3.4. Особливості аналітичної інформації

У результаті проведення економічного аналізу отримують аналітичну інформацію, яка є важливу частину системи управлінської інформації, складається із сукупності відповідним чином опрацьованих даних, що відображують різні аспекти господарської діяльності підприємства та його підрозділів, відхилення показників, що вивчаються, від базисних, вплив на них окремих факторів тощо. Обсяг аналітичної інформації досить великий. Тому для різних рівнів управління інформація має бути відповідним чином оформлена і проаналізована. З цією метою кожна категорія управлінців виробничих формувань має насамперед визначити, яка аналітична інформація потрібна кожній з них для ефективного керівництва виробництвом.

Результати аналізу мають бути доведені до відома всіх керівників і спеціалістів, а за необхідності і до усього колективу працівників підприємства. Обговорення і аналіз підсумків роботи потрібно оформляти відповідними документами. Форми таких документів можуть бути різними залежно від мети, обсягу і місця проведення аналізу: протоколи виробничих нарад і засідань з питань економічного аналізу, накази та розпорядження по господарству, пояснювальні записки до річного звіту або висновки щодо результатів аналізу, доповідні записки тощо.

Важливим етапом аналізу є усвідомлення й оцінювання отриманих даних, оформлення висновків щодо стану господарської діяльності підприємства, що аналізується. При підготовці письмових висновків за результатами аналізу доцільно спнимося на таких моментах:

значення аналізу того питання, яке вивчається;

показники загальної оцінки окремої сторони діяльності господарства, їх абсолютне значення і зміни порівняно з показниками, прийнятими за базисні, відносна оцінка зміни показників, що вивчаються за допомогою відсотків чи коефіцієнтів;

характеристика зміни складових частин показників, що вивчаються, за допомогою часткових показників; фактори, характер і величини їх впливу на загальні результати роботи; основні причини зміни показників;

невикористані резерви (підраховують за негативними відхиленнями окремих факторів); можливий рівень загального показника, що вивчається, за умови повного використання резервів;

основні висновки і пропозиції щодо закріплення успіхів і запобігання недолікам у роботі господарства.

У висновках оцінюють роботу господарства в цілому і окремих його підрозділів, визначають організаційні заходи щодо поліпшення роботи окремих ланок і використання внутрішніх резервів, виявлених при аналізі, заходи щодо заохочення за високі результати виробництва, можуть також бути наведені розрахунки щодо економічної ефективності запропонованих заходів.

Економічний аналіз, який проводять перед складанням планів, а також під їх виконання і по завершенні року, є ефективним засобом господарювання лише тоді, коли його результати правильно використовуються в управлінні виробництвом. Ступінь застосування аналітичної інформації залежить не тільки від якості самої інформації, а значною мірою від кваліфікації керівника, який має правильно оцінити окремі сторони діяльності підприємства і прийняти рішення щодо їх поліпшення.

Значення економічного аналізу для керівництва підприємством зумовлене тісним взаємозв’язком між управлінням виробничим процесом і економікою господарства. Здійснення функції контролю за допомогою економічного аналізу сприяє розширенню самостійності госпрозрахункових підрозділів підприємства щодо виконання планових завдань та вирішення інших питань управління виробництвом, звільненню керівників і спеціалістів від копіткого щоденного візуального контролю за виробництвом в окремих підрозділах підприємства, а також від непотрібного адміністрування в управлінні. Економісти мають правильно оцінити стан господарської діяльності, а завданням керівників і фахівців-технологів є застосування результатів аналізу в управлінні підприємством.

Вивчення кожного питання завершується виявленням найважливіших позитивних і негативних явищ в економіці господарства, що є основою економічного обґрунтування планових, оперативних та інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення господарської діяльності підприємства.

Існують два аспекти економічного аналізу: перший — це методика проведення аналізу, способи опрацювання й отримання аналітичної інформації; другий стосується осмислення аналітичної інформації, формулювання висновків та пропозицій, обґрунтування управлінських рішень. У навчальній літературі з економічного аналізу переважно розглядається методика його проведення і майже не приділяється увага іншому його аспекту. Тому більш правильною слід вважати назву дисципліни «Методика аналізу господарської діяльності», запропоновану Г. В. Савицькою

 та І. А. Смирновим

. Це зумовило необхідність внести відповідні зміни у навчальні плани з цієї дисципліни.

Однак це не означає, що аналіз має обмежуватися лише методикою підготовки аналітичної інформації. Потрібно навчитися ще аналізувати отримані результати, робити відповідні висновки. На нинішньому етапі становлення економічного аналізу як науки відсутність відомостей щодо цієї частини аналізу є істотним її недоліком. Прикладом такого аналізу є монографія С. С. Сергєєва, присвячена по економічному аналізу сільськогосподарського виробництва.

Обмеження аналізу лише підготовкою аналітичної інформації, без належного осмислення економічних явищ — це ніщо інше як «гра в цифри». На етапі отримання аналітичної інформації аналіз по суті тільки розпочинається. Ця частина аналізу є дуже складною, що потребує від аналітика та управлінців високого професіоналізму, досконалого знання технології та організації виробництва у різних галузях, досягнень науки і техніки, конкретних умов діяльності підприємства, практичного досвіду тощо.

Щодо цього заслуговують на увагу висновки фахівців з аналізу про необхідність завершення аналізу будь-якої економічної ситуації проектом управлінського рішення

. Так, М. Г. Чумаченко в одній із своїх праць з управління доходить висновку, що аналітична інформація «…зважаючи свою потенційну інформативність, залишається лише даними, які зафіксували явища в житті керованого об’єкта. Керівник, маючи дані, повинен вміти оцінити їх важливість і корисність для вирішення завдань, які стоять перед ним. Для цього потрібно володіти відповідним запасом знань, що залежить від рівня освіти та кваліфікації керівника, від його практичного досвіду… Таким чином, ступінь інформативності даних залежить від запасу знань керівника. Кваліфікований керівник може із одного й того самого повідомлення отримати більше корисних даних для управління, ніж менш кваліфікований»

.

Отже, економісти-аналітики мають організовувати і безпосередньо виконувати методичну роботу з проведення аналізу, опрацювання аналітичної інформації. Це входить до їх професійних обов’язків. Водночас у здійсненні аналізу повинні брати участь усі працівники колективу, починаючи від робітника і до керівників і фахівців-технологів підприємства.

Контрольні питання

Визначення поняття «економічна інформація», її види і роль в управлінні.

Джерела вихідної інформації для аналізу господарської діяльності.

Внутрішні та зовнішні джерела аналітичної інформації.

Особливості нормативної інформації та її використання в управлінні.

Аналітична економічна інформація, напрями її використання.

Комп’ютерна інформаційна база та її використання в економічному аналізі.

У результаті проведення економічного аналізу отримують аналітичну інформацію, яка є важливу частину системи управлінської інформації, складається із сукупності відповідним чином опрацьованих даних, що відображують різні аспекти господарської діяльності підприємства та його підрозділів, відхилення показників, що вивчаються, від базисних, вплив на них окремих факторів тощо. Обсяг аналітичної інформації досить великий. Тому для різних рівнів управління інформація має бути відповідним чином оформлена і проаналізована. З цією метою кожна категорія управлінців виробничих формувань має насамперед визначити, яка аналітична інформація потрібна кожній з них для ефективного керівництва виробництвом.

Результати аналізу мають бути доведені до відома всіх керівників і спеціалістів, а за необхідності і до усього колективу працівників підприємства. Обговорення і аналіз підсумків роботи потрібно оформляти відповідними документами. Форми таких документів можуть бути різними залежно від мети, обсягу і місця проведення аналізу: протоколи виробничих нарад і засідань з питань економічного аналізу, накази та розпорядження по господарству, пояснювальні записки до річного звіту або висновки щодо результатів аналізу, доповідні записки тощо.

Важливим етапом аналізу є усвідомлення й оцінювання отриманих даних, оформлення висновків щодо стану господарської діяльності підприємства, що аналізується. При підготовці письмових висновків за результатами аналізу доцільно спнимося на таких моментах:

значення аналізу того питання, яке вивчається;

показники загальної оцінки окремої сторони діяльності господарства, їх абсолютне значення і зміни порівняно з показниками, прийнятими за базисні, відносна оцінка зміни показників, що вивчаються за допомогою відсотків чи коефіцієнтів;

характеристика зміни складових частин показників, що вивчаються, за допомогою часткових показників; фактори, характер і величини їх впливу на загальні результати роботи; основні причини зміни показників;

невикористані резерви (підраховують за негативними відхиленнями окремих факторів); можливий рівень загального показника, що вивчається, за умови повного використання резервів;

основні висновки і пропозиції щодо закріплення успіхів і запобігання недолікам у роботі господарства.

У висновках оцінюють роботу господарства в цілому і окремих його підрозділів, визначають організаційні заходи щодо поліпшення роботи окремих ланок і використання внутрішніх резервів, виявлених при аналізі, заходи щодо заохочення за високі результати виробництва, можуть також бути наведені розрахунки щодо економічної ефективності запропонованих заходів.

Економічний аналіз, який проводять перед складанням планів, а також під їх виконання і по завершенні року, є ефективним засобом господарювання лише тоді, коли його результати правильно використовуються в управлінні виробництвом. Ступінь застосування аналітичної інформації залежить не тільки від якості самої інформації, а значною мірою від кваліфікації керівника, який має правильно оцінити окремі сторони діяльності підприємства і прийняти рішення щодо їх поліпшення.

Значення економічного аналізу для керівництва підприємством зумовлене тісним взаємозв’язком між управлінням виробничим процесом і економікою господарства. Здійснення функції контролю за допомогою економічного аналізу сприяє розширенню самостійності госпрозрахункових підрозділів підприємства щодо виконання планових завдань та вирішення інших питань управління виробництвом, звільненню керівників і спеціалістів від копіткого щоденного візуального контролю за виробництвом в окремих підрозділах підприємства, а також від непотрібного адміністрування в управлінні. Економісти мають правильно оцінити стан господарської діяльності, а завданням керівників і фахівців-технологів є застосування результатів аналізу в управлінні підприємством.

Вивчення кожного питання завершується виявленням найважливіших позитивних і негативних явищ в економіці господарства, що є основою економічного обґрунтування планових, оперативних та інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення господарської діяльності підприємства.

Існують два аспекти економічного аналізу: перший — це методика проведення аналізу, способи опрацювання й отримання аналітичної інформації; другий стосується осмислення аналітичної інформації, формулювання висновків та пропозицій, обґрунтування управлінських рішень. У навчальній літературі з економічного аналізу переважно розглядається методика його проведення і майже не приділяється увага іншому його аспекту. Тому більш правильною слід вважати назву дисципліни «Методика аналізу господарської діяльності», запропоновану Г. В. Савицькою

 та І. А. Смирновим

. Це зумовило необхідність внести відповідні зміни у навчальні плани з цієї дисципліни.

Однак це не означає, що аналіз має обмежуватися лише методикою підготовки аналітичної інформації. Потрібно навчитися ще аналізувати отримані результати, робити відповідні висновки. На нинішньому етапі становлення економічного аналізу як науки відсутність відомостей щодо цієї частини аналізу є істотним її недоліком. Прикладом такого аналізу є монографія С. С. Сергєєва, присвячена по економічному аналізу сільськогосподарського виробництва.

Обмеження аналізу лише підготовкою аналітичної інформації, без належного осмислення економічних явищ — це ніщо інше як «гра в цифри». На етапі отримання аналітичної інформації аналіз по суті тільки розпочинається. Ця частина аналізу є дуже складною, що потребує від аналітика та управлінців високого професіоналізму, досконалого знання технології та організації виробництва у різних галузях, досягнень науки і техніки, конкретних умов діяльності підприємства, практичного досвіду тощо.

Щодо цього заслуговують на увагу висновки фахівців з аналізу про необхідність завершення аналізу будь-якої економічної ситуації проектом управлінського рішення

. Так, М. Г. Чумаченко в одній із своїх праць з управління доходить висновку, що аналітична інформація «…зважаючи свою потенційну інформативність, залишається лише даними, які зафіксували явища в житті керованого об’єкта. Керівник, маючи дані, повинен вміти оцінити їх важливість і корисність для вирішення завдань, які стоять перед ним. Для цього потрібно володіти відповідним запасом знань, що залежить від рівня освіти та кваліфікації керівника, від його практичного досвіду… Таким чином, ступінь інформативності даних залежить від запасу знань керівника. Кваліфікований керівник може із одного й того самого повідомлення отримати більше корисних даних для управління, ніж менш кваліфікований»

.

Отже, економісти-аналітики мають організовувати і безпосередньо виконувати методичну роботу з проведення аналізу, опрацювання аналітичної інформації. Це входить до їх професійних обов’язків. Водночас у здійсненні аналізу повинні брати участь усі працівники колективу, починаючи від робітника і до керівників і фахівців-технологів підприємства.

Контрольні питання

Визначення поняття «економічна інформація», її види і роль в управлінні.

Джерела вихідної інформації для аналізу господарської діяльності.

Внутрішні та зовнішні джерела аналітичної інформації.

Особливості нормативної інформації та її використання в управлінні.

Аналітична економічна інформація, напрями її використання.

Комп’ютерна інформаційна база та її використання в економічному аналізі.