5.1.6. Подотчетные суммы

Практически в каждой организации практикуется выдача работникам денег из кассы под отчет на осуществление тех или иных расходов.

Если представленные подотчетным лицом оправдательные документы будут оформлены с нарушением установленных требований к их оформлению, то велик риск того, что налоговые органы при проверке включат суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, в налоговую базу по НДФЛ.

Те же последствия возможны в случае полного отсутствия оправдательных документов (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861).

К сожалению, такие претензии на практике встречаются довольно часто.

В этой связи сформировалась довольно обширная арбитражная практика рассмотрения подобных споров, которая показывает, что судьи налоговиков поддерживают редко.

Если представленные документы (пусть и оформленные с нарушением установленных требований) доказывают производственную направленность понесенных расходов, то они не могут быть квалифицированы как доход работника, поскольку деньги выдавались на хозяйственные нужды и в собственность работника не перешли. Чтобы данные средства были признаны доходом работника, налоговой инспекции необходимо доказать, что работник потратил подотчетные средства на личные цели.

К таким выводам пришли судьи в Постановлениях ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 и ФАС Уральского округа от 01.06.2010 N Ф09-3911/10-С2.

Если среди подтверждающих документов отсутствует чек ККТ, этот факт не влечет автоматического признания подотчетных средств доходом работника. Отсутствие чеков ККТ не может свидетельствовать об отсутствии расходов и о наличии дохода физического лица при представлении иных документов, например товарных чеков или квитанций к приходным кассовым ордерам (Постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10, от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09).

Даже если работник вообще не представил отчет по полученным средствам, но при этом имеются подтверждения того, что полученные средства потрачены работником на производственные цели и не остались в его распоряжении, суды также приходят к выводу, что налогооблагаемого дохода не возникает (Постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3).

В то же время нужно учитывать, что решения в поддержку позиции налоговых органов также встречаются.

Например, ФАС Поволжского округа в своем Постановлении от 22.09.2009 N А55-1433/2009 пришел к выводу, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, квалифицируются как доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

Обратим внимание вот на что.

Даже если подотчетное лицо потратило деньги не по целевому назначению (допустим даже, что для своих личных нужд), эти суммы автоматически его доходом не становятся. В этом случае образуется задолженность работника перед организацией. Данные денежные средства подлежат возврату в кассу организации.

Выданные денежные суммы, которые не были израсходованы полностью и не возвращены подотчетным лицом в кассу организации в соответствии со ст. 137 ТК РФ, могут быть удержаны из заработной платы работника или взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности (трех лет).

И только по истечении срока исковой давности, т.е. когда у организации нет возможности вернуть данные денежные средства, их можно признать доходом работника и обложить НДФЛ.

Такой вывод можно найти в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А05-7405/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 N ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Минфин России в своем Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 разъяснил, что в случае когда взыскание выданных работнику под отчет денежных средств невозможно в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

Практически в каждой организации практикуется выдача работникам денег из кассы под отчет на осуществление тех или иных расходов.

Если представленные подотчетным лицом оправдательные документы будут оформлены с нарушением установленных требований к их оформлению, то велик риск того, что налоговые органы при проверке включат суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, в налоговую базу по НДФЛ.

Те же последствия возможны в случае полного отсутствия оправдательных документов (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861).

К сожалению, такие претензии на практике встречаются довольно часто.

В этой связи сформировалась довольно обширная арбитражная практика рассмотрения подобных споров, которая показывает, что судьи налоговиков поддерживают редко.

Если представленные документы (пусть и оформленные с нарушением установленных требований) доказывают производственную направленность понесенных расходов, то они не могут быть квалифицированы как доход работника, поскольку деньги выдавались на хозяйственные нужды и в собственность работника не перешли. Чтобы данные средства были признаны доходом работника, налоговой инспекции необходимо доказать, что работник потратил подотчетные средства на личные цели.

К таким выводам пришли судьи в Постановлениях ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 и ФАС Уральского округа от 01.06.2010 N Ф09-3911/10-С2.

Если среди подтверждающих документов отсутствует чек ККТ, этот факт не влечет автоматического признания подотчетных средств доходом работника. Отсутствие чеков ККТ не может свидетельствовать об отсутствии расходов и о наличии дохода физического лица при представлении иных документов, например товарных чеков или квитанций к приходным кассовым ордерам (Постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10, от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09).

Даже если работник вообще не представил отчет по полученным средствам, но при этом имеются подтверждения того, что полученные средства потрачены работником на производственные цели и не остались в его распоряжении, суды также приходят к выводу, что налогооблагаемого дохода не возникает (Постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3).

В то же время нужно учитывать, что решения в поддержку позиции налоговых органов также встречаются.

Например, ФАС Поволжского округа в своем Постановлении от 22.09.2009 N А55-1433/2009 пришел к выводу, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, квалифицируются как доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

Обратим внимание вот на что.

Даже если подотчетное лицо потратило деньги не по целевому назначению (допустим даже, что для своих личных нужд), эти суммы автоматически его доходом не становятся. В этом случае образуется задолженность работника перед организацией. Данные денежные средства подлежат возврату в кассу организации.

Выданные денежные суммы, которые не были израсходованы полностью и не возвращены подотчетным лицом в кассу организации в соответствии со ст. 137 ТК РФ, могут быть удержаны из заработной платы работника или взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности (трех лет).

И только по истечении срока исковой давности, т.е. когда у организации нет возможности вернуть данные денежные средства, их можно признать доходом работника и обложить НДФЛ.

Такой вывод можно найти в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А05-7405/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 N ВАС-17159/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Минфин России в своем Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 разъяснил, что в случае когда взыскание выданных работнику под отчет денежных средств невозможно в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.