4.1. Організація аналітичної роботи

Вибір видів і напрямів аналізу для поліпшення управління підприємством залежить від рівня організації аналітичної роботи. Основним місцем проведення систематичного, всебічного і глибокого внутрішньогосподарського оперативного і остаточного аналізу виконання планів і досягнутих результатів за звітний рік, а також попереднього аналізу перед складанням поточного та перспективних планів на майбутній період є підприємство.

При організації економічного аналізу враховують структуру управлінського апарату, технічний рівень управління, склад внутрішньогосподарських підрозділів і дільниць виробництва. Аналітична робота й організація аналізу входять до службових обов’язків економістів. Штатним розкладом великих сільськогосподарських підприємств передбачена посада головного економіста, який водночас є заступником директора з економічних питань, а також посади економістів-плановиків, економістів з праці, аналітиків. Частину аналітичної роботи, яка стосується питань фінансової діяльності, виконують переважно економісти-бухгалтери.

Головні економісти та бухгалтери організують і безпосередньо виконують методичну роботу з проведення аналізу. А у здійсненні аналізу мають брати участь усі працівники підприємства.

Важливе значення має правильний розподіл аналітичної роботи між фахівцями-технологами агрономічної, зоотехнічної, інженерної та інших служб підприємства, керівниками і фахівцями внутрішньогосподарських підрозділів і дільниць виробництва.

Щодо організації проведення аналізу і використання його інформації в управлінні виробництвом виділяють такі етапи:

1. Підготовка та опрацювання вихідних даних для отримання аналітичної інформації.

2. Вивчення аналітичної інформації; оцінювання стану і досягнутих результатів діяльності господарства; формулювання висновків та пропозицій.

3. Розробка заходів і прийняття господарських рішень за результатами аналізу.

Аналітичне опрацювання даних на першому етапі аналізу потребує спеціальних знань і тому виконується зазвичай висококваліфікованими економістами. Вивчення отриманої інформації та її використання в управлінні має проводитися фахівцями-технологами, керівниками підприємства та його підрозділів за участю економістів.

Підвищенню рівня організації аналітичної роботи на підприємствах багато в чому сприяють громадські форми проведення економічного аналізу: громадські бюро (ради) економічного аналізу (ГБЕА), групи економічного аналізу, техніко-економічні ради, балансові комісії тощо. До їх складу входять економісти, фахівці-технологи, керівники виробничих підрозділів, висококваліфіковані робітники, передовики виробництва тощо. Громадські форми аналізу сприяють виявленню і використанню резервів підвищення економічної ефективності виробництва, залученню до управління виробництвом широкого кола працівників підприємства.

Організація аналітичної роботи планується. Для цього на великих підприємствах складається комплексний план аналітичної роботи на рік, у якому відображаються розділи і об’єкти аналізу, строки його проведення, відповідальних виконавців методичної роботи та реалізації результатів аналізу, джерела інформації, технічні засоби і способи опрацювання інформації.

Економічний аналіз проводиться на основі широкого кола вихідних даних, джерелом яких є відповідні планові, облікові і звітні документи тощо. За джерелами для аналізу базу вихідних даних можна розподілити на такі групи: планово-нормативні, звітні, облікові, поза облікові.

До планово-нормативних джерел належать: план підприємства, планові завдання підрозділів господарства, перспективний та організаційно-господарський плани, норми і нормативи витрат матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, норми виробітку та закріплення тварин тощо.

Фактичні дані про діяльність господарства відображають в обліку і звітності. Остання розподіляється на місячну, квартальну, піврічну і річну. Кінцеві результати господарської діяльності містяться в річному звіті. Однак у звітах зафіксовані не всі дані, потрібні для аналізу. Тому для детальнішого аналізу використовують також деталізовані дані бухгалтерського, статистичного й аналітичного обліків.

При комплексному опрацюванні планово-облікової, звітної та аналітичної інформації на ЕОМ, як в умовах АСУ, так і поза цією системою, джерелами для аналізу можуть бути різні машинні носії даних: магнітні стрічки і диски, машинограми у вигляді друкованих даних. Ці джерела даних можуть знаходитись у спеціальних картотеках поза машиною або ж безпосередньо в пам’яті машини. В умовах АСУ для підвищення оперативності отримання інформації та зниження трудомісткості введення її у машину й обробки створюють так звані автоматизовані банки даних (АБД), які зберігаються у пам’яті машини. За цієї умови використання машинних джерел даних для розв’язання аналітичних задач зводиться до виклику машинної програми, за командами якої комп’ютер видає запити щодо необхідних даних, включає їх у розрахунки і видає готову після опрацювання результативну інформацію.

Крім зазначених вище джерел даних при аналізі використовують матеріали ревізій і перевірок, візуальних спостережень, зборів і нарад працівників господарства тощо.

Аналізу господарської діяльності як вручну, так і з використанням ЕОМ, передує ретельний відбір і попередня перевірка джерел даних. При цьому з’ясовується повнота, порівнянність, аналітичність і вірогідність вихідних даних для аналізу. Планові показники перевіряють щодо їх економічної обґрунтованості, напруженості, повноти і взаємозв’язків, а також узгодженості з аналогічними показниками в різних формах звітності.

Перевірка звітності поділяється на технічну та безпосередньо. При технічній перевірці з’ясовується дотримання строків її надання, повнота і правильність заповнення окремих таблиць, наявність необхідних додатків і розшифрувань, а також підписів керівників і фахівців підприємства, правильність арифметичних підрахунків тощо. Для перевірки вірогідності звітних матеріалів порівнюють первісні та кінцеві показники звітного періоду з даними попереднього періоду. Особлива увага звертається на узгодженість показників, з цією метою складається таблиця ув’язок форм річного звіту.

Безпосередньо перевірка звіту полягає у з’ясуванні вірогідності даних. Це досягається перевіркою відповідності даних звіту результатам інвентаризації та даним обліку, а також логічним контролем показників, зустрічною перевіркою розрахунків тощо.

Вибір видів і напрямів аналізу для поліпшення управління підприємством залежить від рівня організації аналітичної роботи. Основним місцем проведення систематичного, всебічного і глибокого внутрішньогосподарського оперативного і остаточного аналізу виконання планів і досягнутих результатів за звітний рік, а також попереднього аналізу перед складанням поточного та перспективних планів на майбутній період є підприємство.

При організації економічного аналізу враховують структуру управлінського апарату, технічний рівень управління, склад внутрішньогосподарських підрозділів і дільниць виробництва. Аналітична робота й організація аналізу входять до службових обов’язків економістів. Штатним розкладом великих сільськогосподарських підприємств передбачена посада головного економіста, який водночас є заступником директора з економічних питань, а також посади економістів-плановиків, економістів з праці, аналітиків. Частину аналітичної роботи, яка стосується питань фінансової діяльності, виконують переважно економісти-бухгалтери.

Головні економісти та бухгалтери організують і безпосередньо виконують методичну роботу з проведення аналізу. А у здійсненні аналізу мають брати участь усі працівники підприємства.

Важливе значення має правильний розподіл аналітичної роботи між фахівцями-технологами агрономічної, зоотехнічної, інженерної та інших служб підприємства, керівниками і фахівцями внутрішньогосподарських підрозділів і дільниць виробництва.

Щодо організації проведення аналізу і використання його інформації в управлінні виробництвом виділяють такі етапи:

1. Підготовка та опрацювання вихідних даних для отримання аналітичної інформації.

2. Вивчення аналітичної інформації; оцінювання стану і досягнутих результатів діяльності господарства; формулювання висновків та пропозицій.

3. Розробка заходів і прийняття господарських рішень за результатами аналізу.

Аналітичне опрацювання даних на першому етапі аналізу потребує спеціальних знань і тому виконується зазвичай висококваліфікованими економістами. Вивчення отриманої інформації та її використання в управлінні має проводитися фахівцями-технологами, керівниками підприємства та його підрозділів за участю економістів.

Підвищенню рівня організації аналітичної роботи на підприємствах багато в чому сприяють громадські форми проведення економічного аналізу: громадські бюро (ради) економічного аналізу (ГБЕА), групи економічного аналізу, техніко-економічні ради, балансові комісії тощо. До їх складу входять економісти, фахівці-технологи, керівники виробничих підрозділів, висококваліфіковані робітники, передовики виробництва тощо. Громадські форми аналізу сприяють виявленню і використанню резервів підвищення економічної ефективності виробництва, залученню до управління виробництвом широкого кола працівників підприємства.

Організація аналітичної роботи планується. Для цього на великих підприємствах складається комплексний план аналітичної роботи на рік, у якому відображаються розділи і об’єкти аналізу, строки його проведення, відповідальних виконавців методичної роботи та реалізації результатів аналізу, джерела інформації, технічні засоби і способи опрацювання інформації.

Економічний аналіз проводиться на основі широкого кола вихідних даних, джерелом яких є відповідні планові, облікові і звітні документи тощо. За джерелами для аналізу базу вихідних даних можна розподілити на такі групи: планово-нормативні, звітні, облікові, поза облікові.

До планово-нормативних джерел належать: план підприємства, планові завдання підрозділів господарства, перспективний та організаційно-господарський плани, норми і нормативи витрат матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, норми виробітку та закріплення тварин тощо.

Фактичні дані про діяльність господарства відображають в обліку і звітності. Остання розподіляється на місячну, квартальну, піврічну і річну. Кінцеві результати господарської діяльності містяться в річному звіті. Однак у звітах зафіксовані не всі дані, потрібні для аналізу. Тому для детальнішого аналізу використовують також деталізовані дані бухгалтерського, статистичного й аналітичного обліків.

При комплексному опрацюванні планово-облікової, звітної та аналітичної інформації на ЕОМ, як в умовах АСУ, так і поза цією системою, джерелами для аналізу можуть бути різні машинні носії даних: магнітні стрічки і диски, машинограми у вигляді друкованих даних. Ці джерела даних можуть знаходитись у спеціальних картотеках поза машиною або ж безпосередньо в пам’яті машини. В умовах АСУ для підвищення оперативності отримання інформації та зниження трудомісткості введення її у машину й обробки створюють так звані автоматизовані банки даних (АБД), які зберігаються у пам’яті машини. За цієї умови використання машинних джерел даних для розв’язання аналітичних задач зводиться до виклику машинної програми, за командами якої комп’ютер видає запити щодо необхідних даних, включає їх у розрахунки і видає готову після опрацювання результативну інформацію.

Крім зазначених вище джерел даних при аналізі використовують матеріали ревізій і перевірок, візуальних спостережень, зборів і нарад працівників господарства тощо.

Аналізу господарської діяльності як вручну, так і з використанням ЕОМ, передує ретельний відбір і попередня перевірка джерел даних. При цьому з’ясовується повнота, порівнянність, аналітичність і вірогідність вихідних даних для аналізу. Планові показники перевіряють щодо їх економічної обґрунтованості, напруженості, повноти і взаємозв’язків, а також узгодженості з аналогічними показниками в різних формах звітності.

Перевірка звітності поділяється на технічну та безпосередньо. При технічній перевірці з’ясовується дотримання строків її надання, повнота і правильність заповнення окремих таблиць, наявність необхідних додатків і розшифрувань, а також підписів керівників і фахівців підприємства, правильність арифметичних підрахунків тощо. Для перевірки вірогідності звітних матеріалів порівнюють первісні та кінцеві показники звітного періоду з даними попереднього періоду. Особлива увага звертається на узгодженість показників, з цією метою складається таблиця ув’язок форм річного звіту.

Безпосередньо перевірка звіту полягає у з’ясуванні вірогідності даних. Це досягається перевіркою відповідності даних звіту результатам інвентаризації та даним обліку, а також логічним контролем показників, зустрічною перевіркою розрахунків тощо.