптимизации будет получен максимальный эффект. Оптимизация процесса, который составляет 0.5-1% от общих затрат компании, не может дать значительного эффекта. Даже если удастся сократить затраты процесса на 50%, то в масштабах компании это будет только 0,25 - 0,5% от общих затрат, i.e., затраты на оптимизацию могут не окупиться.
Проведение проекта по оптимизации бизнес-процесса включает следующие затраты;
Обязательные затраты:
1. обучение персонала;
2. отвлечение персонала от основной работы (как на обучение, так и на проведение самого проекта).
Не обязательные, но желательные затраты:
3. покупка программного обеспечения:
4. привлечение консультантов.
Все эти затраты должны окупаться мероприятиями, проводимыми по оптимизации бизнес-процессов.
Основное преимущество ФСА - беспристрастность и сравнимость различных процессов по единому критерию затратности.
Недостаток - значимость процесса зачастую определяется не только его стоимостью, а это уже не учитывает метод ФСА.
Экспертный подход предполагает опенку значимости процессов компании специалистами. Причем, специалисты могут быть как сотрудниками компании, так и привлеченными консультантами.
Примером процесса в целом мало-затратного, но вызывающего задержки в обслуживании клиентов, может стать процесс обслуживания клиентов в банке. С одной стороны, постоянное наличие запаса бумаги у операциониста и организация пополнения этого запаса не создают значительных затрат, но отсутствие бумаги может привести к задержке в обслуживании и к потере клиентов. Такие затраты сложно оценить потому, что информация о них не содержится в отчетах. Эти затраты называются издержками упущенных возможностей, и именно их стоит искать при использовании экспертного подхода.
Преимущество экспертного подхода - учет максимально возможного количества факторов.
Нeдостаток - возможная пристрастность участников. Сложно сравнивать различные процессы без единого критерия оценки.
Комплексный подход включает в себя экспертную оценку с учетом предварительно проведенного ФСА.
Многие руководители считают, что точно представляют, в чем заключаются проблемы организации, но когда «проблемные» процессы выбирались для оптимизации, оказывалось, что проблема находилась в смежных областях. Например, приглашались консультанты для решения проблем в управлении финансами. В результате выполнения проекта оказывалось, что улучшение контроля и управляемости финансов не решает проблемы организации, так как свое начало проблемы берут в снабжении и производстве, а финансы лишь отражают последствия.
Первый шаг - выбор процесса, над которым будет вестись работа по оптимизации. Выбор может осуществляться следующими методами:
Функционально-стоимостным анализом (ФСЛ) деятельности компании.
Экспертно.
Комплексным подходом.
Применение метода ФСА предполагает определение стоимости основных выполняемых в компании функций и выбор процесса с наибольшей стоимостью, так как в результате его оптимизации будет получен максимальный эффект. Оптимизация процесса, который составляет 0.5-1% от общих затрат компании, не может дать значительного эффекта. Даже если удастся сократить затраты процесса на 50%, то в масштабах компании это будет только 0,25 - 0,5% от общих затрат, i.e., затраты на оптимизацию могут не окупиться.
Проведение проекта по оптимизации бизнес-процесса включает следующие затраты;
Обязательные затраты:
1. обучение персонала;
2. отвлечение персонала от основной работы (как на обучение, так и на проведение самого проекта).
Не обязательные, но желательные затраты:
3. покупка программного обеспечения:
4. привлечение консультантов.
Все эти затраты должны окупаться мероприятиями, проводимыми по оптимизации бизнес-процессов.
Основное преимущество ФСА - беспристрастность и сравнимость различных процессов по единому критерию затратности.
Недостаток - значимость процесса зачастую определяется не только его стоимостью, а это уже не учитывает метод ФСА.
Экспертный подход предполагает опенку значимости процессов компании специалистами. Причем, специалисты могут быть как сотрудниками компании, так и привлеченными консультантами.
Примером процесса в целом мало-затратного, но вызывающего задержки в обслуживании клиентов, может стать процесс обслуживания клиентов в банке. С одной стороны, постоянное наличие запаса бумаги у операциониста и организация пополнения этого запаса не создают значительных затрат, но отсутствие бумаги может привести к задержке в обслуживании и к потере клиентов. Такие затраты сложно оценить потому, что информация о них не содержится в отчетах. Эти затраты называются издержками упущенных возможностей, и именно их стоит искать при использовании экспертного подхода.
Преимущество экспертного подхода - учет максимально возможного количества факторов.
Нeдостаток - возможная пристрастность участников. Сложно сравнивать различные процессы без единого критерия оценки.
Комплексный подход включает в себя экспертную оценку с учетом предварительно проведенного ФСА.
Многие руководители считают, что точно представляют, в чем заключаются проблемы организации, но когда «проблемные» процессы выбирались для оптимизации, оказывалось, что проблема находилась в смежных областях. Например, приглашались консультанты для решения проблем в управлении финансами. В результате выполнения проекта оказывалось, что улучшение контроля и управляемости финансов не решает проблемы организации, так как свое начало проблемы берут в снабжении и производстве, а финансы лишь отражают последствия.