3.1.2.1. Коммунальные услуги являются частью арендной платы

Если коммунальные услуги являются частью арендной платы, то вопрос о документальном подтверждении этих расходов решается следующим образом.

Еще в 2006 г. Минфин и ФНС согласились с тем, что "ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий сделки, не требуется".

Эта позиция изложена в Письме Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, которое было передано в Управление администрирования налога на прибыль ФНС России. Именно этим Письмом на сегодняшний день руководствуются налоговые органы при проведении налоговых проверок.

Кроме того, позднее Минфин России не раз подтверждал неизменность своего подхода (см., например, Письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559), разъясняя, что для документального подтверждения расходов в виде арендных платежей организации-арендатору достаточно иметь договор аренды, заключенный в соответствии с требованиями гражданского законодательства, и акт приемки-передачи арендованного имущества.

Эти документы, наряду со счетами и платежными документами об уплате арендных платежей, являются достаточным документальным подтверждением понесенных организацией-арендатором расходов в виде арендных платежей (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061162).

При этом нужно понимать, что изложенная выше позиция справедлива для ситуации, когда арендная плата представляет собой фиксированную величину, размер которой определен непосредственно в договоре аренды.

Например, в договоре аренды указано, что размер арендной оплаты в течение всего срока аренды составляет 100 000 руб. в месяц, включая все коммунальные услуги. При таких условиях ежемесячно составлять и подписывать акты по аренде действительно не нужно.

Практические рекомендации. Если коммунальные услуги включены в арендную плату, размер которой определен в договоре в виде фиксированной суммы, то для подтверждения расходов в виде арендной платы организации необходим лишь договор аренды и акт приема-передачи имущества от арендодателя к арендатору.

Однако чаще встречается ситуация, когда арендная плата представляет собой переменную величину. В этом случае в договоре аренды закрепляется лишь порядок ее определения. При этом размер арендной платы из месяца в месяц получается разный, что влечет за собой необходимость ежемесячно составлять первичный документ, фиксирующий размер арендной платы за данный конкретный месяц и порядок его определения.

В настоящее время большое распространение на практике получили такие договорные конструкции: в договоре пишется, что арендная плата состоит из двух частей - постоянной и переменной. Размер постоянной части определяется в договоре в виде фиксированной величины, а переменная часть, согласно условиям договора, определяется как стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг.

При заключении такого договора для признания в расходах фиксированной части арендной платы арендатору достаточно иметь лишь сам договор аренды, в котором она определена.

Что касается переменной составляющей, то для ее признания в расходах необходим отдельный первичный документ, в котором будет отражена стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг (с расшифровкой по видам услуг и со ссылками на соответствующие документы) и исчисленная в соответствии с договором аренды величина переменной составляющей арендной платы за месяц.

Практические рекомендации. Если в соответствии с договором арендная плата (или ее часть) является переменной величиной, то для признания расходов в виде арендной платы арендатору ежемесячно необходимо получать от арендодателя первичный документ, подтверждающий размер арендной платы за каждый конкретный месяц.

Какой это должен быть первичный документ?

Этот вопрос стороны договора аренды согласовывают самостоятельно при заключении договора.

Таким документом может быть и двусторонний акт, и, например, справка-расчет бухгалтерии арендодателя. Главное, чтобы применяемый документ содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" (см. п. 1 Письма ФНС России от 04.02.2010 N ШС-22-3/86@).

Если коммунальные услуги являются частью арендной платы, то вопрос о документальном подтверждении этих расходов решается следующим образом.

Еще в 2006 г. Минфин и ФНС согласились с тем, что "ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий сделки, не требуется".

Эта позиция изложена в Письме Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, которое было передано в Управление администрирования налога на прибыль ФНС России. Именно этим Письмом на сегодняшний день руководствуются налоговые органы при проведении налоговых проверок.

Кроме того, позднее Минфин России не раз подтверждал неизменность своего подхода (см., например, Письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559), разъясняя, что для документального подтверждения расходов в виде арендных платежей организации-арендатору достаточно иметь договор аренды, заключенный в соответствии с требованиями гражданского законодательства, и акт приемки-передачи арендованного имущества.

Эти документы, наряду со счетами и платежными документами об уплате арендных платежей, являются достаточным документальным подтверждением понесенных организацией-арендатором расходов в виде арендных платежей (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061162).

При этом нужно понимать, что изложенная выше позиция справедлива для ситуации, когда арендная плата представляет собой фиксированную величину, размер которой определен непосредственно в договоре аренды.

Например, в договоре аренды указано, что размер арендной оплаты в течение всего срока аренды составляет 100 000 руб. в месяц, включая все коммунальные услуги. При таких условиях ежемесячно составлять и подписывать акты по аренде действительно не нужно.

Практические рекомендации. Если коммунальные услуги включены в арендную плату, размер которой определен в договоре в виде фиксированной суммы, то для подтверждения расходов в виде арендной платы организации необходим лишь договор аренды и акт приема-передачи имущества от арендодателя к арендатору.

Однако чаще встречается ситуация, когда арендная плата представляет собой переменную величину. В этом случае в договоре аренды закрепляется лишь порядок ее определения. При этом размер арендной платы из месяца в месяц получается разный, что влечет за собой необходимость ежемесячно составлять первичный документ, фиксирующий размер арендной платы за данный конкретный месяц и порядок его определения.

В настоящее время большое распространение на практике получили такие договорные конструкции: в договоре пишется, что арендная плата состоит из двух частей - постоянной и переменной. Размер постоянной части определяется в договоре в виде фиксированной величины, а переменная часть, согласно условиям договора, определяется как стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг.

При заключении такого договора для признания в расходах фиксированной части арендной платы арендатору достаточно иметь лишь сам договор аренды, в котором она определена.

Что касается переменной составляющей, то для ее признания в расходах необходим отдельный первичный документ, в котором будет отражена стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг (с расшифровкой по видам услуг и со ссылками на соответствующие документы) и исчисленная в соответствии с договором аренды величина переменной составляющей арендной платы за месяц.

Практические рекомендации. Если в соответствии с договором арендная плата (или ее часть) является переменной величиной, то для признания расходов в виде арендной платы арендатору ежемесячно необходимо получать от арендодателя первичный документ, подтверждающий размер арендной платы за каждый конкретный месяц.

Какой это должен быть первичный документ?

Этот вопрос стороны договора аренды согласовывают самостоятельно при заключении договора.

Таким документом может быть и двусторонний акт, и, например, справка-расчет бухгалтерии арендодателя. Главное, чтобы применяемый документ содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" (см. п. 1 Письма ФНС России от 04.02.2010 N ШС-22-3/86@).