2.10.2.5. Анализ процесса

Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. При этом необходимо повысить качество заключаемых договоров через исключение повторяющихся ошибок.

Для решения этих задач подходят следующие методы анализа:

метод устранения ненужных операций:

параллельное выполнение согласований;

разделение   договоров   на   типы   с   различными   сценариями   прохождения согласований для каждого типа договоров. Критерием разделения на типы может служить стоимость.

уменьшение количества согласований для плановых договоров и усложнение процедуры прохождения внеплановых - для улучшения финансовой дисциплины;

типизация форм договоров.

Следующие предложения были внесены Начальником отдела развития:

1. Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

2. Подписание всех договоров топ-менеджерами не обязательно, поэтому имеет смысл разделить договора на несколько групп:

договора до 50 000 руб.

договора от 50 000 до 200 000 руб.

договора от 200 000 до 1 000 000 руб.

договора свыше 1 000 000 руб.

3. В зависимости от принадлежности договора к той или иной группе договор будет подписываться на своем уровне.

4. Исключение согласования с юристом в случае использования типовых договоров при условии, что контрагент не вносит изменений в договор.

Передача функции «Отправка договора поставщику» Специалисту отдела МТС. Анализом процесса с точки зрения возможностей автоматизации занимался Администратор компьютерного парка и сделал следующие предложения:

5. Внедрение единой информационной системы учета документов и службы МТС с возможностью параллельного согласования, проводимого в автоматизированной информационной системе с использованием электронной подписи.

Рис. 57 Заключение договоров «как надо»

В результате внедрения всех предложений процесс приобрел следующую форму «как надо» (см. Рис. 57). Новый процесс начинается с функции «Заполнение договора в ИС и отправка поставщику». Основанием для формирования договора являются «Финансовый план» и «Сводная годовая заявка на МТС». Результатом выполнения функции является факс, отправленный поставщику. После получения от поставщика договора происходит «Регистрация договора поставки». Если договор типовой, выполняется функция «Согласования договора поставки» юристом. Далее происходит разделение плановых и внеплановых договоров. Плановые договора сразу идут на утверждение, а внеплановые проходят ряд дополнительных согласований с начальником финансового отдела, главным инженером, заместителем директора по безопасности и главным бухгалтером. Далее происходит утверждение договоров. В зависимости от суммы договора его утверждает соответствующий сотрудник.

На первый взгляд, схема стала сложнее, чем первоначальный вариант, и будет приводить к запутыванию исполнителей. Проведем простой анализ эффективности по количеству функций, которые проходил договор в варианте «как есть» и сравним с вариантом «как надо» (см. Табл. 16). В таблице приведены три варианта процесса «как надо»:

для типовых плановых договоров

для нетиповых плановых договоров

для нетиповых внеплановых договоров

Табл. 16 Сравнение процессов заключения договора по количеству функций

Как показывают результаты сравнения, большинство договоров будет заключаться в процессе из 3 функций. Для нетиповых договоров будет 4 функции. Только в случае заключения нетиповых договоров количество выполняемых операций увеличивается до 8. Все эти значения меньше чем 11 - это количество функций в процессе «как есть».

Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. При этом необходимо повысить качество заключаемых договоров через исключение повторяющихся ошибок.

Для решения этих задач подходят следующие методы анализа:

метод устранения ненужных операций:

параллельное выполнение согласований;

разделение   договоров   на   типы   с   различными   сценариями   прохождения согласований для каждого типа договоров. Критерием разделения на типы может служить стоимость.

уменьшение количества согласований для плановых договоров и усложнение процедуры прохождения внеплановых - для улучшения финансовой дисциплины;

типизация форм договоров.

Следующие предложения были внесены Начальником отдела развития:

1. Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

2. Подписание всех договоров топ-менеджерами не обязательно, поэтому имеет смысл разделить договора на несколько групп:

договора до 50 000 руб.

договора от 50 000 до 200 000 руб.

договора от 200 000 до 1 000 000 руб.

договора свыше 1 000 000 руб.

3. В зависимости от принадлежности договора к той или иной группе договор будет подписываться на своем уровне.

4. Исключение согласования с юристом в случае использования типовых договоров при условии, что контрагент не вносит изменений в договор.

Передача функции «Отправка договора поставщику» Специалисту отдела МТС. Анализом процесса с точки зрения возможностей автоматизации занимался Администратор компьютерного парка и сделал следующие предложения:

5. Внедрение единой информационной системы учета документов и службы МТС с возможностью параллельного согласования, проводимого в автоматизированной информационной системе с использованием электронной подписи.

Рис. 57 Заключение договоров «как надо»

В результате внедрения всех предложений процесс приобрел следующую форму «как надо» (см. Рис. 57). Новый процесс начинается с функции «Заполнение договора в ИС и отправка поставщику». Основанием для формирования договора являются «Финансовый план» и «Сводная годовая заявка на МТС». Результатом выполнения функции является факс, отправленный поставщику. После получения от поставщика договора происходит «Регистрация договора поставки». Если договор типовой, выполняется функция «Согласования договора поставки» юристом. Далее происходит разделение плановых и внеплановых договоров. Плановые договора сразу идут на утверждение, а внеплановые проходят ряд дополнительных согласований с начальником финансового отдела, главным инженером, заместителем директора по безопасности и главным бухгалтером. Далее происходит утверждение договоров. В зависимости от суммы договора его утверждает соответствующий сотрудник.

На первый взгляд, схема стала сложнее, чем первоначальный вариант, и будет приводить к запутыванию исполнителей. Проведем простой анализ эффективности по количеству функций, которые проходил договор в варианте «как есть» и сравним с вариантом «как надо» (см. Табл. 16). В таблице приведены три варианта процесса «как надо»:

для типовых плановых договоров

для нетиповых плановых договоров

для нетиповых внеплановых договоров

Табл. 16 Сравнение процессов заключения договора по количеству функций

Как показывают результаты сравнения, большинство договоров будет заключаться в процессе из 3 функций. Для нетиповых договоров будет 4 функции. Только в случае заключения нетиповых договоров количество выполняемых операций увеличивается до 8. Все эти значения меньше чем 11 - это количество функций в процессе «как есть».