5.1.3. Компенсации за использование личного имущества в служебных целях

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Долгое время Минфин России настаивал на том, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит налогообложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Если компенсация выплачивается в большем размере, с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ (см., например, Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).

При этом еще в 2007 г. Президиум ВАС РФ признал данный вывод неправомерным (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

Дело в том, что предельные нормы расходов, предусмотренные названным Постановлением Правительства РФ N 92, установлены в целях исчисления налога на прибыль. И поэтому они не могут быть использованы для целей исчисления НДФЛ.

В 2010 г. Минфин России наконец признал очевидное: в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

При этом в бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Более подробно вопрос о налогообложении компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях рассмотрен на с. 200 - 204.

Работник может использовать в процессе деятельности не только личный автомобиль, но и другое имущество.

Очень часто работники используют в служебных целях личные мобильные телефоны. Организации-работодатели, в свою очередь, возмещают работникам затраты на услуги мобильной связи.

Для компенсаций за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников законодательно вообще не установлены никакие нормы возмещения (ни по налогу на прибыль, ни по НДФЛ).

В этой связи компенсация за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138). Это в полной мере относится и к компенсации за использование личного сотового телефона.

Практические рекомендации. Размер компенсации должен иметь экономическое обоснование и определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.

Например, бухгалтер организации работает на своем компьютере и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

Сумма компенсации определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц. При этом рыночная стоимость компьютера приблизительно равна 30 000 руб.

Прикинем сумму износа для данного компьютера в соответствии со 2-й амортизационной группой (в которую на сегодняшний день включена вычислительная техника в соответствии с Классификацией ОС). Она составит от 833 до 1200 руб. в месяц.

Таким образом, размер выплачиваемой бухгалтеру компенсации превышает сумму износа приблизительно в 10 раз. Скорее всего, при проверке налоговые органы посчитают расходы в виде такой компенсации экономически необоснованными.

Нельзя не упомянуть еще об одном требовании, которое выдвигается налоговиками.

Они считают, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен представить организации документы, подтверждающие его право собственности на используемое имущество.

Такую позицию высказывает, например, УФНС России по г. Москве в Письме от 21.01.2008 N 28-11/4115.

Это же требование содержится в Письме Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138.

Комментируя это требование, отметим, что не очень понятно, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как компьютер, принтер или, например, мобильный телефон.

Накладные на приобретение?

Или товарные чеки, в которых, заметим, не указываются данные покупателя?

Во-первых, все эти документы совсем не подтверждают право собственности на то или иное имущество. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на его приобретение.

Во-вторых, никакие документы, подтверждающие право собственности, представлять не нужно, поскольку такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Поэтому требование налоговых органов о представлении таких документов является, во-первых, незаконным, а во-вторых, попросту невыполнимым.

Заметим, что в Письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка.

Финансисты считают, что в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику.

Однако, как нам кажется, подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении с работником, определяющем порядок выплаты компенсации. В этом соглашении достаточно написать, что работник в служебных целях использует "принадлежащее ему" имущество (указать конкретно - какое). Никаких дополнительных документов, подтверждающих, что это имущество действительно ему принадлежит, представлять не нужно.

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Долгое время Минфин России настаивал на том, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит налогообложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Если компенсация выплачивается в большем размере, с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ (см., например, Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).

При этом еще в 2007 г. Президиум ВАС РФ признал данный вывод неправомерным (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

Дело в том, что предельные нормы расходов, предусмотренные названным Постановлением Правительства РФ N 92, установлены в целях исчисления налога на прибыль. И поэтому они не могут быть использованы для целей исчисления НДФЛ.

В 2010 г. Минфин России наконец признал очевидное: в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

При этом в бухгалтерии должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Более подробно вопрос о налогообложении компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях рассмотрен на с. 200 - 204.

Работник может использовать в процессе деятельности не только личный автомобиль, но и другое имущество.

Очень часто работники используют в служебных целях личные мобильные телефоны. Организации-работодатели, в свою очередь, возмещают работникам затраты на услуги мобильной связи.

Для компенсаций за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников законодательно вообще не установлены никакие нормы возмещения (ни по налогу на прибыль, ни по НДФЛ).

В этой связи компенсация за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138). Это в полной мере относится и к компенсации за использование личного сотового телефона.

Практические рекомендации. Размер компенсации должен иметь экономическое обоснование и определяться исходя из стоимости используемого работником имущества, интенсивности его использования в служебных целях и т.п.

Например, бухгалтер организации работает на своем компьютере и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

Сумма компенсации определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц. При этом рыночная стоимость компьютера приблизительно равна 30 000 руб.

Прикинем сумму износа для данного компьютера в соответствии со 2-й амортизационной группой (в которую на сегодняшний день включена вычислительная техника в соответствии с Классификацией ОС). Она составит от 833 до 1200 руб. в месяц.

Таким образом, размер выплачиваемой бухгалтеру компенсации превышает сумму износа приблизительно в 10 раз. Скорее всего, при проверке налоговые органы посчитают расходы в виде такой компенсации экономически необоснованными.

Нельзя не упомянуть еще об одном требовании, которое выдвигается налоговиками.

Они считают, что работник, получающий компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, должен представить организации документы, подтверждающие его право собственности на используемое имущество.

Такую позицию высказывает, например, УФНС России по г. Москве в Письме от 21.01.2008 N 28-11/4115.

Это же требование содержится в Письме Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138.

Комментируя это требование, отметим, что не очень понятно, какие документы могут подтверждать право собственности физического лица на такое имущество, как компьютер, принтер или, например, мобильный телефон.

Накладные на приобретение?

Или товарные чеки, в которых, заметим, не указываются данные покупателя?

Во-первых, все эти документы совсем не подтверждают право собственности на то или иное имущество. Они лишь могут подтвердить, что физическое лицо понесло соответствующие затраты на его приобретение.

Во-вторых, никакие документы, подтверждающие право собственности, представлять не нужно, поскольку такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Поэтому требование налоговых органов о представлении таких документов является, во-первых, незаконным, а во-вторых, попросту невыполнимым.

Заметим, что в Письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 использована более мягкая формулировка.

Финансисты считают, что в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику.

Однако, как нам кажется, подтвердить принадлежность имущества работнику можно непосредственно в соглашении с работником, определяющем порядок выплаты компенсации. В этом соглашении достаточно написать, что работник в служебных целях использует "принадлежащее ему" имущество (указать конкретно - какое). Никаких дополнительных документов, подтверждающих, что это имущество действительно ему принадлежит, представлять не нужно.