2.7.5. Пример «Сертификация». Анализ процесса
К оглавлению1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86
Основная задача оптимизации данного процесса - сокращение его длительности. Для этого необходимо проанализировать возможные варианты исполнения процесса, рассчитать их продолжительность, и выявить возможные пути оптимизации.
Рис. 54 Время выполнения функций в процессе сертификации
Для процесса Сертификации были установлены следующие продолжительности выполнения функций (см. Рис. 54). Эти результаты получены в результате опроса работнике и.
Расчет продолжительности по сценариям процесса Сертификации приведен в Табл. 14.
Табл. 14 Продолжительность вариантов процесса сертификации
|
Функция |
Продолжительность исполнения функции |
Количество исполнений функции по сценариям |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Формирование комплекта для сертификации |
10 мин. |
1 |
1 |
2 |
2 |
|
Доставка комплекта в Центр сертификации |
1,5 часа |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата |
5 дней |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Доставка результатов сертификации |
1,5 часа |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Информирование Отдела продаж о получении Сертификата |
10 мин. |
1 |
|
1 |
1 |
|
Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара |
10 мин. |
|
1 |
|
|
|
Запрос недостающих документов от поставщика |
1 день |
|
|
1 |
1 |
|
Отправка недостающих документов |
5 дней |
|
|
1 |
1 |
|
Длительность процесса, округленная до целых дней |
|
6 |
6 |
17 |
12 |
Сценарий 1 - наименее продолжительный путь течения процесса. В этом случае выполняются следующие функции: «Формирование комплекта для сертификации» -«Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».
При этом функция «Оплата услуг Сертификационного центра» не должна учитываться при измерении срока сертификации продукции потому, что после «Информирования Отдела продаж о получении Сертификата» товар выпускается в продажу и дальнейшее продолжение процесса не влияет на замораживание оборотных средств.
Сценарий 2 - приведенный в таблице, показывает такую же продолжительность процесса, как и оптимальный, но при этом не достигает цели. При получении мотивированного отказа из Центра сертификации следует оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара. В итоге все убытки, понесенные в процессе закупки, доставки, хранения и, возможно, утилизации товара, необходимо взыскивать с поставщика. Это также. возможно, потребует времени и дополнительных затрат. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара».
Сценарий 3 - самый продолжительный вариант из приведенных в таблице. Процесс, фактически, повторяется дважды: после получения результатов сертификации выясняется, что в сертификации отказано из-за несоответствия документации. Следовательно, необходимо запросить у поставщика недостающую документацию и после ее получения начинать процесс с формирования комплекта для сертификации. В результате повторение процесса приводит к резкому увеличению продолжительности - до 17 дней. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».
Сценарий 4 - менее продолжительный, чем предыдущий, потому что здесь некомплектность документации выявляется на этапе формирования комплекта для сертификации. В результате только одна функция повторяется дважды (формирование комплекта для сертификации). Задержку же вызывает длительное получение недостающей документации у поставщика. В итоге продолжительность этого варианта процесса увеличивается до 12 суток. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» -«Информирование Отдела продаж о получении Сертификата»
Основная задача оптимизации данного процесса - сокращение его длительности. Для этого необходимо проанализировать возможные варианты исполнения процесса, рассчитать их продолжительность, и выявить возможные пути оптимизации.
Рис. 54 Время выполнения функций в процессе сертификации
Для процесса Сертификации были установлены следующие продолжительности выполнения функций (см. Рис. 54). Эти результаты получены в результате опроса работнике и.
Расчет продолжительности по сценариям процесса Сертификации приведен в Табл. 14.
Табл. 14 Продолжительность вариантов процесса сертификации
|
Функция |
Продолжительность исполнения функции |
Количество исполнений функции по сценариям |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Формирование комплекта для сертификации |
10 мин. |
1 |
1 |
2 |
2 |
|
Доставка комплекта в Центр сертификации |
1,5 часа |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата |
5 дней |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Доставка результатов сертификации |
1,5 часа |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
Информирование Отдела продаж о получении Сертификата |
10 мин. |
1 |
|
1 |
1 |
|
Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара |
10 мин. |
|
1 |
|
|
|
Запрос недостающих документов от поставщика |
1 день |
|
|
1 |
1 |
|
Отправка недостающих документов |
5 дней |
|
|
1 |
1 |
|
Длительность процесса, округленная до целых дней |
|
6 |
6 |
17 |
12 |
Сценарий 1 - наименее продолжительный путь течения процесса. В этом случае выполняются следующие функции: «Формирование комплекта для сертификации» -«Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».
При этом функция «Оплата услуг Сертификационного центра» не должна учитываться при измерении срока сертификации продукции потому, что после «Информирования Отдела продаж о получении Сертификата» товар выпускается в продажу и дальнейшее продолжение процесса не влияет на замораживание оборотных средств.
Сценарий 2 - приведенный в таблице, показывает такую же продолжительность процесса, как и оптимальный, но при этом не достигает цели. При получении мотивированного отказа из Центра сертификации следует оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара. В итоге все убытки, понесенные в процессе закупки, доставки, хранения и, возможно, утилизации товара, необходимо взыскивать с поставщика. Это также. возможно, потребует времени и дополнительных затрат. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара».
Сценарий 3 - самый продолжительный вариант из приведенных в таблице. Процесс, фактически, повторяется дважды: после получения результатов сертификации выясняется, что в сертификации отказано из-за несоответствия документации. Следовательно, необходимо запросить у поставщика недостающую документацию и после ее получения начинать процесс с формирования комплекта для сертификации. В результате повторение процесса приводит к резкому увеличению продолжительности - до 17 дней. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».
Сценарий 4 - менее продолжительный, чем предыдущий, потому что здесь некомплектность документации выявляется на этапе формирования комплекта для сертификации. В результате только одна функция повторяется дважды (формирование комплекта для сертификации). Задержку же вызывает длительное получение недостающей документации у поставщика. В итоге продолжительность этого варианта процесса увеличивается до 12 суток. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» -«Информирование Отдела продаж о получении Сертификата»