13.6.13. Расходы на командировки

К оглавлению 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101
102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118
119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135
136 137 138 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152
153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166

В соответствии со Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Отметим, что перечень расходов на служебные командировки, указанных в Трудового кодекса РФ, является открытым.

Расходы на командировки могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН на основании Налогового кодекса РФ. При этом согласно Налогового кодекса РФ данные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций, в частности, Налогового кодекса РФ. Кроме того, расходы, перечисленные в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в Налогового кодекса РФ.

Состав расходов, принимаемых к учету в целях исчисления налога по УСН в соответствии с Налогового кодекса РФ аналогичен составу расходов, указанных в Налогового кодекса РФ, принимаемых в целях налога на прибыль.

Так, в целях исчисления налога по УСН принимаются следующие расходы на командировки, в частности, на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (например, на бронирование номеров в гостинице). Исключение - по этой статье расходов не могут быть возмещены затраты: на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

- проживание работника вне места его постоянного жительства (суточные). В настоящее время их нормирование для целей налогообложения прибыли отменено;

- аэродромные сборы. Их установлен Минтранса РФ от 2 октября 2000 г. N 110 "Об аэронавигационных и аэропортовых сборах, тарифах за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации".

Перечисленные виды расходов организация может понести при направлении работника в командировку в пределах территории РФ.

При направлении работника в командировку за пределы территории РФ в составе командировочных расходов могут быть учтены и иные дополнительные затраты, связанные с:

- оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- уплатой обязательных консульских сборов;

- уплатой сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- осуществлением расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

- осуществлением иных обязательных платежей и сборов (, Налогового кодекса РФ, Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", (далее - Положение о командировках)).

Также при направлении работника в загранкомандировку следует учитывать особенности, установленные и Положения о командировках для определения размера суточных, в соответствии с которыми суточные выплачиваются:

- в порядке и размерах, установленных для командировок по России - за время проезда по территории РФ;

- в порядке и размерах, установленных для страны, в которую направляется командированный работник - со дня пересечения границы при выезде из Российской Федерации;

- по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник - за день пересечения границы между государствами при направлении в командировку в два или более иностранных государства.

Порядок и размер возмещения командировочных расходов должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте ( Трудового кодекса РФ). Таким актом может являться, в частности, приказ индивидуального предпринимателя о нормах возмещения командировочных расходов или внутреннее положение о служебных командировках.

Перечень расходов, которые могут быть отнесены к командировочным, не является исчерпывающим.

Работодатель вправе возместить и иные расходы, произведенные работником с его разрешения или ведома ( Налогового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, , Положения о командировках).

Однако, иные расходы на командировки, произведенные работником с разрешения работодателя, для целей исчисления налога на прибыль могут быть учтены на основании Налогового кодекса РФ учитывая, в частности, что:

- случаи, порядок и размеры возмещения иных расходов, связанных с командировками, также должны быть определены в коллективном договоре или локальном нормативном акте;

- возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Учитывая, что согласно Налогового кодекса РФ расходы, указанные в , , , , , Налогового кодекса РФ, принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль , , , 264, и Налогового кодекса РФ, можно было бы предположить, что Налогового кодекса РФ позволил бы учесть и иные расходы на служебные командировки.

Однако, по мнению ФНС РФ, расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли по Налогового кодекса РФ, не поименованы в Налогового кодекса РФ и, следовательно, не уменьшают объект налогообложения (доходы, уменьшенные на величину расходов) налогоплательщика, применяющего УСН ( ФНС РФ от 4 апреля 2011 г. N КЕ-4-3/5226). Поэтому, учет иных расходов на командировки при исчислении налога по УСН может привести к спору с налоговыми органами.

Возможность учета расходов на служебные командировки работников связана с наличием документов:

- оформление которых необходимо перед направлением работника в командировку;

- которые подтверждают произведенные работником расходы на командировку.

К документам, оформление которых необходимо до направления работника в командировку, относится:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по , утвержденной Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Оформление служебного задания для направления в командировку предусмотрено Положения о командировках. В нем работодатель указывает цель командировки. Служебное задание должно быть утверждено работодателем. Служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку. На основании приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку оформляется командировочное удостоверение ( по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1);

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по (), утвержденной Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Необходимость его оформления следует из Положения о командировках. Он применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки;

- командировочное удостоверение. Для этого Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 предусмотрена унифицированная . Командировочное удостоверение в одном экземпляре оформляется кадровой службой на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и подписывается работодателем. На оборотной стороне командировочного удостоверения ставятся отметки о дате приезда работника в место командирования и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, куда работник командирован. Эти отметки доказывают, что работник фактически находился в месте командировки. При направлении работника в служебную командировку за пределы РФ командировочное удостоверение не оформляется ( Положения о командировках).

К документам, оформление которых необходимо после возвращения работника из командировки, относятся:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Для его оформления Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 утверждена унифицированная ;

- отчет о выполненной работе в командировке. Он согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом ( по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Отчет о выполненной работе в командировке составляется по , утв. Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения. Такие разъяснения были даны в письмах ФНС РФ , Минфина РФ .

Возникают споры о том, насколько необходимо оформление служебного задания при направлении работника в командировку.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет ( Закона о бухгалтерском учете). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты ( Закона о бухгалтерском учете). А , а также () утверждены Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 соответственно для оформления служебного задания, а также приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку.

Также следует учитывать, что в некоторых случаях проставление в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него может являться невозможным по объективным причинам. Например, если работник направляется в командировку для проведения переговоров с клиентами организации - физическими лицами. В таком случае факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- для направления в командировку и отчетом о его выполнении. Такие разъяснения дал Минфин РФ в своем от 16 августа 2011 г. N 03-03-06/3/7.

На необходимость наличия приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку в числе первичных документов, подтверждающих расходы на командировки для их учета при налогообложении прибыли, указывал и УФНС РФ по г. Москве в письмах , .

Однако, Минфин РФ высказывал точку зрения, что налогоплательщик может не оформлять служебное задание для направления работника в командировку, а также не издавать приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку. Однако, такая возможность должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте, регулирующем порядок направления работников в командировки. В таком случае организация сможет учесть командировочные расходы и не оформляя указанные документы.

В частности, было указано, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку ( и ) и служебное задание ()) относятся к документам, наличие и оформление которых определяется внутренним документооборотом и для документального подтверждения не является обязательным.

Эти разъяснения были даны в письмах Минфина РФ , ФНС РФ о порядке учета командировочных расходов для целей налога на прибыль, однако, данные разъяснения могут быть приняты во внимание налогоплательщиком, применяющим УСН.

Еще один спорный вопрос, который возникает в процессе учета расходов на командировки относительно того, вправе ли индивидуальный предприниматель учесть в качестве командировочных свои расходы, возникшие при поездках по территории РФ и за ее пределами.

Связано возникновение этого вопроса с тем, что в соответствии со Трудового кодекса РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Индивидуальный предприниматель, направляющий своего работника в командировку, является по отношению к нему работодателем. А индивидуальный предприниматель по отношению к самому себе не может выступать работодателем. Следовательно, по мнению налоговых органов, его поездки по территории РФ и за ее пределами, не могут быть квалифицированы в качестве служебных поездок, расходы на которые учитываются в составе командировочных. Указанное следует, например, из разъяснений УФНС РФ по г. Москве, приведенных в от 15 августа 2007 г. N 18-1/3/077400@.

Поэтому, индивидуальному предпринимателю следует учитывать, что если он соберется учесть в составе расходов по налогу по УСН затраты на проезд и проживание, возникшие в связи со своей служебной поездкой, то с большой вероятностью свою точку зрения ему придется отстаивать в суде. Рекомендуем индивидуальному предпринимателю по этому вопросу обратиться за разъяснениями в Минфин РФ.

Итак, расходы на командировки мы можем принять при исчислении налога при УСН.

Но следует учесть, что затраты на командировки могут быть признаны расходами только после возвращения из нее работника, на основании представленных и надлежаще оформленных оправдательных документов. Т.е. расходы на командировки признаются после утверждения авансового отчета.